الوصف الوظيفي لرئيس قسم السكرتارية والعلاقات العامة
Job Description for President of secretarial and public relations department
الهدف و الغرض من الوظيفة:
القيام باستقبال الزائرين وتحديد المواعيد واستقبال الاتصالات الواردة وحفظ الملفات والسجلات والحفاظ على وقت المدير العام، وتحقيق التفاعل والتعاون مع كافة الأوساط الخارجية، والمساعدة في تقديم التقارب بين سياسات الشركة وإجراءاتها وبين اهتمام واحتياج الزبائن.
الرئيس المباشر:
- مدير إدارة الشؤون الإدارية.
- معاون مدير إدارة الشؤون الإدارية.
المهام و المسؤوليات:
1- استقبال الزوار والمراجعين والموظفين الذين يقدمون لمقابلة المدير العام بالتنسيق مع مكتب المدير العام.
2- حفظ الرسائل والمستندات الخاصة بالشركة بشكل منظم وسهل.
3- استقبال الضيوف والتأكد من حجوزات الفنادق الخاصة بإقامتهم وتأمين مستلزمات الضيافة.
4- الإشراف على الرد على كافة الاتصالات الواردة وتحويلها للأشخاص المعنيين.
5- العمل على استلام البريد اليومي من كل إدارة وتوقيعه من المدير العام، بالتنسيق مع مدير مكتب المدير العام.
6- القيام بترجمة كافة الكتب والوثائق والبريد الإلكتروني الوارد وتنظيم المحتوى.
7- طباعة الكتب والتقارير الرسمية والمراسلات التي تطلب من المدير العام ومدراء الإدارات.
8- الاطلاع المستمر على المعلومات الخاصة بالشركة وتحديث أي تغيير يطرأ.
9- الاطلاع على الصحف الرسمية والمجلات في حال وجود ما يهم الشركة فيها.
10- استكمال إجراءات المناقصات وترتيب أوراقها قبل الدخول فيها.
11- تنظيم استقبال الوفود الزائرة للشركة والإشراف على الترتيبات الخاصة بذلك.
12- متابعة انهاء الترتيبات الخاصة بسفر العاملين بالشركة إلى الخارج، بالتنسيق مع مدير مكتب المدير العام.
13- التنسيق من أجل المشاركة في المعارض المقامة، وإنهاء ترتيباتها على أكمل وجه.
14- الاطلاع والاستعلام عن المشاريع المستهدفة، ودراسة الشركات الداخلة بالمناقصات.
15- رفع التقارير الدورية عن المعارض والمؤتمرات بكل ما يخص الشركة وأوقاتها ومواعيدها.
16- بناء العلاقات مع وكالات الأنباء والصحف لنشر كل ما يهم الشركة.
17- التعريف بدور الشركة ومنتجاتها وخدماتها للأفراد والمجتمع.
18- السعي لبناء صورة إيجابية عن الشركة في أذهان العامة.
19- التصدي للشائعات و الأخبار الكاذبة التي قد ينشرها البعض عن الشركة.
20- تزويد إدارة الشركة بحاجات المجتمع الداخلي و الخارجي.
نطاق المسؤولية و الإشراف:
المسؤولية الكاملة عن كامل العاملين في القسم.
القيام باستقبال الزائرين وتحديد المواعيد واستقبال الاتصالات الواردة وحفظ الملفات والسجلات والحفاظ على وقت المدير العام، وتحقيق التفاعل والتعاون مع كافة الأوساط الخارجية، والمساعدة في تقديم التقارب بين سياسات الشركة وإجراءاتها وبين اهتمام واحتياج الزبائن.
الرئيس المباشر:
- مدير إدارة الشؤون الإدارية.
- معاون مدير إدارة الشؤون الإدارية.
المهام و المسؤوليات:
1- استقبال الزوار والمراجعين والموظفين الذين يقدمون لمقابلة المدير العام بالتنسيق مع مكتب المدير العام.
2- حفظ الرسائل والمستندات الخاصة بالشركة بشكل منظم وسهل.
3- استقبال الضيوف والتأكد من حجوزات الفنادق الخاصة بإقامتهم وتأمين مستلزمات الضيافة.
4- الإشراف على الرد على كافة الاتصالات الواردة وتحويلها للأشخاص المعنيين.
5- العمل على استلام البريد اليومي من كل إدارة وتوقيعه من المدير العام، بالتنسيق مع مدير مكتب المدير العام.
6- القيام بترجمة كافة الكتب والوثائق والبريد الإلكتروني الوارد وتنظيم المحتوى.
7- طباعة الكتب والتقارير الرسمية والمراسلات التي تطلب من المدير العام ومدراء الإدارات.
8- الاطلاع المستمر على المعلومات الخاصة بالشركة وتحديث أي تغيير يطرأ.
9- الاطلاع على الصحف الرسمية والمجلات في حال وجود ما يهم الشركة فيها.
10- استكمال إجراءات المناقصات وترتيب أوراقها قبل الدخول فيها.
11- تنظيم استقبال الوفود الزائرة للشركة والإشراف على الترتيبات الخاصة بذلك.
12- متابعة انهاء الترتيبات الخاصة بسفر العاملين بالشركة إلى الخارج، بالتنسيق مع مدير مكتب المدير العام.
13- التنسيق من أجل المشاركة في المعارض المقامة، وإنهاء ترتيباتها على أكمل وجه.
14- الاطلاع والاستعلام عن المشاريع المستهدفة، ودراسة الشركات الداخلة بالمناقصات.
15- رفع التقارير الدورية عن المعارض والمؤتمرات بكل ما يخص الشركة وأوقاتها ومواعيدها.
16- بناء العلاقات مع وكالات الأنباء والصحف لنشر كل ما يهم الشركة.
17- التعريف بدور الشركة ومنتجاتها وخدماتها للأفراد والمجتمع.
18- السعي لبناء صورة إيجابية عن الشركة في أذهان العامة.
19- التصدي للشائعات و الأخبار الكاذبة التي قد ينشرها البعض عن الشركة.
20- تزويد إدارة الشركة بحاجات المجتمع الداخلي و الخارجي.
نطاق المسؤولية و الإشراف:
المسؤولية الكاملة عن كامل العاملين في القسم.
السلطات و الصلاحيات:
صلاحية كاملة ضمن ما يحتاجه العمل ويحدده الرئيس المباشر.
المؤهلات الدراسية:
- إجازة جامعية أو ما يعادلها.
الدورات التدريبية:
1- دورات سكرتارية.
2- دورات مراسلة تجارية.
3- دورات في فن التعامل.
4- دورات حاسب آلي فيما يخص العمل .
5- دورة مهارات التواصل.
6- دورة حل المشاكل.
7- دورة إدارة الوقت.
8- دورات بناء فريق العمل الفعال.
الخــبرات:
يجب أن لا تقل الخبرة عن 6 سنوات.
اللـغــات:
- اللغة العربية بطلاقة تحدثاً وكتابة.
- اللغة الإنجليزية جيد جداً تحدثاً وكتابة.
المهــارات:
1- صياغة و تحديد الأهداف.
2- التخطيط الفعال.
3- اتخاذ القرارات بناءً على الحقائق.
4- التعامل الجيد مع برامج الحاسب الآلي والأجهزة المكتبية.
5- القدرة على تحمل ضغط العمل.
6- مهارات الاتصال و التواصل مع الأخرين.
7- مهارات التنسيق و توزيع الأعباء.
8- مهارات التفاوض في مجالات العمل.
9- العمل ضمن فريق.
10- المهارة في إعداد تقارير العمل.
11- القدرة على الإبداع وتنمية المهارات.
المؤهلات الدراسية:
- إجازة جامعية أو ما يعادلها.
الدورات التدريبية:
1- دورات سكرتارية.
2- دورات مراسلة تجارية.
3- دورات في فن التعامل.
4- دورات حاسب آلي فيما يخص العمل .
5- دورة مهارات التواصل.
6- دورة حل المشاكل.
7- دورة إدارة الوقت.
8- دورات بناء فريق العمل الفعال.
الخــبرات:
يجب أن لا تقل الخبرة عن 6 سنوات.
اللـغــات:
- اللغة العربية بطلاقة تحدثاً وكتابة.
- اللغة الإنجليزية جيد جداً تحدثاً وكتابة.
المهــارات:
1- صياغة و تحديد الأهداف.
2- التخطيط الفعال.
3- اتخاذ القرارات بناءً على الحقائق.
4- التعامل الجيد مع برامج الحاسب الآلي والأجهزة المكتبية.
5- القدرة على تحمل ضغط العمل.
6- مهارات الاتصال و التواصل مع الأخرين.
7- مهارات التنسيق و توزيع الأعباء.
8- مهارات التفاوض في مجالات العمل.
9- العمل ضمن فريق.
10- المهارة في إعداد تقارير العمل.
11- القدرة على الإبداع وتنمية المهارات.
السمات الشخصية:
1- الانضباط في المواعيد.
2- التركيز و المنطقية في التفكير.
3- معدل ذكاء عالي.
4- هادئ الطباع و غير انفعالي .
5- السلامة العقلية والجسدية والخلو من جميع الأمراض التي تؤثر على العمل.
6- اللباقة في الحديث و بشاشة الوجه.
7- حسن الاستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز.
8- حسن المظهر والحديث.
9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة.
10- تحمل المسؤولية ومواجهة تبعات القرارات بثبات.
11- قوة الشخصية والحزم.
12- الدقة والأمانة.
1- الانضباط في المواعيد.
2- التركيز و المنطقية في التفكير.
3- معدل ذكاء عالي.
4- هادئ الطباع و غير انفعالي .
5- السلامة العقلية والجسدية والخلو من جميع الأمراض التي تؤثر على العمل.
6- اللباقة في الحديث و بشاشة الوجه.
7- حسن الاستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز.
8- حسن المظهر والحديث.
9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة.
10- تحمل المسؤولية ومواجهة تبعات القرارات بثبات.
11- قوة الشخصية والحزم.
12- الدقة والأمانة.
------------------------------------------------------------------------------------------------------
مدونة دون او Dawin 2014
مدونة دون او dawin 2014
إدارية, ثقافية, تعليمية, ترفيهية, إجتماعية,
والأهم أنها خفيفة
ولطيفة وغير مزعجة من الموضوعات التي نقدمها:
فرص عمل حقيقية - الإدارة والقيادة- تطوير الذات- التسويق
والمبيعات-الموارد البشرية وشؤون الموظفين-المال والأعمال
والإقتصاد-أقوات وحكم-نصائح إجتماعية وعائلية)
الرؤية والرسالة
العلم النافع
الرؤية
ساحة علمية شبابية تنموية حرة تستثمر العقول .
الرسالة
إنتاج علم عربي عالمي ذو قيمة ورسالة.
انضم إلينا
يحق لأي شخص الإنضمام بغض النظر عن الهوية أو الجنسية أو الإنتماء.
ترفض أي مادة تحتوي أي تجريح أو قذف أو إهانة لأي شخص أو دين أو عرق.
ترسل المواد المطلوبة على حسابي (hhooddaa2009@gmail.com) .
كل شي يرحب بك
كل شي يتبسم ويتوهج فرحا بقدومك
كل شي ينمق عبارات الترحيب
ويصوغ كلمات الحب لوجودك
كل شي ينتظر مشاركاتك
وقلمك الرائع وابداعاتك
كل شي يردد
حياك الله
