وذكر فإن الذكرى تنفع المؤمنين
الخميس
الحياة على بركان Aogashima، اليابان
الحياة على بركان Aogashima، اليابان
Aogashima هي واحدة من الجزر البركانية المدهشة من اليابان.
وهي تقع في بحر الفلبين، في أقصى الجنوب من العاصمة اليابانية، بينما من الناحية القانونية جزءا من ولاية طوكيو.
من ناحية، ويعد الجزيرة صعب الوصول إليها، ومن ناحية أخرى - لانه صعبة: هنا يمكنك أن تطير بسهولة حتى في رحلة يوم واحد!
أول 50 دقيقة عن طريق مكوك من الطائرة مطار هانيدا إلى منتجع جزيرة هاتشيجو-جيما، ثم سوف م - 20 دقيقة مكوك أو مروحية ساعتين ونصف عن طريق العبارة.
ومع ذلك، فإن جمال Aogashima أفضل نظرة من رحلة الطيور.
والآن تغطي مخروط البركان المحلي مع المساحات الخضراء. حولها هي قرية، والذي هو أقل من 200 شخص.
ووقع انفجار آخر مكان هنا في 1785، ومنذ ذلك الحين الجبل هو نائم، دون التسبب في مشاكل للناس. فليكر / سكيبي الرقص
Aogashima المناخ جزيرة بركانية دافئة وناعمة، هذه الجنة شبه الاستوائية ذات المناخ الرطب المعتدل والمياه الدافئة للفي Kuroshio الحالية.
تشكلت نتيجة للجزيرة لا يقل عن أربعة انفجارات بركانية، لكن إلى متى يعيش الناس هنا لا يعرفون.
وتحيط تسوية عن طريق عدد وافر من المنحدرات من الصهارة البركانية.
الاثنين
نظم المعلومات المحاسبية - المقدمة
نظم المعلومات المحاسبية - المقدمة
نظم المعلومات المحاسبية
مقدمة
يؤدي المحاسب عمله اليوم في عالم حركي ومركب ، وتتقدم تكنولوجيا المعلومات بمعدل متزايد، وتتطور نماذج السلوك التنظيمي بسرعة كبيرة، بجانب الا عتبارات الاقتصادية وتغييرها مما له كثر كبير على عمل المحاسبين .
والمحور الأساسي لعمل المحاسب اليوم، في عالم الأعمال يتمثل في التفاهم بين المحاسبين وبين نظم المعلومات التي تعتمد على الحاسب الإلكتروني ،وأصبح اليوم على المحاسبين ضرورة المشارآة في تخطيط وتحل يل النظم وفيتصميمها وتنفيذها.
وحتى يكون طالب المحاسبة مؤهلاً بطريقة صحيحة لممارسة هذه المهنة،فإنه يجب أن يزود بالمعرفة الأساسية لنظم المعلومات المحاسبية التي تعتمد على الحاسب الإلكتروني .
ومن أساسيات هذه المعرفة :
١- فهم سلوك تدفقات البيانات والمعلومات داخل التنظيم .
٢- دراسة أدوات ووسائل وأساليب النظم مثل خرائط التدفق .
٣- فهم كيفية استخدام الحاسب الإلكتروني في تشغيل البيانات واستخراج المعلومات اللازمة للإدارة .
٤- دراسة مبادئ المراجعة والمراقبة الداخلية وتطبيقها في المجالات التنظيمية المختلفة .
ويقسم هذا إلى أر بعة أقسام :
يخصص
وأرجو أن أآون قد وفقت في إخراج هذا الكتاب بالصورة التي يليق بها وأسأل الله العون والتوفيق لخدمة العلم الذي هو الدعامة الأولى في مصرنا الحبيبة .
نظم المعلومات المحاسبية
مقدمة
يؤدي المحاسب عمله اليوم في عالم حركي ومركب ، وتتقدم تكنولوجيا المعلومات بمعدل متزايد، وتتطور نماذج السلوك التنظيمي بسرعة كبيرة، بجانب الا عتبارات الاقتصادية وتغييرها مما له كثر كبير على عمل المحاسبين .
والمحور الأساسي لعمل المحاسب اليوم، في عالم الأعمال يتمثل في التفاهم بين المحاسبين وبين نظم المعلومات التي تعتمد على الحاسب الإلكتروني ،وأصبح اليوم على المحاسبين ضرورة المشارآة في تخطيط وتحل يل النظم وفيتصميمها وتنفيذها.
وحتى يكون طالب المحاسبة مؤهلاً بطريقة صحيحة لممارسة هذه المهنة،فإنه يجب أن يزود بالمعرفة الأساسية لنظم المعلومات المحاسبية التي تعتمد على الحاسب الإلكتروني .
ومن أساسيات هذه المعرفة :
١- فهم سلوك تدفقات البيانات والمعلومات داخل التنظيم .
٢- دراسة أدوات ووسائل وأساليب النظم مثل خرائط التدفق .
٣- فهم كيفية استخدام الحاسب الإلكتروني في تشغيل البيانات واستخراج المعلومات اللازمة للإدارة .
٤- دراسة مبادئ المراجعة والمراقبة الداخلية وتطبيقها في المجالات التنظيمية المختلفة .
ويقسم هذا إلى أر بعة أقسام :
يخصص
- القسم الأول مقدمة عامة لنظم المعلومات المحاسبية .
- القسم الثاني استخدام تكنولوجيا الحاسب في إيضاح اساليب التشغيل الإلكتروني للبيانات ونظام إدارة قاعدة البيانات و نظم المعلومات المحاسبية
- القسم الثالث تطوير النظم ومعنى ومفهوم دورة حياة التطوير كما يتضمن دراسة تخطيط وتحليل النظم وتصم يمها وتنفيذها وتقييمها والرقابة عليها.
- القسم الرابع تطبيقات نظم المعلومات داخل التنظيم ولكل إدارة من الإدارات التنظيمية .
وأرجو أن أآون قد وفقت في إخراج هذا الكتاب بالصورة التي يليق بها وأسأل الله العون والتوفيق لخدمة العلم الذي هو الدعامة الأولى في مصرنا الحبيبة .
والله ولي التوفيق ،،،
نظم المعلومات المحاسبية
نظم المعلومات المحاسبية
القسم الأول
الوحدة الأولى
الإطار العام لنظم المعلومات المحاسبية
الأهداف:
تقدم هذه الوحدة إطاراً عاماً لنظم المعلومات المحاسبية، من حيث زيادة احتياجات مستخدمي هذه المعلومات .
لذلك فإن هذه الوحدة توفر صورة عامة لنظم المعلومات المحاسبية مع مراجعة مبسطة لنظام الحاسب الإلكتروني، كما تتضمن دراسة مختصرة لبعض تطبيقات نظم المعلومات المحاسبية .
العناصر:
١ تزايد احتياجات مستخدمي المعلومات .
٢ مقدمة لازمة لنظم المعلومات المحاسبية .
٣ إطار عام لتطبيقات نظم المعلومات المحاسبية : -
١ نظام المخزون السلعي .
٢ نظام تشغيل أوامر البيع .
٣ نظام حسابات المدينين .
٤ نظام حسابات الدائنين .
٥ نظام الأجور.
٦ نظام الأستاذ العام.
تزاید احتياجات مستخدمي المعلومات:
المستخدمون الداخليون يستخدمون المعلومات المحاسبية في اثنين من المجالات هما:
٤ نظم المعلومات المحاسبية
أ- مجال اتخاذ القرارات:
تحتاج كل ميادين اتخاذ القرارات عموماً إلى المعلومات المحاسبية
التسعير– إعداد الموازنات الرأسمالية – وضع سياسات الائتمان.
كما أدت عملية الموازنة التخطيطية إلى توسيع دائرة الاحتياج لنظام المعلومات المحاسبي ، فالموازنات عن مشتريات المواد الخام – والعمل – والمصروفات الإضافية والتسويقية والإدارية آلها تحتاج إلى المعلومات المحاسبية .
ونفس الشىء ينطبق على قرارات تخطيط الأرباح – وتخطيط رأس المال العامل .
والموازنة النقدية ومراجعة المخزون .
وبالتالي نجد أن كل القرارات التي تتخذها الإدارة بشكل مباشر أو غير مباشر تحتاج إلى المعلومات المحاسبية .
ب - مجال تقييم الأداء:
تستخدم الإدارة المعلومات المحاسبية في مجال قياس الأداء من خلال تطبيق مبادئ ومفاهيم محاسبة المسئولية .
وتقسم التنظيم إلى عدة مراكز من مراكز المسئولين هي:
١- مركز التكلفة ويتم فيه مقارنة التكاليف الفعلية بالتكاليف المخططة .
٢- مركز الربحية ويتم فيه مقابلة الإيرادات بالمصروفات لتحديد صافي ربح المركز .
٣- مركز الاستثمار يعتمد قياس الأداء فيه عن طريق معدل العائد على الاستثمار .
المستخدمون الخارجيون: وهم الهيئات الحكومية – المساهمون – البنوك.
٢ مقدمة لازمة لنظم المعلومات المحاسبية:
١- البيانات:
مواد خام يجب تشغيلها حتى تكون نافعة في اتخاذ القرارات .
نظم المعلومات المحاسبية ٥
٢- المعلومات:
هي بيانات تم تشغيلها وتؤدي إلى زيادة المعرفة في بيئة القرار .
إذن فالمدخلات في نظام المعلومات هي البيانات ، والمخرجات هي المعلومات.
٣- النظام:
هو مجموعة من العناصر التي تتفاعل مع بعضها البعض وتعمل داخل حدود مشتركة، والحدود ترشح أنواع المدخلات والمخرجات التي تتدفق بين النظام والبيئة المحيطة به .
٤- تحليل النظم:
يرتبط بصنع القرار الخاص بالنظم من ح يث تحديد النظام الكلي والنظم الفرعية المرتبطة به مثال :
النظام المحاسبي
نظام الأجور نظام الأوامر الإنتاجية
ويعني تحليل النظم أن تصمم المدخلات في نظام الأجور بطريقة يمكن أن تستخدم لخدمة نظام الأوامر الإنتاجية .
٥- نظام المعلومات الإداریة :
هو نظام آلي للمعلومات، ويوفر معلومات مالية وغير مالية ، ويتكون من عدة نظم فرعية للتسويق، الإنتاج، والتمويل والأفراد وإدارة بنك البيانات ونظام المعلومات المحاسبية بمثابة نظام فرعي في نظم المعلومات الإدارية وهو أكبر هذه النظم وأآثرها رسمية. وتتميز بصفتين:
١- الاعتماد على تكنولوجيا الحاسب الإلكتروني .
٢- استخدام نماذج القرار الكمية .
٦ نظم المعلومات المحاسبية
وهناك اثنت ان من المعلومات الإدارية التي يهتم بها أساساً نظام المعلومات المحاسبي وهما :
١- المعلومات المالية .
٢- المعلومات التي يتم إنتاجها من تشغيل بيانات المع املات المالية .
٦- نظام الحاسب الإلكتروني :
يتكون من أربعة أقسام من الأجهزة هي :
المدخلات التشغيل التخزين المخرجات
الطرفيات وحدة التشغيل المركزية
التخزين الثانوي أو الخارجي
الطباعات
الطرفيات
الأشرطة
والأقراص
الممغنطة
تخزين البيانات لفترةأسطوانة ممغنطة ممغنطة
وحدة المراقبة وحدة الحساب
والمنطق التخزين الرئيسي أو الداخلي للحاسب
تخزين تعليمات البرنامج تخزين البيانات الداخلة للتشغيل
نظم المعلومات المحاسبية ٧
٣ إطار عام لتطبيقات نظم المعلومات المحاسبية:
١ نظام المخزون السلعي :
الأهداف:
أ- تخفيض تكا ليف نفاذ المخزون إلى أدنى حد .
ب - تخفيض تكاليف الاحتفاظ بالمخزون إلى أدنى حد .
الملفات:
ملف رئيسي للمخزون السلعي .
- كميات البضاعة المباعة .
- كميات البضاعة المستلمة .
المخرجات:
١- مخرجات تحدث نظام الأستاذ العام ، بالكمية الحالية للمخزون وتكلفة البضاعة المباعة .
٢- مخرجات لقسم المشتريات لتحديد أمر الشراء عندما يصل حجم
المخزون إلى نقطة إعادة الطلب .
٣- التقارير الإدارية عن حالة ووضع آل صنف مع تحديد الأصناف بطيئة الحركة .
٢ نظام تشغيل أوامر البيع: /٣/١
الأهداف:
١- الإعداد لشحن أوامر البيع .
٢- إعداد سجل للأصناف التي سوف تن فد فيما بعد .
٣- إنتاج التقارير المختلفة لتحليل المبيعات .
٨ نظم المعلومات المحاسبية
الملفات:
- ملف المخزون السلعي .
- ملف الأمر الحالي حيث يحفظ فيه الكميات المؤجلة لحين توافر
البضاعة أي الأوامر المؤجلة .
- ملف تاريخ الأمر حيث ينقل إليه بعد ثلا ثة أشهر من ملف الأمر الحالي .
المدخلات:
١- أوامر البيع الصادرة من العملاء أنفسهم أو عن طريق رجال البيع .
٢- شروط منح الائتمان آما هي واردة في نظام حسابات المدينين .
المخرجات :
١- تقارير الأوامر المشغلة : وهو تقرير رقابي يومي تستخدم إجمالياته في
ضبط ورقابة اتجاهات المبيعات ومراجعة الأوامر .
٢- تقرير الأوامر المؤجلة ال يومي .
٣- تقرير تحليل المبيعات الشهري .
٣ نظام حسابات المدینين : /٣/١
الأهداف:
١- إرسال فواتير البيع للعملاء عن الأوامر التي تم شحنها .
٢- الاحتفاظ بسجلات الحسابات عن القيم التي يعتبر العميل مديناً بها
والمسدد منها .
٣- توفير المعلومات الضرورية للمساعدة في تجميع الحس ابات التي مضى
تاريخ استحقاقها .
الملفات:
الملف الرئيسي لحسابات المدينين .
نظم المعلومات المحاسبية ٩
المدخلات:
١- بيانات الفواتير عن طريق نظام تشغيل أوامر البيع .
٢- بيانات توصيف العميل والمبالغ المسددة منه من قسم حسابات المدينين .
المخرجات:
ن ومًا م ٣٠ ي - ن ١ ون م ر الدي ي عم ثل ف لإدارة تتم ر ل ١- تقاري
٦٠ يومًا ، أآثر من ٦٠ يومًا . -٣٠
٢- تقرير موقف وحالة العميل وهو يساعد رجل البيع الذي يتعامل مع هذا
العميل .
٣- التنبؤات اللازمة للنقدية .
٤ نظام حسابات الدائنين : /٣/١
الأهداف :
١- تحقيق الرقابة على المبالغ المدفوعة للمورد .
٢- استخراج شيكات السداد للموردين .
٣- توفير معلومات لضبط ورقابة النقدية .
الملفات :
ملف رئيسي لحسابات الدائنين .
المدخلات :
من قسم حسابات الدائنين .
المخرجات :
١- تقرير الاحتياج ات النقدية ويعتمد على المبالغ مستحقة السداد للدائنين .
٢- تقرير الخصومات الضائعة .
٣- الشيكات التي ترسل للموردين .
١٠ نظم المعلومات المحاسبية
٥ نظام الأجور : /٣/١
الأهداف :
١- دفع المرتبات للعاملين .
٢- الاحتفاظ بسجلات الأجور المستحقة للعاملين والضرائب المخصومة
منها والصافي .
٣- التقارير اللازمة لإدارة وظيفة الأجور .
الملفات :
ملف رئيسي للأجور .
المدخلات :
١- مدخلات من قسم الأجور والمرتبات تتعلق بالبيانات الشخصية للع املين .
٢- مدخلات من قسم المبيعات توفر في بعض الحالات العمولة الخاصة
برجال البيع .
المخرجات :
١- النماذج التي تقدم لمصلحة الضرائب .
٢- شيكات الأجور .
٣- تقرير الاستقطاعات التي لم تنفذ .
٤- آشف الأجور وهو إجمالي الأجر والاستقطاعات والصافي المستحق .
٦ نظام الأستاذ العام : /٣/١
أصبح نظام الأستاذ الع ام من التطبيقات الهامة للحاسب الإ لكترونى
ويحتفظ فيه بالآ تى :
١- الحسابات المالية الخاصة بالمشروع .
٢- إنتاج القوائم المالية مثل قائم ة نتائج الأعمال وقائم ة المرآز المالى
وقائمة التغيرات فى المرآز المالى .
نظم المعلومات المحاسبية ١١
٣- سجلات لكل من الأصول والخصوم وحقوق أصحاب المشروع
والإيرادات والمصروفات .
٤ – الاحتفاظ بالموازنة التخطيطية خاصة موازنة الدخل عن الإيرادات
والمصروفات .
٥ – إعداد التقارير التى تقارن بين قيم الإيرادات والمصروفات الفعلية
والقيم المخططة لها . وهذه التقارير لها أهمية آبيرة فى تحقيق الرقابة
في منشآت الأعمال .
١٢ نظم المعلومات المحاسبية
ملخص
١- هناك تزايد فى احتياجات مستخدمى المعلومات المحاسبية .
٢- يحتاج المستخدم ون الداخل يون المعلومات المحاسبية فى مجالى اتخاذ
القرارات وتقييم الأداء .
٣- يتحدد المس تخدمون الخارج يون للمعلومات المحاسبية فى : الهيئات
الحكومية – العام لين – العملاء – المساهم ين – المؤسسات المالية مثل
البنوك – وبيوت الإقراض .
٤- من أمثلة الإطار العام لتطبيقات نظم المعلومات المحاسبية : نظام
المخزون السلعى ونظام تشغيل أوامر البيع ونظام حسابات المدينين
والدائنين ونظام الأجور .
٥- لكل نظام من هذه النظم يجب تحديد الأهداف والملفات والمدخلات
والمخرجات .
٦- نظام الأستاذ العام أصبح الآن من التطبيقات الهامة للحاسب الإلكتروني
ويشمل آل الحسابات المالية الخاصة بالمشروع بالإضافة إلى الاحتفاظ
بالموازنة التخطيطية .
٧- نظام المعلومات المحاسبي بمثابة نظام فرعي في نظم المعلومات
الإدارية وهو أآبر هذه النظم وأآثرها رسمية .
نظم المعلومات المحاسبية ١٣
الوحدة الثانية
مفاهيم النظم ومعنى وطبيعة نظم المعلومات المحاسبية
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى دراسة المفاهيم الأساسية لنظم المعلومات المحاسبية
عن طریق تحدید معنى آل مفهوم وعلاقة هذه المفاهيم ببعضها البعض . آما
تهدف إلى دراسة معنى نظم المعلومات المحاسبية داخل التنظيم ، والأجزاء
المختلفة التي یتكون منها والمعلومات التي یوفرها للتنظيم .
العناصر:
١ النظام: /٢
١ أجزاء النظام . /١/٢
٢ حدود النظام . /١/٢
٣ بيئة النظام. /١/٢
٤ مدخلات النظام . /١/٢
٥ مخرجات النظام . /١/٢
٦ التحویل أو التشغيل. /١/٢
٧ الحدود المشترآة. /١/٢
٨ النظم المفتوحة والنظم المغلقة . /١/٢
٩ التغذیة المرتدة. /١/٢
٢ معنى وطبيعة نظم المعلومات المحاسبية : /٢
١ أجزاء نظام المعلومات المحاسبي . /٢/٢
٢ نماذج المحاسبة المالية . /٢/٢
٣ نماذج المحاسبة الإداریة . /٢/٢
١٤ نظم المعلومات المحاسبية
الوحدة الثانية
مفاهيم النظم ومعنى وطبيعة نظم المعلومات المحاسبية
١ النظام: /٢
النظام عبارة عن مجموعة من العناصر أو الأجزاء التي تتفاعل مع
بعضها البعض وتعمل داخل حدود لتحقيق هدف أو مجموعة من الأهداف .
والحدود ترشح أنواع ومعدلات تدفق المدخلات والمخرجات بين النظام وبيئته .
والمبدأ الأساسي هنا هو أن النظام یقبل المدخ لات من البيئة المحيطة
ویحولها إلى مخرجات تعود مرة ثانية للبيئة .
وفي ضوء هذا التعریف یمكن تصور نظام داخل نظام .
نظام الاقتصاد الدولي نظام أعلى
نظام فرعي نظام الاقتصاد القومي نظام أعلى
نظام فرعي الصناعة نظام أعلى
نظام فرعي الشرآة
١ أجزاء النظام: /١/٢
هي عبارة عن وحدات أو نظم فرعية تعمل في توافق مع المدخلات
الأخرى من أجل تحویل المدخلات وإنتاج المخرجات ، وليس من الضروري
أن تكون آل وحدات النظام متجانسة .
ویترتب على ذلك أن الأجزاء التي یتكون منها النظام قد تكون أفرادًا –
أقسا مًا – إدارات – جماعات وأهم الشروط في تحدید الأجزاء التي یتكون منها
النظام هي :
١- أن یكون هناك عمل أو نشاط محدد یقوم به آل جزء .
٢- أن یكون هناك ارتباط أو علاقة بين الأجزاء أو النظم الفرعية بمعنى
أن تتفاعل مع بعضها البعض .
٣- أن تكون هناك وسائل للاتصال ونقل المعلومات بين الأجزاء ، بحيث
یستطيع آل جزء تأدیة واجباته .
نظم المعلومات المحاسبية ١٥
٤- ألا یكون هناك تعارض في الأهداف التي یسعى إليها الأجزاء أو النظم
الفرعية .
٢ حدود النظام : /١/٢
الحدود: هي المساحة التي تفصل بين النظام والبيئة ، فالنظام یعمل داخل
حدود وأي شىء یقع خارج هذه الحدود یمثل البيئة ، وخط حدود النظام یح دد ما
یدخل فيه وما لا یدخل فيه آما تتغير الحدود حسب نوع النظام .
النظام المادي: تكون الحدود تمييزاً وفاصلاً طبيع يًا وتكون ثابتة مثل
وحدة التشغيل المرآزیة .
النظم المجردة: تكون الحدود مفروضة من محلل النظم وخط الحد یختلف
من حالة لأخرى . فمثلاً نظام الإنتاج یتكون من مجموعة من العمال ، قد یعتبر
رئيس العمال جز ءًا من مجموعة العمل أو یرى محلل آخر أن رئيس العمال
خارج حدود هذه المجموعة ویدخل في البيئة ویصعب التأثير على قراراته .
ونفس الشئ ینطبق في حسابات المدینين والعميل وحسابات الد ائنين والمورد .
ویساعد وضع الحدود عند تحليل النظام وعند دراسة أجزائه المختلفة
واتخاذ القرارات اللازمة لتحقيق التكامل بين هذه الأجزاء بما یساهم في تحقيق
أهداف النظام .
٣ بيئة النظام: /١/٢
آل نظام یعمل داخل بيئة، آما أن البيئة تحيط بالنظام وتقع خارج حدود ه
وتؤثر فيه وتتأثر به، وهي آل الظروف والعوامل التي لا تخضع لرقابة إدارة
النظام ویصعب التحكم فيها .
٤ مدخلات النظام: /١/٢
هي آل ما یدخل إلى النظام من البيئة : وهناك نوعان من المدخلات هما:
مدخلات نشطة :
وهي التي تدفع النظام وتعطيه طاقة للعمل ، مثلا المواد مدخلات نش طة
١٦ نظم المعلومات المحاسبية
وهي الطاقات التي یتم تشغيلها لإنتاج السلع والخدمات . وأیضاً ملف حسابات
المدینين مدخلات نشطة لنظام حسابات المدینين ویستخدم لتحدیث الملفات
وإنتاج التقاریر وقوائم حسابات المدینين .
مدخلات مخزونة:
وهي تتمثل في البرامج والتعليمات المخزنة في نظام الحاسب الإ لكتروني
إذ یتم التشغيل في ضوئها لإنتاج مخرجات المعلومات والتقاریر .
٥ مخرجات النظام : /١/٢
هي آل ما یترك النظام ویعبر حدوده ویخرج إلى النظام الأعلى مثل :
السلع والخدمات مخرجات في مشروع تجاري.
البضاعة التامة مخرجات في مشروع صناعي.
المعلومات مخرجات في نظام الحاسب .
٦ التحویل أو التشغيل : /١/٢
یصعب في معظم الحالات وصف الطریقة التي یؤثر فيها النظام على
تحویل المدخلات إلى مخرجات . وقد یكون الوصف غير اقتصادي أو هيكل
التحویل ذاته غير معروف .
وهنا یضع محلل النظم مفهوم الصندو ق الأسود موضع التنفيذ. ویعتمد
ویقوم على افتراضين هما :
١- العلاقة بين المدخلات والمخرجات سوف تظل ثابتة ومستقرة . بمعنى
أنه یمكن التنبؤ بالمخرجات في ضوء مدخلات معينة .
٢- إن مفهوم الصندوق الأسود، یمكن من الدخول إلى النظم هرمياً عند أي
مستوى. وذلك بدلاً من الوصف التفصيلي لكل نظام فرعي أي الوصف
للنظم الأآبر أو النظم الأصغر .
نظم المعلومات المحاسبية ١٧
٧ الحدود المشترآة : /١/٢
یستخدم غالباً اصطلاح الحدود المشترآة في تحليل النظم وهي عبارة عن
المنطقة التي تقع بين حدود النظم وه ى الوسيلة التي یتم عن طریقها نقل
المخرجات من نظام معين إلى المدخلات في نظام آخر .
٨ النظم المفتوحة والنظم المغلقة : /١/٢
النظم المفتوحة تقبل المدخلات من البيئة أما النظم المغلقة فهي لا تتفاعل
مع البيئة. ولكن للتبسيط یعتبر النظام معل قًا حتى یسهل تحليله .
٩ التغذیة المرتدة : /١/٢
لكي تبقى النظم وتتكيف وتتلاءم مع البيئة المحيطة فلا بد من تطبيق مبدأ
التغذیة المرتدة . وهو عملية قياس مخرجات النظام في ضوء معيار محدد مقدما
والمعلومات عن نتائج المقارنة تعود مرة ثانية للنظام آمدخلات ؛ حيث :
١- تستخدم في ضبط النظام .
٢- تحسن أداءه .
وهذه المعلومات یطلق عليها معلو مات التغذیة المرتدة . وهناك نوعان من
التغذیة المرتدة ، هما:
تغذیة مرتدة سالبة :
مصححة – تساعد النظام على البقاء داخل المدى المحدد للتشغيل –
وتخفض تقلبات الأداء وتجعلها قریبة من المعيار .
تغذیة مرتدة موجبة :
تدعم عمليات النظ ام وتجعلها مستمرة في الأداء بدون تغيير .
إن مبدأ التغذیة المرتدة مبدأ هام في نظم المعلومات عندما تستخدم
المخرجات من النظام في اتخاذ القرارات .
١٨ نظم المعلومات المحاسبية
٢ معنى وطبيعة نظم المعلومات المحاسبية: /٢
نظام المعلومات المحاسبي عبارة عن وجود أو آيان أو جزء أساسي داخل
التنظيم یقوم بتشغيل المعاملات المالية لتوفير المعلومات اللازمة للإدارة .
ونظام المعلومات المحاسبي یطبق آل المبادئ والمفاهيم الأساسية للنظم ،
والبيئة الخارجية لنظام المعلومات المحاسبي هي التنظيم .
١ أجزاء نظام المعلومات المحاسبي: /٢/٢
یتكون نظام المعلومات المحاسبي داخل التنظيم من اثنين من الأجزاء هما:
١- نظام المحاسبة المالية .
٢- نظام المحاسبة الإداریة .
یتكون من عدة نظم فرعية :
وتوفر نظم المعلومات المحاسبية ثلا ثة أنواع من التغذیة المرتدة للتنظيم هى:
وتمثلها القوائم الم الية Score Keeping ١- معلومات التسجيل والتوثيق
ویقوم بها نظام المحاسبة المالية وتهم المستخدمين الخارجيين .
وتتمثل في تقاریر Attention directing ٢- معلومات توجيه الانتباه
الانحرافات ویقوم بها نظام المحاسبة الإداریة .
ویقوم بها نظام .Decision Making ٣- معلومات اتخاذ القرارات
المحاسبة الإداریة .
معلومات توج يه الانتباه واتخاذ القرارات تهم المستخدمين الداخليين وبصفة
خاصة الإدارة داخل التنظيم .
نظام محاسبة
التكاليف
نظام الموازنات
التخطيطية
منهج النظم
المحاسبية
نظم المعلومات المحاسبية ١٩
٢ نماذج المحاسبة المالية : /٢/٢
نظام المحاسبة المالية ینظر إلى التنظيم آوحدة محاسبية تتكون
من عدة أجزاء هي :
الأصول – الخصوم – حقوق أصحاب المشروع – الإیرادات – المصروفات .
ویتحقق هدف المحاسبة المالية من خلال إعداد القوائم المالية الدوریة مثل
قاعة الدخل وقائمة المرآز المالي .
والمحاسبة المالية تخدم في وصف نتائج أوجه نشاط المشروع آما حدثت
في الماضي .
٣ نماذج المحاسبة الإداریة : /٢/٢
تحتوي على آل الأساليب التي تستخدم لإنتاج المعلومات الملا ئمة لرقابة
التنظيم والتنبؤ بسلوآه وهي تتضمن :
نماذج محاسبة التكاليف – نماذج مراقبة المخزون – نماذج التكلفة والربح
والحجم .
توفر معلومات للرقابة ومعلومات للتنبؤ من أجل التخطيط . والرقابة مبدأ
للوقت الحاضر تتحدد آالآتي :
١- توفر بمساعدة الحاسب التغذیة المرتدة السریعة من أجل نظم الرقابة .
٢- توفر المعلومات الخاصة بالتنبؤات في المستقبل من أجل التخطيط الإداري .
٣- تساعد الإدارة في اتخاذ القرارات التي تتعلق بالمشاآل الحرجة مثل الدخول
في مشروع مشترك – تقدیم منتج جدید – التوسع في أسواق أجنبية .
٢٠ نظم المعلومات المحاسبية
ملخص
١- تتحدد المفاهيم الأساسية لنظم المعلومات المحاسبية على أساس التحدید
الدقيق لمعنى النظام وأجز ا ئه وحدوده وبيئته .
٢- النظام له مدخلات أساسية ، ومن التشغيل والتحویل ینتج المخرجات .
وعند التشغيل تتحدد الحدود المشترآة بين النظم الفرعية .
٣- النظم المفتوحة تتأثر وتتف اعل مع البيئة تؤثر فيها وتتأثر بها، والنظم
المغلقة لا تتفاعل مع البيئة ، ولأغراض تحليل النظام من أجل تطویره
یفترض المحلل أن النظام مغلق .
٤- التغذیة المرتدة هي عملية قياس مخرجات النظام في ضوء معيار محدد
مقدماً، والمعلومات عن نتائج المقارنة تعود مرة ثانية للنظ ام آمدخلات
وهي تغذیة مرتدة سالبة أو مصححة وتغذیة مرتدة موجبة .
٥- نظام المعلومات المحاسبي عبارة عن آيان أو وجود أو جزء أساسي
داخل التنظيم ، ویتكون من جزءین هما: نظام المحاسبة المالية، ونظام
المحاسبة الإداریة ، ویتكون نظام المحاسبة الإداریة من عدة نظم فرعية
هي: نظام محاسبة التكاليف – نظام الموازانات التخطيطية – منهج
النظم المحاسبية .
٦- یوفر نظام المعلومات المحاسبي ثلا ثة أنواع من معلومات التغذیة
المرتدة للتنظيم هي معلومات التسجيل والتوثيق ومعلومات توجيه
الانتباه ومعلومات اتخاذ القرارات .
٧- نماذج المحاسبة المالية تخدم في وصف نتائج أوجه نشاط المشروع من
خلال إعداد القوائم المالية الدوریة آما حدثت في الماضي .
٨- نماذج المحاسبة الإداریة توفر المعلومات اللازمة لنظم الرقابة، آما
توفر المعلومات الخاصة بالتنبؤات في المستقبل، من أجل التخطيط آما
تساعد الإدارة في اتخاذ القرارت التي تتعلق بالمشاآل الحرجة .
نظم المعلومات المحاسبية ٢١
الوحدة الثالثة
نظریات التنظيم ونظم المعلومات المحاسبية
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى دراسة الأساليب التنظيمية المختلفة لفهم الإطار
العلمي الذي یعتمد عليه تطویر نظم المعلومات المحاسبية ، حيث ینشأ هذا الإطار
من الأساليب المختلفة للتنظيم عن طریق تحدید دور نظ ام المعلومات المحاسبي
في توفير المعلومات اللازمة لكل أسلوب تنظيمي .
العناصر:
١ النظریة التقليدیة للتنظيم . /٣
٢ نظریة اتخاذ القرارات في التنظيم . /٣
٣ وجهة نظر الإدارة للتنظيم . /٣
١ النظریة التقليدیة للتنظيم : /٣
طبقاً للنظریة التقليدیة للتنظيم فإن الهيكل التنظيمي هيكل هرمي یتحدد
على أساس نموذج التنظيم الوظيفي ، فالإدارة العليا تحدد الأهداف الشاملة وعلى
مستوى الوظائف تتحدد الأهداف والسياسات وعلى مستوى الأنشطة والعمليات
تتحدد الأهداف والسياسات .
هذا التنظيم الوظيفي یتضمن المفاهيم التالية :
اللامرآزیة في الإدار ة – اتساع نطاق الرقابة طبقاً للتخصص الوظيفي –
تطبيق مبدأ الإدارة بالاستثناء – تعظيم الأرباح – زیادة الكفایة .
دور نظام المعلومات المحاسبي :
١- یوفر آل معلومات التسجيل والتوثيق وهي الأساس في وضع الخطط .
٢- معلومات توجيه الانتباه اللازمة للرقابة بالتغذیة المرتدة في التنظيم .
٢٢ نظم المعلومات المحاسبية
٢ نظریة اتخاذ القرارات في التنظيم : /٣
هذه النظریة تنظر إلى التنظيم على أنه مجموعة من متخذي القرارات من
أقل مستوى نشاط إلى أعلى مستوى إداري طبقاً لأنواع القرارات التي تتحدد
آقرارات مبرمجة وغير مبرمجة وشبه مبرمجة .
١- القرارات المبرمجة :
هي مجموعة من الإجراءات التي یمكن تنفيذها بصورة روتينية متكررة ،
وتدخل في نطاق تشغيل العمليات . فنظام الحاسب یتخذ القرار بدون أي تدخل
بشري مثل: اتخاذ قرار بإعادة طلب المخزون ، إذ في ضوء قواعد الكمية
الاقتصادیة للطلب ومخزون الأمان، یعيد الحاسب طلب بنود المخزون . وعند
تصميم نظام المعلومات فإنه من المهم فصل تلك القرارات المبرمجة، وبالتالي
تتخلص الإدارة من القرارات الروتينية اليومية .
٢- القرارات غير المبرمجة :
هذه القرارات تتعامل مع مشاآل ليست متكررة وأیضاًَ مرآبة إلى حد
آبير، تتحدى التحليل الكمي وتستلزم البشر في اتخاذه ا مثل: تحدید موقع مصنع
– التوسع في خط منتج . وهذه القرارات تحتاج إلى قدر آبير من المرونة من
جانب نظام المعلومات . فمتخذ القرار یجب أن یتفاعل مع نظام المعلومات
لكسب المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات غير المبرمجة .
٣- القرارات شبه المبرمجة :
هي قرارات مبرمجة بص ورة جزئية تحتاج إلى قدر من الحكم الشخصي
لمتخذ القرار – غالباً ما تكون مرآبة – تستلزم تطبيق الأساليب الكمية
والتفصيلات الحسابية والتحليلات الریاضية والإحصائية – جنباً إلى جنب مع
القدرات الشخصية لصانع القرار مثل :
- تخطيط برامج الإنتاج یستخدم نموذج البرمجة الخط ية .
- تحدید مستوى المخزون الأمثل یستخدم نماذج المخزون .
نظم المعلومات المحاسبية ٢٣
- التنبؤ بالمبيعات یستخدم تحليل الانحدار .
- تخطيط برامج النقل یستخدم نموذج النقل .
- أسلوب تقييم ومراجعة البرامج یستخدم نموذج شبكات الأعمال .
وآل نموذج من هذه النماذج له برامج جاهزة على الحاسب إلا أن اختيار
وتحدید النموذج المناسب، وتحدید فروضه الأساسية والبيانات اللاز مة لتشغيله
تحتاج إلى : المهارة والقدرة الشخصية لصانع القرار .
دور نظام المعلومات المحاسبي :
١- القرارات المبرمجة تتم في المجالات الوظيفية التي تتعلق بالأنشطة
والواجبات . ویمكن معالجتها بالتكنولوجيا الحالية لنظام المعلومات
المحاسبي مثل تشغيل العمليات في مجال الأجور – حسابات المدینين –
حسابات الدائنين - أوامر البيع – مستوى المخزون .
٢- القرارات غير المبرمجة والتي ليست محلاً للقياس أو التحليل الكمي
فهي القضية الكبرى التي سوف یقوم منهج النظم المحاسبية بإیجاد الحل
لها في ضوء الوظائف المحاسبية في التنظيم .
٣- القرارات شبه المبرمجة، حيث یتم حالياً برمجتها في نظم المعلومات
المحاسبية لمدى معين . حيث إن هذه القرارات یمكن برمجتها ولها
برامج مباشرة. ویستخدم المحاسبون حدیثاً الأدوات والأساليب الكمية
والنماذج الریاضية والإ حصائية .
٣ وجهة نظر الإدارة للتنظيم : /٣
طبقاً لوجهة نظر الإدارة نحو التنظيم فإنه یوجد عدة أنواع من أوجه نشاط
التخطيط والرقابة .
١- التخطيط الاستراتيجي .
٢- الرقابة الإداریة .
٣- رقابة العمليات .
٢٤ نظم المعلومات المحاسبية
ولا توجد حدود فاصلة بين هذه الأنشطة الثلاثة ، فالتخطيط الاستراتيجي
یضع الخطوط المرشدة للرقابة الإداریة ، والرقابة الإداریة تضع الخطوط
المرشدة لرقابة العمليات .
١- التخطيط الاستراتيجي :
هو عملية تقييم البيئة الخارجية ، وتحدید أهداف التنظيم ، والاستراتيجيات .
عملية :
أي مجموعة من الخطوات المتتابعة، التي تتم خلال فترة معينة ، وآل
خطوة تتضمن عد دًا من الخطوات الفرعية ، وبالتالي آل خطوة تعتبر عملية في
حد ذاتها.
تقييم البيئة الخارجية :
هل آل القوى الخارجية السياسية والاجتماعية والاقتصادیة – والتي لها
تأثير على أهداف التنظيم – والتخطيط الاستراتيجي تبدأ من الإدارة العليا .
الأهداف :
الأهداف في عملية التخطيط الاستراتيجي هي أهداف طویلة الأجل ،
وتمثل السياسة العامة الشاملة للتنظيم . فمثلاً خلال ١٠ سنوات سوف تصبح
الشرآة هي المحتكر الوحيد للصناعة عن طریق الحصول على ٥٠ ٪ من
السوق. وهذه الأهداف تضع الخطوط المرشدة للرقا بة الإداریة .
الاستراتيجيات :
هي الطرق التي تستخدم لجمع وتوظيف الموارد اللازمة لتحقيق أهداف
التنظيم، سواء موارد مادیة مثل المواد ورأس المال والخدمات أو موارد بشریة .
الاستراتيجيات تتحدد في عملية التخطيط الاستراتيجي
ولكن تنفذ في عملية الرقابة الإدار یة .
ومن أمثلة الاستراتيجيات :
- حيازة الأصول الثابتة .
نظم المعلومات المحاسبية ٢٥
البرامج والخطط على مستوى
الأقسام الوظيفية ومراآز المسئولية
موازنات تخطيطية
على مستوى الإدارة الوسطى
- خطوط المنتجات .
- التوسع في القوة البيعية .
- الدخول في أسواق أجنبية .
- تقدیم وتطویر منتج جدید.
٢- الرقابة الإداریة:
هي عملية تنفيذ الاستراتيجيات وتحقيق أهداف التنظيم :
٣- رقابة العمليات :
هي عملية تنفيذ البرامج آما تحددت في الرقابة الإداریة ویتم تفصيل
البرامج إلى عدة برامج فرعية أو واجبات یجب تنفيذها . وهنا ینصب الاهتمام
الحصول على الموارد ووضعها
موضع الاستخدام بفعالية وآفایة
٢٦ نظم المعلومات المحاسبية
على الواجبات والأنشطة عند أدنى مستوى من مراآز المسئولية ، والواجبات
التي تقع في نطاق رقابة العمليات هي :
أ- جدولة الإنتاج .
ب- الإنتاج الآلي .
ج- مراقبة المخزون .
د- الفواتير .
ه- الأجور .
و- أوامر الشراء .
دور نظام المعلومات المحاسبي :
١- معظم الواجبات التي یجب القيام بها عن طریق رقابة العمليات، تعتبر
روتينية متكررة وبالتالي تقع في مجال القرارات المبرمجة . وتعتبر معلومات
التسجيل والتوثيق ومعلومات توجيه الانتباه لازمة ومفيدة .
٢- تتعامل الرقابة الإداریة مع آل الأقسام الوظيفية على مستوى الإدارة
الوسطى وهي التي تمارس الرقابة الإداریة . وهنا تلزم الحاجة إلى معلومات
تقييم الأداء لممارسة الرقابة بالتغذیة المرتدة بجانب الخطط السنویة قصيرة
الأجل والتي ترتبط أساساً بالموازنات التخطيطية والقرارات شبه مبرمجة .
٣- التخطيط الاستراتيجي یستلزم تنبؤات طویلة الأ جل. ولكن لا تصمم
نظم المعلومات المحاسبية عادة من أجل التنبؤات طویلة الأ جل . ولكن تقدم
تكنولوجيا الحاسب في ال ٢٠ سنة الأخيرة مع التطور في الوظائف المحاسبية
داخل التنظيم أمكن من التغلب على هذه المشكلة . وعاد إلى التطویر في آثير
من نظم التخطيط الاستراتيجي .
نظم المعلومات المحاسبية ٢٧
ملخص
١- طبقاً للنظریة التقليدیة للتنظيم تلزم الحاجة إلى معلومات التسجيل
والتوثيق التي هي الأساس في وضع الخطط . آما تلزم الحاجة إلى
معلومات توجيه الانتباه للرقابة بالتغذیة المرتدة في التنظيم .
٢- نظریة اتخاذ القرارات تفرق بين القرارات المبرمجة والقرارات غير
المبرمجة والقرارات شبه المبرمجة .
٣- القرارات المبرمجة یتم معالجتها بالتكنولوجيا الحالية لنظام المعلومات .
والقرارات شبه المبرمجة یتم حالياً برمجتها باس تخدام الأساليب الكمية
أما القرارات غير المبرمجة فهي قضية التطویر الكبرى طبقاً لمنهج
النظم.
٤- طبقاً لوجهة نظر الإدارة للتنظيم فإنه یوجد عدة أنواع من أوجه نشاط
التخطيط الإداري والرقابة هي : التخطيط الاستراتيجي – الرقابة الإداریة
– رقابة العمليات .
٥- معظم الواجبات التي یجب القيام بها عن طریق رقابة العمليات تقع في
مجال القرارات المبرمجة .
٦- التنبؤات طویلة الأ جل من أجل التخطيط الاستراتيجي هي قضية
التطویر في الوظائف المحاسبية من خلال منهج النظم .
نظم المعلومات المحاسبية ٢٩
-الوحدة الرابعة
منهج النظم والوظائف المحاسبية
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى دراسة وجهة نظر النظم المحاسبية نحو التنظيم
لتحدید مستویات التخطيط والمعلومات اللازمة له وتحدید مستویات الرقابة
بالتغذیة المرتدة في التنظيم . آما تهدف إلى دراسة الوظائف المحاسبية
وخصائص المعلومات المحاسبية وآيفية حساب قيمة المعلومات .
العناصر:
١ وجهة نظر النظم للتنظيم . /٤
٢ مستویات التخطيط . /٤
٣ مستویات الرقابة . /٤
٤ مستویات الرقابة بالتغذیة المرتدة . /٤
٥ الوظائف المحاسبية . /٤
٦ تطویر الرقابة المحاسبية في التنظيم . /٤
٧ خصائص المع لومات المحاسبية . /٤
٨ قيمة المعلومات المحاسبية . /٤
١ وجهة نظر النظم للتنظيم: /٤
توجد الآن نظریات تصنف التنظيم البشري – الآلي حيث تعتمد على
الأسس التالية :
١- التنظيم لا یسعى إلى تحقيق هدف واحد، ولكنه یسعى إلى تحقيق أهداف
متعددة في نفس الوقت والتي قد تكون متجانسة أو متعارضة .
٣٠ نظم المعلومات المحاسبية
٢- التنظيم نظام مفتوح وهو یتفاعل بشكل مستمر مع البيئة الخارجية .
٣- آل نظام فرعي في التنظيم له أهدافه الخاصة وهو موضع الرقابة .
٤- لا یوجد نظام واحد یمكن أن یطبق للرقابة بالتغذیة المرتدة على
مستوى واحد شامل لكل المنظمات، بل هناك أفضل نظم التغذیة المر تدة
لتنظيم واحد في وقت معين .
وفي ضوء هذه الخصائص فإن وظائف التخطيط والرقابة في التنظيم طبقاً
لمنهج النظم تتحدد آالآتي :
٢ مستویات التخطيط : /٤
یتعلق التخطيط بتحدید الأهداف، وتحدید البدائل، وتقييم آل بدیل واختيار
البدیل الذي یحقق الهدف، ثم وضع الخطط وعمل ال تنبؤات وإعداد الموازنات
التخطيطية وذلك طبقاًَ لمخرجات عملية التخطيط وهي :
١- قوائم أو آشوف تعرض السياسة الشاملة للتنظيم وهي الخطة الاستراتيجية
أو التخطيط طویل الأجل الذي یتضمن الأهداف والسياسات والاستراتيجيات
الشاملة للتنظيم آله .
٢- قوائم أو آشوف بالخطط على مس توى الوظائف المختلفة من إنتاج
وتسویق وتمویل وأفراد وهي الخطة متوسطة الأجل أو خطة التطویر
وتنبع من الخطة الاستراتيجية .
٣- قوائم أو آشوف بالأنشطة والواجبات لتنفيذ خطة التطویر ویطلق عليها
خطة العمليات أو الخطة المالية قصيرة الأجل وترتبط أساساً بالموازانات
التخط يطية .
٣ مستویات الرقابة : /٤
تتعلق الرقابة بالتقدم الذي تم إحرازه في تنفيذ الخطط وبلوغ الأهداف طبقاً
لمعایير الأداء الموضوعية . وعند آل مستوى من مستویات الرقابة التي تقابل
آل مستوى من مستویات التخطيط السابقة :
نظم المعلومات المحاسبية ٣١
١- الرقابة الشاملة : وتوجه نحو تعدیل الخطط الاستر اتيجية لتحقيق
الأهداف الرئيسية للتنظيم .
٢- الرقابة الإداریة: وتصمم أساساً لكي تتأآد الإدارة من أن الموارد التي
أمكن الحصول عليها تستخدم لتحقيق أهداف التنظيم .
٣- الرقابة الفنية: وهي الرقابة على العمليات وتوجه للتأآد من أن مستوى
الأداء للنشاط قد تم وفقاً لمعا یير الأداء الفنية الموضوعية والتي ترتبط
عادة بالوقت والجودة والتكلفة .
٤ مستویات الرقابة بالتغذیة المرتدة : /٤
یوجد ثلا ثة مستویات لنظم الرقابة یتم ترتيبها ابتداء من النظم البسيطة حتى
النظم الأآثر ترآيباً وتتحدد هذه المستویات طبقاً لمنهج النظم المحاسبية آالآتي :
أولاً- نظم الرقابة بالتغذیة المرتدة ذات المستوى الأول :
وهى تتم في ضوء مستوى للأداء محدد مقدم اً، یعتمد على معلومات
التغذیة المرتدة السالبة أي المصححة لتحقيق مستوى الأداء المرغوب فيه ،
ویتميز هذا المستوى للرقابة بوجود هدف واحد وبدائل محددة بغض النظر عن
التغيرات في البيئة . ونظم المعلومات المحاسبية في التنظيم تؤدي تقليدیاً وظيفة
الرقابة ذات المستوى الأول وهي رقابة من نوع المستقبل والمستجيب ،
ویمارسها من خلال نظام المحاسبة المالية ونظام المحاسبة الإداریة بتطبيق
محاسبة المسئوليات ، ویتعلق هذا المستوى الأول للرق ابة بأداء الواجبات ، أي
یرتبط برقابة العمليات والقرارات الخاصة به قرارات مبرمجة .
ثانياً- نظم الرقابة بالتغذیة المرتدة ذات المستوى الثاني:
تحقق هدف الرقابة ذات المستوى الأول + یسعى لتحدید ما یجب أن
یكون – یستعين النظام بالخبرة الماضية التي تتمثل في الملفات و نظم تشغيل
البيانات أي إن له ذاآرة . ویتأثر بالتغيرات في البيئة من أجل إعادة تحدید
الأهداف . ویتعلق هذا المستوى بأوجه النشاط الوظيفية وتمثلها الرقابة الإداریة .
٣٢ نظم المعلومات المحاسبية
ویمارس نظام المعلومات المحاسبي هذه الوظيفة من خلال نظم المحاسبة الإداریة
ومحاسبة المسئوليات ونظم ا لتخطيط والقرارات شبه مبرمجة .
ثالثاً- نظم الرقابة بالتغذیة المرتدة ذات المستوى الثالث:
یتعلم هذا النظام من الخبرة الماضية + یخطط للمستقبل فهو یجمع
المعلومات ویقوم بتخزینها في الذاآرة أي الملفات ویعكس على الذاآرة صياغة
جدیدة للسياسات والأهداف استجابة للتغير ات في بيئة النظام . ویعكس أعلى
مستوى من أوجه النشاط التنظيمية التي تتعلق بالرقابة الشاملة والتي توجه
أساساً لتعدیل الخطط الاستراتيجية لتحقيق الأهداف الرئيسية للتنظيم . وهو
یحتوى المستوى الأول والثاني للرقابة . ویحتاج إلى المعلومات التي تفيد في
التنبؤ طویل الأجل والقرارات هنا غير مبرمجة .
وحتى یمكن لنظام المعلومات المحاسبي أن یؤدي دوره لنظام الرقابة
بالتغذیة المرتدة ذات المستوى الثالث فإنه یلزم :
أ- تحدید الوظائف المحاسبية .
ب- تطویر الرقابة المحاسبية في التنظيم .
٥ الوظائف المحاسبية : /٤
تحددت هذه الوظائف في ثلا ث خصائص عامة للمحاسبة :
الأولى: المحاسبة وحدة تشمل تشغيل البيانات .
الثانية: لأغراض التخطيط فإنه یجب تحدید بدائل القرار آميا في صورة
الأرباح المتوقعة ومعدلات العائد المتوقعة والتدفقات النقدیة الداخلة
المتوقعة ، بحيث یمكن لمتخذي القرارات اختيار البدیل الأ فضل .
الثالثة : هدف التخطيط هو تسهيل الرقابة اللاحقة على التنفيذ ومراجعة الخطط .
وعلى أساس هذه الخصائص الثلاث للمحاسبة، فإنه یمكن النظر إلى
المحاسبة على أنها عملية مستمرة تتكون من ثلاث خطوات، وآل خطوة تعتبر
عملية فرعية. ویتم ربط هذه العمليات الفرعية مع بعضه ا البعض آما في الشكل
التالى .
نظم المعلومات المحاسبية ٣٣
٣٤ نظم المعلومات المحاسبية
ویمكن إعادة عرضها آالآتي :
خطوة ( ١)- عملية تشغيل البيانات:
یتم تجميع مدخلات البيانات وتخزن لاستخدامها في عملية فرعية لاحقة ،
وهذه الخطوة یمكن أن یطلق عليها التسجيل والتوثيق .
خطوة ( ٢)- عملية التخطيط:
بيانات المخرجات من خطوة التشغيل تخدم آمدخلات في نماذج التنبؤ من
أجل إنتاج المعلومات اللازمة لتحدید الأهداف والسياسات والمعایير ووصف
البدائل في صورة آمية .
خطوة ( ٣)- عملية التنفيذ والرقابة:
فالأداء الفعلي – آما تم قياسه في خطوة تشغيل البيانات یتم مقارنته
بالأهداف المحددة مقدماً في عملية التخطيط وتبدأ الرقابة .
٤) عبارة عن نظام للرقابة بالتغذیة المرتدة ذات المستوى / والشكل رقم ( ٢
الثالث .
٦ تطویر الرقابة المحاسبية في التنظيم : /٤
یتم تطویر الرقابة المحاسبية في التنظيم من خلال تقسيم هذه الرقابة إلى
ثلاثة أنواع هي :
١- رقابة الموارد: وتتم مع معلومات التسجيل والتوثيق .
٢- رقابة التخطيط: أي رقابة أوجه نشاط التخطيط بالمعلومات الموجه
للمستقبل .
٣- رقابة التنفيذ: أي رقابة تنفيذ أوجه النشاط المختلفة بمعلومات تقييم
الأداء وتوجيه الانتباه .
هذه الأنواع الثلاثة للتغذیة المرتدة المحاس بية تناظر الأنواع الثلاثة لنظام
التغذیة المرتدة ، المستوى الأول ، والمستوى الثاني ، والمستوى الثالث .
نظم المعلومات المحاسبية ٣٥
الشرآة
البيئة الخارجية
الموارد الاقتصادیة
مستخدمو المعلومات
مخرجات مشترون رقا بة الموارد
٤): النظم المحاسبية وثلاثة أنواع من الرقابة / شكل ( ٢
النظم الفرعية
بيانات
خام
بيانات
خام
نوع المعلومات الهيئات الحكومية
عملية تشغيل
البيانات
معلومات
تاریخية
رقابة الموارد
المساهمون، الدائنون،
المستثمرون
بيانات اقتصادیة
خارجية
بيانات
خام
عملية التخطيط
واتخاذ القرارات
معلومات عن
الأهداف والخطط
إدارة الشرآة
رقابة التخطيط
رقابة التنفيذ
إدارة الشرآة
عملية تقاریر الأداء
الرقابة
نظام المحاسبة المالية نظام المحاسبة الإداریة
٣٦ نظم المعلومات المحاسبية
٤) الرقابة المحاسبية بالتغذیة المرتدة آما یلى: / ویصور الشكل رقم ( ٢
(الموارد ، التخطيط ، التنفيذ ) التي یمارسها نظام المعلومات المحاسبي في
التنظيم وذلك آالآتي :
١- المنطقة أو المساحة التي تظهر على شكل ل، تمثل البيئة الداخلية
للشرآة. وخارج الشكل ل، تظهر البيئة الخارجية .
٢- داخلياً تمتص الشرآة المدخلات أو الموارد الاقتصادیة من البيئة
الخارجية وتقوم بتشغيلها من خلال عدة نظم فرعية لإنتاج المخرجات من السلع
للمشترین المتوقعين في البيئة الخارجية .
٣- في عملية تحویل المدخلات إلى مخرجات، فإن البيانات الخام للمدخلات
یتم إمساآها وتشغيلها بواسطة نظم المعلومات المحاسبية في عملية تشغيل
البيانات . ویكو ن هيكل نظم المعلومات المحاسبية في هذه العملية حول نموذج
المحاسبة المالية، حيث ینتج المعلومات التاریخية أو معلومات التسجيل والتوثيق .
هذه المعلومات التاریخية تستخدمها الهيئات الحكومية والمستثمر ون والمساهم ون
والدائ نون وغير ذلك من مستخدمي المعلومات الخارجية لممارسة رقابة الموارد .
٤- البيانات التاریخية من عملية تشغيل البيانات مع البيانات الخام
الاقتصادیة من البيئة الخارجية تعتبر المدخلات في عملية التخطيط واتخاذ
القرارات ، وتعتمد نظم المعلومات المحاسبية في هذه العملية على نماذج
المحاسبة الإداریة المتعددة . في هذه الع ملية یتم إنتاج المعلومات عن أهداف
الشرآة والخطط . والمعلومات من هذا النوع مع معلومات التسجيل والتوثيق
تستخدمها الشرآة في ممارسة التخطيط.
٥- عملية الرقابة على التنفيذ یتم مساندتها بنظم المحاسبة الإ داریة
المتعددة، حيث تبدأ بتسلم المدخلات من تشغيل البيانات ومن ع مليات التخطيط،
وتنتهي بمعلومات التغذیة المرتدة عن الأداء وتسلم لإدارة الشرآة من أجل
نظم المعلومات المحاسبية ٣٧
ممارسة الرقابة التنفيذیة، أي مراقبة تنفيذ الخطط. وسوف ترسل التغذیة
المرتدة إلى عملية تشغيل البيانات من أجل الحفظ والتخزین .
٧ خصائص المعلومات المحاسبية: /٤
إن خصائص المعلوم ات، هي الصفات التي تتميز بها المعلومات حتى
تكون نافعة ومؤثرة لصانع القرار، وعموماً یجب أن تتوافر فيها الخصائص
التالية :
١- الملاءمة أي تقدم في التوقيت المناسب ولها قيمة تنبؤیة وقيمة التغذیة
المرتدة .
٢- الوثوق أي الدقة – الشمول – الحياد وعدم التحيز أي أن تكون
موضوعية.
٣- المقارنة وهي ترتبط بكل من خاصتي الملاءمة والوثوق .
٤- المنافع والتكاليف، أي أن تكون هامة وأساسية بمعنى أن ما یحذف أو
یستبعد منها یجعل الأمور مختلفة بالنسبة لصانع القرار الذي یجب عليه
فهم وإدراك أهمية المعلومات التي یتسلمها .
٨ قيمة المعلومات المحاسبية: /٤
هي الربح الإضافي أو الخسارة التي یمكن تجنبها من خلال استخدام هذه
المعلومات .
وقيمة المعلومات یجب تحدیدها آميا بصورة منفصلة حيث تستخدم
أساليب القيمة المتوقعة أو العائد المتوقع مرجحاً بالاحتمالات .
مثال :
تخطط إحدى الشرآات بأن تقوم بإنتاج نوع من الج بن ویبلغ ربح آل طن
مباع ٢٠٠٠ جنيه ، أما إذا لم یُبَع فإنه یحقق خسارة قدرها ٣٠٠٠ جنيه.
وفيما یلي الاحتمالات المختلفة للطلب على المنتج :
٣٨ نظم المعلومات المحاسبية
حجم الطلب الاحتمالات
٪ ١ طن ١٠
٪ ٢ طن ٢٠
٪ ٣ طن ٣٠٠
٪ ٤ طن ٢٥
٪ ٥ طن ١٥
وفي حدود الطاقة الم تاحة للشرآة وظروفها المالية فإنها تستطيع
إنتاج ٢ أو ٣ أو ٤ طن.
والمطلوب :
أولاً : تحدید آمية الإنتاج التي تحقق أآبر ربح ممكن في حالة عدم وجود
معلومات أخرى عن الطلب .
ثانياً : حساب قيمة المعلومات الكاملة عن الطلب .
ثالثاً : حساب قيمة المعلومات الإضافية .
رابعاً : إذا آانت تكلفة الحصول على المعلومات الكاملة تبلغ ٢٥٠٠ جنيه
فهل تنصح الشرآة بالحصول على هذه المعلومات أم لا ؟
الحل :
١- تحدید آمية الإنتاج التي تحقق أآبر ربح في حالة عدم وجود معلومات
أخرى عن الطلب .
نظم المعلومات المحاسبية ٣٩
الطلب البدیل الأول: ٢ طن البدیل الثاني: ٣ طن البدیل الثالث: ٤ طن
الربح
المتوقع
الربح الربح الاحتمال
المتوقع
الربح الربح الاحتمال
المتوقع
الربح الاحتمال
(٧٠٠) ٠٫١٠ (٧٠٠٠) (٤٠٠) ٠٫١٠ (٤٠٠٠) (١٠٠) ٠٫١٠ ( ١طن ( ١٠٠٠
(٤٠٠) ٠٫٢٠ (٢٠٠٠) ٢٠٠ ٠٫٢٠ ١٠٠٠ ٨٠٠ ٢طن ٠٫٢٠ ٤٠٠٠
٩٠٠ ٠٫٣٠ ٣٠٠٠ ١٨٠٠ ٠٫٣٠ ٦٠٠٠ ١٢٠٠ ٣طن ٠٫٣٠ ٤٠٠٠
٢٠٠٠ ٠٫٢٥ ٨٠٠٠ ١٥٠٠ ٠٫٢٥ ٦٠٠٠ ١٠٠٠ ٤طن ٠٫٢٥ ٤٠٠٠
١٢٠٠ ٠٫١٥ ٨٠٠٠ ٩٠٠ ٠٫١٥ ٦٠٠٠ ٦٠٠ ٥ طن ٠٫١٥ ٤٠٠٠
متوسط الربح المتوقع ٣٠٠٠ ٤٠٠٠ ٣٥٠٠
٢- حساب قيمة الأرباح في ظل المعلومات الكاملة :
یفترض هنا أن الإنتاج یكون مساویاً للطلب دائماًَ، وبالتالي لن تكون هناك
آميات تنتج ولا تباع. أي لا توجد خسائر وذلك بسبب افتراض توفر المعلومات
الكاملة .
الطلب الربح الاحتمال الربح المتوقع
٢٠٠ ٠٫١٠ ١ طن ٢٠٠٠
٨٠٠ ٠٫٢٠ ٢ طن ٤٠٠٠
١٨٠٠ ٠٫٣٠ ٣ طن ٦٠٠٠
٢٠٠٠ ٠٫٢٥ ٤ طن ٨٠٠٠
١٥٠٠ ٠٫١٥ ٥ طن ١٠٠٠٠
٦٣٠٠ ٣٠٠٠٠
٣- قيمة المع لومات الإضافية = متوسط الربح المتوقع في حالة المعلومات
الكاملة – متوسط الربح المتوقع لأفضل بدیل في حالة المعلومات غير الكاملة =
٢٣٠٠ جنيه . = ٤٠٠٠ – ٦٣٠٠
٤- بفرض أن تكلفة الحصول على المعلومات الكاملة تبلغ ٢٥٠٠ جنيه أي
أآبر من قيمة المعلومات الإضافية، إذًا لا أنصح الشرآة بالحصول على المعلومات
الكاملة ویمكن الاستمرار على أساس المعلومات الحالية المتاحة والمتوفرة .
٤٠ نظم المعلومات المحاسبية
ملخص
١- طبقاً لوجهة نظر النظم إلى التنظيم تتحدد على أساس أنه نظام مفتوح
یتأثر بالبيئة ویهدف إلى تحقيق أهداف متعددة ، سواء آانت متجانسة أو
متعارضة.
٢- إن مخرجات عملية التخطيط تتحدد طبقاً لثلا ثة مستویات هي : الخطة
الاستراتيجية – الخطة متوسطة الأجل – خطة العمليات .
٣- إن مخرجات عملية الرقابة تتحدد طبقاً لثلا ثة مستویات تناظر مستویات
التخطيط وهي : الرقابة الشاملة – الرقابة الإداریة – الرقابة الفنية .
٤- هناك ثلاثة مستویات للرقابة بالتغذیة المرتدة في التنظيم وهي ذات
المستوى الأول ویمارسها نظام المحاسبة المالية ، وترتبط برقابة
العمليات والقرارات مبرمجة . وذات المستوى الثاني ویمارسها نظام
المحاسبة الإداریة والقرارات شبه مبرمجة . وذات المستوى الثالث حيث
القرارات غير مبرمج ة .
٥- إن تحدید الوظائف المحاسبية في التنظيم على أنها تتمثل في :
(أ) خطوة التشغيل .
(ب) خطوة التخطيط .
(ج) خطوة التنفيذ .
وهذه الخطوات عبارة عن نظام للرقابة بالتغذیة المرتدة ذات المستوى
الثالث ؛ أي الرقابة الشاملة على الخطط الاستراتيجية والقرارات غير المبرمجة.
٦- إن تطویر الرقابة المحاسبية في التنظيم یتم تقسيمها إلى ثلا ثة أنواع
تماثل ذات المستوى الأول والثاني والثالث وهي :
نظم المعلومات المحاسبية ٤١
رقابة الموارد : عن طریق معلومات التسجيل والتوثيق .
رقابة التخطيط : بالمعلومات الموجهة للمستقبل .
رقابة التنفيذ : عن طریق معلومات تقييم الأداء وتوجيه الانتباه.
٧- من خصائص المعلومات المحاسبية : الملاءمة والوثوق والمقارنة والأخذ
في الاعتبار المنافع والتكاليف .
٨- إن القيمة الإضافية للمعلومات= قيمة الأرباح المتوقعة في ظل المعلومات
الكاملة – قيمة الأرباح المتوقعة لأفضل بدیل في ظل المعلومات غير
الكاملة . وتقارن بتكاليف الحصول على المعلومات الكاملة ویتخذ القرار
في ضوء هذه المقارنة .
نظم المعلومات المحاسبية ٤٣
الوحدة الخامسة
تشغيل البيانات وأساليب النظم
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى دراسة دورة تشغيل البيانات اللازمة لتحويل
مفردات أحداث معينة إلى معلومات آما تهدف إلى دراسة أساليب النظم وهي
الأدوات التي تستخدم في تحليل وتصميم وتوثيق النظام وتوضح العلامات
والارتباطات بين النظم الفرعية داخل التنظيم .
العناصر:
١ دورة تشغيل البيانات . /٥
٢ أساليب النظم . /٥
١ دورة تشغيل البيانات : /٥
إن أفضل طريقة لتبويب عمليات تحويل مفردات أحداث معينة إلى
معلومات تتم عن طريق تطبيق مفهوم " دورة تشغيل البيانات " وتتم من خلال
خمس مراحل ه ي:
١- جمع البيانات .
٢- تنقية البيانات .
٣- تشغيل البيانات وإجراء العمليات الحسابية والمنطقية عليه ا.
٤- صيانة البيانات .
٥- المخرجات .
أولاً- مرحلة جمع البيانات:
وتتم من خلال خطوتين :
أ- ملاحظة ومشاهدة البيانات التي تحدث في البيئة وإدراآها .
٤٤ نظم المعلومات المحاسبية
ب - تسجيل البيانات في صورة مس تندات المصدر المكتوبة وأيضاً من
الممكن أن تسجل البيانات في صورة غير مكتوبة عن طريق آلة القراءة .
ثانياً- مرحلة تنقية البيانات :
وتتضمن عددًا من العمليات التي يتم أداؤها على البيانات لتسهيل خطوات
التشغيل وهي :
أ- تبويب البيانات : أي ترميزها وفهرستها، أي وضع دليل أو فهرس لها .
ب- تجميع البيانات : أي تجميع سجلات المدخلات لتشغيلها آمجموعة .
ج- التحقق من البيانات : أي مراجعة دقة البيانات قبل تشغيلها .
د- فرز البيانات : أي ترتيب مجموعات سجلات المدخلات في تتابع رقمي
أو أبجدي .
ه- إرسال البيانات من موقع معين إلى موقع استقبال عادة بدون تغيير في
بيانات المصدر .
و- نسخ البيانات من صورة معينة إلى صورة أخرى مثل : من الكتابة
اليدوية إلى الكتابة بالآلة الكاتبة أو من مستندات إلى بطاقات مثقبة .
ثالثاً- مرحلة التشغيل وتتضمن :
الحساب – المقارنة – التلخيص – الترشيح أي استبعاد التف اص يل والبيانات
الدخيلة التي لا تهم صانع القرارات – الاسترجاع أي استخراج مفردات البيانات
من التخزين لاستخدامها في التشغيل أو أغراض المخرجات .
رابعاً- مرحلة صيانة البيانات وتتضمن :
تخزین البيانات للرجوع إليها في المستقبل – تحدیث البيانات المخزنة
لتعكس الأحداث الحديثة – فهرسة البيانات التي تتضمن تصني فً ا للمعلومات –
حمایة البيانات المخزنة وتتضمن عدة أساليب وإجراءات متنوعة من أجل
حماية البيانات وعدم تدميرها أو ضياعها .
نظم المعلومات المحاسبية ٤٥
خامساً- مرحلة المخرجات:
وهي تمثل الهدف النهائي لدورة تشغيل البيانات ومخرجات البيانات قد
تكون في إحدى صورتين مستندات – وتقارير.
٢ أساليب النظم : /٥
هي الأدوات والوسائل التي تستخدم في تحليل وتصميم وتوثيق النظام
والعلاقات والارتباطات بين النظم الفرعية وهي عبارة عن أدوات تصويرية في
طبيعتها ويطلق عليها خرائط التدفق وهي عبارة عن رسم تخطيطي يمثل :
أ- التنظيم المنطقي للقرارات .
ب- الخطوات في برنامج الحاسب .
ج- تدفق البيانات أو المعلومات في النظام .
د- تدفق المستندات في أي نظام .
وهناك بعض القواعد العامة التي يجب اتباعها عند إعداد آل أنواع خرائط
التدفق :
١- رسم آل الرموز طبقاً للتصميم المعياري لكل نوع من أنواع خرائط التدفق .
٢- يجب رسم آل خطوط التدفق رأسياً أو أفقياً .
٣- يجب استخدام القناطر عند تقاطع الخطوط .
٤- يجب أن يكون تدفق المعلومات من أعلى إلى أسفل ومن اليسار إلى اليمين .
٥- يجب أن تكون هناك مسافات آافية بين الرموز .
٦- محاولة تخفيض رموز الوصل بقدر الإمكان .
٧- يجب توجيه الاهتمام نحو تحديد وتعيين الوحدة المطلوبة .
وتظهر الرموز طبقاً للتصميم المعياري لأنواع خرائط التدفق آالآتي
٥١ ونوضح فيها الأساليب المختلفة للنظم ودور آل أسلوب في تحليل - ص ٤٧
وتصميم وتوثيق النظام وذلك آالآتي :
٤٦ نظم المعلومات المحاسبية
أولاً- خرائط تدفق القرارات :
تستخدم هذه الخرائط في تفسير أو تحليل العمليات المتعلقة بالقرارات
المرآبة .
ثانياً- خرائط تدفق البرنامج :
تس تخدم آورقة عمل للمبرمج، إذ تظهر بالتفصيل الخطوات داخل البرنامج
والتتابع الذي سوف تنفذ طبقاً له . وهي جزء ضروري في توثيق البرنامج .
ثالثاً- خرائط تدفق النظم :
تمثل تدفق البيانات أو المعلومات في نظام المعلومات المحاسبي والاهتمام
بالمدخلات والمخرجات التي تنتج من استخدام تتابع برامج الحاسب أو برامج
الإجراءات .
رابعاً- خرائط تدفق المستندات :
هي تدفق المستندات التي تتعلق بالمدخلات في التنظيم وعادة ما تستخدم
آجزء من توثيق نظام المعلومات المحاسبي . آما يستخدم محلل النظم خرائط
تدفق المستندات للحصول على صورة عامة لشبكة الاتصالات بين الأقسام
والإدارات داخل التنظيم . والمستندات هي وسائط هذه الاتصالات .
خامساً- خرائط توزیع المستندات:
وتمثل آيفية توزيع عدة نسخ من المستندات داخل التنظيم والتأآيد هنا
على الإدارة التي يرسل إليها المستند وليس آيفية تشغيل المستندات .
وتفيد هذه الخرائط في :
أ- دراسة إمكانية استبعاد النسخ غير الضرورية أو الحفظ غير الضروري له ا.
ب- تحليل الواجبات داخل النظام .
ج- رقابة الاتصالات بين الوحدات التنظيمية المخ تلفة .
وتعتبر هذه الجوانب ذات أهمية للمحلل عند مراجعة الرقابة الداخلية للنظام .
نظم المعلومات المحاسبية ٤٧
سادساً- مخططات التدفق المنطقي للبيانات :
يستخدم محلل النظم مخططات التدفق المنطقي للبيانات لتوثيق النظام
والتصميم المنطقي له تلبية لاحتياجات المستخدم آما تساهم في تأآيد فهم الم حلل
لاحتياجات المستخدم من المعلومات، لأنها توفر لهذا المستخدم صورة لتفهم
محلل النظم لمشاآله، آما توفر للمحلل توصي فًا منطقيًا يستخدمه مصمم و
ومبرمجو النظم في تصميم المواصفات المادية للنظام .
التأآيد هنا على عبارة " منطقي " أي الفصل الواضح بين العمليات
المنطق ية لتحليل النظم – وبين العمليات المادية لتصميم النظام . فهذه
المخططات توفر للمحلل : توصيفًا منط قيً ا يستخدمه مصمم و ومبرمجو النظم في
تصميم المواصفات المادية للنظام .
تشغيل تعليمات لتشغيل البرنامج
مدخلات – مخرجات وظيفة لجهاز بمدخلات ومخرجات
قرار قرار يتضمن فروعًا لنقط بديلة داخل البرنامج
تجهيز أو إعداد تعليمات تغير البرنامج
مراقبة نقطة بداية أو نهاية أو توقف البرنامج
٤٨ نظم المعلومات المحاسبية
ي ر ف زء آخ ى ج رج إل ن أو يخ دخل م ل ي موص
خريطة التدفق
فحة ن ص روج م ول أو الخ صميم للدخ موصل ت
خريطة التدفق
اتجاه التدفق اتجاه تدفق البيانات أو التشغيل (رؤوس
الأسهم)
زين ام للتخ ز ع و رم ر وه صال مباش ى ات زين عل تخ
المباشر لأي بيانات مثل القرص الممغنط أو الاسطوانة
بة ثل المثق يح م وحة المفات تعمال ل ال باس ية الادخ عمل
بلوحة مفاتيح
اتجاه التدفق
اسطوانة ممغنطة وهو رمز خاص لوسط تخزين
البيانات على اسطوانة ممغنطة .
قرص ممغنط وهو رمز خاص لوسط تخزين البيانات
على قرص ممغنط
نظم المعلومات المحاسبية ٤٩
تزييل وتفسير
تجميع مرتب لخلق اثنين أو أآثر من ملفات المخرجات،
من اثنين أو أآثر من ملفات المدخلات
تصنيف ، لترتيب السجلات في الملف في تتابع مثل
التتابع الأبجدي التصاعدي
خط اتصال مثل خط تليفون أو أي قناة اتصال أخرى
مدخلات يدوية أي المدخلات التي تتم يدوياً من جهاز
اتصال مباشر مثل أنبوبة آشعة المهبط في وقت التشغيل
شريط إرسال مثل شريط آلة الجمع الذي يحتوي إجماليات
المجموعة ويرتبط عادة بمجموعة من مدخلات المستندات
تخزين غير مباشر أي تخزين لا يمكن الدخول إليه فوراً
بواسطة الحاسب
عملية مساعدة وهي عملية يتم أداؤها على معدات ذات
اتصال غير مباشر مثل الناسخة أو المفسر
بط أو آلات عة المه يب آش ى أناب ومات عل رض المعل ع
آاتبة أو وحدة طرفية
ون ندما تك رجات ع دخلات أو المخ نط للم ريط ممغ ش
البطاقات المثقبة في وسط الإدخال أو الإخراج
٥٠ نظم المعلومات المحاسبية
ون ندما تك رجات ع دخلات أو المخ بة للم ة مثق بطاق
البطاقات المثقبة في وسط الإدخال أو الإخراج
ون ندما تك رجات ع دخلات أو المخ ثقب للم ريط م ش
الأشرطة المثقبة في وسط الإدخال أو الإخراج
شغيل، عملية رئيسية أو مجموعة من العمليات يتم أد اؤها ت
بواسطة الحاسب
مدخلات / مخرجات وتستخدم فقط عندما لا يتم تحديد وسيلة
المدخلات / المخرجات
ر مستن دًا مطبوعًا أو رجات ويعتب دخلات أو مخ ستند م م
تقريرًا
عملية يدوية ، مثل مفتاح التثقيب
دمج أو ربط اثنين أو أآثر من الملفات في ملف واحد
دمج أو ربط اثنين أو أآثر من الملفات في ملف واحد
رموز خرائط تدفق النظام
نظم المعلومات المحاسبية ٥١
عملية يدوية
نسخ متعددة
من المستند
طباعة آلة
جمع
ملف دائم ملف مؤقت
تدفق مستند
عمل أو
نشاط يتم
أداؤه على
المستند
حجرة الاستلام مكتب الشراء المخازن
التدفق عبر الخطوط التنظيمية
مستند خطوط تدفق متقاطعة
٥٢ نظم المعلومات المحاسبية
سابعاً- جداول القرارات :
تستخدم هذه الجداول آوسيلة للاتصال بالقائمين على إعداد برنامج
الحاسب . وتتعلق بالإجراءات التي يجب أن تتخذ عندما يتم مواجه ة ظروف
خاصة محددة .
وتحتوي جداول القرارات على :
١- مجموعة من الظروف وهي العوامل التي يجب أن تؤخذ في الاعتبار
عند صنع وعمل القرارات .
٢- مجموعة من الإجراءات ، وهي الخطوات التي يجب أن تنفذ عندما
تتحقق مجموعة من الظروف المحيطة .
٣- وتتضمن أيضاً قواعد القرارات وهي ا لتوافيق المحددة لكل من
الظروف والإجراءات التي يجب أن تتخذ عندما تتحقق هذه الظروف .
ثامناً- تصميم مواصفات المدخلات والمخرجات :
وهي تمثل أربعة إجراءات لوصف تصميم نظام معين :
١- تعریف المدخلات:
مثل مدخلات بطاقات الوقت لحساب الأجور حيث تتضمن عدة حقول ، وآل
حقل له اسم مثل رقم العامل – اسم العامل – رقم القسم – فترة الدفع – ساعات
العمل العادية – ساعات العمل الإضافية – ساعات الإ جازات المرضية ساعات
الإجازات العادية .
٢- تعریف التخزین:
وهو يصف شكل السجل في ملف من الملفات ويكون مماثلاً في شكله
لتعريف المدخلات أي يكود ويصنف آل حقل وموقعه داخل السجل والطريقة
التي يفرز بها .
نظم المعلومات المحاسبية ٥٣
٣- تعریف المخرجات :
يصف شكل سجل التقارير أو وسائل العرض ويتضمن عناوين التقارير
وآل المعلومات التي يحتويها التقرير ، ونوع المعلومات ال تي تظهر في آل حقل
من حقول المخرجات . ويؤخذ في الاعتبار طاقة مواقع الطباعة الأفقية
والرأسية في الهيكل الآلي لأجهزة المخرجات .
٤- قاموس مصطلحات عناصر البيانات :
هو بمثابة تعريف عملي لكل حقل – أي مجموعة من البيانات أو الوصف
لمجموعة الإجراءات .
أ- اسم عنصر البيانات ويجب أن يكون اسمًا واحدًا له معنى .
ب- شكل الحقل: أي وصف منذ تمام الإنتاج وحتى الشحن للعملاء .
ج- مصدر البيانات – إجراءات الحفظ – التحديث – موقع التخزين – آل
الإجراءات والتقارير التي تستخدم العنصر .
مثال: عن قاموس مصطلحات البيانات :
الاسم : معدل الأجر .
التعريف : المعدل العادي لأجر الساعة .
المصدر : المدخلات : موظف جديد – تعديل مستحقات التحقيق : القيمة
التي يجب أن تكون داخل مدى الدفع .
التحديث : آل التعديلات التي تتعلق بمعدل الأجر ومعاملات عمال جدد
والمصدر هو قسم الأجور .
التخزين : الملف الرئيسي للأج ور .
أين تستخدم : حسابات الاستحقاقات .
- تقرير أخطاء المدخلات .
- سجل الأجور .
٥٤ نظم المعلومات المحاسبية
تاسعاً- المقابلات الشخصية :
وهي تنقسم إلى نوعين هما :
مقابلات شخصية مخططة : وهي تتكون من مجموعة من الأسئلة ذات
تتابع محدد .
مقابلات شخصية غير مخططة : إذ يجب تحديد الهدف من المقابلة –
والإجابة ع ن الأسئلة المتتابعة وهنا يكون ل لمحلل درجة آبيرة من الحرية .
وهناك عدة اعتبارات يجب أخذها في الحسبان عند القيام بالمقابلات
الشخصية :
١- موافقة الإدارة .
٢- جدولة المقابلات مقدماً .
٣- تسجيل محتوى المقابلة .
٤- جمع التعريفات للمدخلات والمخرجات وعناصر ا لبيانات في صورة
مكتوبة وليست شفوية .
نظم المعلومات المحاسبية ٥٥
ملخص
١- إن أفضل طريقة لتبويب العمليات التي تتعلق بتحويل مفردات أحداث
معينة إلى معلومات هي تطبيق مفهوم دورة تشغيل البيانات .
٢- إن دورة تشغيل البيانات تتم من خلال خمس مراحل هي : جمع البيانات،
تنقية البيانات، تشغيل البيانات، صيانة البيانات والمخرجات .
٣- إن أساليب النظم هي الأدوات والوسائل التي تستخدم في تحليل وتصميم
وتوثيق نظام المعلومات وهي العلاقات والارتباطات بين النظم الفرعية .
٤- خرائط التدفق من أهم أساليب النظم وهي تصويرية في طبيعتها ويتم
إعدادها طبقاً للرموز المعيارية لكل نوع من أنواع خرائط التدفق .
٥- مخططات التدفق المنطقي للبيانات تفصل فصلاً واضحاً بين العمليات
المنطقية لتحليل النظم وبين العمليات المادية لتصميم النظام وهي توفر
للمحلل توصي فًا منطقيً ا يستخدمه مصممو ومبرمجو النظم في تصميم
المواصفات المادية للنظام .
٦- تتضمن جداول القرارات مجموعة من الظروف ومجموعة من
الإجراءات التي تتخذ عند تحقق الظروف وقواعد القرارات .
٧- تصميم مواصفات المدخلات والمخرجات تعني تعريف المدخلات،
وتعريف التخزين، وتعريف المخرجات، وقاموس مصطلحات البيانات .
٨- المقابلات الشخصية قد تكون مخططة أو غير مخططة وفي آ ل
الحالات يجب أن تتم بموافقة الإدارة وتكون مجدولة مقدماً ويتم تسجيلها
وتحتوي آل تعريفات المدخلات والمخرجات وعناصر البيانات في
صورة مكتوبة وليست شفوية.
نظم المعلومات المحاسبية ٥٧
القسم الثاني
تكنولوجيا الحاسب الإلكتروني
٥٨ نظم المعلومات المحاسبية
نظم المعلومات المحاسبية ٥٩
الوحدة السادسة
أساليب التشغيل الإلكتروني للبيانات
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى دراسة أساليب التشغيل الإلكتروني للبيانات وتحديد
هذه الأساليب وبيان آيفية استخدام آل أسلوب عن طر يق الحاسب .
العناصر:
١ نظم التشغيل بالمجموعات : /٦
١ نظام التشغيل بالمجموعات المتتابع . /١/٦
٢ نظام التشغيل بالمجموعات المباشر . /١/٦
٢ نظام التشغيل الفوري : /٦
١ نظام التشغيل المباشر ذو الوصول المباشر . /٢/٦
٢ نظم التشغيل على أساس الوقت الحقيقي . /٢/٦
١ نظم التشغيل بالمجموعات : /٦
يعتمد هذا النظام على تشغيل البيانات في شكل مجموعات ، أي مجموعة
من مستندات معاملات المشروع، مثل مجموعة فواتير البيع، مجموعة بطاقات
الوقت، مجموعة معاملات الشراء . وقد يكون التجميع عن يوم أو شهر أو ثلا ثة
أشهر. ويتم تشغيل المجموعة عن طريق وح دة التشغيل المرآزية في وقت واحد
للحصول على مستندات المشروع المطلوبة أو لتحديث الملفات . وبعد أن يتم
تشغيل المجموعة تتقدم وحدة التشغيل المرآزية لتشغيل المجموعة التالية وهكذا
حتى يتم اآتمال تشغيل آل المجموعات .
التشغيل بالمجموعات ويتم مع ملف متتابع مخزن على ش ريط ممغنط .
٦٠ نظم المعلومات المحاسبية
١ نظام التشغيل بالمجموعات المتتابع: /١/٦
في ظل هذا النوع من التشغيل للبيانات فإن التغيرات في الملف
والاستفسارات منه يتم تجميعها وتشغيلها دورياً، على أساس متتابع . وبالمعنى
العملي فإن الطريق الوحيد الممكن لتشغيل الملف الرئيسي المتتابع هو على أساس
المجموعات حيث لا يوجد وصول مباشر لكل سجل من السجلات .
٢ نظام التشغيل بالمجموعات المباشر: /١/٦
هنا ملفات الوصول المباشر يمكن تحديثها على أساس المجموعة مثل
بيانات الأجور الأسبوعية، والتي عادة ما يتم تجميعها وتشغيلها على أساس
المجموعات حتى ولو آان الملف الرئ يسي مخزناً على جهاز تخزين ذ ى وصول
مباشر وهذا ما يطلق عليه نظام التشغيل المباشر بالمجموعات .
٢ نظام التشغيل الفوري : /٦
في ظل التشغيل الفوري فإن المعاملات يتم تشغيلها لتحديث الملف فوراً
أو بعد فترة قصيرة من حدوث الأحداث الفعلية .
والتشغيل الفوري ضروري لملف ات الوصول المباشر ولذلك يطلق عليه
نظام التشغيل المباشر الفوري ، وينقسم إلى نوعين هما :
١ نظام التشغيل المباشر ذو الوصول المباشر : /٢/٦
نظم التشغيل المباشر ذات اتصال مباشر بالحاسب ، وذات الوصول المباشر
هي مجموعة الأقراص الممغنطة ذات اتصال مباشر بالحاسب .
أما الوصول المباشر فيشير إلى تنظيم الملفات حيث يتم استرجاع السجلات
بواسطة وحدة التشغيل المرآزية بدون استنف اد وقت في البحث . وتنظيم الملفات
الذي يسمح بالوصول المباشر هو التنظيم المفهرس المتتابع أو البسيط المباشر أو
العشوائي وتتميز بإدخال مدخلات عمليات عشوائية وس ريعة ومباشرة وآذلك
الوصول المباشر لمحتويات السجل آلما احتاج الأمر وتخدم في :
نظم المعلومات المحاسبية ٦١
- الاستعلام .
- التحديث .
- البرمجة .
٢ نظم التشغيل على أساس الوقت الحقيقي : /٢/٦
يمكن لنظام حاسب الوقت الحقيقي أن يلتقط البيانات فوراً عن الأحداث أو
العمليات المستمرة ، ويوفر المع لومات الضرورية في وقت قصير يتناسب مع
طبيعة استخدام هذه المعلومات ومن أفضل أمثلة نظام الوقت الحقيقي هو نظام
الحجز في الطائرات ونظام تشغيل أوامر البيع، حيث يتطلب تشغيل المدخلات
الفورية بدلاً من الدورية . وملف التخزين المناسب هنا هو ذو الوصول المباشر
أو العشوائي وهو القرص الممغنط أو الاسطوانة الممغنطة .
٦٢ نظم المعلومات المحاسبية
ملخص
١- تنقسم أساليب التشغيل الإلكتروني للبيانات إلى أسلوبين هما نظام
تشغيل المجموعة ونظام التشغيل الفوري .
٢- نظام تشغيل المجموعة يعتمد على تشغيل البيانات في شكل مجموعات
أي مجموعة مستندات معاملات المشروع . والتشغيل بالمجموعات يتم
مع ملف متتابع مخزن على شريط ممغنط .
٣- نظام التشغيل بالمجموعات المتتابع يقوم على أساس تجميع التغيرات
في الملف والاستفسارات منه وتشغيلها على أساس متتابع ، حيث لا
يوجد وصول مباشر لكل سجل من السجلات .
٤- نظام التشغيل بالمجموعات المباشر يس تخدم في تحديث ملفات الوصول
المباشر على أساس المجموعة، حتى ولو آان الملف الرئيسي مخزناً
على جهاز تخزين ذ ى وصول مباشر . ويطلق عليه نظام التشغيل
المباشر بالمجموعات .
٥- نظام التشغيل الفوري يستخدم في تشغيل المعاملات لتحديث الملف
فوراً أو بعد فترة قصيرة من الأحداث الفعلية . وينقسم إلى نظام
التشغيل المباشر ذ ى الوصول المباشر، ونظام التشغيل على أساس
الوقت الحقيقي آما هو الحال في نظام الحجز في الطائرات وفي
تشغيل أوامر البيع.
نظم المعلومات المحاسبية ٦٣
الوحدة السابعة
نظم إدارة قاعدة البيانات
الأهداف :
تهدف هذه الوحدة إلى دراسة نظم إدارة قاعدة البيانات وإيضاح دورها في
التغلب على مساوئ الأسلوب التقليدي في تشغيل البيانات وتحديد دورها في
الفصل بين الرؤية المنطقية والرؤية المادية لتخزين البيانات . آما تهدف إلى
دراسة عناصر القاعدة والهياآل المنطقية التي تستخدمها ومزاياها وعيوبه ا.
العناصر:
١ مقدمة لنظم إدارة قاعدة البيانات . /٧
٢ الأسلوب التقليدي في تشغيل البيانات . /٧
٣ أسلوب قاعدة البيانات في تشغيل البيانات . /٧
٤ الرؤية المنطقية لتخزين البيانات عكس الرؤية المادية . /٧
٥ عناصر قاعدة البيانات : /٧
١ المستخدمون للقاعدة . /٥/٧
٢ نظام إدارة قاعدة البيانات . /٥/٧
٣ مدير قاعدة البيانات . /٥/٧
٤ قاعدة البيانات . /٥/٧
٦ الهياآل المنطقية لقاعدة البيانات . /٧
٧ مزايا وعيوب أسلوب قاعدة البيانات . /٧
١ مقدمة لنظم إدارة قاعدة البيانات : /٧
من أهم التغيرات التي تواجه مصممي نظم المعلومات المحاسبية .
٦٤ نظم المعلومات المحاسبية
هي
٢ الأسلوب التقليدي في تشغيل البيانات : /٧
يتأصل الأسلوب التقليدي على الملفات فكل تطبيق لديه الملفات الرئيسية
الخاصة به ولديه أيضاً مجموعة ملفات المعاملات المتعلقة به. فالملفات مصممة
وفقاً للمواصفات الخاصة بكل تطبيق .
فالبرامج تتوقف على الملفات وتتوقف الملفات على البرامج وعندما تتغير
الصيغة الطبيعية للملف يتغير البرنامج والسبب في تأصل الأسلوب التقليدي
على الملفات هو أن الهدف الرئيسي في آثير من التطبيقات هو الحصول ع لى
الملف الرئيسي للبيانات اللازمة لاستخراج المعلومات للإدارة والملف الرئيسي
هو الوسيط لكل تطبيق .
وبالرغم من أن هذا الأسلوب التقليدي ما زال مستخدماً بصورة واسعة
حتى الآن؛ إلا أن له العديد من المساوئ :
ي ول ف ية الوص آيف
الوقت المناسب للبيانات
ات ي ملف زنة ف المخ
الحاسب
ثل تخدام م ية اس وآيف
هذه البيانات
في بيئة حرآية لمشروعات الأعمال
ينتج
احتياجات غير متوقعة من المعلومات
لذلك وجدت نظم إدارة قاعدة البيانات
نظم المعلومات المحاسبية ٦٥
١- إن تخزين نفس البيانات في ملفين أو أآثر ، وهذه البيانات ز ائدة على
الحاجة يؤدي إلى زیادة تكاليف تنقيح البيانات وتكاليف حمایتها وتخزینها .
٢- إن نفس البيانات المخزنة في ملفين مختلفين يجب أن تكون متماثلة
ومتطابقة ولكن غالباً ما تكون مختلفة لأساليب معينة، ومثل هذه الاختلافات
تؤدي إلى الارتباك والتداخل.
٣- إن البيانات في مجموعة الملفات الرئيسية قد تكون مرتبطة ببعضها
البعض آما هو الحال في الملف الرئيسي للمعلومات عن العاملين والملف
الرئيسي للأجور . ولكن هناك دائماً قصو رًا في تكامل البيانات . وأسلوب التطبيق
ليس له آلية ربط هذه البيانات ببعضها البعض بطريقة منطقية تجعلها ذات نفع
وفائدة لاحتياجات الإدارة .
٤- في ظل هذا الأسلوب الذي يتم فيه ربط البرامج بالملفات الرئيسية
والعكس بالعكس ، تظهر مشكلة التوافق بين البيانات . فالتغيرات في الصيغة
الطبيعية للملف الرئيسي تستلزم التغيرات في آل البرامج التي تتصل بالملف
الرئيسي وتصبح إدارة البيانات واجب آل مبرمج تطبيقات . ولا یوجد تنفيذ
مرآزي لوظيفة إدارة البيانات فهي موزعة ومنتشرة بين مبرمجي التطبيقات .
٥- قدرات استرجاع المعلومات قدرات محدودة طبقاً لطلبات محددة مسبقاً
للمعلومات وتتجه إلى أن تكون تقارير مخططة قد سبق برمجتها من أجل استخراجه ا.
٣ أسلوب قاعدة البيانات في تشغيل المعلومات : /٧
نظام إدارة قاعدة البيانات عبارة عن برنامج يخدم آحدود بينية بين برامج
التطبيقات وبين مجموعة الملفات الطبيعية المتكاملة المنسقة والتي يطلق عليها
قاعدة البيانات .
الملفات الطبيعية في قاعدة البيانات مناظرة للملفات الرئيسية في الأسلوب
التقليدي للتطبيقات . ومع نظام إدارة قاعدة البيانات فإن البيانات یتم ربطها
ببعضها في عدة ملفات طبيعية يساندها مجموعة من المفاتيح والمؤشرات وهذا
٦٦ نظم المعلومات المحاسبية
يساعد على :
أ- تقليل البيانات الزائدة ع لى الحاجة .
ب- استرجاع المعلومات غير المتوقعة التي لم تحدد مسبق اً .
٤ الرؤیة المنطقية لتخزین البيانات : /٧
هي عكس الرؤية المادية لأن هناك اثنتين من وجهات النظر نحو البيانات
هي الرؤية المادية والرؤية المنطقية .
الرؤیة المادیة للبيانات :
وهى مشابهة للنظم التقليدية للملفات ، فهي تتعامل مع الموقع الفعلي للرقم
الثنائي ومجموع ة الأرقام الثنائية الموجودة على أجهزة الذاآرة، ولكن المعرفة
بكل هذه التفصيلات لن تخدم في غرض نافع لأن مبرمجي التطبيقات يهتمون
أساساً باستخدام البيانات بغض النظر عن آيفية تخزينها .
والرؤیة المنطقية للبيانات :
تمثل البيانات التي في صيغة ذات معنى ومفهوم لمبر مج التطبيقات .
والتأآيد هنا على عناصر البيانات التي ترتبط ببعضها وعلى السجلات التي
ترتبط ببعضها والتي تمثل واقع المشروع .
٥ عناصر قاعدة البيانات: /٧
تتكون قاعدة البيانات من أربعة عناصر أساسية هي :
١- مستخدمو القاعدة .
٢- نظام إدارة قاعدة البيانات .
٣- مدير قاعدة البيانات .
٤- قاعدة البيانات .
١ مستخدمو القاعدة : /٥/٧
هم آل المستخدمين التقليديين مثل السكرتاريين ومبرمجي التطبيقات .
نظم المعلومات المحاسبية ٦٧
يتفاعل المستخدمون
مع نظام إدارة قاعدة البيانات
ويتضمن تفاعل المستخدمين مع نظام إدارة قاعدة البيانات تعريف
العلا قات المنطقية في قاعدة البيانات أي الرؤية المنطقية للبيانات – ومدخلات
البيانات والتغير فيها – واآتشاف الأخطاء – ومعالجة البيانات .
٢ نظام إدارة قاعدة البيانات : /٥/٧
وهي عبارة عن حزمة مرآبة من البرامج الجاهزة تساعد المستخدم على
الاتصال بقاعدة البيانات . ويفسر هذ ا النظام أوامر المستخدم بحيث يستطيع نظام
الحاسب أداء العمل اللازم .
وتستخدم اثنتان من اللغات
أي استرجاع المعلومات على
أساس الغرض منها
بشكل غير مباشر
عن طريق برامج التطبيقات
بشكل مباشر عن طريق لغة الاستعلام
لغة تعريف البيانات لغة معالجة البيانات
وهي حلقة الاتصال بين الرؤية
المنطقية لقاعدة البيانات والرؤية
المادية
وهي الأساليب اللازمة لتشغيل
قاعدة البيانات
بناء الوصف المنطقي الشامل
والجزئي
- الاسترجاع
- التصنيف
- العرض
- حذف البيانات أو السجلات
غير الضرورية
٦٨ نظم المعلومات المحاسبية
- تحديد الخصائص الطبيعية لكل سجل .
- الحقول داخل السجل .
- نوع البيانات داخل آل حقل .
- طول الحقل واسمه المنطقي .
- تحديد العلاقات والارتباطات بين السجلات .
٣ مدیر قاعدة البيانات : /٥/٧
يقوم المدير المسئول عن القاعدة بأداء الوظائف التالية :
١- يحتفظ بقاموس للبيانات .
٢- يحدد ويحافظ على الهيكل المادي للقاعدة .
٣- يوفر التحديث والتغيير لقاعدة البيانات متضمناً ذلك حذف السجلات
غير الضرورية .
٤- خلق وحفظ مراقبات التنقيح والتعديل في ضوء التغيرات والإضافات
للقاعدة .
٥- تطوير طرق الاسترجاع تلبية لاحتياجات المستخدمين .
٦- تنفيذ إجراءات الحماية الضرورية .
٧- تحقيق الرقابة على التكوين العام للقاعدة .
٨- تغيير أآواد الوصول للبيانات منعاً للاستخدام غير المشروع للقاعدة .
٤ قاعدة البيانات : /٥/٧
هي الموضع المادي الفعلي للبيانات فهي مستودع أو مخزن تجميع
البيانات الضرورية المرتبطة ببعضها البعض وتكون معدة ومتاحة للاستخدام
آمدخلات في برامج تطبيقات المستخدمين . وحتى تكون ذات فائدة لكل
التطبيقات العملية فإنه يجب :
نظم المعلومات المحاسبية ٦٩
١- تخزين البيانات على أجهزة الوصول المباشر مثل الأقراص الممغنطة .
٢- خلق نسخ إضافية لقاعدة البيانات على وسيلة اتصال غير مباشر مثل
الشريط الممغنط للتأمين والحماية وتعتبر ضرورية لأن آثي رًا من برامج
التطبيقات تعتمد على قاعدة بيانات مرآزية واحدة .
وأصبحت الآن نظم قاعدة البيانات شائعة الاستخ دام في مشروعات
الأعمال. ولأن عمليات القاعدة تتجه نحو التشغيل ذ ى الحجم الكبير الذي يستن فد
نسبة آبيرة من وقت وموارد ذاآرة الحاسب ، لذلك قد ابتكر بعض الموردين
حاسبات إلكترونية مخصصة تماماً لعمليات قاعدة البيانات ، ويشار إليها بآلات
قاعدة البيانات وهي وحدات ذات أغراض خاصة ولديها قدرات معينة ، ويتم
بناؤها داخل الهيكل الآلي للحاسب وتقوم بأداء أعمال مثل : الاسترجاع – الفرز
– التحديث وذلك بصورة أآثر آفاية و فع الية من البرامج الجاهزة .
٦ الهياآل المنطقية لقاعدة البيانات: /٧
هناك خاصي ت ان أساسيتان تميزان نظم إدارة قاعدة البيانات هما :
١- قدرتها على تخفيض حجم البيانات الزائدة ع لى الحاجة .
٢- قدرتها على جمع عناصر البيانات المرتبطة ببعضها البعض مثل
الحقول التي ترتبط ببعضها ال بعض .
والسجلات التي ترتبط ببعضها البعض، وتنفذ ذلك من خلال استخدام
مفاتيح ومؤشرات مطمورة داخل السجل . وتعتبر مجموعة السجلات التي ترتبط
ببعضها عن طريق هذه المؤشرات سلسلة وتستخدم ثلا ثة أنواع أساسية من
الهياآل المنطقية هي :
أولاً- هيكل الشجرة:
يتكون من عدة نقط ترتبط بالسجلات الخاصة بها من خلال فروع . وأعلى
نقطة يطلق عليها الجذر . والصفة المميزة لهذا الهيك ل هو أن النقط لها علاقة من
واحد – إلى – آثيرين ، آما لو آان لكل نقطة أب واحد وعدد من الأبناء .
٧٠ نظم المعلومات المحاسبية
الهيكل بمثابة تمثيل منطقي للبيانات أما التخزين المادي لهذه البيانات فقد
يكون في ثلا ثة ملفات م نفصلة مثل ملف العميل – ملف الفواتير – ملف خطوط
المنتجات . مع مجموعة السجلات التي ترتبط ببعضها البعض عن طريق
المفاتيح والمؤشرات المطمورة داخل آل سجل . آما يمكن ربط سجل منتج بعدة
سجلات للمواد الخام والتي ترتبط بالتبعية بعدة سجلات للموردين .
ثانياً- هياآل الشبكة :
هذا الهيكل يسمح بعلاقة ارتباط من آثيرين – إلى – آثيرين . وذلك بين
النقط المختلفة للهيكل ، مثل ما هو الحال في قاعدة بيانات التسويق التي هي عبارة
عن شبكة تتكون من اثنين من الملفات ا للذين يرتبط ان ببعضه م ا وهما ملف بيانات
مخزون البضاعة الجاهزة وملف بيانات العميل ، وترتبط هذه الملفات بمجموعة
من سجلات المعاملات مثل سجل أمر الإن تاج وسجل فاتورة البيع وسجل تقارير
رجل البيع . وسجل المرتجعات والمسموحات وسجل المتحصلات النقدية .
ثالثاً- الهيكل ذو العلاقات :
ويمكن إيضاح هذا الهيكل عن طريق تحديد ما يدرآه مدير المخازن مثلاً
بالنسبة لبعض البيانات الخاصة به والتي يجب تخزينها باستخدام هذا النو ع من
نظم إدارة قاعدة البيانات آالآتي :
سجل أوامر الشحن اليومية
تاريخ الأمر رقم أمر الشحن رقم العميل رقم أمر البيع وصف
سجل الشحن اليومي
الشحنة
تاريخ الأمر رقم أمر الشحن تاريخ أمر الشحن العربة الوزن
وقد تكون البيانات مخزنة مادياً باستخدام عنونة مرآبة ولكن ذلك لا يهم
المستخدم لأنه عندما يصل إلى البيانات فإن نظام إدارة قاعدة البيانات (الحزمة
نظم المعلومات المحاسبية ٧١
المرآبة من البرامج الجاهزة ) تقوم بتحويلها إلى صيغة منطقية. وتوفر بذلك
نظرة ذات معنى ومفهوم للبيانات .
٧ مزایا وعيوب أسلوب قاعدة البيانات : /٢/٧
المزایا :
١- تحد وتقلل من ال بيانات الزائدة ع لى الحاجة، لأن البيانات تخزن مرة
واحدة مما يؤدي إلى تخفيض تكاليف التخزين ويمنع الارتباك والتداخل
والغموض، عندما تخزن أآثر من مرة وتكون مختلفة بالرغم من أنها
يجب أن تكون متطابقة ومتماثلة .
٢- جمع البيانات التي ترتبط ببعضها البعض وبذلك توفر القدرة على
تشغيل الطلبات غير المتوقعة من البيانات .
٣- استقلال بيانات البرامج . فالبرامج يمكن أن تتغير بدون تغيير في البيانات .
٤- يحسن نظام إدارة قاعدة البيانات الحدود المشترآة بين المستخدم
والنظام، لأنه يوفر لغة الاستعلام ويمكن عن طريقها استرجاع
المعلومات بسرعة لتلب ية الاحتياجات غير المتوقعة للمعلومات .
٥- توفر التكامل والحماية للبيانات .
العيوب :
برامجها مرآبة ، والمفاهيم التي تستخدم فيها تعتبر جديدة ، وغالباً ما تكون
مرآبة ومعقدة، تستلزم أفرادًا على درجة عالية من المهارة والدقة في تشغيل
البيانات مما يستلزم إعادة تدريب المستخدمين . والبرامج فى نظام إدارة قاعدة
البيانات تلقى ع بئًا إضافيً ا على نظام الحاسب لأنها تستخدم وقت الحاسب في
التنفيذ ومساحة في الأقراص الممغنطة للتخزين .
ولكن هذه عيوب شائعة في آل نظم البرامج الجاهزة ويمكن التغلب عليها
بسبب انخفاض تكلفة الهيكل الآلي للح اسب .
٧٢ نظم المعلومات المحاسبية
ملخص
١- وجدت نظم إدارة قاعدة البيانات لتلبية احتياجات مصممى نظم
المعلومات المحاسبية من المعلومات غير المتوقعة .
٢- يتأصل الأسلوب التقليدي في تشغيل البيانات على الملفات . فالبرامج
تتوقف على الملفات وتتوقف الملفات على البرامج وعندما تتغير الصيغة
الطبيعية للملف يتغير البرنامج .
٣- من مساوئ التشغيل التقليدي: زيادة البيانات الزائدة على الحاجة وزيادة
تكاليف حمايتها وتخزينها بالإضافة إلى الارتباك والتداخل وعدم وجود آلية
ربط البيانات ببعضها، وقدرات استرجاع المعلومات محدودة .
٤- نظام إدارة قاعدة البيانات عبارة عن بر نامج يخدم آحدود بينية بين
برامج التطبيقات وبين مجموعة الملفات الطبيعية المتكاملة المنسقة
والتي يطلق عليها قاعدة البيانات .
٥- مع نظام إدارة قاعدة البيانات ، فإن البيانات يتم ربطها ببعضها في عدة
ملفات طبيعية يساندها مجموعة من المفاتيح والمؤشرات .
٦- الرؤية المنط قية لتخزين البيانات عكس الرؤية المادية فالرؤية المادية
تتعامل مع الموقع الفعلي للتخزين ، بينما الرؤية المنطقية تمثل عناصر
البيانات التي ترتبط ببعضها وتكون في صيغة ذات معنى ومفهوم
لمبرمج التطبيقات .
٧- تتكون قاعدة البيانات من أربعة عناصر أساسية هي : مستخدمو القاعدة
ونظام إدارة قاعدة البيانات ومدير قاعدة البيانات وقاعدة البيانات .
٨- يتفاعل المستخدمون مع نظام إدارة قاعدة البيانات عن طريق لغة
الاستعلام، وتُستخدم أيضاً اثنتان من اللغات هما لغة تعريف البيانات
ولغة معالجة البيانات .
نظم المعلومات المحاسبية ٧٣
٩- إن الهياآل المنطقية لقاعدة البيانات هي هيكل الشجرة وهيكل الشبكة
والهيكل ذو العلاقات .
١٠ - من مزايا أسلوب قاعدة البيانات أنها تحد وتقلل من البيانات الزائدة
على الحاجة وجمع البيانات التي ترتبط ببعضها البعض وتوفر القدرة
على تشغيل الطلبات غير المتوقعة من المعلومات .
١١ - تتمثل عيوب أسلوب قاعدة الب يانات في البرامج المرآبة والمعقدة
وبرامجها تلقى ع بئًا إضا فيًا على نظام الحاسب وهذا عيب شائع في
آل نظم البرامج الجاهزة ويمكن التغلب عليه بسبب انخفاض تكلفة
الهيكل الآلي للحاسب .
نظم المعلومات المحاسبية ٧٥
القسم الثالث
تطویر النظم
٧٦ نظم المعلومات المحاسبية
نظم المعلومات المحاسبية ٧٧
الوحدة الثامنة
الإطار العام لتطویر النظم
الأهداف:
إن تطوير النظام عبارة عن عملية تعديل أو إحلال لجزء من نظام
المعلومات أو لكل النظام، وتستلزم هذه العملية وق تًا وموارد، وهي نشاط مستمر
في آثير من المنظمات لذلك تهدف هذه الوحدة إلى دراسة المبادئ العامة
والتطبيقات العملية التي تتعلق بتطوير النظم من خلال دراسة الجوانب التالية :
١- دورة حياة تطوير النظم .
٢- الجوانب العملية لرقابة تطوير النظم .
العناصر:
١ دورة حياة تطوير النظم . /٨
٢ الجوانب العم لية لرقابة تطوير النظم : /٨
١ معايير التوثيق . /٢/٨
٢ الكفاية الإنتاجية للمحلل والمبرمج . /٢/٨
٣ رقابة تغير البرنامج . /٢/٨
٤ إدارة قاعدة البيانات . /٢/٨
٥ استخدام المراجعة في تطوير النظم . /٢/٨
١ دورة حياة تطویر النظم : /٨
يتم القيام بمشروعات تطوير النظم عن طريق فريق المشروع الذي يتكون
من محللي النظام والمبرمجين والمحاسبين وأفراد التنظيم الآخرين الذين لديهم
المعرفة عن المشروع أو يتأثرون به .
٧٨ نظم المعلومات المحاسبية
وتتمثل دورة حياة تطوير النظم في :
- تخطيط النظم .
- تحليل النظم .
- تصميم النظم .
- تنفيذ النظم وتقييمها والرقابة عليه ا.
وإهمال أي جزء من دورة التطوير، يؤثر على تتابع مراحل التطوير، آما
أن مفهوم دورة الحياة يوفر الإطار العام لتخطيط ورقابة أوجه النشاط التفصيلية
للتطوير. ونوضح فيما يلي قائمة بالمراحل العامة والمراحل التفصيلية لدورة
حياة تطوير النظام :
المراحل التفصيلية
تقييم الجدوى
تحليل المعلومات
المراحل العامة
التخطيط والتحليل
تصميم النظام
تطوير البرنامج
تطوير الإجراءات
التصميم
التحويل
التشغيل والصيانة
المراجعة البعدية
التنفيذ والعمليات والتقييم والرقابة
واآتمال آل مرحلة رئيسية في دورة الحياة بمثابة نقطة رقابة أساسية من
جانب الإدارة مع موافقة رسمية منه ا، ويقوم مبدأ الرقابة على أساس توثيق آل
مرحلة لمراجعتها والموافقة عليها قبل الانتقال إلى المرحلة التالية والتوثيق
المتجمع من آل المراحل هو التوثيق المتكامل للمشروع .
نظم المعلومات المحاسبية ٧٩
٢ الجوانب العملية لرقابة تطویر النظم : /٨
تهدف الجوانب العملية لرقابة تطوير النظم إلى :
١- تصميم النظم التي تحقق احتياجات مستخدمي المعلومات .
٢- المشارآة والرقابة الإدارية لكل مر احل تطوير النظم .
٣- توثيق مشروع النظم .
وتتعلق الجوانب العملية لرقابة تطوير النظم في الآتي :
١ معایير التوثيق : /٢/٨
وهي تحدد مقدما الاحتياجات اللازمة لل توثيق ، والمفهوم الأساسي لمعايير
تطوير النظام هو تحديد المراحل المختلفة في دورة حياة تطوير النظام وتحديد
التوثيق الخاص بكل مرحلة .
المرحلة التوثيق
- دراسة الجدوى
- مخططات التدفق المنطقي للبيانات
- قاموس مصطلحات البيانات
- توصيف المستخدم
- تقرير التصميم الع ام
تخطيط وتحليل النظم
- تقرير التصميم التفصيلي
- خرائط التدفق
- جداول القرارات
- توصيف البرنامج
- إجراءات التشغيل
تصميم النظام
٨٠ نظم المعلومات المحاسبية
- التنفيذ اليدوي
- توصيف الملفات
- إجراءات دخول البيانات
- خطة التحويل
- خطة الاختيار
- جداول التشغيل
تنفيذ النظام والتقييم والرقابة
- خطة المراجعة
- ملاحظات المستخدم
مراجعة وفحص النظام
ونوضح فيما يلي مفهوم التوثيق لكل مرحلة من مراحل تطوير النظم
وذلك آالآتي :
أولاً - مرحلة تخطيط وتحليل النظم : وتشمل الآتي :
١- دراسة الجدوى: والأهداف العامة لها هي الإجابة ع ن آل الجوانب
التي تتع لق بالجدوى الفنية والاقتصادية والعملية للنظام .
٢- مخططات التدفق المنطقي للبيانات: توفر لفريق المشروع صورة
واضحة للخصائص العملية للنظام الم قترح وتأخذ عدة صور مختلفة
مثل خرائط تدفق المستندات .
٣- قاموس مصطلحات البيانات: يوثق المحتوى المحدد لقاعدة البيانات
ويعد قائمة بكل حقل من حقول البيانات مع وصف محدد له .
٤- توصيف المستخدم: أي توصيف ضيق للخصائص العملية للنظام
المقترح . ويعتمد التوصيف على المقابلات الشخصية للمستخدم النهائي
ويجب ألا يكون التوصيف فنياً آما يجب مناقشته والموافقة عليه من
جانب المستخدم النهائي .
نظم المعلومات المحاسبية ٨١
٥- تقریر التصميم العام: هو الأساس للتصميم التفصيلي وهو بمثابة
صورة عامة للنظام مع بعض التفصيلات التي تتعلق بمتطلبات
المدخلات والمخرجات والهيكل الآلي المقترح مع متطلبات البرامج
الجاهزة وضرورة مناقشة اعتبارات التكلفة وخطة التطوير والموازنة .
ثانياً - مرحلة تصميم النظم :
وتتضمن أنواع التوثيق التالية :
١- تقریر التصميم التفصيلي للنظام :
الذي يعتبر ترجمة لتقرير التصميم العام ويتضمن :
أ- متطلبات المدخلات : أي مستندات المصدر ووسائل إعداد أو نقل أو
إرسال المستندات وتكرار عددها وحجمها المتوقع .
ب - توصيف التشغيل : أي تحديد الإجراءات الجديدة وتحديد آيفية استخدام
المدخلات في إعداد المخرجات المطلوبة والملفات والسجلات التي يحتفظ
بها وتكرار استخدام الملف وأحجام التشغيل الحالية والمتوقعة والملفات
التي تصحبها .
ج- متطلبات المخرجات: من حيث الشكل والمحتوى وتكرار التقارير واحتياطات
الرقابة والخطوات التي يجب أن تتخذ لتوفير الرقابة الداخلية .
د- تقديرات التكلفة .
٢- خرائط التدفق وجداول القرارات :
وتستخدم هذه المستندات في تمثيل التصميم التفصيلي للنظام .
٣- توصيف البرنامج :
وهو بمثابة وصف تفصيلي لخر يطة تدفق البرنامج، وقائمة مصدر البر نامج
ووصف واضح لصيغ البيانات المستخدمة في البرنامج والمخرجات الناتجة منه .
٨٢ نظم المعلومات المحاسبية
٤- إجراءات التشغيل والتنفيذ اليدوي :
إجراءات التشغيل أو التعليمات وتوثيق التنفيذ اليدوي . وتتعلق بنظم
التشغيل الإلكتروني للبيانات مثل نظام التشغيل بالمجموعات المتتابع أو المباشر
ونظم التشغيل الفوري سواء نظم التشغيل ذ ى الوصول المباشر أو التشغيل على
أساس الوقت الحقيقي .
٥- توصيف الملفات وإجراءات دخول البيانات :
وتتضمن إعداد التعليمات للمستخدمين من موظفي دخول البيانات وأفراد
تشغيل الحاسب ويجب أن تكون تفصيلية وواضحة ومختصرة .
ثالثاً- مرحلة تنفيذ النظم والتقييم والرقابة :
١- خطة التحویل :
يلزم في مرحلة التنفيذ، التنسيق بين أفراد التشغيل وربما يعاد تدريبهم،
آما تكون هناك حاجة إلى إجراء التغيرات المادية التي تنتج من النظام الجديد .
والجدولة ذات اعتبار هام وغالباً ما تستخدم الجدولة مثل خرا ئط جانت وخرائط
بيرت. وتتضمن التغيرات المادية تجهيز الموقع، وتحويل الملفات الذي يكون
مكلفاً ويستغرق وقتًا ويلزم رقابته بعناية ، ويستلزم التحول إلى النظام الجديد
تحديد بعض أساليب التحويل مثل التحو يل الفوري أو التشغيل المتوازي أو
التحويل المرحلي .
أ- التحویل الفوري: ذو مخاطرة ويحذر منه في حالة التغيرات غير الكاملة
أو التغيرات الثانوية .
ب - التحویل المتوازي: يعني أن هناك فترة تشغيل متوا زٍ يتم خلالها تشغيل
آل من النظام ين القديم والجديد ، ومراجعة واختبار قدرات النظام
الجديد.
ج - التحویل المرحلي: وهو طريقة وسط يساعد في تحسين النظام بشكل
متتالٍ مع مخاطرة أقل وتضحية بالتكاليف وبعض التأخير . وقد يعتمد
نظم المعلومات المحاسبية ٨٣
على وحدات مستقلة في النظام قائمة بذاتها مثل دخول البيانات، وتحويل
الملفات أو يعتمد على وحدات تنظيمية مثل تحويل نظام الأجور ثم نظام
حسابات المدينين وهكذ ا.
ويستلزم التحول إلى النظام الجديد تحديد بعض أساليب التحويل، الفوري
أو التشغيل المتوازي أو التحويل المرحلي ويظهر ذلك آالآتي :
التحويل الفوري
التشغيل المتوازي
التحويل المرحلي
استراتيجيات التحویل
٢- خطة الاختبار :
تصف خطة الاخ تبار طبيعة بيانات الاختبار وملخص نت ائجه . ويعتبر
الاختبار الملائم الكافي مرحلة هامة في دورة حياة تطوير النظم .
٣- جداول التشغيل والصيانة :
يجب أن تتطابق هذه المستندات مع الجداول التي تستخدم في إمكانيات
وتسهيلات تشغيل بيانات النظام .
نظام قديم نظام جديد
النظام القديم
النظام الجديد
النظام القديم
وحدة أ وحدة ب وحدة ج٨٤
نظم المعلومات المحاسبية
رابعاً- مراجعة وفحص النظام :
١- خطة المراجعة :
يصف هذا ا لمستند ويحدد طبيعة أي عملية مراجعة يتم القيام بها لتقييم
تشغيل النظام .
٢- ملاحظات المستخدم :
من المفضل مراجعة ومنا قشة ملاحظات المستخدم بعد أن يصبح النظام
عملياً ويجب أن تكون المراجعة رسمية . لذلك فإن هذا المستند يحدد ويصف
الخطة التي يمكن عن طريقها إنجاز هذ ا العمل، ومن الضروري أن تدرج نتائج
هذه العملية في النظام .
صيانة معایير التوثيق :
إن صيانة معايير التوثيق واستخدامها في تطوير النظام يعتبر من الواجبات
الهامة في المنظمات آبيرة الحجم . وغالباً ما يكون هناك وظيفة منفصلة أو قسم
متخصص مسئول عن هذه الواجبات . وي تولى مجموعة من الأفراد مسئولية جمع
ومراجعة التوثيق الناتج من آل مرحلة لأن التوثيق له دور هام في واجبات
التصميم التفصيلي . ويمكن إيجاد معايير التوثيق داخلياً أو شر اؤ ها من موردي
الحاسب .
مزایا التوثيق :
التوثيق له العديد من المزايا آالآتي :
١- يؤآد وجود التوثيق أن آل الاعتبارات الملائمة وآل الإجراءات قد
أخذت في الحسبان في آل مرحلة من مراحل المشروع .
٢- يوفر التوثيق وسيلة لمراجعة مشروع التطوير من جانب الإدارة .
٣- التوثيق لازم وضروري لتشغيل وصيانة النظام .
نظم المعلومات المحاسبية ٨٥
٤- التوثيق يعتبر وسيلة للتوصيل أي يوضح آيفية اتصال الجهات المتعددة
في مشروع التطوير للنظام ببعضها البعض ، فيما يتعلق باآتمال أداء
واجبات ومسئوليات محددة .
والعيب الوحيد للتوثيق يتمثل في العمل المتواصل للحصول عليه وغالباً ما
يكون هذا العمل مكرراً ويستغرق وقتًا .
٢ الكفایة الإنتاجية للمحلل والمبرمج : /٢/٨
إن الرقابة الأساس ية التي توجه نحو وظيفة المحلل، واضحة في التوثيق
الذي يمثل الحدود البينية بين المحلل والمستخدم . والرقابة التي تقترح لتحسين
إنتاجية المبرمجين تترآز على الطريقة التي يصمم بها البرنامج ويكود وطريقة
تنظيم أفراد البرمجة ، وصيانة البرامج الناتجة وأيضاً زيادة الك فاية الإنتاجية
خلال تطوير البرنامج . هذه الصيانة للبرامج سوف تخفض من تكاليف
إعدادها، عن طريق تخفيض الوقت اللازم للحصول على البرنامج .
٣ رقابة تغير البرنامج : /٢/٨
تختص مراقبات تغير البرنامج بصيانة برامج التطبيق ، وصيانة برامج
التطبيق مسألة حتمية لأنه قد تنش أ الحاجة إلى تغيير البرنامج عند الآتي :
١- اآتشاف خطأ .
٢- تغيير إجباري لمتطلبات خارجية مثل القوانين الحكومية .
٣- تغيير من جانب المستخدم .
٤- تغييرات في شكل أو ترتيب الملفات .
٥- تغييرات في صيغ التقارير .
والتوثيق الوافي للبرنامج واستخدام لغات المستوى الع الي الكوبول
والفورتران ولغات قاعدة البيانات ، آل هذه الوسائل تؤدي إلى زيادة الحماية
والصيانة للبرامج .
٨٦ نظم المعلومات المحاسبية
وتتضمن رقابة تغير البرنامج التوثيق والمراجعة ، والهدف هو عرض آل
التغييرات في البرنامج بصورة فعالة ويترآز التوثيق حول صيانة آل من :
- سجل تغيير البرنامج .
- ملف تغيير البرنامج .
ويستخدم سجل تغيير البرنامج آسجل أداء للوقائع والأحداث ولمراقبة آل
التغييرات. وطلبات التغير يجب أن تكون مكتوبة ومتف قًا عليها. آما يجب
مراجعة هذه الطلبات وترقيمها مسلسلة وتدخل في سجل تغير البرنامج . ويعلم
المسئول عن هذا السجل المبرمجين بالتغير في صورة مكتوبة وغالباً ما تكون
نسخة من أصل طلبات التغير ويكون بمثابة مستند للمبرمجين ، وبعد أن يتم
برمجة التغيير واختباره، وتعديل توثيق البرنامج ليعكس التغيير الذي حدث، يتم
جمع توثيق تغير البرنامج في ملف تغيير البرنامج الذي يعتبر تأري خًا متجم عًا
للتغيرات في البرنامج ولكل برنامج تطبيق بصورة منفصلة .
٤ إدارة قاعدة البيانات: /٢/٨
وظيفة إدارة قاعدة البيانات هي المحور الأساسي لتصميم ورقابة آل
بيانات الإدارة . وآلما آانت قاعدة البيانات آبيرة الحجم ومتكاملة، زادت
المسئوليات الملقاة على عاتق إدارة قاعدة البيا نات، وتتولى إدارة قاعدة البيانات
العديد من الوظائف نوضحها فيما يلي :
- تعريف البيانات وصيانتها لكل برنامج تطبيق وبشكل منفصل وللملفات
المتعلقة بها .
- إعداد المعايير والتوثيق لكل عناصر البيانات في القاعدة .
- استخدام قاموس مصطلحات البيانات .
- تكامل البيانات في قاعد ة بيانات مرآزية .
- حل مشاآل عدم اآتمال البيانات أو مشاآل توثيقها أو الاتصالات بين
نظم المعلومات المحاسبية ٨٧
من يشترآون في القاعدة .
- تأمين البيانات ودقتها والمشارآة فيها .
- استرجاع البيانات والنسخ الاحتياطية منها .
- مسارات المراجعة .
وآل هذه الجوانب تمثل اختصاصً ا رقاب يً ا هامًا .
٥ استخدام المراجعة في تطویر النظم : /٢/٨
إن مراجعة نظام تشغيل البيانات تتوقف على نظام المراقبة الداخلية ، مما
يستلزم ضرورة مشارآة المراجع الداخلي في تطوير النظم للتأآد من بناء
جوانب المراجعة والمراقبة الداخلية اللازمة للنظم التي تعتمد على الحاسب
الإلكتروني .
إن إدخال المراجعة في تطوير النظم يعتبر إجراء حدي ثًا نسبياً، ولكن
أوضحت العديد من الدراسات دور المراجع الداخلي في تصميم وتنفيذ النظم
وفي عمليات تشغيل البيانات وأآدت أن وظيفة المراجعة الداخلية هي تصميم
المراقبات داخل النظام ، وضبط واختبار النظام دورياً بعد تشغ يله.
٨٨ نظم المعلومات المحاسبية
ملخص
١- تطوير النظم عبارة عن عملية تعديل أو إحلال لجزء من نظام
المعلومات أو لكل النظام . وتستلزم هذه العملية وق تًا وموارد وهي
نشاط مستمر في آثير من المنظمات .
٢- دورة حياة تطوير النظم تتمثل في تخطيط، وتحليل وتصميم وتنفيذ
النظم وتقييمها والرقابة عليها .
٣- الجوانب العملية لرقابة تطوير النظم تهدف إلى تصميم النظم التي
تحقق احتياجات مستخدمي المعلومات والمشارآة والرقابة الإدارية
وتوثيق مشروع النظم .
٤- المفهوم الأساسي لمعايير تطوير النظام هو تحديد المراحل المختلفة في
دورة حياة تطوير النظام وتحديد التوثيق الخاص بكل مرح لة .
٥- الرقابة الأساسية للمحلل واضحة في التوثيق والرقابة لتحسين إنتاجية
المبرمجين تتم طبقاً للطريقة التي يصمم بها البرنامج ويكود وطريقة
تنظيم أفراد البرمجة .
٦- سجل تغير البرنامج بمثابة سجل أداء للوقائع والأحداث ورقابة آل
التغير، بينما ملف تغير البرنامج عبارة ع ن تاريخ متجمع للتغيرات في
البرنامج ولكل برنامج تطبيق بصورة منفصلة .
٧- إدارة قاعدة البيانات هي المحور الأساسي لتصميم ورقابة آل بيانات
الإدارة ولها أنشطة رقابية أساسية .
٨- من الأنشطة الرقابية الأساسية لإدارة قاعدة البيانات : توثيق عناصر
البيانات وتكاملها وحل مشاآل عدم الاآتمال فيها وتأمينها ودقتها
واسترجاعها .
نظم المعلومات المحاسبية ٨٩
٩- ضرورة مشارآة المراجع الداخلي في تطوير النظم للتأآد من بناء
جوانب المراجعة والمراقبة الداخلية اللازمة للنظم التي تعتمد على
الحاسب الإلكتروني .
١٠ - إن وظيفة المراجعة الداخلية هي تصميم المراقبات داخل النظام
وضبط واختبار النظام دورياً بعد تشغيله .
نظم المعلومات المحاسبية ٩١
الوحدة التاسعة
تخطيط وتحليل النظم
الأهداف:
إن الهدف الأساسي لهذه الوحدة هو وصف تخطيط وتحليل النظم بتحديد
أهدافهم وخطوات تطبيقهم .
العناصر:
١ أهداف تخطيط النظم . /٩
٢ مراحل تخطيط النظم ودراسة الجدوى . /٩
٣ أهداف تحليل النظم . /٩
٤ خطوات تحليل النظم : /٩
١ المسح الميداني للنظام الحالي . /٤/٩
٢ تحديد الاحتياجات للمعلومات . /٤/٩
٣ توصيف متطلبات النظام . /٤/٩
٤ تقرير تحليل النظم . /٤/٩
١ أهداف تخطيط النظم : /٩
تخطيط النظم يتضمن أساساً تحديد النظم الفرعية داخل نظام المعلومات
بحيث أن تكون ذات اهتمام خاص في التطوير ، وهد ف التخطيط هو تحديد
مناطق المشكلة وهل تحتاج إلى معالجة فورية أم يمكن معالجتها في المستقبل .
٢ مراحل تخطيط النظم ودراسة الجدوى : /٩
عند تطوير النظم يجب تطبيق أسلوب : من أعلى إلى أسفل . أي البدء من
الإجماليات إلى التفصيلات . أي تطبيق خطة أو استراتيجية النظم الش املة . وأن
تكون محل تأييد وموافقة الإدارة .
٩٢ نظم المعلومات المحاسبية
ويتضمن تخطيط النظم وتحليل الجدوى المراحل التالية :
١- أن تتم الدراسة والتخطيط باشتراك الإدارة العليا .
٢- تحديد لجنة لمتابعة تخطيط النظم توجه الاهتمام نحو الاحتياجات
للمعلومات ويتولاها مساعد المدير العام لنظم المعلوم ات .
٣- تحديد الأهداف الشاملة والقيود المفروضة بمعنى تطوير أهداف عامة
للشرآة وتطوير أهداف تفصيلية للنظم الفرعية .
ومن أمثلة الأهداف العامة : توحيد النظام المحاسبي والمالي للشرآة –
تطوير نظام مراقبة المخزون والإنتاج – تطوير نظام معلومات لإدارة صناعية
لرقابة ا لعمل الفني والتكاليف والجداول .
وآمثال لأهداف محددة لنظام فرعي معين مثل نظام مراقبة الإنتاج :
أ- التأآد من أن آل الأوامر الإنتاجية تامة عند تحديد تاريخ التسليم .
ب- تخفيض الفاقد في المواد الخام إلى أدنى حد .
ج- تخفيض وقت العطل .
د- تأآيد مستوى عالٍ من رقابة الجودة عن طريق تطوير تقارير محددة
خاصة وتقارير دورية تتعلق بالوحدات المعيية والمرفوضة .
٤- وضع الخطة الاستراتيجية للنظم :
وهي من أهم مخرجات لجنة المتابعة ؛ وتتضمن العناصر التالية :
أ- عوامل النجاح في الشرآة والأهداف العامة .
ب- وصف النظم المختلفة التي تحت اج إلى جهود التطوير .
ج- بيان الأولويات وتحديد المجالات التي لها أعلى أولوية .
د- تحديد إطار عام للاحتياجات من الموارد أي من التكاليف والأفراد والمعدات .
ه- إعداد جداول زمنية مبدئية لتطبيق التطوير .
نظم المعلومات المحاسبية ٩٣
٥- تحديد المشروعات الفردية والأولويات : أي تحديد المنافع والتكاليف
لأن الموارد محدودة آما أن تحديد الأولويات مسألة صعبة والفوائد
والمنافع من تطوير النظم من الصعب قياسها آمياً ولكن يجب أن تصاغ
وتعرض في صورة رسمية مكتوبة .
٦- تحديد اقتراح مشروع النظم : وهو يخدم آموازنة تمهيدية للمشروع أي
تقدير لتكاليف تطوير وتحليل النظم والتصميم المبدئي له مع قائمة
بالأهداف الشاملة والتقديرات المبدئية للتكاليف والمنافع النهائية .
٧- لجنة مشروع النظم : تتكون من الإداريين والمحاسبين ومستخدمي النظم
ومبرمجي الحاسب وأنواع متعددة من الخبرات الفنية اللازمة .
٣ أهداف تحليل النظم : /٩
يبدأ تحليل النظم بعد أن يحدد تخطيط النظم ، النظم الفرعية المختلفة التي
يتم من أجلها التطوير ويهدف تحليل النظم إلى :
١- فهم النظام الحالي القائم .
٢- تحديد المشاآل وفهمها ودراستها .
٣- التعبير عن المشاآل في صورة احتياجات للمعلومات .
٤- التحديد الواضح للنظم الفرعية التي يعطي لها أعلى أولوية .
٤ خطوات تحليل النظم : /٩
يوضح هذا الشكل المراحل الرئيسية لجهود تحليل النظم :
(خطوات تحليل النظم)
( خطوة ( ١
المسح الميداني
للنظام الحالي
( خطوة ( ٢
تحديد الاحتياجات
للمعلومات
( خطوة ( ٣
توصيف
متطلبات النظم
( خطوة ( ٤
تقرير تحليل
النظم
٩٤ نظم المعلومات المحاسبية
١ المسح الميداني للنظام الحالي : /٤/٩
أهداف المسح : تتحدد آالآتي :
أ- الفهم الأساسي للجوانب العملية للنظام .
ب- إقامة علاقات عمل مع م ستخدمي النظام .
ج- جمع البيانات الهامة التي تفيد في تطوير تصميم النظام .
د- تحديد مشاآل معينة تستلزم الاهتمام في ضوء جهود التصميم اللاحقة .
الاعتبارات السلوآية :
إن العنصر البشري له أهمية أساسية في دراسة النظم وهناك فجوة اتصال
بين محلل النظم وبين الإدارة ويظهر ذلك آالآتي:
فجوة الاتصال
وهذه الفجوة في الاتصال من مسئولية محلل النظم، الذي يجب عليه تحقيق
الاتصال عن طريق إقامة علاقات عمل جيدة بين فريق المشروع وبين الإدارة .
وهناك العديد من الأساليب التي تساعد المحلل في التغلب على هذه الفجوة
في الاتصال .
أ- التعرف على العاملين بالسرعة اللازمة .
ب- توصيل منافع النظام للعاملين .
محلل النظم
عدم التأآد
ضمان العمل
مقاومة التغيير
الإدارة
نظم المعلومات المحاسبية ٩٥
ج- تأآيد أن تغيير النظام لن يترتب عليه فقدان الأعمال أو تغيير مسئوليات
العمل .
د- تأآيد أن الهدف من التطوير سيكون للأفضل .
مصادر جمع الحقائق :
يجب استخدام آل المصادر المتاحة للمعلو مات وتتحدد آالآتي :
المقابلات الشخصية – الاستقصاءات والملاحظات – مراجعة أنواع
مختلفة من المستندات – دليل الحسابات – خرائط التنظيم – القوائم المالية –
الإجراءات اليدوية - آشوف السياسات – توصيف العمليات. وبجانب هذه
المصادر الداخلية هناك مصادر خارجية للمعلوم ات مثل النشرات الصناعية
والتجارية والجرائد المهنية والعملاء .
تحليل نتائج المسح الميداني :
عندما يكتمل المسح الميداني للنظام الحالي، فإنه يلزم التحليل الدقيق
لمظاهر القوة وجوانب الضعف في النظام الفرعي محل الدراسة . ويجب أن
يوجه المسح أساساً نحو طبيعة النظام و عملياته مع التعرف على المشاآل التي
تصحبه . بينما تحليل نتائج المسح الميداني يوجه أساساً لمواطن القوة والضعف
في النظام ويمكن طرح الأسئلة التالية :
١- هل يعتبر إجراء معي نًا من الإجراءات الضرورية في النظام ؟
٢- هل يتضمن الإجراء بعض الخطوات غير الضرورية ؟
٣- هل الإجراء ذو تكلفة عالية ؟
٤- هل يعتبر تقريرًا معينًا بمثابة تقرير واضح ومن السهل قراءته ؟
٥- هل صممت مستندات المصدر جيداً ؟
٦- هل التقارير الناتجة من النظام لا يلزم الحاجة إليها أو الاستخدام ؟
٩٦ نظم المعلومات المحاسبية
٧- ما هي أسباب مشكلة ما معينة ؟
٨- ما هي التقارير الإضافية التي سوف تكون نافعة للإدارة ؟
والأسئلة الموضحة سابقاً تمثل بعض النقاط التي يجب السؤال عنها لتقييم
النظام الحالي . ويمكن عند إجراء مثل هذا التقييم استخدام معايير معينة مثل
العلامات التي تستخدم في المراجعة . وترتبط هذه المعايير بال فعال ية والكفاءة .
وتعني الفعالية أن النظام يحقق الأهداف المحددة مقدماً في مرحلة تخطيط النظم،
وترتبط الكف اء ة بتحقيق الأهداف عند أدنى تكلفة ممكنة .
٢ تحدید الاحتياجات للمعلومات : /٤/٩
تتضمن الخطوة الثانية الهامة، في تحليل النظم، التحديد للاحتياجات من
المعلومات ا للازمة لاتخاذ القرارات الإدارية . وعند تحديد الاحتياجات من
المعلومات، فإن المحلل يقوم بدراسة قرارات محددة اتخذه ا المديرو ن في ضوء
مخرجات المعلومات . ويطلق على هذه العملية "تحليل الاحتياجات من
. (١/ المعلومات ". ويظهر هذا التحليل في الشكل التالي ( ٩
١): تحليل الاحتياجات من المعلومات / شكل ( ٩
اختيار النظام للتحليل
أهداف التخطيط أساليب تقييم الأداء
قرارات التخطيط دراسة القرارات قرارات الرقابة
الاحتياجات للمعلومات مقارنة احتياجات المديرين الاحتياجات
للمعلومات
تلخيص
نظم المعلومات المحاسبية ٩٧
وجوهر هذا التحليل هو دراسة القرارات، لأن الخطوة الهامة في تحليل
الاحتياجات من المعلومات تتم من خلال تحديد القرارات التي تتخذ .
وهناك بعض الأساليب التي يمكن أن تستخدم لفهم القرارات وتحديد
الاحتياجات من ا لمعلومات آالآتي :
١- تحديد مسئوليات العمل الرئيسية للمدير .
٢- تحديد الوسائل التي يقيم بها أداء المدير .
٣- تحديد المشاآل الرئيسية التي يواجهها المدير .
٤- تحديد الوسائل التي يقيم بها المدير أداء مر ءوسيه .
ومن المفيد أن يقوم المحلل بسؤال المديرين عدة أسئلة تفصيلية ، ومن
خلال الإجابة ع نها يمكن التوصل إلى المشاآل . وذلك يبرز أهمية إقامة
علاقات عمل جيدة بين محلل النظم والمديرين .
٣ توصيف متطلبات النظام : /٤/٩
تتضمن المرحلة الثالثة في مشروع تحليل النظام، توصيف متطلبات
النظام وتتحدد هذه المتطلبات في صورة المدخلات والمخرج ات .
ومتطلبات المدخلات في نظام فرعي معين تحدد احتياجاته الخاصة التي
يجب تحقيقها حتى يتمكن من بلوغ أهدافه . فمثلاً متطلبات المدخلات في نظام
مراقبة الإنتاج قد تتضمن :
١- التنبؤات بالمبيعات في الأجل القصير .
٢- التقارير عن توافر المواد الخام .
٣- مواصفات رقابة الجودة .
٤- بيانات التكاليف المعيارية .
٥- المعلومات التي تحدد أولويات الشغلات أو الأوامر الإنتاجية .
٩٨ نظم المعلومات المحاسبية
ومتطلبات المخرجات لنفس هذا النظام يمكن إيضاحها آالآتي :
١- تقارير التقدم اليومية .
٢- تقارير التمويل اليومية .
٣- التقارير عن الوحدات المعيبة أو المرفوضة .
٤- التقارير عن مشاآل المواد الخام .
وتحدد متطلبات المدخلات لنظام فرعي معين، متطلبات المخرجات لنظام
فرعي آخر. فمثلاً متطلبات مدخلات تنبؤات المبيعات اللازمة لنظام مراقبة
الجودة، سوف تكون متطلبات مخرجات نظام آخر داخل الشرآة مثل نظام
التسويق .
٤ تقریر تحليل النظم : /٤/٩
التقرير هو المخرجات النهائية لمشروع تحليل النظم ، وهو يخدم آأساس
لاتخاذ قرارات أخرى من جانب الإدارة العليا، آما أنه ينظم ويوثق نتائج
الخطوات الثلاث السابقة .
آما يتضمن بعض العناصر الأساسية التالية :
١- ملخص لمجال مشروع التحليل والغرض منه .
٢- علاقة مشروع التحليل ب الخطة الاستراتيجية الشاملة لنظم المعلومات .
٣- وصف مشاآل أي نظام فرعي .
٤- ملخص القرارات التي اتخذت ومتطلبات المعلومات الخاصة بها .
٥- توصيف متطلبات أداء النظام .
٦- موازنة تخطيطية شاملة للتكاليف وجدول زمني لكل خطوة من خطوات
التحليل .
٧- التوصيات الخاصة بتحسين نظام قائم أو تصميم نظام جديد .
نظم المعلومات المحاسبية ٩٩
٨- التوصيات الخاصة بتعديل أهداف نظام فرعي معين محل الدراسة .
ويقدم التقرير بعد اآتماله لمساعد المدير لنظم المعلومات أو للجنة المتابعة
أو يقدم رأساً للإدارة العليا، ويتم مراجعة ومناقشة التقرير من الأفراد المناسبين،
ويعتبر هو الأساس لما يجب أن يكون عليه التصميم المبدئي للنظم . وبذلك يكون
قد توفرت الخطة الكاملة لمراحل التصميم والتنفيذ في تطوير النظم .
١٠٠ نظم المعلومات المحاسبية
ملخص
١- إن تخطيط النظم يتضمن أساساً تحديد النظم الفرعية داخل نظام
المعلومات بهدف تحديد مناطق المشكلة .
٢- عند تطوير النظم يجب تط بيق أسلوب من أعلى إلى أسفل ، أي البدء
من الإجماليات إلى التفصيلات .
٣- يتضمن تخطيط النظم وتحليل الجدوى العديد من المراحل .
٤- يهدف تحليل النظم إلى فهم النظام الحالي القائم وتحديد المشاآل
وفهمها ودراستها والتعبير عنها في صورة احتياجات للمعلومات مع
التحديد الواضح ل لنظم الفرعية التي يعطى لها أعلى أولوية .
٥- عند القيام بالمسح الميداني للنظام الحالي آ إحدى خطوات تحليل النظم،
يجب مراعاة الاعتبارات السلوآية وتحديد مصادر جمع الحقائق مع
تحليل نتائج المسح الميداني .
٦- الخطو تان الثانية والثالثة في خطوات تحليل النظم هما تحديد
الاحتياجات للمعلومات وتوصيف متطلبات النظام .
٧- تقرير تحليل النظم هو المخرجات النهائية لمشروع تحليل النظم .
نظم المعلومات المحاسبية ١٠١
الوحدة العاشرة
تصميم النظم
الأهداف:
تقوم هذه الوحدة بوصف الخطوات المتعددة التي تدخل في تحديد بدائل
التصميم ومناقشة الاعتبارات المختلفة الملائمة لإعداد مواصفات التصميم
ووصف محتوى اقتراح تصميم النظم .
العناصر:
١ الخطوات في تصميم النظم : /١٠
١ تقييم البدائل المتعددة للتصميم . /١/١٠
٢ إعداد مواصفات التصميم . /١/١٠
٣ إعداد مستندات تصميم النظم . /١/١٠
٢ اعتبارات تصميم النظم . /١٠
١ الخطوات في تصميم النظم : /١٠
يشبه تصميم النظم إلى حد آبير التصميم الهندسي لبناء منزل ، فيحدد
المهندس في مرحلة التخطيط الوظائف الأساسية التي يقوم بها المنزل ويصوغ
الخطة العامة ، وفي مرحلة التصميم يقوم المهندس بإعداد مخطط أو برنامج
عمل يستخدمه عمال البناء ، والكهرباء ، والنجارة وغير ذلك .
وبنفس الطريقة يعد المصمم مخط طًا أو برنامج عمل يقوم المحاسبون
ومبرمجو الحاسب والإدارة بتنفيذه .
ويمكن تعريف تصميم النظام بأنه : صياغة مخطط أو برنامج عمل لنظام
آامل ويتقدم من التصميم العام إلى التصميم التفصيلي، وهذا يعتبر تطبيقاً
لأسلوب من أعلى إلى أسفل .
١٠٢ نظم المعلومات المحاسبية
بمعنى أن يتم تحديد الأهداف والوظائف العامة أولاً ثم إعداد المواصفات
التفصيلية مثل هياآل البيانات وأشكال السج لات ونماذج التقارير .
وهناك ثلاث خطوات رئيسية في تصميم النظم :
الخطوة ( ١) : تقييم بدائل التصميم .
الخطوة ( ٢) : إعداد مواصفات التصميم .
الخطوة ( ٣) : إعداد مستندات التصميم .
١ تقييم بدائل التصميم : /١/١٠
يبرز مشروع تصميم النظم حاجة معينة خاصة قد تحددت في مرح لة
تخطيط وتحليل النظم ويجب أن يوفر مصمم النظم الحل لمشكلة معينة .
(أ) حصر بدائل التصميم :
يواجه المصمم العديد من البدائل التي تتعلق بالآتي :
- تطوير نظام آامل جديد .
- تعديل نظام قائم .
١- تطویر نظام آامل جدید :
عند تصميم نظام آامل جديد هناك اثنان من الأساليب هم ا:
الأول : أن يختار المصمم أو يوصي بشراء نظام محدد مسبقاً . إذ إن هناك
عددًا آبيرًا من حزم البرامج المحاسبية الإلكترونية المتاحة في السوق ويمكن
شراؤها وتعتبر اقتصادية .
والثاني : حتى مع استخدام حزم البرامج الإلكترونية المصممة مقدماً ، فإنه
عادة ما يكون من الضروري أداء جزء آبير من عمل التصميم ، لأنه مع آبر
حجم المشروعات وزيادة منتجاتها فقد أصبح من الصعب إيجاد نظم محددة
مقدماً وتحقق بصورة مناسبة احتياجات الإدارة من المعلومات مما يستلزم
تصميم النظم داخلياً .
نظم المعلومات المحاسبية ١٠٣
٢- تعدیل نظام قائم :
والموقف الرئيسي الثاني ا لذي غالباً ما يواجه المصمم هو أن يكون هناك
نظام قائم ولكن لا يعمل بصورة مناسبة فيما يتعلق بالاحتياجات من المعلومات
المطلوبة منه . في مثل هذه الحالة يكون من الضروري تصميم التغييرات في
النظام القائم . ويمكن القول: إنه آقاعدة عامة، إن تعديل نظام قائم أصعب بكثير
من تصميم نظام آخر جديد لأن الأفراد يرفضون التغيير عموماً . وعند تعديل
نظام قائم هناك عدد من الأساليب التي يمكن أن تتخذ آالآتي :
الأول : إجراء تعديلات بسيطة تتعلق بجمع البيانات وإنتاج التقارير وهو
إجراء بسيط لأنه لا يتضمن أي تعديلات في مسئوليات عمل أي فرد .
الثاني : يقوم على أساس إعادة تنظيم مسئوليات العمل وهو قاس وغالباً ما
يقابل بالرفض، آذلك يجب على مصممي النظم توخي العناية عند أي تغييرات
تنظيمية وأن يكون ذلك في المواقف التي تحتاج إليها .
٣- بدائل التصميم :
تطبق هذه البدائل إما لنظام آامل جديد أو عند تعديل نظام قائم فعلاً .
موضوع التصميم بدائل التصميم
اليدوي عكس الإلكتروني .
تشغيل المجموعة عكس التشغيل المباشر
الحاسب الدقيق عكس الحاسب الكبير
تشغيل البيانات
المرآزية عكس اللامرآزية
العشوائي عكس المتتابع
الوصول المباشر عكس الوصول المتتابع
اليومي عكس الشهري
شبكات الحاسب
تنظيم الملفات
طرق الوصول إلى البيانات
تكرار التحديث
وسيلة التخزي ن القرص الممغنط عكس الشريط الممغنط
أسلوب المدخلا ت نظام المجموعة عكس التشغيل المباشر
١٠٤ نظم المعلومات المحاسبية
أسلوب التشغي ل تشغيل المجموعة عكس التشغيل المباشر
ر توبة بالحب رموز المك ى ال رف عل التع
الممغنط عكس التعرف على الرموز ضوئياً
وسيلة المدخلات
وسيلة المخرجا ت أنبوبة أشعة المهبط عكس الطباعة
تكرار التقاري ر اليومية عكس الأسبوعية
إطلاق التقارير التقرير حسب الطلب عكس التقرير الدوري
(ب) وصف البدائل :
طالما قد تم إعداد قائمة بالبدائل الهامة فإنه يجب تو ثيق آل بديل، ووصفه،
ويجب أن يتضمن وصف آل بديل المزايا والعيوب بالإضافة إلى معلومات
التكلفة، بحيث يمكن إجراء مقارنة بين التكلفة والعائد لكل بديل .
١) يصف بديل التصميم المرآزي للحاسب / والشكل التالي رقم ( ١٠
الإلكتروني:
١): بدیل التصميم المرآزي للحاسب / شكل ( ١٠
ويوجد طبقاً لهذا التصميم ثلا ثة أقسام مع نظام مرآز ى للحاسب، وآل قسم
يرسل البيانات المحاسبية لنظام الحاسب المرآزي وتوزع التقارير على آل قسم
من الأقسام الثلاثة .
( قسم ( ١) قسم ( ٢) قسم ( ٣
الحاسب المرآزي
نظام جمع البيانات نظام توزيع التقارير
نظم المعلومات المحاسبية ١٠٥
٢) وذلك آالآتي: / وهناك بديل آخر لنفس هذا الموقف يظهر في الشكل ( ١٠
٢): بدیل تصميم نظام الحاسب الإلكتروني / شكل ( ١٠
وطبقاًَ لهذا البديل، يكون لكل قسم الحاسب الخاص به يجمع البيانات
الخاصة بالقسم ويرسل التقارير الكاملة لمرآز القيادة في الشرآة .
(ج) تقييم البدائل:
إن المعيار الرئيسي للمقارنة والاختيار لبديل معين من أجل التنفيذ هو
التكاليف وما يقابلها من منافع ، والبديل الذي يتم اختياره يجب أن يحقق أهداف
آل النظم الرئيسية . وهناك عامل آخر هام هو الإمكانية أي أن يكون اقتراح
تصميم معين ممكناً فنياً وعملياً .
٢ إعداد مواصفات التصميم : /١/١٠
إن إعداد مواصفات التصميم ه و الخطوة الثانية في خطوات تصميم النظم .
والقاعدة الأساسية التي يجب أن تتبع عند تطوير مواصفات التصميم هي أن
يعمل المصمم في عكس الاتجاه، بمعنى أن يبدأ بالمخرجات ثم ينتقل إلى
. (٣/ المدخلات . وذلك آما يظهر في الشكل ( ١٠
( قسم ( ١) قسم ( ٢) قسم ( ٣
الحاسب الحاسب الحاسب
مرآز قيادة
الشرآة
تقرير تقرير
تقرير
١٠٦ نظم المعلومات المحاسبية
٣): تصميم عناصر النظام: العمل في عكس الاتجاه / شكل ( ١٠
ويتبين من الشكل السابق أنه يجب أن يؤخذ في ا لحسبان ، اعتبارات
التوصيف أو الخواص في آل مرحلة من مراحل تتابع التصميم . فمثلاً عند
تصميم التقارير والمخرجات الأخرى، فإنه يجب الأخذ في الاعتبار العد يد من
العوامل مثل تكرار التقرير، وسيلة المخرجات، الصيغة الفعلية للتقرير . وعند
تطوير قاعدة البيانات فإن اعتبارات التصميم تتعلق بتنظيم الملفات وشكل
السجلات ووسائل التخزين وحجم الاستخدام . وفي مرحلة التشغيل فإنه يجب أن
تعطى الاعتبارات لتوصيف العمليات الحسابية المحددة التي يجب أد اؤ ها والتتابع
المناسب للعمليات . وأخيراً عند توصيف المدخلات فيجب أن تعطى الاعتبارات
للصيغة الدقيقة للمدخلات ووسيلة المدخلات وحجم المعاملات أو الصفقات .
التقارير
والمخرجات
الأخرى
تصميم قاعدة
البيانات
توصيف
التشغيل
توصيف
المدخلات
نوع الرقابة
وظيفة الرقابة
عناصر النظم
المطبقة
اعتبارات
الرقابة
الخواص
رض / م / الغ الاس
رار / صيغة / التك ال
رجات يلة المخ وس
المستخدمون / الحجم
م الملف / المحتويات / اس
كل ف / ش يم المل تنظ
سجل / كل ال ف / ش المل
م زين / حج يلة التخ وس
الملف / حجم الاستخدام
تابع سبات / ت الح
م يات / حج العمل
التشغيل
صيغة / رض/ ال م / الغ الاس
م دخلات / حج يلة الم وس
المعاملات
نظم المعلومات المحاسبية ١٠٧
٣ إعداد مستندات تصميم النظم والالتزام بها : /١/١٠
إن خطوة إعداد مستندات التصميم والالتزام بها هي الخطوة الثالثة في
خطوات تصميم النظم . وهنا يجب أن تأخذ المواصفات الكاملة للتصميم صورة
اقتراح يتم مراجعته والموافقة عليه من جانب الإدارة العلي ا. ويجب أن يتضمن
اقتراح التصميم التفصيلي آل ما هو ضروري للتنفيذ لمشروع التصميم وعموماً
يتضمن الآتي :
- جداول زمنية محددة .
- موازنة تخطيط ية .
- توصيف للاحتياجات من القوى البشرية اللازمة .
- خرائط التدفق وأي مخططات أخرى تصف النظام من أجل تنفيذه .
- شموله على نسخة من آل مخرجات النظام .
- توصيف لأي قواعد بيانات سواء بن اؤ ها أو تعديلها .
- توفير التفصيلات التي ت تعلق بالهيكل الآلي للحاسب والبرامج الجاهزة ،
ويشمل الهيكل الآلي للحاسب، الحاسب نفسه ومعدات الاتصالات
والط ابعات وأجهزة المدخلات وأجهزة المخرجات .
- تحديد المواصفات التفصيلية لمدخلات بيانات النظام .
- توفير المعلومات التي تتعلق بالحجم والتكاليف .
- التحليل ال تفصيلي لمقاييس الرقابة والتأمين .
٢ الاعتبارات العامة في تصميم النظم : /١٠
اهتم القسم السابق بدراسة خطوات محددة يجب أن تؤخذ في الاعتبار في
تطوير اقتراح تصميم النظم . ويدرس هذا القسم أهدا فًا محددة ترتبط بكل مرحلة
في عملية التصميم .
١٠٨ نظم المعلومات المحاسبية
ويلخص الجدول التالي الاعتب ارات العامة أو الأهداف لكل عنصر من
عناصر النظام في مرحلة التصميم وذلك آالآتي :
عنصر النظام اعتبارات التصميم
فعالية التكلفة / الملاءمة/ الوضوح/
الوقت المناسب
١- المخرجات (تقارير أو مستندات)
فعالية التكلفة / التأمين/ المرونة/ الدقة/
الكفاية / التنظيم / المعايرة
٢- قاعدة البيانات
٣- تشغيل البيانات فعالية التكلفة / الدقة/ التكامل / التوحيد
٤- مدخلات البيانات فعالية التكلفة / الدقة/ التوحيد / التكامل
٥- مقاييس الرقابة والتأمين فعالية التكلفة / الملاءمة/ الشمول
نظم المعلومات المحاسبية ١٠٩
ملخص
١- يعد المصمم مخط طًا أو برنامج عمل يقوم المحاسبون ومبرمجو
الح اسب والإدارة بتنفيذه .
٢- يبدأ التصميم ويتقدم من التصميم العام إلى التصميم التفصيلي وهذا
يعتبر تطبيقا لأسلوب من أعلى إلى أسفل .
٣- تتضمن خطوة تقييم بدائل التصميم حصر هذه البدائل ، وما إذا آانت
تتعلق بتصميم نظام آامل جديد أو تعديل نظام قائم .
٤- يتضمن وصف بدائل التصميم، توثيق آل بديل مع وصف المزايا
والعيوب بالإضافة إلى معلومات التكلفة لإجراء مقارنة بين التكلفة
والعائد لكل بديل.
٥- عند تقييم بدائل التصميم فإن المعيار الرئيسي للمقارنة والاختيار لبديل
معين هو التكاليف وما يقابلها من منافع .
٦- عند إعداد مواصفات التصميم فإن المصمم يعمل في عكس الاتجاه
بمعنى أن يبدأ بالمخرجات ثم ينتقل إلى المدخلات .
٧- إن إعداد مستندات تصميم النظم والالتزام بها هي بمثابة اقتراح يتم
مراجعته والموافقة عليه من جانب الإدارة العلي ا.
٨- يتضمن اقتراح التصميم التفصيلي آل ما هو ضروري للتنفيذ الفعلي
لمشروع التصميم .
٩- من الأهداف والاعتبارات العامة لكل عنصر من عناصر النظام في
مرحلة التصميم هي فعالية التكلفة / الشمول / الدقة/ الملاءمة / التكامل /
المرونة / التأمين .
نظم المعلومات المحاسبية ١١١
الوحدة الحادیة عشرة
تنفيذ النظم وتقييمها والرقابة عليها
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى دراسة التنفيذ العملي لخطة تصميم النظم، فلو تمت
عملية تصميم النظم بطریقة دقيقة وبعنایة فإن مرحلة تنفيذ النظام سوف تتقدم
بطریقة صحيحة وسليمة . لذا فإن هدف الوحدة هو وصف ا لمراحل الرئيسية في
تنفيذ النظم، والتعرف على العوامل البشریة الداخلة في التنفيذ، ومناقشة أساليب
تقييم ومتابعة النظام الجدید، ووصف نماذج التوثيق الرئيسية التي تدخل في
تنفيذ النظام الجدید .
العناصر:
- الخطوات الرئيسية فى تنفيذ النظم :
١ وضع الخطط والمراقبات للتنفيذ . /١١
٢ تنفيذ أوجه النشاط آما هي مخططة . /١١
٣ مراجعة التنفيذ البعدي والصيانة . /١١
١ وضع الخطط والمراقبات للتنفيذ : /١١
یتمثل المبدأ الأساسي الملا ئم لتنفيذ النظم في إدارة مشروع النظم حتى
تتحقق الإدارة السليمة لمشروع التنفيذ . لذلك تلزم الحاجة إلى تحدید خطط معينة
محددة . ویجب أن تتضمن هذه الخطط ثلا ثة عناصر رئيسية هي :
أ- تقسيم مشروع التنفيذ إلى عدة مراحل .
ب- أن تكون هناك موازنات تخطيطية في آل مرحلة .
ج- استخدام جداول زمنية محددة لكل مرحلة في مشروع التنفيذ .
ویمكن استخدام خریطة جانت التي ترسم بيانياً أوجه النشاط الرئيسية في
مشروع تنفيذ النظم، إذ توضح آلاً من الأزمنة الفعلية والمخططة لكل نشاط .
١١٢ نظم المعلومات المحاسبية
آما یمكن أیضاً استخدام شبكة بيرت التي توضح ترتيب أداء أوجه النشاط
المختلفة في مشروع التنفيذ، والتي یمكن أن یتسع أسلوب الشبكة بحيث یشمل
الأزمنة المقدرة لكل نشاط من الأنشطة . وبإدخال الأزمنة على الشبكة فإنه یكون
في الإمكان استخدام أسلوب بيرت المعروف في بحوث العمليات في تحدید
أزمنة بدایة ونهایة آل نشاط والمسار الحرج للمشروع . والمسار الحرج هنا
عبارة عن قائمة من أوجه النشاط المختلفة التي تعتبر حرجة للمشروع . بمعنى
أنه إذا تأخر تن فيذ أي منها فإن الوقت الكلي لإتمام المشروع سوف یتأخر .
٢ تنفيذ أوجه النشاط : /١١
یتضمن تنفيذ أوجه النشاط المختلفة في مرحلة تنفيذ النظم ، التنفيذ الفعلي
لخطة التصميم . وعند التنفيذ الفعلي لخطة التنفيذ فإنه یجب الأخذ في الاعتبار
مقایيس توفر الانتقال الممهد للنظ ام الجدید ، وتؤآد الموافقة من جانب موظفي
الشرآة، ویفضل قيام الإدارة وفریق النظم بإعلان رسمي یتعلق بتنفيذ
المشروع. بالإضافة إلى تنظيم فریق خاص للمشروع ویتكون ممن شارآوا في
صياغة مواصفات التصميم وخطط التنفيذ بجانب مشارآة المدیرین الذین
یتأثرون بالنظام .
أ- تدریب الموظفين :
یستلزم أي تنفيذ ناجح للنظم، توجيه الانتباه نحو تدریب الموظفين وقد
تلزم الحاجة في بعض الحالات إلى تعيين موظفين جدد مدربين . وفي بعض
الحالات الأخرى یتم تعليم الموظفين القدامى آيفية العمل مع المستندات
والتقاریر والإجراءات الجدیدة .
وهناك العدید من أساليب التدریب المتاحة أمام الشرآة مثل :
- تعيين مستشارین خارجيين للتدریب .
- استخدام آتيبات التدریب .
- عروض التدریب المرئية باستخدام أشرطة الفيدیو .
نظم المعلومات المحاسبية ١١٣
- عروض التدریب السمعية .
- الفصول الدراسية للتدریب .
- آتيبات التعليمات .
- المساعدات التدریبية التي یوفرها الحاسب .
ب - حيازة وترآيب معدات الحاسب :
إن ترآيب معدات الحاسب یمكن اعتباره واج بًا ها مًا. وعادة ما یوفر
صناع الحاسب المهندسين والأفراد اللازمين للمساعدة في الترآيب . وهناك مع
ذلك العدید من المشاآل التي یمكن مواجهته ا. لذلك یجب إتاحة التسهيلات
والإمكانيات المناسبة لأن معظم الحاسبات آبيرة الحجم، تستلزم بيئة مراقبة
تسمح بالاحتفاظ بالحرارة والرطوبة داخل مدى محدد . آما تستلزم هذه
الترآيبات حجرات مجهزة خاصة تتحمل الحزم الكبيرة من الأسلا ك الكهربائية
مع توافر متطلبات السلامة والتأمين مثل نظم الإطفاء للحرائق، و نظم ضبط
الفيدیو وأقفال خاصة للأبواب .
ج- التصميم التفصيلي للنظام :
خلال مرحلة التنفيذ، فإنه من الضروري دائماً أداء بعض الأعمال الإضافية
التي تتعلق بالتصميم، مثل تصميم أنواع متعددة من المستندات أو التقاریر .
ویتضمن جانب هام من تنفيذ التصميم التفصيلي خلال مرح لة التنفيذ،
برمجة الحاسب . وفي حالة تحول الشرآة إلى نظام حاسب جدید، فإنه یكون من
الضروري إجراء التغييرات في البرامج الحالية لتسير دورتها وفقاً للنظام
الجدید . آما یجب اختبار برامج الحاسب بعنایة قبل وضعها موضع التشغيل .
وإحدى الوسائل الفعالة لاختبار برامج الح اسب، هي تشغيل بيانات الاختبار
التي تكون مصممة أو مشتقة من بيانات حقيقية . ویجب أن تتضمن بيانات
الاختبار عددًا آبيرًا من أنواع الأخطاء المختلفة، ومدى واس عًا من الظروف لأن
١١٤ نظم المعلومات المحاسبية
البرنامج المعيب یعمل بدون مشاآل . ویجب إیقاف البرنامج عند اآتشاف أي
خطأ منه .
وأخيراً یج ب توثيق آل برامج الحاسب توثيقاً صحيحاً .
د- توثيق النظام الجدید :
التوثيق جزء هام في تنفيذ النظم . ولكن غالباً ما یغفل والسبب في ذلك أن
المبرمجين یتلقون قدراً آبيراً من التدریب على لغات البرمجة . وتدریب ضئيل
في التوثيق . وهناك المؤسسات التعليمية والثقافية التي تتولى تعليم مهارات
التوثيق، وتطویر برامج الحاسب بدون توثيق تدریب لا قيمة له .
ویمكن القول أخيراً: إن التوثيق الجيد یمكن أن یخدم في تحقيق العدید من
المزایا التي تتضمن الآتي :
١- تدریب موظفين جدد .
٢- إمداد المبرمجين والمحللين بالمعلومات النافعة التي تفيد في تقييم
البرامج في المستقبل وفي إجراء التعدیلات اللازمة عليها .
٣- إمداد المراجعين بالمعلومات التي تفيد في تقييم نُظم المراقبة الداخلية .
٤- المساعدة في التأآد من تحقيق مواصفات التصميم .
ه - تحویل الملفات :
من المشاآل التي یتضمنها تنفيذ النظم في آثير من الحالا ت: مشكلة
تحویل الملفات . فالملفات التي یحتفظ بها على أساس یدوي یجب تحویلها في
صيغة ملائمة للحاسب . أضف إلى ذلك، أنه قد یكون من الضروري أن تحول
الملفات من وسيلة معينة للحاسب إلى وسيلة أخرى . فقد تدعو خطة التصميم
مثلاً إلى تحویل ملفات الأشرطة الممغنطة إلى ملف ات الأقراص الممغنطة .
ویتضمن تحویل الملفات أیضاً، عرض البيانات على شاشات بعد إدخالها
داخل الحاسب، لأن الأخطاء عادة ما تحدث في مرحلة إدخال البيانات . وبالإضافة
نظم المعلومات المحاسبية ١١٥
إلى ذلك فإن رقابة تحویل الملفات تستلزم اختيار برامج تحویل الملفات بدقة
ومراجعة الملفات لاآتشاف الأ خطاء، والتأآد من توازن إجماليات الرقابة، وحتى
یتم تحویل الملفات فإنه لن یكون في الإمكان تشغيل النظام الجدید .
و- عمليات الاختبار :
قبل أن یتم التنفيذ الفعلي للنظام آكل، فإنه یجب اختباره بدقة. وهناك
أربعة أساليب تتعلق بالاختبار النهائي للنظام آكل وهي :
١- الأسلوب المتوازي .
٢- الأسلوب المباشر أو التحویل العاجل .
٣- الأسلوب المرحلي .
٤- الأسلوب التجریبي .
١- الأسلوب المتوازي: یستخدم هذا الأسلوب بصورة واسعة ویقوم على
أساس تشغيل آل من النظم القدیمة والنظم الجدیدة في وقت واحد وذلك حتى تثق
الإدارة أن النظام الجد ید سوف یعمل بصورة مرضية، وعند هذه النقطة یتوقف
النظام القدیم . ویظهر ذلك آالآتي :
مقارنة المخرجات
(١/ شكل ( ١١
مستندات المصدر
تشغيل تشغيل
النظام
القدیم
النظام
الجدید
مدخلات مدخلات
مخرجات مخرجات
١١٦ نظم المعلومات المحاسبية
وغالباً ما یكون التشغيل المتوازي ضرور یًا ، ولكن یتطلب عد دًا آبي رًا من
الموظفين یقومون بتشغيل اثنين من النظم في آن واحد ومقارنة نتائج آل نظام .
ومن المفضل أن یتم التشغيل المتوازي لعدة أسابيع أو شهور .
٢- الأسلوب المباشر: في بعض الحالات قد یكون التشغيل المتوازي غير
ملائم، لذلك هناك أساليب أخرى یمكن استخدامها مثل الأسلوب المباشر ویظهر
آالآتي:
تشغيل
النظام الجدید
یوم عمل ن یوم عمل ن + ١
(٢/ شكل ( ١١
النظام القدیم
مدخلات
مستندات المصدر مستندات المصدر
تشغيل
مدخلات
مخرجات مخرجات
الزمن
نظم المعلومات المحاسبية ١١٧
والأسلوب المباشر أو آما یطلق عليه التحویل العاجل، یقوم على أساس
وقف النظام القدیم في نهایة یوم عمل والبدء بالنظام الجدید في اليوم التالي ، وهو
أسلوب على درجة عالية من المخاطرة . ورغم ذلك هو شائع ومفضل لأنه في
ظل الأسلوب المتوازي قد لا تكون الموارد آافية لتشغيل اثنين من النظم آما قد
یظل الموظ فو ن في استخدام النظام القدیم المألوف ولا یبذلون أي جهد لمساندة
واستخدام النظام الجدید . والأسلوب المباشر یتجنب آلا النوعين من المشاآل .
وبالاضافة إلى ذلك فإنه مع الاختبار الدقيق للنظام والتدریب الملا ئم للأفراد
عليه فإن النظام الجدید قد یعمل عند مستویات مقبولة منذ بدایته وعند فشل
النظام الجدید یكون الرجوع للنظام القدیم ممكناً لو حدث مثل هذا الفشل .
٣- الأسلوب المرحلي: طبقاً للأسلوب المرحلي، فإنه یتم الاستغناء تدریجياً
عن النظام القدیم . ویتم تطبيق النظام الجدید تدریجياً في نفس الوقت . ویمكن
تحقيق ذلك بعدة طرق . فمثلاً مع نظام جدید لحسابات المدینين، فإنه یمكن
تشغيل آل الحسابات الجدیدة التي تم فتحها للعملاء طبقاً للنظام القدیم . وعند
التأآد من أن النظام الجدید یعمل بصورة مرضية، فإنه یمكن تحویل الحسابات
الباقية للنظام الجدید ویتوقف القدیم . وهذا الأسلوب له نفس مشاآل الأسلوب
المتوازي وهي ضرورة تشغيل اثنين من النظم وبجانب ذلك هناك اثنان من
أوجه القصور والنقص في الأسلوب المرحلي وهما :
أ- ضرورة ربط مخرجات اثنين من النظم مع بعضهما للوصول إلى
صورة آاملة للنظام الم عين .
ب- قد یخلق هذا الأسلوب معنى خاط ئً ا وغير حقيقي یتعلق بالتأمين .
فالاحتياط بوجود النظام القدیم قد یكون غير موجود بالنسبة للبيانات
التي تم تشغيلها طبقاً للنظام الجدید . فيما عدا في حالة العودة الكاملة
للنظام القدیم .
١١٨ نظم المعلومات المحاسبية
ویظهر هذا في الشكل التالي :
٣): الأسلوب المرحلي / شكل ( ١١
٤- الأسلوب التجریبي : غالباً ما یكون الأسلوب التجریبي لاختبار النظام
(٤/ الجدید والتحول إليه، بدیلاً مفضلاًَ ویظهر طبقاً للشكل التالي (شكل ١١
آالآتي :
النظام الجدید
النظام القدیم
٪ صفر ١٠٠
١٠٠ ٪ الزمن
صفر
بدایة فترة
التحویل
نسبة البيانات
المشغلة بالنظام
القدیم مقابل
النظام الجدید
تشغيل
مدخلات
مخرجات
مستندات المصدر
٤): الأسلوب التجریبي / شكل ( ١١
الوحدة التنظيمية (أ)
تشغيل
مدخلات
مستندات المصدر
آل الوحدات التنظيمية الأخرى
مخرجات
نظم المعلومات المحاسبية ١١٩
ویقوم الأسلوب التجریبي على أساس تنفيذ النظام الجدید في جزء معين من
التنظيم، یتم اختياره آمنطقة للتنفيذ مثل التنفيذ في مصنع معين أو فرع أو قسم .
فلو آان تشغيل النظام في التنفيذ التجریبي یتم بصورة مرضية فإنه یتم تنفيذه
تنفيذاً آام لاً. ویلاحظ أنه في منطقة التنفيذ التجریبي، قد یتم تشغيل النظ ام الجدید
بطرق التشغيل المتوازي أو المباشر أو المرحلي . وتتفادى الطریقة التجریبية
آثي رًا من مشاآل الطرق الثلاث السابقة . ولكنها لا تختبر ما إذا آان النظام سوف
یعمل بطریقة مرضية في ظل زیادة الحجم الكلي للتنفيذ ، وأآثر من ذلك ، قد
یكون من الصعب في آثير من الحالا ت فصل الموقع الملا ئم الذي یجرى عليه
التجریب .
٣ مراجعة التنفيذ البعدي والصيانة: /١١
هناك خطوة غالباً ما یتم تجاهلها، ولكنها لازمة وضروریة في دورة حياة
تطویر النظم، وهي مراجعة التنفيذ البعدي ، وهناك اث نان من المجالات ا للذان
یجب مناقشتهم ا ومراجعتهم ا في هذا الصدد :
أ- یجب تقييم أداء النظام الجدید في ضوء الأهداف المحددة في مراحل
التخطيط والتحليل:
والموازنات التخطيطية والجداول التي وجدت في مراحل التخطيط
والتحليل یمكن استخدامها في تقييم أداء فریق تطویر النظم .
وهناك جانب آخر لتقييم أداء النظام الجدید ، یتضمن مقار نة تكاليف
التشغيل الفعلية والوقت الفعلي – بالوقت المقدر والمخططات . وأي انحرافات
جوهریة عن الوقت والتكاليف المقدرة لها تأثير سلبي على معدلات التكلفة
والعائد للنظام الجدید .
ب - یجب مراجعة دورة حياة تطویر النظم:
إن امتداد حياة نظام التطبيق یمكن أن یطول بصورة ملحوظة من خلال
١٢٠ نظم المعلومات المحاسبية
الصيانة الصحيحة . وتتضمن الصيانة :
- التصحيح الفوري لأي خطأ یتم اآتشافه في أي وحدة من وحدات
البرنامج.
- تحدیث وحدات البرنامج لمواجهة المتطلبات المتغيرة .
- صيانة التوثيق والتحدیث المستمر له .
ومما هو جدیر بالذآر في هذا الصدد أن الذي یقود المراجعة هو فریق من
أفراد النظم والمدیر ون الذین شارآوا في مشروع التطویر. وغالباً ما یشترك
المراجعون الداخليون في مراجعة التنفيذ البعدي . وأحياناً یكون من المناسب
الاستعانة بأفراد خارجيين للمراجعة، وحيادهم وخبرتهم ووجهات نظرهم
المختلفة للتنظيم تساهم جميعها في تحقيق الم راجعة الموضوعية . وتقوم آثير
من المشروعات بإجراء عمليات مراجعة دوریة للنظم بالإضافة إلى مراجعة
التنفيذ البعدي.
نظم المعلومات المحاسبية ١٢١
ملخص
١- مرحلة تنفيذ النظم هي التنفيذ العملي لخطة تصميم النظم، فلو تمت
عملية تصميم النظم بطریقة دقيقة وبعنایة، فإن مرحلة تنفيذ النظام سوف
تتقدم بطریقة صحيحة وسليمة .
٢- وضع الخطط والمراقبات من أجل تنفيذ النظام یستلزم تقسيم مشروع
التنفيذ إلى عدة مراحل، وأن تكون هناك موازنات تخطيطية في آل
مرحلة مع استخدام جداول زمنية محددة لكل مرحلة .
٣- التنفيذ الفعلي لخطة التنفيذ یستلزم تدریب الموظفين وحيازة وترآ يب
معدات الحاسب والتصميم التفصيلي للنظام وتوثيقه بالإضافة إلى تحویل
الملفات وعمليات الاختبار .
٤- هناك أربعة أساليب تتعلق بالاختبار النهائي للنظام آكل هي الأسلوب
المتوازي والمباشر والمرحلي والتجریبي الذي یكون في أغلب الحالات
بدیلاً منفصلاً .
٥- خطوة مراجعة التن فيذ البعدي والصيانة تتضمن ضرورة تقييم أداء
النظام الجدید في ضوء الأهداف المحددة في مراحل التخطيط والتحليل
بالإضافة إلى مراجعة دورة حياة تطویر النظم .
٦- الصيانة الصحيحة للنظام تتم من خلال التصحيح الفوري لأي خطأ
یتم اآتشافه، مع تحدیث وحدات البرنامج لمواجهة الم تطلبات المتغيرة
بالإضافة إلى صيانة التوثيق والتحدیث المستمر له .
٧- الذي یقود عملية المراجعة هم فریق من أفراد النظم والمدیر ون
وبمشارآة المراجعين الداخليين مع أفراد خارجيين للمراجعة .
نظم المعلومات المحاسبية ١٢٣
القسم الرابع
تطبيقات نظم المعلومات المحاسبية
١٢٤ نظم المعلومات المحاسبية
نظم المعلومات المحاسبية ١٢٥
الوحدة الثانية عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة التسویق
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى دراسة العلاقة بين وظائف المحاسبة ووظائف
التسویق وإیضاح طبيعة هذه العلاقة، ووصف مس ئوليات القرارات والاحتياج
للمعلومات اللازمة لإدارة التسویق ، ودور نظام المعلومات المحاسبي في توفير
هذه المعلومات، بالإضافة إلى إعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل أوامر البيع، آما تقوم بتصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة ع لى نظام تشغيل أوامر البيع .
العناصر:
١ وظيفة إدارة التسویق . /١٢
٢ مصادر معلومات التسویق . /١٢
٣ قاعدة بيانات التسویق . /١٢
٤ نظام التشغيل بالمجموعة باستخدام الحاسب ( خریطة تدفق النظم ): /١٢
١ تجهيز المدخلات ومراقبة البيانات . /٤/١٢
٢ تشغيل حسابات المدینين و المخزون . /٤/١٢
٣ تحليل المبيعات . /٤/١٢
٤ إجراءات وسياسات الرقابة على التشغيل . /٤/١٢
١ وظيفة إدارة التسویق: /١٢
١) الهيكل التنظيمي لإدارة التسویق وسوف یتم / یظهر في الشكل ( ١٢
دراسة آل مرآز من المراآز التنفيذیة الظاهرة في الخریطة في هذا القسم آالآتي :
١٢٦ نظم المعلومات المحاسبية
١- المدیر التنفيذي الأعلى للتسویق :
هو مسئول أمام الشرآة عن التخطيط الفعال، والتنسيق والرقابة على
الجهود التسویقية . آما یشارك الإدارة العليا في وضع سياسات الأسعار ، تحدید
سياسات الخصم وشروط الائتمان ، تقدیم منتج جدید ، تخطيط حملة إعلانية
رئيسية ومراجعة وتقييم أداء مدیري الوظائف التسویقية الأخرى . ولإنجاز
مسئولية هذا المرآز فإنه یعتمد على المعلومات التي یتم الحصول عليها من
مصادر متعددة بالإضافة إلى المعلومات عن البيئة مثل الاتجاهات الاقتصادیة
وخطط المنافسين وميول المستهلكين وتحتاج أیضاً إلى معلومات داخلية مثل
التنبؤات بالمب يعات ودراسات بحوث السوق .
٢- مدیر المبيعات :
تتحدد مسئوليته في مدى آفایة الجهد البيعي داخل الشرآة ویشارك نائب
الرئيس للتسویق في إعداد معایير وحصص قوة البيع، واختيار قنوات التوزیع،
ومراجعة وتقييم أداء مدیري المبيعات في المناطق البيعية المختلفة، ویراقب
أداءهم وأداء قوة البيع فيه ا.
ویحتاج إلى :
- المعلومات عن التنبؤات بالمبيعات وهي المعلومات الأساسية من أجل
تخطيط الجهد البيعي .
- التقاریر عن المبيعات الفعلية .
- تحليلات المبيعات .
وتعتبر هذه المعلومات هي الأساس للرقابة .
نظم المعلومات المحاسبية ١٢٧
١): الهيكل التنظيمي لوظيفة التسویق / شكل ( ١٢
٣- مدیر الإعلان والترویج :
یتولى مهمة تخطيط ورقابة أوجه ا لنشاط الترویجية ، وتخطيط الحملات
الإعلانية والاستراتيجيات الترویجية الأخرى ویحتاج إلى معلومات تحليل
المبيعات والربحية حسب المناطق الجغرافية وحسب خطوط المنتج وحسب
العملاء، وهذه المعلومات تعتبر مناسبة وملا ئمة من أجل تخطيط ورقابة
الإعلان والترویج .
٤- مدیر تخطيط المنتجات :
هو المسئول عن تخطيط خصائص خط منتج معين، ویتخذ القرارات التي
تتعلق ببعض العوامل مثل الشكل، والنوع، وطریقة التعبئة، بالإضافة إلى تخطيط
وتقدیم منتجات جدیدة، ومراجعة أداء المنتجات الحالية من حيث مبيعاتها وربحيتها
واستبعاد بعض المنتجات من خط الإنتاج. ویحتاج إلى المعلومات التالية:
أ- تحليلات المبيعات .
نائب الرئيس
للتسویق
مدیر خدمة
العملاء
مدیر
الإعلان
والترویج
مدیر
المبيعات
مدیر
تخطيط
المنتج
مدیر
بحوث
التسویق
مدیر
مبيعات
منطقة (أ)
مدیر
مبيعات
منطقة (ب)
مدیر
مبيعات
منطقة (ج)
مدیر
مبيعات
منطقة (د)
مدیر
مبيعات
منطقة (ه)
١٢٨ نظم المعلومات المحاسبية
ب- تحليلات الربحية حسب خطوط المنتجات .
ج- المعلومات عن التكاليف الحالية والمستقبلة لكل منتج .
د- معلومات عن ميول العملاء، وهي لازمة عند تقدیم منتج جدید .
ه- معلومات عن الإیرادات والتكاليف المخططة والتي تعتبر لازمة لعمل
التوصيات الخاصة بتقدیم منتج جدید .
٥- مدیر خدمة العملاء :
هو مسئول عن السياسات والقرارات التي ترتبط بخدمة طلبات العميل بعد
بيع المنتج، وتلقي الشكاوى وإدارة وتنظيم خدمات الصيانة . ویتلقى المعلومات
اللازمة من العملاء أنفسهم .
٦- مدیر بحوث التسویق :
هو المسئول عن تخطيط وإدارة جمع البيانات، وتحليل أوجه النشاط
لأفراد بحوث التسویق . حيث إن الجزء الأآبر من عمل أفراد بحوث التسویق
هو إنتاج المعلومات التي ی تم جمعها من البيئة أساساً وليس استخدام المعلومات .
٢ مصادر معلومات التسویق : /١٢
إن نظام المعلومات المحاسبي هو المصدر الأول للمعلومات عن التسویق
في معظم مشروعات الأعمال ، وذلك آالآتي :
١- نظام المعلومات المحاسبي :
یوفر نظام المعلومات المحاسبي نوعين أساسيين من المعلومات اللازمة
لإدارة التسویق هما :
أ- معلومات یتم استخراجها من تشغيل أوامر البيع .
ب- تقاریر التكلفة والتحليلات .
أ- تشغيل أوامر البيع: تبدأ دورة تشغيل أمر البيع، بمعرفة الأمر عن
طریق العميل نفسه – وتنتهي بتسليم البضاعة له . والمصدر الأساسي هو
نظم المعلومات المحاسبية ١٢٩
فاتورة البيع التي تخدم آسجل لعملية البيع والنسخ التي ترسل منها للعميل
توضح أن الشحن تم والدفع مستحق، بالإضافة إلى البنود التي تم طلبها ولم
تشحن بسبب عدم آفایة المخزون منها، ویحدد بها قائمة لأوامر منتظرة، وأنه
سوف یتم شحنها عند توافر المخزون. ویتم جمع العدید من البيانات من فاتورة
البيع، ویتم ترميزها لتسهيل تشغيل لاحق ، مثل رقم رجل البيع، رقم حساب
العميل، رقم بند المنتج. وفاتورة البيع هي الأساس لاستخراج تحليلات المبيعات
والربحية حسب آل رجل بيع، وآل عميل وآل منتج، وترقم الفاتورة للمراجعة
والرجوع إليها مستقب لاً. وفاتورة البيع تعتبر واحدًا من المدخلات الرئيسية في
قاعدة بيانات التسویق وتحتوي هذه القاعدة آما سوف نوضح فيما بعد .
- المعلومات التي ترتبط بالمخزون من البضاعة الجاهزة حيث تستخدم
هذه المعلومات في مراجعة توافر المخزون في وقت البيع .
- سجلات العملاء أي حسابات المدینين .
- المعلومات عن شروط الائتمان .
وتستخدم معلومات المبيعات في استخراج التقاریر المتعددة لتحليل
المبيعات وتنقسم هذه التقاریر إلى :
١- تقاریر تحليل المبيعات .
٢- تقاریر تحليل الربحية – عائد المساهمة .
٣- تحليل الاتجاهات الذي یعتبر لازماً لأغراض التنبؤ بالمبيعات ، حيث
یستخدم هذا التنبؤ في تخطيط ورقابة أوجه النشاط التسویقية .
ب - تقاریر التكاليف وتحليلاته ا: وتتضمن هذه التقاریر ما یلي :
١- تقاریر تكاليف المنتجات التي تستخدم في تحدید سياسات التسعير، وفي
تخطيط المنتجات .
٢- تقاریر التكاليف حسب آل مرآز من مراآز المسئولية وتقارن هذه
التقاریر بين التكاليف الفعلية والمخططة .
١٣٠ نظم المعلومات المحاسبية
٣- مشارآة نظام المعلومات المحاسبي في إعداد الموازنات الرأسمالية ،
التي تتعلق بالمشروعات التسویقية مثل تقدیم منتج جدید .
٢- مصادر معلومات التسویق الأخرى :
یتوفر لإدارة التسویق العدید من المعلومات التي تحصل عليها من قسم
التسویق وتتمثل في تقاریر مقابلات رجال البيع ، ودراسات بحوث التسویق ،
آما تحصل على آثير من المعلومات من مصادر داخلية أخرى ، حيث یساهم
قسم الإنتاج والهندسة في توفير المعلومات التي تتعلق بالجودة بجانب التحليلات
الاقتصادیة التي یوفرها قسم الاقتصاد ، والمعلومات التي یوفرها قسم الأفراد
والتي تتعلق بموظفي قسم التسویق المتوقعين .
والمعلومات عن البيئة الخارجية تمثل مصادر المعلومات عن خطط
المنافسين ومنتجاتهم وأسعارهم وحملاتهم الإعلانية، هذا بالإضافة إلى النشرات
التجاریة والصناعية والاتصالات بالعملاء . ومطبوعات الحملا ت الإعلانية
للمنافسين، والمعلومات العامة عن الاتجاهات الاقتصادیة والصناعية
والمعلومات عن خصائص السوق .
٣ قاعدة بيانات التسویق : /١٢
هذه القاعدة عبارة عن شبكة تتكون من اثنين من الملفات التي ترتبط
ببعضها البعض وهما :
- ملف مخزون البضاعة الجاهزة .
- ملف العميل .
وبالإضافة إلى ذلك هناك مجموعة من سجلات المعاملات التي تستخدم في
تحدیث أو تغيير الملفات الرئيسية مع نظم التشغيل بالمجموعات وهي :
- سجل أمر الإنتاج .
- سجل فاتورة البيع .
- سجل المرتجعات والمسموحات .
نظم المعلومات المحاسبية ١٣١
ملف مخزون البضاعة الجاهزة
ملف العميل
سجل معاملات العميل سجل معاملات البضاعة الجاهزة
- سجل المتحصلات النقدیة .
- سجل تقاریر مقابلة رجل البيع .
٢): قاعدة بيانات التسویق / (شكل ١٢
وترتبط هذه السجلات بواحد أو أآثر من هاتين المجموع تين من الملفات
. (٢/ وتظهر هذه القاعدة في الشكل ( ١٢
المدخلات الأساسية لملف مخزون البضاعة الجاهزة:
١- سجلات معاملات المبيعات .
٢- أوامر الإنتاج المبدئية وأوامر الإنتاج التامة .
٣- أي إضافات من التصحيحات والتعدیلات . والبيانات التي تخزن هنا
توفر المعلومات الهامة التي یمكن الرجوع إليها لتخطيط الإنتاج
وعمليات المخزون وعمليات البيع .
الرصيد
الحالي
للصنف
الرصيد
السابق
للصنف
حجم
طلبية
الإنتاج
الحد
الأدنى
للمخزون
قائمة
السعر
التكلفة
المعياریة
آود
الموقع
وصف
الصنف
رقم
المخزون
الرصيد
الحالي
الرصيد
السابق
حدود
الائتمان
تقدیر
الائتمان
عنوان
العميل
اسم
العميل
رقم
العميل
إجمالي
القيمة
التاریخ رقم
المستند
آود نوع
المعاملة
رقم
العميل
الكمية
بالوحدات
التاریخ رقم
المستند
آود نوع
المعاملة
رقم
المخزون
تقریر
مقابلة رجل البيع
متحصلات
النقدیة
المرتجعات
والمسموحات
فاتورة
المبيعات
أمر الإنتاج
١٣٢ نظم المعلومات المحاسبية
والمخرجات الأساسية :
١- تقاریر حالة المخزون .
٢- تقریر البنود التي نفذت أو التي أقل من الحد الأدنى .
٣- أي تعدیلات لدوران المنتج .
ومما یجب ذآره أن هيكل قاعدة بيانات التسویق یحتوي معظم البيانات
الضروریة اللازمة لاستخراج مجموعة متنوعة من تقاریر تحليل المبيعات .
المدخلات الأساسية في ملف العميل :
یعتبر هذا الملف جزءًا أساس يًا في قاعدة بيانات التسویق ویتضمن :
١- روتينيات البيع أي سجل فاتورة البيع .
٢- سجل المرتجعات والمسموحات .
٣- معاملات المتحصلات النقدیة .
٤- تقاریر مقابلة رجل البيع .
آما یتضمن أي تعدیلات أخرى في العنوان، إضافة عملاء جدد، دیون
معدومة، تصحيح أخطاء .
والمخرجات الأساسية :
١- آشوف الحسابات التي ترسل شهریاً للعملاء .
٢- الموافقة على طلبات الائتمان التي تمنح لبعض العملاء .
٣- التقاریر المتعددة مثل آشوف أعمار الدیون .
٤ نظام التشغيل بالمجموعة باستخدام الحاسب : /١٢
تظهر خریطة تدفق النظم لعمليات الحاسب اللازمة لإتمام التشغيلات
. (٣/ المختلفة في ا لشكل رقم ( ١٢
نظم المعلومات المحاسبية ١٣٣
ولتبسيط تفسير خریطة تدفق النظم ، فإنه قد تم فصلها بالخطوط المتقطعة
إلى ثلاثة أقسام منفصلة من العمليات هي :
١- تجهيز المدخلات ومراقبة البيانات .
٢- تشغيل حسابات المدینين والمخزون .
٣- تحليل المبيعات .
وسوف یتم دراسة آل مجموعة من هذه المجموعات ال ثلاث بالتتابع في هذا
القسم، على أن یلي ذلك إیضاح عدد من سياسات وإجراءات الرقابة التي ترتبط
بهذه العمليات .
١٣٤ نظم المعلومات المحاسبية
نظم المعلومات المحاسبية ١٣٥
١ تجهيز المدخلات ومراقبة البيانات : /٤/١٢
الخطوة الأولى :
تبدأ هذه العملية – یومياً – بتجميع أوامر البيع في مجموعات وإعداد
إجماليات المجموعة .
ولكل مجموعة أوامر بيع ، ویمكن تجميع إجماليات الرقابة التي تتضمن :
- إجمالي عدد أوامر البيع .
- عدد عمليات الشحن .
- عدد الأوامر المؤجلة .
بالإضافة إلى مجموعات وهمية تضم رقم حساب العميل – رقم المخزون
– عدد الوحدات التي صدر بها أمر البيع .
ویحتفظ بإجماليات المجموعة وتقارن مع الإجماليات التي استخرجت
وتقارن مع الإجماليات الملخصة التي استخرجت من التشغيل التالي للحاسب
للتأآد من عدم فقد أي سجلات أثناء التشغيل أو تم تشغيلها بصورة غير
صحيحة .
الخطوة الثانية :
وهي عبارة عن الإدخال باستعمال لوحة المفات يح لبطاقات الشحن أو
التأجيل . ویتم إدخال هذه السجلات على شریط ممغنط باستخدام مكود من
المفتاح – إلى – الشریط ویقوم الحاسب بفرز سجلات الأشرطة الممغنطة
بالتتابع حسب رقم حساب العميل .
٢ تشغيل حسابات المدینين والمخزون : /٤/١٢
إن الخطوة الأساسية هي التشغيل اليومي لسجلات الشحن وسجلات
الأوامر المؤجلة، لتحد یث الملفات الرئيسية لحسابات المدینين والمخزون من
البضاعة الجاهزة وینتج من عملية التحدیث : إضافة قيمة الفاتورة لحساب
١٣٦ نظم المعلومات المحاسبية
العميل، وطرح الكمية التي تم شحنها من الرصيد الحالي لكل مفردة من
المخزون، ویتم ترحيل الأوامر المؤجلة للملف الرئيسي للمخزون، حتى یتم
سداد العجز ویبدأ النظام في الشحن للأوامر المؤجلة .
وبالإضافة إلى تحدیث الملفات الرئيسية لحسابات المدینين والمخزون من
البضاعة الجاهزة، فإنه یستخرج من دورة التحدیث اليومية العدید من
المخرجات التالية :
١- سجلات آل الشحنات والتي تصبح المدخلات لتحليل المبيعات .
٢- تقریر الأوامر المؤجلة .
٣- استخراج أربع نسخ من فاتورة البيع للعميل عن آل أمر بيع .
٤- قائمة بالمعاملات الخاطئة وملخص المعلومات .
والعملية الأخيرة التي تظهر في هذا القسم من الخریطة هي دورة شهریة
مع الملف الرئيسي لحسابات المدینين آمدخلات ویستخرج من هذه الدورة
الآتي:
١- آشوف الحسابات التي ترسل شهریاً للعملاء .
٢- جدول أعمار حسابات المدینين ویرسل لقسم الائتمان لمراجعة شروط
الائتمان والبدء في إجراءات التحصيل .
٣ تحليل المبيعات : /٤/١٢
تتم هذه العملية أسبوعياً، وهناك ملف رئيسي على قرص ممغنط ، یلخص
المبيعات السابقة . ویتم الاحتفاظ بهذا الملف آمصدر للبيانات اللازمة لتحليل
المبيعات. وقبل إعداد تقاریر تحليل المبيعات، فإنه یجب أولاً تحدیث الملف
الرئيسي لملخص المبيعات بمعاملات المبيعات الحدیثة عن الأسبوع، وهذا
یستلزم دمج شریط الشحن اليومي – على – شریط للشحنات الأسبوعية، والذي
یتم تشغيله مع الملف الرئيسي لملخص المبيعات في نهایة آل أسبوع .
نظم المعلومات المحاسبية ١٣٧
ویتم أداء هذه العملية بالتتابع حسب رقم حساب العميل ، وبالتالي یمكن
استخراج تحليل المبيعات حسب آل عميل وحسب آل نوع من العملاء آمنتج
فرعي لدورة المبيعات بالتتابع حسب رقم رجل البيع وحسب المناطق الجغرافية
للبيع وحسب المنتجات .
وبعد إعداد تقاریر تحليل المبيعات فإنه یتم توزیعها على المسئولين عن
التنفيذ في إدارة التسویق .
٤ إجراءات وسياسات الرقابة : /٤/١٢
هناك العدید من سياسات وإجراءات الرقابة التي یجب تكاملها عند تشغيل
أوامر البيع باستخدام الحاسب وذلك آالآتي :
١- التحقق من صحة سجلات الشحن وسجلات الأوامر المؤجلة .
٢- اختبار إجماليات المجموعة مع إجماليات الرقابة .
٣- في مجال حمایة البيانات فإنه یجب أن تتضمن ملفات الأشرطة
والقرص علامات التمييز الداخلية والخارجية .
٤- النسخ الاحتياطية للملفات الرئيسية الثلا ثة المخزنة على القرص
الممغنط ، یجب آتابتها دوریاً على شریط ممغنط یحتفظ به لاستخدامه
في إعادة بناء أي ملف رئيسي قد تدمرت محتویاته .
٥- حلقات حمایة شریط الملف یجب تحریكها لحمایة الشریط من التسجيل
عليه في أي عملية تشغيل .
٦- یجب تخزین النسخ الاحتياطية من أشرطة الملف والقرص في مكتبة
الأشرطة عندما لا تكون في الاستخدام .
٧- یجب إدخال روتينيات التحقق من صحة المدخلات في آل برنامج ،
مثل مراجعة التنقيح ومراجعة الحقول الرقمية ومراجعة تتابع
المدخلات ومراجعة رقم حساب العميل ورقم المنتج ورجل البيع .
١٣٨ نظم المعلومات المحاسبية
٨- إجراء اختبارات المعقولية للسعر والكمية في أوامر البيع .
٩- استخراج قائمة أخطاء المدخلات في آل دورة تشغيل ومراجعتها
وتصحيح آل خطأ في المعاملات .
١٠ - یجب أن یدرج في دورة تشغيل الملف التغيرات في المعاملات
الأساسية .
١١ - یجب اختبار آل برنامج تحدیث للملف ، ویعد تقریر عن أي سج لات
تحمل ترميزًا غير صحيح للمعاملات .
نظم المعلومات المحاسبية ١٣٩
ملخص
١- هناك علاقة وثيقة بين وظائف المحاسبة ووظائف التسویق، فالنظام
المحاسبي له دور أساسي في توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات
التسویقية .
٢- یوفر نظام المعلومات المحاسبي نوعين أساسيين من المعلومات هم ا:
المعلومات التي یتم استخراجها من تشغيل أوامر البيع وتقاریر التكلفة
والتحليلات .
٣- تحصل إدارة التسویق على معلومات داخلية وأخرى خارجية بجانب
المعلومات المحاسبية .
٤- قاعدة بيانات التسویق عبارة عن شبكة تتكون من اثنين من الملفات
التي ترتبط ببعضها البعض هم ا: ملف مخزون البضاعة الجاهزة وملف
العميل بالإضافة إلى مجموعة من سجلات المعاملات التي تستخدم في
تحدیث الملفات الرئيسية .
٥- لكل ملف من الملفات الرئيسية للبضاعة الجاهزة وللعميل المدخلات
الأساسية والمخرجات الأساسية منه .
٦- تنقسم خریطة تدفق النظم لتشغيل المجموعة باستخدام الحاسب إلى
ثلاثة أقسام هي :
- تجهيز المدخلات ومراقبة البيانات .
- تشغيل حسابات المدینين والمخزون .
- تحليل المبيعات .
٧- هناك العدید من سياسات وإجراءات الرقابة التي یجب تكاملها عند
تشغيل أوامر البيع باستخدام الحاسب .
نظم المعلومات المحاسبية ١٤١
الوحدة الثالثة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة المشتریات
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات إلى إدارة المشتریات
والاحتياجات للمعلومات . ودور نظام المعلومات المحاسبي في توفير هذه
المعلومات ، آما تهدف إلى إعداد خرائط التدفق التي تصف تدف قات البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل بيانات المشتریات والمخزون . بالإضافة إلى
تصميم وتقييم سياسات وإجراءات الرقابة لنظام التشغيل باستخدام الحاسب .
العناصر:
١ وظيفة إدارة المشتریات والمخزون . /١٣
٢ قاعدة بيانات المشتریات والمخزون . /١٣
٣ خریطة تدفق النظم للعمليات في نظام تشغيل المشتریات والمخزون /١٣
باستخدام الحاسب :
١ إعداد المدخلات ومراقبة البيانات . /٣/١٣
٢ تشغيل مخزون المواد الخام . /٣/١٣
٣ تشغيل معلومات المشتریات . /٣/١٣
٤ تشغيل ملف المورد والتقاریر . /٣/١٣
٥ سياسات وإجراءات الرقابة . /٣/١٣
١ وظيفة إدارة المشتریات والمخزون : /١٣
تقوم إدارة المشتریات بتخطيط ورقابة حيازة المخزون من المواد الخام
والمهمات والبضاعة . وتتولى إدارة المخزون تخطيط ورقابة واستلام وتخزین
وصرف هذا المخزون .
١٤٢ نظم المعلومات المحاسبية
والقرارات الأساسية التي یعتبر قسم المشتریات مسئولاً عنها تتحدد آالآتي :
١- تحدید الكمية التي یجب شر اؤها .
٢- توقيت الشراء .
٣- اختيار المورد الذي یتم الشراء منه .
واتخاذ القرار الذي یتعلق بكمية ووقت الشراء لكل مفردة یتم شر اؤها یطلق
عليه وظيفة الرقابة على المخزون السلعي . والهدف الأساسي له هو تحدید آمية
أمر الشراء ونقطة إعادة الطلب، بحيث تنخفض تك اليف الشراء وتكاليف
الاحتفاظ بالمخزون وتكاليف نف اد المخزون إلى أدنى حد .
المعلومات اللازمة :
یمكن تقدیر الاحتياجات المستقبلة بدقة، لو تحقق التكامل بين تخطيط
الإنتاج – والتنبؤ بالمبيعات. آما یمكن تقدیر طول فترة التورید لو توفرت
السجلات الرسمية التي تتعلق ب التعامل السابق مع الموردین .
وتنقسم تكاليف التخزین إلى :
أ- تكاليف الاحتفاظ بالمخزون :
وتتضمن تكاليف الحفظ والمخازن والتأمين، وتكاليف التلف والتقادم
والضرائب والمساحة بالإضافة إلى تكلفة الفرصة للأموال المستثمرة في
المخزون .
ب - تكاليف الشراء :
وتتضمن تكاليف طلب الشراء من إعداد وتحضير طلبات الشراء
ومتابعتها، وتكاليف ا لتسلم والسداد وتكاليف نف اد المخزون .
ولكل مفردة من المخزون یتم إعادة تحدید الآتي :
الحد الأدنى للمخزون أو نقطة الطلب – مخزون الأمان – نقطة إعادة الطلب –
نظم المعلومات المحاسبية ١٤٣
الكمية الاقتصادیة للطلب – عدد مرات الطلب – الحد الأعلى للمخزون .
وطالما تم تحدید آل هذه البيانات، فإنه یتم تخزینها مع بيانات أخرى
تتعلق بالمفردة من المخزون وذلك في الملف الرئيسي للمخزون .
اختيار المورد :
هناك العدید من العوامل التي یجب أخذها في الاعتبار عند اختيار مورد
معين، هي: السعر، درجة الاع تماد عليه، مواصفات المنتج أو المادة، العلامة
التجاریة والجودة . ویجب أن تحتفظ إدارة المشتریات بملف لكل مورد .
٢ قاعدة بيانات المشتریات والمخزون : /١٣
یتحدد هيكل هذه القاعدة آشبكة تتكون من اثنين من الملفات على علاقة
متبادلة مع بعضهم البعض. وأحد هذه الملفات یحتوي على بيانات مخزون
المواد الخام، بينما یحتوي الملف الآخر على البيانات المتعلقة بموردي المواد
١) آالآتي : / الخام . وتظهر هذه القاعدة في الشكل ( ١٣
١٤٤ نظم المعلومات المحاسبية
ملف مخزون المواد الخام
الرصيد
الحالي
آمية
الطلب
نقطة
إعادة
الطلب
آود
المورد
الأساسي
التكلفة
المعياریة
آود
الموقع
وصف
الصنف
رقم
الصنف
القيمة
بالجنيه
التاریخ رقم
المستند
آود نوع
المعاملة
رقم
المورد
تكلفة
الوحدة
الكمية
بالوحدة
التاریخ
آود نوع
المعاملة
رقم
الصنف
مردودات
المشتریات
مسموحات
المشتریات
مستند الدفع
المدفوعات
النقدیة
تقریر
الاستلام
أمر الشراء
سعر التورید
طلب الشراء
طلب المورد
١): قاعدة بيانات المشتریات والمخزون / شكل ( ١٣
ملف المورد
الرصيد
المستحق
الدفع
آود حالة
العميل
عنوان
المورد
اسم
المورد
رقم
المورد
سجل معاملات المورد سجل معاملات المواد الخام
نظم المعلومات المحاسبية ١٤٥
وترتبط هذه الملفات بمجموعة من سجلات المعام لات وهي السجلات
التفصيلية لمتطلبات مخزون المواد ؛ وهي :
- طلبات الشراء .
- سعر التورید .
- أوامر الشراء .
- استلام المخزون .
- مردودات ومسموحات المشتریات .
- مستندات الدفع .
- المدفوعات النقدیة .
ملف مخزون المواد الخام :
آل ملف مخزون المواد الخام، مع رقم البند آمفتاح رئيسي للملف ،
یمتلك واحدا أو أآثر من سجلات معاملات المواد الخام، وبالتالي یعتبر آل
سجل للمعاملات الخاصة بالمواد الخام بمثابة ملخص للبيانات التي تحتویها
سجلات طلب المواد، وطلب الشراء وسعر التورید، وأمر الشراء وتقریر
الاستلام والمردودات .
إن آود نوع المعاملة ورقم المستند في سجل معاملات المواد الخام ،
یسمح للنظام بالوصول إلى أآثر من سجل للمعاملات التفصيلية مثل أمر الشراء
الكامل عندما یكون ذلك ضروریاً .
إن " تحدیث ملف مخزون المواد الخام " الموجود في قاعدة البيانات
یتحدد آالآتي :
المدخلات :
١- إضافة سجلات جدیدة للم عاملات .
١٤٦ نظم المعلومات المحاسبية
٢- خلق سجل ملخص جدید لمعاملات المواد الخام .
٣- تعدیل الحقول داخل الملف الرئيسي لمخزون المواد الخام .
ویتم هذا یومياً، لأن بيانات المخزون تخدم آمرجع هام للمسئولين عن
تخطيط الإنتاج والمشتریات .
٤- معاملات غير روتينية مثل تصحيح الأخطاء ، أو التغيرات في مو قع
التخزین أو التكاليف المعياریة .
المخرجات :
١- تقریر حالة المخزون .
٢- تقریر الاستثناء عن البنود التي تقل عن الحد الأدنى أو تزید ع لى الحد
الأعلى .
٣- طلبات الشراء وأوامر الشراء لتغذیة بنود المخزون ذات الرصيد
المنخفض .
ملف المورد :
یحتوي ملف آل مورد في القاعدة على قيمة واحدة لكل حقول البيانات مع
رقم المورد الذي یخدم آمفتاح رئيسي للملف ، ویمتلك آل ملف للمورد واحدا
أو أآثر من " سجلات معاملات المورد " . ویتبع ذلك أن سجل معاملات آل
مورد عبارة عن ملخص للبيانات التي تحتویها السجلات التفصيلية .
وهي: سعر التورید – أمر الشراء – تقریر الاستلام – مردودات
المشتریات - مستندات الدفع – المدفوعات النقدیة .
ویتم تحدیث ملف المورد في القاعدة یومياً أو أسبوعي اً؛ وذلك آالآتي :
المدخلات الأساسية :
١- أوامر الشراء . ٢- الاستلام . ٣- المدفوعات .
نظم المعلومات المحاسبية ١٤٧
ومع إضافة هذه المعاملات للقاعدة ف إنه یتم خلق سجلات جدیدة لمعاملات
المورد .
٢- الرصيد المستحق السداد .
٣- مدخلات أخرى غير روتينية مثل تغيير عنوان المورد أو أي تصحيح
للأخطاء .
المخرجات الأساسية :
١- الشيكات التي تدفع لحسابات الدائنين .
٢- آشوف التدفق النقدي وترسل للإدارة المالية للتخطيط قصير الأجل .
٣- تقاریر أداء المورد حيث تساهم هذه التقاریر في اختيار المورد .
٣ خریطة تدفق النظم للعمليات في نظام تشغيل المشتریات /١٣
والمخزون باستخدام الحاسب:
٢) خریطة تدفق النظم للعمليات التي تظهر في / یظهر في الشكل رقم ( ١٣
نظام تشغيل المشتریات والمخزون باستخدام الحاسب .
ولأغراض التبسيط فإن خریطة التدفق مقسمة بخطوط متقطعة إلى أربعة
أقسام رئيسية من العمليات هي :
١- إعداد المدخلات ومراجعة البيانات . ٢- تشغيل مخزون المواد الخام .
٣- تشغيل معلومات المشتریات . ٤- تشغيل ملف المورد والتقاریر .
١٤٨ نظم المعلومات المحاسبية
نظم المعلومات المحاسبية ١٤٩
وبعد دراسة آل عملية من هذه العمليات الأربع فإن هذا القسم سوف ینتهي
بدراسة سياسات وإجراءات الرقابة في نظام المشتریات والمخزون وتظهر
. (٢/ خریطة تدفق النظم آالآتي : (شكل ١٣
١ إعداد المدخلات ومراقبة البيانات : /٣/١٣
١- تبدأ هذه العملية – یومياً – بتجميع المستندات الر ئيسية لمعاملات
المخزون في مجموعات وإعداد إجماليات المجموعة . وتتضمن إجماليات الرقابة :
سجل إحصاء لعدد المعاملات – الرقم الإجمالي لعمليات الصرف – الرقم
الإجمالي لعمليات ا لتسلم بالإضافة إلى مجموعات وهمية لكل أرقام المخزون –
عدد الوحدات المنصرفة – عدد الوحدات المستلمة .
وتحفظ إجماليات المجموعة لمقارنتها مع الإجماليات المستخرجة من
دورة تحدیث المخزون لاآتشاف الأخطاء وتصحيحها .
٢- إدخال باستخدام لوحة المفاتيح والتحقق من سجل معاملات المخزون
من مستندات المصدر المجمعة وذلك على شریط ممغنط یستخدم مكود ا من
المفتاح إلى الشریط .
٣- فرز بالتتابع حسب رقم صنف المخزون، ویستخدم برنامج فرز الشریط
لكي تكون السجلات معدة للتشغيل من أجل تحدیث الملف الرئيسي لمخزون
المواد الخام .
٢ تشغيل مخزون المواد الخام : /٣/١٣
یتم أداء هذه العملية – یومياً – وتتضمن برنامج تحدیث واحد رئيسي
ومعاملات المخزون على الشریط الممغنط تعتبر المدخلات لهذا البرنامج . یصل
بالتتابع إلى الملف الرئيسي لمخزون المواد الخام ، ویصل عشوائي اً إلى الملف
الرئيسي لأوامر الشراء ؛ حيث یضيف الكمية الم تسلمة بالنسبة لمعاملات ا لتسلم ،
ویطرح الكمية المنصرفة بالنسبة لمعاملات الصرف وذ لك لتحدید الكمية المعدلة
للأمر، ویستبعد من الملف أوامر الشراء التي تمت بشكل آامل .
١٥٠ نظم المعلومات المحاسبية
ویستخرج من دورة التحدیث الآتي :
١- ملف شریط ممغنط یحتوي سجلات صرف المخزون وتكلفة الصنف
المنصرف حيث یستخدم في المحاسبة عن تكلفة المواد المنصرفة .
٢- قائمة أخطاء المعاملات وإجمالي ات المجموعة وملخص قيود اليومية .
٣- تقریر حالة المخزون – أسبوعي – یقدم للمسئولين عن المخازن
وتخطيط الإنتاج .
٤- تحدید أصناف المخزون التي تكون الكمية المتاحة منها أقل من نقطة
إعادة الطلب .
ویعاد فرز الشریط حسب رقم المورد من أجل تشغيل لاحق لتحدیث الملف
الرئيسي للمورد .
٣ تشغيل معلومات المشتریات : /٣/١٣
یستخرج من الملف الرئيسي لأوامر الشراء المفتوح الآتي :
١- تقریر الاستلام المتأخر ؛ ویعد هذا التقریر أسبوعياً ویقدم لقسم
المشتریات للمتابعة .
٢- قائمة التعهدات النقدیة التي تمثل التدفق النقدي الخارج ؛ وتعد أسبوعياً
وتقدم للمراقب المالي .
٤ تشغيل ملف المورد والتقاریر : /٣/١٣
إن برنامج تشغيل ملف المورد له وظيفت ان رئيسيتان هما :
١- تحدیث الملف الرئيسي للمورد بأوامر الشراء والاستلام والمرتجعات
والمسموحات .
٢- استخراج مستندات أمر الشراء .
المدخلات لهذا البرنامج :
١- شریط معاملات المخزون المفرز بالتتابع حسب رقم المورد .
نظم المعلومات المحاسبية ١٥١
٢- الملف الرئيسي للمورد الذي یتم الوصول إليه بالتتابع لتحدیثه .
المخرجات من البرنامج :
١- طبع أصل وثلاث صور عن آل أمر شراء ویضاف سجل أمر الشراء
الجدید على الملف الرئيسي لأمر الشراء المفتوح .
٢- آشف التدفق النقدي الخارج : یعد أسبوعياً، ویقدم للمراقب المالي .
٣- تقریر أداء المورد: یعد شهریاً، ویقدم لقسم المشتریات لاستخدامه عند
اختيار المورد .
٥ سياسات وإجراءات الرقابة : /٣/١٣
من بين سياسات وإجراءات الرقابة التي یمكن أن تستخدم في هذا النظام
لتشغيل معلومات المشتریات والمخزون، اثنان قد سبق ذآرهما: وهما التحقق
من صحة سجلات معاملات المخزون عند إدخالها وإجماليات المجموعة .
وسوف یوضح هذا القسم أمثلة أخرى في مجالات حمایة البيانات والتحقق من
صحة المدخلات آالآتي :
١- استخدام علامات التمييز الداخلية والخارجية من أجل حمایة البيانات التي
في ملفات أوامر الشراء ا لمفتوحة، ومخزون المواد الخام وملف المورد
وأشرطة معاملات المخزون وسجلات تكلفة المواد حيث تساعد هذه
العلامات المميزة على منع تشغيلها ببرنامج خاطئ أو في تاریخ خطأ .
٢- یجب تحریك حلقات حمایة شریط الملف لحمایة الشریط من التسجيل
عليه أو مسحه في أي عملية تشغيل تالية .
٣- یجب آتابة نسخ طبق الأصل من ملفات القرص الثلاثة (ملف مخزون
المواد الخام، ملف أوامر الشراء المفتوح، ملف المورد ) على شریط
ممغنط، وأشرطة للمعاملات الأخرى حتى یمكن إعادة بناء أي ملف
رئيسي قد تدمرت محتویاته .
١٥٢ نظم المعلومات المحاسبية
٤- النسخ الحالية من هذه الملفات، شریط وقرص یجب تخز ینها في مكتبة
الملفات عندما لا تكون في الاستخدام ولا تستخرج إلا بإذن . ویجب
تخزین النسخ الاحتياطية من هذه الملفات في موقع آمن .
٥- یجب أن یحتوي برنامج تحدیث المخزون، والبرامج المساعدة للتحقق
من صحة المدخلات واختبارات التنقيح على معاملات المخزون . والتي
تتضمن اختبار التحقق من صحة آود المعاملة ورقم صنف المخزون
ورقم المورد .
٦- یجب القيام بمراجعة حقول البيانات الرقمية في آل سجل مثل بيانات
الكمية وتكلفة الوحدة .
٧- یجب اختيار سجلات المدخلات من حيث صحة التتابع ویجب رفض
أي سجلات خارج التتابع .
٨- یجب أداء اختبار المعقولية ع لى الكمية وتكلفة الوحدة في آل سجل
للمدخلات مع القيم المناظرة لهذه الأصناف في الملف الرئيسي للمخزون .
٩- یجب مراجعة قائمة أخطاء المعاملات، ویجب تصحيح آل خطأ قبل
دورة اليوم التالي . آما یجب إدراج اختبارات التنقيح في دورة تشغيل
ملف المورد.
نظم المعلومات المحاسبية ١٥٣
ملخص
١- إن القرارات الأساسية التي یعتبر قسم المشتریات مسئولاً عنها هي
تحدید الكمية التي یجب شر اؤها وتوقيت الشراء واختيار المورد .
٢- یوفر نظام المعلومات المحاسبي لإدارة المشتریات آل المعلومات
اللازمة عن تكاليف الاحتفاظ بالمخزون وتكاليف الشراء .
٣- یتحدد هيكل قاعدة بيانات المشتریات والمخزون آشبكة تتكون من اثنين
من الملفات على علاقة متبادلة مع بعضهم ا البعض وهما ملف مخزون
المواد الخام وملف المورد . ویرتبط هذان الملف ان بمجموعة من سجلات
المعاملات وهي السجلات التفصيلية لمتطلبات مخزون المواد .
٤- تبدأ عملية إعداد المدخلات ومراقبة البيانات في خریطة تدفق النظم
باستخدام الحاسب، بتجميع المستندات الرئيسية لمعاملات المخزون في
مجموعات وإعداد إجماليات المجموعة ثم یتم الإدخال باستخدام لوحة
المفاتيح على شریط ممغنط ویتم فرز الشریط حسب رقم صنف المخزون
لاستخدامه من أجل تحدیث الملف الرئيسي لمخزون المواد ا لخام .
٥- إن عملية تشغيل مخزون المواد الخام تتضمن برنامج تحدیث واحد
رئيسي ومعاملات المخزون على الشریط الممغنط تعتبر المدخلات لهذا
البرنامج، ویصل بالتتابع إلى الملف الرئيسي لمخزون المواد ویصل
عشوائياً إلى الملف الرئيسي لأمر الشراء المفتوح .
٦- عند تشغيل معلومات المشتریات فإنه یستخرج من الملف الرئيسي
لأوامر الشراء المفتوح، تقریر الاستلام المتأخر ویقدم لقسم المشتریات
للمتابعة وتقریر التدفق النقدي الخارج ویقدم للمراقب المالي .
٧- یهدف برنامج تشغيل ملف المورد والتقاریر إلى تحدیث الملف الرئيسي
للمورد واستخراج مستندات أم ر الشراء .
١٥٤ نظم المعلومات المحاسبية
٨- تهدف آل سياسات وإجراءات الرقابة التي تستخدم في نظام تشغيل
معلومات المشتریات والمخزون إلى التحقق من صحة سجلات معاملات
المخزون وحمایة البيانات المخزنة على الملفات فى شریط أو قرص .
٩- إن النسخ الاحتياطية من ملفات القرص الثلاثة وهي ملف مخزون المواد
الخام، وملف أوامر الشراء المفتوح، وملف المورد، یجب تخزینها في
موقع آمن . والنسخ الحالية من هذه الملفات – شریط وقرص – یجب
تخزینها في مكتبة الملفات عندما لا تكون في الاستخدام، ولا تستخرج إلا
بإذن .
نظم المعلومات المحاسبية ١٥٥
الوحدة الرابعة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الإنتاج
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى: وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات للمعلومات
في إدارة الإنتاج ، ووصف المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات المحاسبي
لإدارة الإنتاج، بالإضافة إلى إعداد خرائط التدفق ال تي تصف تدفقات البيانات
والمعلومات داخل نظام معلومات إدارة الإنتاج ، وأیضاً تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة على نظام تشغيل بيانات الإنتاج .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الإنتاج . /١٤
٢ قاعدة بيانات الإنتاج . /١٤
٣ قاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل . /١٤
٤ نظام تشغيل المجموعات باستخدام الحاسب : /١٤
١ إعداد أمر الإنتاج وطلب المواد . /٤/١٤
٢ جدولة الإنتاج . /٤/١٤
٣ محاسبة التكاليف . /٤/١٤
٤ سياسات وإجراءات الرقابة التي تطبق بشكل مباشر على /٤/١٤
هذه العمليات .
١ وظيفة إدارة الإنتاج : /١٤
تهتم إدارة الإنتاج أساساً بتخطيط ور قابة، عملية تصنيع منتج معين، وذلك
عن طریق تحدید م ا ا لذى یجب إنتاجه وتحدید آيف ومتى یجب الإنتاج، هذا
بالإضافة إلى ضبط ورقابة الخطوات في عملية الإنتاج .
١٥٦ نظم المعلومات المحاسبية
١) حيث یظهر فيها / ویظهر الهيكل التنظيمي لإدارة الإنتاج في الشكل ( ١٤
أنه یجب التنسيق بين وظيفة إدارة الإنتاج ووظائف إدارة المشتریات والمخزون
السابق دراسته ا. ویتضح من الخریطة أیضاً أن وظيفة إدارة الإنتاج مسئولة
بصفة أساسية عن قسم تخطيط الإنتاج الذي یتولى عملية تخطيط وجدولة الإنتاج
بالإضافة إلى تنسيق ورقابة عمليات الإنتاج وهناك وظائف خدمية أخرى هامة
تؤدي إلى هذه الأنشطة وتتم عن طریق أقسام الهندسة والصيانة والمخازن .
(أ) تخطيط الإنتاج :
تتضمن وظيفة تخطيط الإنتاج، تحدید م ا الذى یجب أن ینتج ومتى یجب
أن یتم الإنتاج ، وترتبط وظيفة الهندسة بتخطيط الإنتاج ارتباطً ا وثيقاً لأنها هي
التي تحدد آيفية إنتاج منتج معين .
وإتخاذ قرار یتعلق بتحدید ماذا یجب أن ینتج ویتكون أساساً من :
- تحدید الكميات المناسبة لكل منتج .
- تحدید مواصفات المزیج المناسب من حيث الشكل والحجم واللون
والمعلومات اللازمة لاتخاذ هذه القرارات تتعلق بكل من مستویات المخزون
والمبيعات المتن بأ بها حسب آل منتج .
ویوفر قسم الهندسة المعلومات عن الكمية المعياریة من آل نوع من المواد
الخام اللازمة لكل منتج والعمليات الدقيقة اللازمة له . والوقت المعياري لكل
عملية والآلة التي یتم عليها أداء آل عملية . ومواصفات المواد اللازمة لكل منتج
یحتویها مستند یطلق عليه " قائمة المواد "، والعم ليات والآلات اللازمة لكل
عملية واحتياجات الوقت المعياري یمثلها مستند یطلق عليه " قائمة العمليات ".
ویحتفظ بنسخ من هذه المستندات في قسم الهندسة عن آل بند یتم إنتاجه . وتستخدم
هذه المستندات بعد ذلك في تخطيط ورقابة الإنتاج .
نظم المعلومات المحاسبية ١٥٧
١): الهيكل التنظيمي لإدارة الإنتاج / شكل ( ١٤
إن تخطيط الوقت المحدد الذي یتم على أساسه تصنيع مفردات المنتج یشار
إليه ب " جدولة الإنتاج ". ویلاحظ أن تحدید الكميات التي یجب إنتاجها یتم في
مرحلة تخطيط الإنتاج التي تسبق الجدولة . والاحتياجات من الموارد یتم تحدیدها
عن طریق ضرب الكمية اللازمة من آل منتج یتم إنتاجه في الكمية المعياریة
لكل وحدة من آل منتج والمحددة في قائمة المواد وقائمة العمليات .
وهناك ثلاثة أنواع من الموارد هي : المواد، والعمل، والآلات والمعدات ،
والتي یجب أن تشترك جميعا في نفس النقطة من الزمن لكي یحدث الإنتاج .
ومدى توافر هذه الموارد تكون معروفة لمن یقوم بالجدولة وذلك عن طریق
تقاریر حالة مخزون المواد وتقاریر العمالة وتقاریر وجود الآلة وطاقته ا. وعلى
نائب الرئيس
للإنتاج
الهندسة
مدیر المصنع
تخطيط الإنتاج
المشتریات
الشحن
الصيانة الرئيس العام
للعمال
المخازن
الاستلام
مصنع (أ)
مصنع (ب)
مصنع (ج)
مصنع (د)
مصنع (ه)
١٥٨ نظم المعلومات المحاسبية
من یقوم بالجدولة أن ینسق العمل بين آل أفراد الإنتاج ، ویستخدم آل الآلات
والموارد المتاحة في المصنع لتحقيق أقصى إنتاج عند أدنى إنفاق للوقت
والموارد . والمخرجات هي جدول الإنتاج لكل قسم إنتاج ، وهو جدول یحدد أي
الشغلات یجب أن تؤدي داخل القسم خلال فترة معينة یتضمنها الجدول .
وأخيراً، یجب على من یقوم بجدولة الإنتاج أن یعرف الأولویات النسبية
للبنود المتعددة في عملية الإنتاج . بعض البنود قد یكون لها أولویة عالية بسبب
نفاد المخزون منها أو أوامر غير منفذة أو أوامر عاجلة أو أوامر لها تاریخ
تسليم متفق عليه مسبقاً . ویجب إعطاء التفضيل اللازم لمثل هذه البنود ذات
الأولویة العالية بالمقارنة بالبنود ذات الأولویة المنخفضة في جدول الإنتاج
والعمليات .
(ب) رقابة العمليات :
تتضمن وظيفة رقابة العمليات آل أوجه النشاط التي تتعلق بتسهيل
وتنسيق ورقابة العمليات في أقسام الإنتاج المختلفة وذلك في ضوء ثلا ثة أنواع
من المعایير هي : معایير الوقت – ومعایير التكلفة - ومعایير الجودة . وتدخل
معایير الوقت في قوائم العمليات والتي یحتویها بالتبعية جدول الإنتاج .
إن وظيفة الرقابة بالنسبة لمعایير الوقت تعتبر لازمة لإآمال جدول الإنتاج
ویتم تقييم أداء المشرفين على العمال بواسطة رئيس العمال العام ومدیر
المصنع. ویتم ذلك على أساس المقارنة بين و حدات الإنتاج المجدولة ووحدات
الإنتاج الفعلية .
ووظيفة الرقابة بالنسبة لمعایير التكلفة یتم تنفيذها بواسطة مشرفي قسم
الإنتاج والنتائج یتم تقييمها بواسطة المشرف العام على العمال ومدیر المصنع
وذلك عن طریق التقاریر التي ینتجها قسم محاسبة التكاليف . ونظام محاسبة
التكاليف الجيد هو الذي یستخدم المواد المعياریة ومتطلبات العمل التي حددها
قسم الهندسة لتوفير بيانات التكلفة المعياریة لوحدة المنتج ولكل عمل الإنتاج
نظم المعلومات المحاسبية ١٥٩
الذي یؤدى. وتقاریر محاسبة التكاليف التي تقارن التكلفة الفعلية داخل آل قسم
إنتاجي بالتكلفة المعياریة توفر مع لومات التغذیة المرتدة الهامة، لأداء مشرفي
الأقسام الإنتاجية، آما تقدم بنفس هذه التقاریر للمشرف العام ومدیر المصنع
لاستخدامها في تقييم أدائهم وأداء المشرفين .
ووظيفة رقابة الجودة یتم أد اؤها بواسطة قسم الهندسة و / أو قسم منفصل
لرقابة الجودة . وتتضمن هذه الوظيفة اختبار أو فحص بنود الإنتاج التام
لاآتشاف العيوب في المواد أو العمل . وعادة ما یتم هذا الفحص على أساس
العينة. ویتم إعادة آل الوحدات المعيبة لقسم التصنيع لإعادة تشغيله ا. وتعتبر
تكاليف إعادة التشغيل ملائمة لتقييم أداء مشرفي الأقسام الإنتاجية والمشرف
العام، ویجب أن تحمل هذه التكاليف على القسم الذي حدث فيه الإنتاج المعيب .
وفي ضوء وظيفتي تخطيط الإنتاج ورقابة العمليات ا للتين تقوم بهم ا إدارة
الإنتاج نجد أنه في معظم المشروعات الصناعية یوجد اثنان أساسي ان من نظم
المعلومات الفرعية لإدارة الإنتاج . ویختص أحد هذه ا لنظم الفرعية بالعمليات
المادیة وعناصر الإنتاج بينما یختص الثاني بعناصر تكاليف الإنتاج . وفي
النظم الآلية المميكنة یتجه هذ ان النظام ان الفرعيان إلى التكامل .
٢ قاعدة بيانات الإنتاج : /١٤
إن الرؤیة العامة لقاعدة بيانات الإنتاج في شرآة صناعية ، یمكن النظر
إليها على أنها مجموعة مترابطة من قواعد البيانات ؛ إذ تتضمن قاعدة بيانات
التسویق السابق دراستها في الوحدة الثانية عشر ة، وقاعدة بيانات مخزون المواد
والمشتریات السابق در استها في الوحدة الثالثة عشر ة، آما تشمل أیضاً قاعدة
بيانات هيكل المنتج وقاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل التي هي قلب النظام .
١٦٠ نظم المعلومات المحاسبية
. (٢/ وتظهر طبقاً للشكل التالي (رقم ١٤
٢): صورة عامة لقاعدة بيانات الإنتاج / شكل ( ١٤
ویتضح من الصورة العامة لقاعدة بيانات الإنتاج ما یلي :
١- أن قاعدة بيانات التسویق توضح معدل الطلب، ومستوى مخزون
البضاعة الجاهزة من آل منتج من المنتجات المصنوعة وبالتالي تساعد في
إعداد الخطة الرئيسية للإنتاج ، وتظهر الخطة الرئيسية للإنتاج الكمية التي یجب
صنعها من آل منتج، آل أسبوع ولعدة أسابيع مقبلة .
٢- وتحدد قاعدة بيانات هيكل المنتج المواصفات الهندسية لكل منتج، متضمناً
ذلك الكميات من بنود المواد الخام المتعددة واللازمة، آما توضح التتابع الدقيق
للعمليات التي یتم أداؤها في عملية التصنيع، وعلى ذلك فإن قاعدة بيانات هيكل
المنتج تتكون أساساً من قوائم المواد وقوائم العمليات لكل منتج من المنتجات.
٣- وتظهر قاعدة بيانات المشتریات ومخزون المواد ، الك ميات من آل
مفردة في مخزون المواد الخام الموجودة أو التي تم طلبها . وتعتبر هذه
المعلومات ضروریة في جدول الإنتاج التفضيلي ، وبالتبعية في الخطة الرئيسية
للإنتاج ومع قوائم المواد یمكن تحدید الكميات من بنود المواد الخام المتعددة
التي تلزم الحاجة إلى طلبها .
قاعدة بيانات
التسویق
قاعدة بيانات
مخزون المواد
الخام
والمشتریات
قاعدة بيانات
هيكل المنتج
قاعدة بيانات
الإنتاج تحت
التشغيل
نظم المعلومات المحاسبية ١٦١
الإنتاج تحت التشغيل
سجلات طلب المواد
سجلات عمليات الإنتاج
٢) السابق نجد أن قاعدة بيانات الإنتاج تحت / وآما یظهر في الشكل ( ١٤
٣) محتویات / التشغيل هي قلب ومحور قاعدة البيانات . ویوضح الشكل ( ١٤
البيانات وتنظيم قاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل وتظهر آالآتي :
٣): قاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل / شكل ( ١٤
٣ قاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل : /١٤
وتحتوي هذه القاعدة على عدد من السجلات لكل أمر إنتاج یتم تشغيله
حالياً في المصنع، وهي تدخل في ملف رئيسي للإنتاج تحت التشغيل ومجموعة
من سجلات طلبات المواد لكل نوع من أنواع المواد الخام التي استخدمت في
الإنتاج. ومجموعة من سجلات العمليات لكل عملية إنتاج تم جدولتها وهي
لازمة لصنع المنتج ویتم ترتيب هاتين المجموع تين من السجلات في شجرة مع
ملف رئيسي للإنتاج تحت التشغيل یمثل الأب، وسجلات طلب المواد وعمليات
الإنتاج تمثل الأبناء . ورقم أمر الإنتاج یخدم آمفتاح رئيسي لسجلات أوامر
الإنتاج في الملف الرئيسي للإنتاج تحت التشغيل ویحتوي آل سجل أمر إنتاج
إجمالي التكاليف، وآمية أمر الإنتاج والتاریخ المخطط لإتمامه .
آود
الحالة
تكلفة
الوحدة
الكمية
رقم
صنف
المخزون
رقم
القسم
تاریخ
الصرف
رقم
الطلب
الكمية
التامة
تاریخ
البدء
وقت
العملية
وقت
التصنيع
وصف
العملية
رقم
الآلة
رقم
القسم
رقم
العملية
رقم
أمر
الإنتاج
إجمالي
التكاليف
المحملة
إجمالي
تكلفة
العمل
إجمالي
تكلفة
المواد
معدل
المصروفات
المحملة
آود قاعدة
المصروفات
المحملة
تاریخ
الإتمام
تاریخ
البدء
آمية
الأمر
رقم مخزون
البضاعة
الجاهزة
رقم
أمر
الإنتاج
رقم
أمر
الإنتاج
١٦٢ نظم المعلومات المحاسبية
والمدخلات الرئيسية لقاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل هي :
١- أوامر الإنتاج المستلمة حدیثاً وتم البدء بها .
٢- سجلات العمليات التامة داخل المصنع . ویتوقف البدء في أوامر
الإنتاج على الخطة الرئيسية للإنتاج .
٣- یسمح الوصول إلى قاعدة بيانات هيكل المنتج بإنتاج مجموعة آاملة من
سجلات طلب المواد وسجلات عمليات الإنتاج . وترتبط هذه السجلات مع
الملف الرئيسي للإنتاج تحت التشغيل لتشكل الشجرة آما أوضحنا فيما سبق .
٤- عندما تصرف المواد للإنتاج في المصنع فإنه یتم إدخال سجلات الكمية
الفعلية والتكاليف ویتغير آود الحالة من " مخطط " إلى منصرف .
٥- یدخل إلى قاعدة البيانات أیضاً، سجلات الكمية والوقت وتكلفة العمليات
التامة، حيث یتم إضافة المواد المجمع ة والتكاليف المحملة إلى الملف الرئيسي
للإنتاج تحت التشغيل .
٦- أخيراً، یتم تحویل أمر الإنتاج الأخير لمخزن البضاعة الجاهزة ، ویؤدي
ذلك إلى استبعاد شجرة سجل أمر الإنتاج من قاعدة البيانات ثم زیادة الكمية
الحالية من مخزون البضاعة الجاهزة في قاعدة بيانات التسویق .
وهناك العدید من مستندات المخرجات والتقاریر التي یمكن إنتاجها من
قاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل وهي :
١- أمر الإنتاج الذي یمد المصنع وقسم تخطيط الإنتاج بمستند مكتوب
یرجع إليه لكل أمر إنتاج في التشغيل .
٢- طلب المواد الذي یوضح تحویل المواد الخام من المخازن إلى قسم
الصنع الذي یحتاج إليه .
٣- آل یوم یتم تشغيل سجلات عمليات الإنتاج بالتتابع عن طریق رقم
القسم ورقم الآلة لإعداد جداول الإنتاج الكاملة لكل قسم .
نظم المعلومات المحاسبية ١٦٣
٤- التقاریر اليومية عن آفایة تكلفة العمل وآفایة استخدام المواد یمكن
الحصول عليها عن طریق مقارنة الكميات الفعلية عن الوقت والمواد بالكميات
المخططة .
٥- عندما تكتمل أوامر الإنتاج فإنه یتم إعداد تقاریر التكلفة الملخصة التي
ترسل إلى قسم المحاسبة .
٤ نظام تشغيل المجموعات باستخدام الحاسب : /١٤
٦) خرائط تدفق النظام لعمليات /١٤) ، (٥/١٤) ، (٤/ تمثل الأشكال ( ١٤
الحاسب التي تتضمن :
١- إعداد أمر الإنتاج وطلب المواد .
٢- جدولة الإنتاج .
٣- محاسبة التكاليف .
وسوف یقوم هذا القسم بدراسة آل مجال من هذه المجالات الثلاثة . آما
سوف یصف سياسات وإجراءات الرقابة التي تطبق بشكل مباشر على هذه
العمليات .
١ إعداد أمر الإنتاج وطلب المواد : /٤/١٤
یظهر إعداد المدخلات وعمليات تشغيل الحاسب اللازمة لإعداد أوامر
. (٤/ الإنتاج وطلبات المواد في الشكل ( ١٤
تبدأ هذه العمليات مرة آل أسبوع بتسلم:
" التفویض بالصنع " وهي المستندات أو القوائم من قسم تخطيط الإنتاج .
ویتم إعداد إجماليات المجموعة من واقع هذه المستندات التي قد تتضمن
عدد السجلات، وإجماليات مفردات رقم مخزون المنتج والكمية التي یجب
إنتاجها بعد الإدخال . باستعمال لوحة المفاتيح والتحقق من صحتها .
وبعد الإدخال والتحقق من صحة المدخلات، فإنه یتم فرز بيانات "التفویض
١٦٤ نظم المعلومات المحاسبية
بالصنع" بالتتابع حسب رقم مخزون المنتج والذي هو نفس التتا بع مع ملف
المواد وملف قوائم العمليات . ویتم أداء خطوة الفرز باستخدام برنامج فرز
الشریط على الحاسب .
٤): نظام تشغيل المجموعة بالحاسب لإعداد أوامر الإنتاج / شكل ( ١٤
وطلبات المواد
الخطوة التالية : في هذه العملية، هي تشغيل سجلات " التفویض بالصنع "
على الحاسب مع ملف قوائم العمليات وملف قوائم المواد وقاعدة بيانات تكلفة
أمر الإنتاج والعمليات . وتتم هذه العملية بالتتابع حسب رقم مخزون المنتج .
وبالنسبة لكل منتج یتم صنعه یتحدد أمر الإنتاج له من واقع سجل " التفویض
بالصنع " وسجل قوائم العمليات المناظر له .
فرز حسب رقم
مخزون المنتج
بيانات
الأمر
بالإنتاج
الدخول بالمفتاح
والتحقق
بيانات الأمر بالإنتاج
بيانات
الأمر
بالإنتاج
بيانات الأمر
بالإنتاج مجمعة
إعداد
إجماليات
المجموعة
دورة أسبوعية
لإعداد مستندات
الإنتاج
قاعدة
بيانات
تكلفة أمر
الإنتاج
ملف بيان
المواد
ملف
قائمة
مقارنة
إجماليات
المجموعة
قائمة الأخطاء
وملخص المعلومات
طلبات المواد أوامر الإنتاج
١
٢
١
٢
٣
إجماليات
المجموعة
نظم المعلومات المحاسبية ١٦٥
ویتحدد رقم أمر الإنتاج طبقاً لأعلى رقم تا لٍ متاح في قاعدة بيانات تكلفة
الأمر والعمليات . ویتم طبع نسختين أو أآثر من أمر الإنتاج . ویتحدد أیضاً
طلب المواد لكل منتج ویستخرج من البيانات في سجل "التفویض بالصنع "
وسجل بيان المواد المناظر ویتم طبع عدة نسخ من طلب المواد . ویتم تسجيل
آل بيانات المواد والعمليات متضمنة بيانات التكاليف المعياریة من بيان المواد
وقائمة العمليات في سجل جدید في قاعدة بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات
والمخرجات الأخيرة من هذه الدورة للحاسب ع بارة عن قائمة مطبوعة
بالمعاملات الخطأ وإجماليات المجموعة وملخص المعلومات التي یتم مقارنتها
بإجماليات المجموعة التي حسبت یدویاً قبل التشغيل آوسيلة لرقابة البيانات .
٢ جدولة الإنتاج : /٤/١٤
یفترض أنه یتم أداء هذا النشاط یومياً في نظام الحاسب ، وتظهر خریط ة
٥) وذلك آالآتي : / تدفق النظم لهذه العملية طبقاً للشكل ( ١٤
١٦٦ نظم المعلومات المحاسبية
٥): نظام تشغيل المجموعة بالحاسب لجدولة الإنتاج / شكل ( ١٤
بيانات
بطاقة التقدم
الدخول بالمفتاح
والتحقق
بطاقات التقدم
فرز حسب رقم أمر
الإنتاج
بطاقات التقدم
المجمعة
التجميع في
مجموعات
بيانات
بطاقات التقدم
مقارنة
إجماليات
المجموعة
قائمة الخطأ
وملخص
المعلومات
تحدیث یومي لأوامر
الإنتاج بالعمليات التامة
قاعدة
بيانات
تكلفة أمر
الإنتاج
والعمليات
عمليات
مخططة
فرز حسب
رقم القسم
عمليات
مخططة
دورة جدولة
الإنتاج یومياً
جداول إنتاج
الأقسام
إجماليات
المجموعة
نظم المعلومات المحاسبية ١٦٧
تبدأ هذه العملية بتحدیث قاعدة بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات، ببطاقات
التقدم التي تعتبر دليلا على إتمام عملية في محطة صنع معينة، وتحویل العمل
إلى محطة صنع تالية مخططة . ویتم تسلم بطاقات التقدم والتجميع في مجموعات .
وتتضمن إجماليات المجموعة سجل إحصاء، بالإضافة إلى المجموعات الوهمية
المكونة من رقم أمر الإنتاج وآمية الوحدات التامة .
ویتم بعد ذلك إدخال بطاقات التقدم المجمعة باستعمال لوحة المفاتيح على
الشریط ویتم التحقق من صحتها ثم یتم فرزها حسب رقم أمر الإنتاج لتشغيلها
مع قاعدة بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات .
وتشغيل بطاقات التقدم مع قاعدة بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات یعمل
على تحدیث سجل العمليات الموجود في قاعدة البيانات .
ویُستخرج من هذه العملية نوعان من المخرجات :
الأول :
عبارة عن قائمة مطبوعة بالمعاملات الخطأ وملخص المعلومات ،
وإجماليات المجموعة التي یتم مقارنتها بالإجماليات التي سبق إعدادها یدویاً قبل
التشغيل لاختبار مدى الاعتماد والوثوق بسجلات المدخلات التي تم تشغيلها .
الثاني :
شریط بجدول العمليات المخططة للأداء خلال الدورة التالية ، ویتضمن آل
سجل على هذا الشریط رقم أمر الإنتاج، ورقم العملية، ورقم القسم، ورقم عنبر
التشغيل، والكمية التي یجب إنتاجها، والوقت المعياري اللازم لكل عم لية
وأولویات آل عملية والتتابع الملائم لأداء العمليات .
ویتم بعد ذلك فرز هذا الشریط حسب رقم القسم ، ویتم تشغيله عن طریق
برنامج خاص لكي تعد جداول الإنتاج لكل قسم من الأقسام الإنتاجية ویحتوي
هذا البرنامج على بيانات عن الآلات وطاقة العمل بكل قسم .
١٦٨ نظم المعلومات المحاسبية
وغالباً م ا تكون البرامج من هذا النوع برامج معقدة ولدیها القدرة على
التوصل إلى جداول تمثل التعيين الأمثل للموارد لتحقيق أقصى إنتاج .
٣ محاسبة التكاليف : /٤/١٤
تظهر خریطة تدفق النظم لعمليات الحاسب اليومية لمحاسبة التكاليف طبقاً
. (٦/ للشكل ( ١٤
نظم المعلومات المحاسبية ١٦٩
یفترض أن آل العمليات التي تظهر في خریطة تدفق النظم یتم أداؤها مرة
آل یوم. ولتبسيط دراسة خریطة التدفق، فإننا نجد أنها مقسمة إلى ثلا ثة أقسام
یفصلها عن بعضها خطوط متقطعة . ومجالات التطبيق ثلاثة هي : تكاليف
المواد، وتكاليف العمل، وتحدیث البضاعة الجاهزة . حيث تظهر آالآتي :
أ- عمليات تكلفة المواد :
تستخدم عمليات تكلفة المواد، شریط تكلفة المواد المنصرفة الذي نتج
(٢/ آمخرجات من تحدیث ملف مخزون المواد الخام آما ظهر في الشكل ( ١٣
في الوحدة ( ١٣ ) ویحتوي آل سجل على هذا الشریط ، رقم طلب المواد ، ورقم
أمر الإنتاج ورقم آود القسم الذي صرفت من أجله المواد وتكلفة الوحدة من
طلبات المواد والتي تؤآد الصرف من المخازن للإنتاج .
ویجب فرز هذا الشریط بالتتابع حسب رقم أمر الإنتاج قبل تشغيله
باستخدام قاعدة بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات . ودورة الحاسب تحدث
سجلات استخدام المواد والتكاليف الموجو دة في هذه القاعدة للبيانات .
والمخرجات التي تنشأ من هذه الدورة هي :
١- قائمة مطبوعة بالمعاملات الخاطئة ومعلومات ملخصة والتي تتضمن
ملخص قيد اليومية الذي یجعل المنتجات تحت التشغيل مدینة ومخزون المواد
الخام دائناً .
٢- شریط یتضمن بيانات استخدام المواد، یحتوي على الاستخدام الفعلي
والاستخدام المعياري وانحرافات التكلفة الناتجة لكل العمليات التامة ، ویتم فرز
هذا الشریط حسب رقم القسم، ویتم تشغيله لإنتاج التقاریر اليومية لاستخدام
المواد في آل قسم من أقسام الإنتاج .
(ب) عمليات تكاليف العمل :
تبدأ عمليات تكاليف العمل، آل یوم مع تجميع بطاقات وقت الشغلة في
مجموعات وحساب إجماليات المجموعة . ومن بين إجماليات المجموعة التي
١٧٠ نظم المعلومات المحاسبية
یتم إعدادها: عدد السجلات، ورقم بطاقات وقت الشغلة ومجموعات وهمية
تتضمن: رقم العامل، معدل الأجر، ساعات العمل .
ویتم بعد ذلك إدخال سجلات وقت الشغلة باستخدام لوحة المفاتيح على
شریط ممغنط ویتم التحقق من صحتها وتفرز بالتتابع حسب رقم أمر الإنتاج
لتشغيلها باستخدام قاعدة بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات .
والخطوة الثانية :
في هذه العملية هي تشغيل سجلات وقت الشغلة لنقل بيانات وقت إتمام
العمليات ومعدل أجر الع امل، لقاعد ة بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات لو أن
المصروفات الصناعية الإضافية قد حملت على أساس ساعات العمل المباشر أو
تكلفة العمل المباشر، فإن هذا التشغيل یحسب أیضاً التكاليف الصناعية المحملة
في سجلات هذه التكاليف في الملف .
ومخرجات هذه العملية :
١- قائمة مطبوعة ب المعاملات الخاطئة، ومعلومات ملخصة تتضمن
ملخص قيود اليومية التي تجعل تكلفة الإنتاج تحت التشغيل مدیناً، وحسابات
الأجور ومراقبة التكاليف الصناعية الإضافية دائنة . ویحتوي التقریر أیض اً على
إجماليات المجموعة المتجمعة خلال الدورة ویتم مقارنتها مع تلك التي سبق
حسابها قبل إعداد المدخلات آنوع من اختبارات الرقابة .
٢- شریط لبيانات آفایة تكلفة العمل . ویحتوي هذا الشریط على الوقت
الفعلي والمعياري ومعدل أجر العمل المعياري لكل العمليات التي تم أد اؤها
بواسطة آل عمال الإنتاج أثناء اليوم . ویتم فرز الشریط حسب رقم القسم وآود
العامل، ثم بعد ذلك یتم تشغيله لإنتاج تقریر آفایة تكلفة العمل لكل قسم من
الأقسام الإنتاجية .
٣- شریط لبيانات التكاليف لأوامر الإنتاج التي تمت بصورة آاملة آنتيجة
للعمليات التي تمثلها بطاقات وقت العملية . ویتم استبعاد آل سجلات هذه التامة
نظم المعلومات المحاسبية ١٧١
من قاعدة بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات، لأنها لا تمثل منتجات ما زالت
تحت التشغيل ولا تستلزم جدولة إنتاج وشریط العمليات التامة، یتم فرزه حسب
رقم مخزون البضاعة الجاهزة، ویتم تشغيله لتحدیث الملف الرئيسي لمخزون
البضاعة الجاهزة .
والمخرجات الأولى من هذه الدورة :
أ- قائمة مطبوعة للمع املات الخاطئة، وملخص المعلومات الذي یحتوي
ملخص قيود اليومية التي تجعل مخزون البضاعة الجاهزة مدیناً والإنتاج تحت
التشغيل دائناً عن تكلفة صنع هذه المنتجات .
ب- والتقریر المطبوع الثاني من هذه الدورة ، عبارة عن سلسلة من
ملخصات تكلفة الإنتاج التام ، ویطبع من آل تقریر من هذه التقاریر الملخصة
تفاصيل آل تكاليف الإنتاج لكل أمر إنتاج .
ج- والتقریر المطبوع الثالث والأخير الناتج من هذه الدورة ، هو تقریر حالة
مخزون البضاعة الجاهزة، ویفترض أن یعد هذا التقریر آما هو ظاهر من الخط
المتقطع مرة آل أسبوع وليس یومياً. ویمكن إعداده یومياً إذا اعتبر ذلك ضروریاً .
٤ سياسات وإجراءات الرقابة : /٤/١٤
١- تدور إجماليات المجموعة حول مستندات المدخلات والتحقق من
صحة البيانات فيها عند إدخالها باستخدام لوحة المفاتيح وهي طریقة للرقابة
على نظام معلومات الإنتاج الذي یستخدم الحاسب آما سبق ذآره . أما
الموضوعات التي تتعلق بحمایة البيانات والتحقق من صحتها وصلاحيتها
وترتبط أساساً بهذا النظام فسوف نتناول دراستها في هذا القسم .
٢- المحور الأساسي لحمایة البيانات في هذا النظام یجب أن یكون قاعدة
بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات ، فلو دمرت هذه القاعدة فإن أساس جدولة
الإنتاج وتكلفة الإنتاج تحت التشغيل سوف یفقد . ولذلك یجب إعداد نسخة طبق
الأصل من هذه القاعدة للبيانات في نهایة آل یوم من أیام التشغيل .
١٧٢ نظم المعلومات المحاسبية
٣- یجب حمایة هذه النسخة مع آل أشرطة المعاملات متضمنة شریط
بيانات التفویض بالصنع ، وشریط بيانات بطاقات التقدم و أشرطة تكاليف المواد
المنصرفة وشریط سجلات وقت العملية ، حتى یكون في الإمكان إعادة بناء
قاعدة البيانات إذا آان ذلك ضروریاً .
٤- یجب استخدام علامات التمييز الداخلية والخارجية لتعریف الملف وتاریخ
انتهاء آل نسخة ومدة الصلاحية. آما یجب نقل حلقة شریط الملف من آل نسخة
متداولة من الملف لحمایته، وعندما لا تكون هذه النسخ المتداولة في الاستخدام، فإنه
یجب تخزینها في مكتبة تخزین الأشرطة تحت رقابة أمين مكتبة الأشرطة .
٥- یتم السماح بإخراج الأشرطة في أوقات التشغيل المخططة فقط أو بأمر
خاص وحزمة الأقراص الممغنطة التي تحتوي على النسخة الحالية لقاعدة
بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات فإنه یجب تخزینها في مكتبة الملفات عندما
لا تكون في الاستخدام ولا یسمح بإخراجها إلا بأمر خاص . ویجب تخزین
النسخة الاحتياطية لقاعدة البيانات وأشرطة المعاملات في موقع آمن .
٦- هناك ثلاثة ملفات رئيسية أخرى یحتفظ بهم على القرص في هذا
النظام : ملف بيان المواد، وملف قائمة العمليات، والملف الرئيسي للبضاعة
الجاهزة، إذ یجب تخزین حزم الأقراص التي تحتوي على هذه الملفات في
مكتبة الملفات عندما لا تكون في الاستخدام . آما یجب حمایتها باستخدام
العلامات المميزة الداخل ية والخارجية . وأیضاً یجب حمایة ملفات الأشرطة
الأخرى، التي تتضمن شریط جدولة العمليات، وشریط بيانات استخدام المواد
وشریط بيانات آفایة العمل ، وشریط العمليات التامة ، وذلك عن طریق تحریك
حلقات حمایة ملف الشریط واستخدام عمليات التمييز الداخلية والخارجية .
٧- یجب أن یحتوي آل برنامج من البرامج الخمسة لتحدیث الملفات ، في
نظام معلومات الإنتاج ، على برامج مساعدة للتحقق من صحة المدخلات ، وأن
تتضمن إجراءات متعددة لاختبارات التنقيح على آل معاملات المدخلات ولأن
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٣
آل عملية تشغيل تتم بترتيب متتابع فإنه یجب دائماً أداء اختبار التتابع على
سجلات المدخلات . وبالإضافة إلى ذلك فإنه عند تحدیث قاعدة بيانات تكلفة
أمر الإنتاج والعمليات ببطاقات التقدم وببطاقات وقت العملية ، فإنه یجب اختبار
صحة رقم العملية ورقم القسم ورقم الآلة أو عنبر التشغيل ، وعند تحدیث هذه
القاعدة بالمواد المنصرفة ، فإنه یجب اختبار صحة رقم المخزون ورقم القسم .
ویتم هذا الاختبار للتحقق من الصحة ، عن طریق مقارنة قيم هذا الصنف من
المواد في سجلات المدخلات مع قيم نفس الصنف في الملف الرئيسي .
٨- یجب إجراء اختبارات الحقول واختبار المعقولية على القيم الرقمية
وتتضمن هذه الحقول :
الكمية التي یجب أن تنتج في سجلات التفویض بالصنع ، والكمية التامة
في بطاقات التقدم ، والكمية وتكلفة الوحدة للمواد المنصرفة ، وساعات العمل ،
ومعدل الأجر ، والكمية التامة في بطاقات وقت العملية ، والكمية التامة وتكلفة
الوحدة في سجلات العمليات التامة ، ویتم اختبار معقولية القيم لكل بند من هذه
البنود عن طریق المقارنة بالمتوسط أو بالقيم المتوقعة المسجلة في الملفات
الرئيسية .
٩- ضرورة مراجعة ومتابعة التقاریر المتعددة للمعاملات الخاطئة . ویجب
أن تكون هذه الوظيفة من مسئولية أفراد غير مشغلي النظام أو معدي البرامج،
آما یجب تتبع مصدر آل خطأ في المعاملات آوسيلة لتأآيد الدقة وتصحيح
الأخطاء ، ویجب إعداد وتقدیم تصحيح الخطأ للنظام على وجه السرعة .
١٧٤ نظم المعلومات المحاسبية
ملخص
١- تهتم إدارة الإنتاج أساساً بتخطيط ورقابة عملية تصنيع منتج معين .
وذلك عن طریق تحدید ماذا یجب إنتاجه وتحدید متى وآيف یجب
الإنتاج بالإضافة إلى تنسيق ورقابة عمليات الإنتاج .
٢- إن مواصفات المواد اللازمة لكل منتج یحتویها مستند یطلق عليه
"قائمة المواد" والعمليات والآلات اللازمة لكل عملية واحتياجات الوقت
المعياري یمثلها مستند یطلق عليه " قائمة العمليات " . آما أن تخطيط
الوقت الم حدد الذي یتم على أساسه تصنيع مفردات المنتج یشار إليه
ب " جدولة الإنتاج " .
٣- تتضمن وظيفة رقابة العمليات ، آل أوجه النشاط التي تتعلق بتسهيل
وتنسيق ورقابة العمليات في الأقسام الإنتاجية المختلفة ، وذلك في ضوء
ثلاثة معایير هي : معایير الوقت – ومعایير التكلفة – ومعایير الجودة .
وتدخل معایير الوقت في قوائم العمليات التي یحتویها بالتبعية جدول
الإنتاج.
٤- قاعدة بيانات الإنتاج عبارة عن مجموعة مترابطة من قواعد البيانات،
إذ تتضمن: قاعدة بيانات التسویق، وقاعدة بيانات مخزون المواد الخام،
وقاعدة بيانات هيكل المنتج ، وقاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل .
٥- إن قاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل هي قلب ومحور قاعدة بيانات
الإنتاج وتحتوي على عدد من السجلات لكل أمر إنتاج وهي تدخل في
ملف رئيسي للإنتاج تحت التشغيل ومجموعة من سجلات طلب المواد
بالإضافة إلى مجموعة من سجلات العمليات . ویتم ترتيب هاتين
المجموعتين من السجلات في شجرة مع ملف رئيسي للإنتاج تحت
التشغيل یمثل الأب وسجلات طلب المواد والعمليات تمثل الأبناء .
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٥
٦- إن خرائط تدفق النظام لعمليات الحاسب تتضمن إعداد أمر الإنتاج
وطلب المواد وجدولة الإنتاج بالإضافة إلى محاسبة التكاليف .
٧- تدور آل سياسات وإجراءات الرقابة حول التحقق من صحة البيانات
بالإضافة إلى حمایة ملفات القرص وملفات الأشرطة الممغنطة ، ویتم
حمایة هذه الملفات باستخدام العلامات المميزة الداخلية والخارجية .
٨- یجب أن یحتوى آل برنامج من البرامج الخمسة لتحدیث الملفات على
برامج مساعدة للتحقق من صحة المدخلات وأن تتضمن إجراءات
متعددة لاختبار التنقيح بالإضافة إلى اختبارات الحقول واختبار المعقولية
على القيم الرقمية .
٩- هناك ضرورة لمراجعة ومتابعة التقاریر المتعددة للمعاملات الخاطئة ،
ویجب تتبع مصدر آل خطأ في المعاملات آوسيلة لتأآيد الدقة وتصحيح
الأخطاء .
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٧
الوحدة الخامسة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الأفراد
الأهداف:
تتعلق إدارة الأفراد بتخطيط وتنسيق ورقابة استخدام الموارد البشریة
داخل التنظيم . وتختص نظم المعلومات لإدارة الأفراد بتشغيل المعلومات عن
الأفراد داخل التنظيم من حيث تعيينهم وتدریبهم وتأم ينهم ومكافآتهم . وینتج
نظام المعلومات المحاسبي آثي رًا من المعلومات النافعة لإدارة الأفراد من خلال
تشغيل أجور العاملين .
لهذا تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات
للمعلومات لإدارة الأفراد وتوضح المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات
المحاسبي له ا. آما تقوم بإعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل الأجور بالإضافة إلى تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الأفراد . /١٥
٢ نظام تشغيل الأجور . /١٥
٣ قاعدة بيانات الأجور . /١٥
٤ نظام تشغيل المجموعة باستخدام الحاسب . /١٥
٥ أساليب وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور . /١٥
١ وظيفة إدارة الأفراد: /١٥
١) ولا تحدث / یظهر الهيكل التنظيمي لوظيفة إدارة الأفراد في الشكل ( ١٥
وظيفة إدارة الأفراد آلها داخل تنظيم الأفراد . فكل مسئول داخل التنظيم یلعب
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٧
الوحدة الخامسة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الأفراد
الأهداف:
تتعلق إدارة الأفراد بتخطيط وتنسيق ورقابة استخدام الموارد البشریة
داخل التنظيم . وتختص نظم المعلومات لإدارة الأفراد بتشغيل المعلومات عن
الأفراد داخل التنظيم من حيث تعيينهم وتدریبهم وتأم ينهم ومكافآتهم . وینتج
نظام المعلومات المحاسبي آثي رًا من المعلومات النافعة لإدارة الأفراد من خلال
تشغيل أجور العاملين .
لهذا تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات
للمعلومات لإدارة الأفراد وتوضح المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات
المحاسبي له ا. آما تقوم بإعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل الأجور بالإضافة إلى تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الأفراد . /١٥
٢ نظام تشغيل الأجور . /١٥
٣ قاعدة بيانات الأجور . /١٥
٤ نظام تشغيل المجموعة باستخدام الحاسب . /١٥
٥ أساليب وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور . /١٥
١ وظيفة إدارة الأفراد: /١٥
١) ولا تحدث / یظهر الهيكل التنظيمي لوظيفة إدارة الأفراد في الشكل ( ١٥
وظيفة إدارة الأفراد آلها داخل تنظيم الأفراد . فكل مسئول داخل التنظيم یلعب
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٧
الوحدة الخامسة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الأفراد
الأهداف:
تتعلق إدارة الأفراد بتخطيط وتنسيق ورقابة استخدام الموارد البشریة
داخل التنظيم . وتختص نظم المعلومات لإدارة الأفراد بتشغيل المعلومات عن
الأفراد داخل التنظيم من حيث تعيينهم وتدریبهم وتأم ينهم ومكافآتهم . وینتج
نظام المعلومات المحاسبي آثي رًا من المعلومات النافعة لإدارة الأفراد من خلال
تشغيل أجور العاملين .
لهذا تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات
للمعلومات لإدارة الأفراد وتوضح المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات
المحاسبي له ا. آما تقوم بإعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل الأجور بالإضافة إلى تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الأفراد . /١٥
٢ نظام تشغيل الأجور . /١٥
٣ قاعدة بيانات الأجور . /١٥
٤ نظام تشغيل المجموعة باستخدام الحاسب . /١٥
٥ أساليب وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور . /١٥
١ وظيفة إدارة الأفراد: /١٥
١) ولا تحدث / یظهر الهيكل التنظيمي لوظيفة إدارة الأفراد في الشكل ( ١٥
وظيفة إدارة الأفراد آلها داخل تنظيم الأفراد . فكل مسئول داخل التنظيم یلعب
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٧
الوحدة الخامسة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الأفراد
الأهداف:
تتعلق إدارة الأفراد بتخطيط وتنسيق ورقابة استخدام الموارد البشریة
داخل التنظيم . وتختص نظم المعلومات لإدارة الأفراد بتشغيل المعلومات عن
الأفراد داخل التنظيم من حيث تعيينهم وتدریبهم وتأم ينهم ومكافآتهم . وینتج
نظام المعلومات المحاسبي آثي رًا من المعلومات النافعة لإدارة الأفراد من خلال
تشغيل أجور العاملين .
لهذا تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات
للمعلومات لإدارة الأفراد وتوضح المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات
المحاسبي له ا. آما تقوم بإعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل الأجور بالإضافة إلى تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الأفراد . /١٥
٢ نظام تشغيل الأجور . /١٥
٣ قاعدة بيانات الأجور . /١٥
٤ نظام تشغيل المجموعة باستخدام الحاسب . /١٥
٥ أساليب وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور . /١٥
١ وظيفة إدارة الأفراد: /١٥
١) ولا تحدث / یظهر الهيكل التنظيمي لوظيفة إدارة الأفراد في الشكل ( ١٥
وظيفة إدارة الأفراد آلها داخل تنظيم الأفراد . فكل مسئول داخل التنظيم یلعب
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٧
الوحدة الخامسة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الأفراد
الأهداف:
تتعلق إدارة الأفراد بتخطيط وتنسيق ورقابة استخدام الموارد البشریة
داخل التنظيم . وتختص نظم المعلومات لإدارة الأفراد بتشغيل المعلومات عن
الأفراد داخل التنظيم من حيث تعيينهم وتدریبهم وتأم ينهم ومكافآتهم . وینتج
نظام المعلومات المحاسبي آثي رًا من المعلومات النافعة لإدارة الأفراد من خلال
تشغيل أجور العاملين .
لهذا تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات
للمعلومات لإدارة الأفراد وتوضح المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات
المحاسبي له ا. آما تقوم بإعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل الأجور بالإضافة إلى تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الأفراد . /١٥
٢ نظام تشغيل الأجور . /١٥
٣ قاعدة بيانات الأجور . /١٥
٤ نظام تشغيل المجموعة باستخدام الحاسب . /١٥
٥ أساليب وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور . /١٥
١ وظيفة إدارة الأفراد: /١٥
١) ولا تحدث / یظهر الهيكل التنظيمي لوظيفة إدارة الأفراد في الشكل ( ١٥
وظيفة إدارة الأفراد آلها داخل تنظيم الأفراد . فكل مسئول داخل التنظيم یلعب
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٧
الوحدة الخامسة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الأفراد
الأهداف:
تتعلق إدارة الأفراد بتخطيط وتنسيق ورقابة استخدام الموارد البشریة
داخل التنظيم . وتختص نظم المعلومات لإدارة الأفراد بتشغيل المعلومات عن
الأفراد داخل التنظيم من حيث تعيينهم وتدریبهم وتأم ينهم ومكافآتهم . وینتج
نظام المعلومات المحاسبي آثي رًا من المعلومات النافعة لإدارة الأفراد من خلال
تشغيل أجور العاملين .
لهذا تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات
للمعلومات لإدارة الأفراد وتوضح المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات
المحاسبي له ا. آما تقوم بإعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل الأجور بالإضافة إلى تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الأفراد . /١٥
٢ نظام تشغيل الأجور . /١٥
٣ قاعدة بيانات الأجور . /١٥
٤ نظام تشغيل المجموعة باستخدام الحاسب . /١٥
٥ أساليب وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور . /١٥
١ وظيفة إدارة الأفراد: /١٥
١) ولا تحدث / یظهر الهيكل التنظيمي لوظيفة إدارة الأفراد في الشكل ( ١٥
وظيفة إدارة الأفراد آلها داخل تنظيم الأفراد . فكل مسئول داخل التنظيم یلعب
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٧
الوحدة الخامسة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الأفراد
الأهداف:
تتعلق إدارة الأفراد بتخطيط وتنسيق ورقابة استخدام الموارد البشریة
داخل التنظيم . وتختص نظم المعلومات لإدارة الأفراد بتشغيل المعلومات عن
الأفراد داخل التنظيم من حيث تعيينهم وتدریبهم وتأم ينهم ومكافآتهم . وینتج
نظام المعلومات المحاسبي آثي رًا من المعلومات النافعة لإدارة الأفراد من خلال
تشغيل أجور العاملين .
لهذا تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات
للمعلومات لإدارة الأفراد وتوضح المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات
المحاسبي له ا. آما تقوم بإعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل الأجور بالإضافة إلى تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الأفراد . /١٥
٢ نظام تشغيل الأجور . /١٥
٣ قاعدة بيانات الأجور . /١٥
٤ نظام تشغيل المجموعة باستخدام الحاسب . /١٥
٥ أساليب وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور . /١٥
١ وظيفة إدارة الأفراد: /١٥
١) ولا تحدث / یظهر الهيكل التنظيمي لوظيفة إدارة الأفراد في الشكل ( ١٥
وظيفة إدارة الأفراد آلها داخل تنظيم الأفراد . فكل مسئول داخل التنظيم یلعب
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٧
الوحدة الخامسة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الأفراد
الأهداف:
تتعلق إدارة الأفراد بتخطيط وتنسيق ورقابة استخدام الموارد البشریة
داخل التنظيم . وتختص نظم المعلومات لإدارة الأفراد بتشغيل المعلومات عن
الأفراد داخل التنظيم من حيث تعيينهم وتدریبهم وتأم ينهم ومكافآتهم . وینتج
نظام المعلومات المحاسبي آثي رًا من المعلومات النافعة لإدارة الأفراد من خلال
تشغيل أجور العاملين .
لهذا تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات
للمعلومات لإدارة الأفراد وتوضح المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات
المحاسبي له ا. آما تقوم بإعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل الأجور بالإضافة إلى تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الأفراد . /١٥
٢ نظام تشغيل الأجور . /١٥
٣ قاعدة بيانات الأجور . /١٥
٤ نظام تشغيل المجموعة باستخدام الحاسب . /١٥
٥ أساليب وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور . /١٥
١ وظيفة إدارة الأفراد: /١٥
١) ولا تحدث / یظهر الهيكل التنظيمي لوظيفة إدارة الأفراد في الشكل ( ١٥
وظيفة إدارة الأفراد آلها داخل تنظيم الأفراد . فكل مسئول داخل التنظيم یلعب
القسم الأول
- مقدمة فى نظم المعلومات المحاسبية
- نظم المعلومات المحاسبية
- نظم المعلومات المحاسبية
الوحدة الأولى
الإطار العام لنظم المعلومات المحاسبية
الأهداف:
تقدم هذه الوحدة إطاراً عاماً لنظم المعلومات المحاسبية، من حيث زيادة احتياجات مستخدمي هذه المعلومات .
لذلك فإن هذه الوحدة توفر صورة عامة لنظم المعلومات المحاسبية مع مراجعة مبسطة لنظام الحاسب الإلكتروني، كما تتضمن دراسة مختصرة لبعض تطبيقات نظم المعلومات المحاسبية .
العناصر:
١ تزايد احتياجات مستخدمي المعلومات .
٢ مقدمة لازمة لنظم المعلومات المحاسبية .
٣ إطار عام لتطبيقات نظم المعلومات المحاسبية : -
١ نظام المخزون السلعي .
٢ نظام تشغيل أوامر البيع .
٣ نظام حسابات المدينين .
٤ نظام حسابات الدائنين .
٥ نظام الأجور.
٦ نظام الأستاذ العام.
تزاید احتياجات مستخدمي المعلومات:
المستخدمون الداخليون يستخدمون المعلومات المحاسبية في اثنين من المجالات هما:
٤ نظم المعلومات المحاسبية
أ- مجال اتخاذ القرارات:
تحتاج كل ميادين اتخاذ القرارات عموماً إلى المعلومات المحاسبية
التسعير– إعداد الموازنات الرأسمالية – وضع سياسات الائتمان.
كما أدت عملية الموازنة التخطيطية إلى توسيع دائرة الاحتياج لنظام المعلومات المحاسبي ، فالموازنات عن مشتريات المواد الخام – والعمل – والمصروفات الإضافية والتسويقية والإدارية آلها تحتاج إلى المعلومات المحاسبية .
ونفس الشىء ينطبق على قرارات تخطيط الأرباح – وتخطيط رأس المال العامل .
والموازنة النقدية ومراجعة المخزون .
وبالتالي نجد أن كل القرارات التي تتخذها الإدارة بشكل مباشر أو غير مباشر تحتاج إلى المعلومات المحاسبية .
ب - مجال تقييم الأداء:
تستخدم الإدارة المعلومات المحاسبية في مجال قياس الأداء من خلال تطبيق مبادئ ومفاهيم محاسبة المسئولية .
وتقسم التنظيم إلى عدة مراكز من مراكز المسئولين هي:
١- مركز التكلفة ويتم فيه مقارنة التكاليف الفعلية بالتكاليف المخططة .
٢- مركز الربحية ويتم فيه مقابلة الإيرادات بالمصروفات لتحديد صافي ربح المركز .
٣- مركز الاستثمار يعتمد قياس الأداء فيه عن طريق معدل العائد على الاستثمار .
المستخدمون الخارجيون: وهم الهيئات الحكومية – المساهمون – البنوك.
٢ مقدمة لازمة لنظم المعلومات المحاسبية:
١- البيانات:
مواد خام يجب تشغيلها حتى تكون نافعة في اتخاذ القرارات .
نظم المعلومات المحاسبية ٥
٢- المعلومات:
هي بيانات تم تشغيلها وتؤدي إلى زيادة المعرفة في بيئة القرار .
إذن فالمدخلات في نظام المعلومات هي البيانات ، والمخرجات هي المعلومات.
٣- النظام:
هو مجموعة من العناصر التي تتفاعل مع بعضها البعض وتعمل داخل حدود مشتركة، والحدود ترشح أنواع المدخلات والمخرجات التي تتدفق بين النظام والبيئة المحيطة به .
٤- تحليل النظم:
يرتبط بصنع القرار الخاص بالنظم من ح يث تحديد النظام الكلي والنظم الفرعية المرتبطة به مثال :
النظام المحاسبي
نظام الأجور نظام الأوامر الإنتاجية
ويعني تحليل النظم أن تصمم المدخلات في نظام الأجور بطريقة يمكن أن تستخدم لخدمة نظام الأوامر الإنتاجية .
٥- نظام المعلومات الإداریة :
هو نظام آلي للمعلومات، ويوفر معلومات مالية وغير مالية ، ويتكون من عدة نظم فرعية للتسويق، الإنتاج، والتمويل والأفراد وإدارة بنك البيانات ونظام المعلومات المحاسبية بمثابة نظام فرعي في نظم المعلومات الإدارية وهو أكبر هذه النظم وأآثرها رسمية. وتتميز بصفتين:
١- الاعتماد على تكنولوجيا الحاسب الإلكتروني .
٢- استخدام نماذج القرار الكمية .
٦ نظم المعلومات المحاسبية
وهناك اثنت ان من المعلومات الإدارية التي يهتم بها أساساً نظام المعلومات المحاسبي وهما :
١- المعلومات المالية .
٢- المعلومات التي يتم إنتاجها من تشغيل بيانات المع املات المالية .
٦- نظام الحاسب الإلكتروني :
يتكون من أربعة أقسام من الأجهزة هي :
المدخلات التشغيل التخزين المخرجات
الطرفيات وحدة التشغيل المركزية
التخزين الثانوي أو الخارجي
الطباعات
الطرفيات
الأشرطة
والأقراص
الممغنطة
تخزين البيانات لفترةأسطوانة ممغنطة ممغنطة
وحدة المراقبة وحدة الحساب
والمنطق التخزين الرئيسي أو الداخلي للحاسب
تخزين تعليمات البرنامج تخزين البيانات الداخلة للتشغيل
نظم المعلومات المحاسبية ٧
٣ إطار عام لتطبيقات نظم المعلومات المحاسبية:
١ نظام المخزون السلعي :
الأهداف:
أ- تخفيض تكا ليف نفاذ المخزون إلى أدنى حد .
ب - تخفيض تكاليف الاحتفاظ بالمخزون إلى أدنى حد .
الملفات:
ملف رئيسي للمخزون السلعي .
- كميات البضاعة المباعة .
- كميات البضاعة المستلمة .
المخرجات:
١- مخرجات تحدث نظام الأستاذ العام ، بالكمية الحالية للمخزون وتكلفة البضاعة المباعة .
٢- مخرجات لقسم المشتريات لتحديد أمر الشراء عندما يصل حجم
المخزون إلى نقطة إعادة الطلب .
٣- التقارير الإدارية عن حالة ووضع آل صنف مع تحديد الأصناف بطيئة الحركة .
٢ نظام تشغيل أوامر البيع: /٣/١
الأهداف:
١- الإعداد لشحن أوامر البيع .
٢- إعداد سجل للأصناف التي سوف تن فد فيما بعد .
٣- إنتاج التقارير المختلفة لتحليل المبيعات .
٨ نظم المعلومات المحاسبية
الملفات:
- ملف المخزون السلعي .
- ملف الأمر الحالي حيث يحفظ فيه الكميات المؤجلة لحين توافر
البضاعة أي الأوامر المؤجلة .
- ملف تاريخ الأمر حيث ينقل إليه بعد ثلا ثة أشهر من ملف الأمر الحالي .
المدخلات:
١- أوامر البيع الصادرة من العملاء أنفسهم أو عن طريق رجال البيع .
٢- شروط منح الائتمان آما هي واردة في نظام حسابات المدينين .
المخرجات :
١- تقارير الأوامر المشغلة : وهو تقرير رقابي يومي تستخدم إجمالياته في
ضبط ورقابة اتجاهات المبيعات ومراجعة الأوامر .
٢- تقرير الأوامر المؤجلة ال يومي .
٣- تقرير تحليل المبيعات الشهري .
٣ نظام حسابات المدینين : /٣/١
الأهداف:
١- إرسال فواتير البيع للعملاء عن الأوامر التي تم شحنها .
٢- الاحتفاظ بسجلات الحسابات عن القيم التي يعتبر العميل مديناً بها
والمسدد منها .
٣- توفير المعلومات الضرورية للمساعدة في تجميع الحس ابات التي مضى
تاريخ استحقاقها .
الملفات:
الملف الرئيسي لحسابات المدينين .
نظم المعلومات المحاسبية ٩
المدخلات:
١- بيانات الفواتير عن طريق نظام تشغيل أوامر البيع .
٢- بيانات توصيف العميل والمبالغ المسددة منه من قسم حسابات المدينين .
المخرجات:
ن ومًا م ٣٠ ي - ن ١ ون م ر الدي ي عم ثل ف لإدارة تتم ر ل ١- تقاري
٦٠ يومًا ، أآثر من ٦٠ يومًا . -٣٠
٢- تقرير موقف وحالة العميل وهو يساعد رجل البيع الذي يتعامل مع هذا
العميل .
٣- التنبؤات اللازمة للنقدية .
٤ نظام حسابات الدائنين : /٣/١
الأهداف :
١- تحقيق الرقابة على المبالغ المدفوعة للمورد .
٢- استخراج شيكات السداد للموردين .
٣- توفير معلومات لضبط ورقابة النقدية .
الملفات :
ملف رئيسي لحسابات الدائنين .
المدخلات :
من قسم حسابات الدائنين .
المخرجات :
١- تقرير الاحتياج ات النقدية ويعتمد على المبالغ مستحقة السداد للدائنين .
٢- تقرير الخصومات الضائعة .
٣- الشيكات التي ترسل للموردين .
١٠ نظم المعلومات المحاسبية
٥ نظام الأجور : /٣/١
الأهداف :
١- دفع المرتبات للعاملين .
٢- الاحتفاظ بسجلات الأجور المستحقة للعاملين والضرائب المخصومة
منها والصافي .
٣- التقارير اللازمة لإدارة وظيفة الأجور .
الملفات :
ملف رئيسي للأجور .
المدخلات :
١- مدخلات من قسم الأجور والمرتبات تتعلق بالبيانات الشخصية للع املين .
٢- مدخلات من قسم المبيعات توفر في بعض الحالات العمولة الخاصة
برجال البيع .
المخرجات :
١- النماذج التي تقدم لمصلحة الضرائب .
٢- شيكات الأجور .
٣- تقرير الاستقطاعات التي لم تنفذ .
٤- آشف الأجور وهو إجمالي الأجر والاستقطاعات والصافي المستحق .
٦ نظام الأستاذ العام : /٣/١
أصبح نظام الأستاذ الع ام من التطبيقات الهامة للحاسب الإ لكترونى
ويحتفظ فيه بالآ تى :
١- الحسابات المالية الخاصة بالمشروع .
٢- إنتاج القوائم المالية مثل قائم ة نتائج الأعمال وقائم ة المرآز المالى
وقائمة التغيرات فى المرآز المالى .
نظم المعلومات المحاسبية ١١
٣- سجلات لكل من الأصول والخصوم وحقوق أصحاب المشروع
والإيرادات والمصروفات .
٤ – الاحتفاظ بالموازنة التخطيطية خاصة موازنة الدخل عن الإيرادات
والمصروفات .
٥ – إعداد التقارير التى تقارن بين قيم الإيرادات والمصروفات الفعلية
والقيم المخططة لها . وهذه التقارير لها أهمية آبيرة فى تحقيق الرقابة
في منشآت الأعمال .
١٢ نظم المعلومات المحاسبية
ملخص
١- هناك تزايد فى احتياجات مستخدمى المعلومات المحاسبية .
٢- يحتاج المستخدم ون الداخل يون المعلومات المحاسبية فى مجالى اتخاذ
القرارات وتقييم الأداء .
٣- يتحدد المس تخدمون الخارج يون للمعلومات المحاسبية فى : الهيئات
الحكومية – العام لين – العملاء – المساهم ين – المؤسسات المالية مثل
البنوك – وبيوت الإقراض .
٤- من أمثلة الإطار العام لتطبيقات نظم المعلومات المحاسبية : نظام
المخزون السلعى ونظام تشغيل أوامر البيع ونظام حسابات المدينين
والدائنين ونظام الأجور .
٥- لكل نظام من هذه النظم يجب تحديد الأهداف والملفات والمدخلات
والمخرجات .
٦- نظام الأستاذ العام أصبح الآن من التطبيقات الهامة للحاسب الإلكتروني
ويشمل آل الحسابات المالية الخاصة بالمشروع بالإضافة إلى الاحتفاظ
بالموازنة التخطيطية .
٧- نظام المعلومات المحاسبي بمثابة نظام فرعي في نظم المعلومات
الإدارية وهو أآبر هذه النظم وأآثرها رسمية .
نظم المعلومات المحاسبية ١٣
الوحدة الثانية
مفاهيم النظم ومعنى وطبيعة نظم المعلومات المحاسبية
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى دراسة المفاهيم الأساسية لنظم المعلومات المحاسبية
عن طریق تحدید معنى آل مفهوم وعلاقة هذه المفاهيم ببعضها البعض . آما
تهدف إلى دراسة معنى نظم المعلومات المحاسبية داخل التنظيم ، والأجزاء
المختلفة التي یتكون منها والمعلومات التي یوفرها للتنظيم .
العناصر:
١ النظام: /٢
١ أجزاء النظام . /١/٢
٢ حدود النظام . /١/٢
٣ بيئة النظام. /١/٢
٤ مدخلات النظام . /١/٢
٥ مخرجات النظام . /١/٢
٦ التحویل أو التشغيل. /١/٢
٧ الحدود المشترآة. /١/٢
٨ النظم المفتوحة والنظم المغلقة . /١/٢
٩ التغذیة المرتدة. /١/٢
٢ معنى وطبيعة نظم المعلومات المحاسبية : /٢
١ أجزاء نظام المعلومات المحاسبي . /٢/٢
٢ نماذج المحاسبة المالية . /٢/٢
٣ نماذج المحاسبة الإداریة . /٢/٢
١٤ نظم المعلومات المحاسبية
الوحدة الثانية
مفاهيم النظم ومعنى وطبيعة نظم المعلومات المحاسبية
١ النظام: /٢
النظام عبارة عن مجموعة من العناصر أو الأجزاء التي تتفاعل مع
بعضها البعض وتعمل داخل حدود لتحقيق هدف أو مجموعة من الأهداف .
والحدود ترشح أنواع ومعدلات تدفق المدخلات والمخرجات بين النظام وبيئته .
والمبدأ الأساسي هنا هو أن النظام یقبل المدخ لات من البيئة المحيطة
ویحولها إلى مخرجات تعود مرة ثانية للبيئة .
وفي ضوء هذا التعریف یمكن تصور نظام داخل نظام .
نظام الاقتصاد الدولي نظام أعلى
نظام فرعي نظام الاقتصاد القومي نظام أعلى
نظام فرعي الصناعة نظام أعلى
نظام فرعي الشرآة
١ أجزاء النظام: /١/٢
هي عبارة عن وحدات أو نظم فرعية تعمل في توافق مع المدخلات
الأخرى من أجل تحویل المدخلات وإنتاج المخرجات ، وليس من الضروري
أن تكون آل وحدات النظام متجانسة .
ویترتب على ذلك أن الأجزاء التي یتكون منها النظام قد تكون أفرادًا –
أقسا مًا – إدارات – جماعات وأهم الشروط في تحدید الأجزاء التي یتكون منها
النظام هي :
١- أن یكون هناك عمل أو نشاط محدد یقوم به آل جزء .
٢- أن یكون هناك ارتباط أو علاقة بين الأجزاء أو النظم الفرعية بمعنى
أن تتفاعل مع بعضها البعض .
٣- أن تكون هناك وسائل للاتصال ونقل المعلومات بين الأجزاء ، بحيث
یستطيع آل جزء تأدیة واجباته .
نظم المعلومات المحاسبية ١٥
٤- ألا یكون هناك تعارض في الأهداف التي یسعى إليها الأجزاء أو النظم
الفرعية .
٢ حدود النظام : /١/٢
الحدود: هي المساحة التي تفصل بين النظام والبيئة ، فالنظام یعمل داخل
حدود وأي شىء یقع خارج هذه الحدود یمثل البيئة ، وخط حدود النظام یح دد ما
یدخل فيه وما لا یدخل فيه آما تتغير الحدود حسب نوع النظام .
النظام المادي: تكون الحدود تمييزاً وفاصلاً طبيع يًا وتكون ثابتة مثل
وحدة التشغيل المرآزیة .
النظم المجردة: تكون الحدود مفروضة من محلل النظم وخط الحد یختلف
من حالة لأخرى . فمثلاً نظام الإنتاج یتكون من مجموعة من العمال ، قد یعتبر
رئيس العمال جز ءًا من مجموعة العمل أو یرى محلل آخر أن رئيس العمال
خارج حدود هذه المجموعة ویدخل في البيئة ویصعب التأثير على قراراته .
ونفس الشئ ینطبق في حسابات المدینين والعميل وحسابات الد ائنين والمورد .
ویساعد وضع الحدود عند تحليل النظام وعند دراسة أجزائه المختلفة
واتخاذ القرارات اللازمة لتحقيق التكامل بين هذه الأجزاء بما یساهم في تحقيق
أهداف النظام .
٣ بيئة النظام: /١/٢
آل نظام یعمل داخل بيئة، آما أن البيئة تحيط بالنظام وتقع خارج حدود ه
وتؤثر فيه وتتأثر به، وهي آل الظروف والعوامل التي لا تخضع لرقابة إدارة
النظام ویصعب التحكم فيها .
٤ مدخلات النظام: /١/٢
هي آل ما یدخل إلى النظام من البيئة : وهناك نوعان من المدخلات هما:
مدخلات نشطة :
وهي التي تدفع النظام وتعطيه طاقة للعمل ، مثلا المواد مدخلات نش طة
١٦ نظم المعلومات المحاسبية
وهي الطاقات التي یتم تشغيلها لإنتاج السلع والخدمات . وأیضاً ملف حسابات
المدینين مدخلات نشطة لنظام حسابات المدینين ویستخدم لتحدیث الملفات
وإنتاج التقاریر وقوائم حسابات المدینين .
مدخلات مخزونة:
وهي تتمثل في البرامج والتعليمات المخزنة في نظام الحاسب الإ لكتروني
إذ یتم التشغيل في ضوئها لإنتاج مخرجات المعلومات والتقاریر .
٥ مخرجات النظام : /١/٢
هي آل ما یترك النظام ویعبر حدوده ویخرج إلى النظام الأعلى مثل :
السلع والخدمات مخرجات في مشروع تجاري.
البضاعة التامة مخرجات في مشروع صناعي.
المعلومات مخرجات في نظام الحاسب .
٦ التحویل أو التشغيل : /١/٢
یصعب في معظم الحالات وصف الطریقة التي یؤثر فيها النظام على
تحویل المدخلات إلى مخرجات . وقد یكون الوصف غير اقتصادي أو هيكل
التحویل ذاته غير معروف .
وهنا یضع محلل النظم مفهوم الصندو ق الأسود موضع التنفيذ. ویعتمد
ویقوم على افتراضين هما :
١- العلاقة بين المدخلات والمخرجات سوف تظل ثابتة ومستقرة . بمعنى
أنه یمكن التنبؤ بالمخرجات في ضوء مدخلات معينة .
٢- إن مفهوم الصندوق الأسود، یمكن من الدخول إلى النظم هرمياً عند أي
مستوى. وذلك بدلاً من الوصف التفصيلي لكل نظام فرعي أي الوصف
للنظم الأآبر أو النظم الأصغر .
نظم المعلومات المحاسبية ١٧
٧ الحدود المشترآة : /١/٢
یستخدم غالباً اصطلاح الحدود المشترآة في تحليل النظم وهي عبارة عن
المنطقة التي تقع بين حدود النظم وه ى الوسيلة التي یتم عن طریقها نقل
المخرجات من نظام معين إلى المدخلات في نظام آخر .
٨ النظم المفتوحة والنظم المغلقة : /١/٢
النظم المفتوحة تقبل المدخلات من البيئة أما النظم المغلقة فهي لا تتفاعل
مع البيئة. ولكن للتبسيط یعتبر النظام معل قًا حتى یسهل تحليله .
٩ التغذیة المرتدة : /١/٢
لكي تبقى النظم وتتكيف وتتلاءم مع البيئة المحيطة فلا بد من تطبيق مبدأ
التغذیة المرتدة . وهو عملية قياس مخرجات النظام في ضوء معيار محدد مقدما
والمعلومات عن نتائج المقارنة تعود مرة ثانية للنظام آمدخلات ؛ حيث :
١- تستخدم في ضبط النظام .
٢- تحسن أداءه .
وهذه المعلومات یطلق عليها معلو مات التغذیة المرتدة . وهناك نوعان من
التغذیة المرتدة ، هما:
تغذیة مرتدة سالبة :
مصححة – تساعد النظام على البقاء داخل المدى المحدد للتشغيل –
وتخفض تقلبات الأداء وتجعلها قریبة من المعيار .
تغذیة مرتدة موجبة :
تدعم عمليات النظ ام وتجعلها مستمرة في الأداء بدون تغيير .
إن مبدأ التغذیة المرتدة مبدأ هام في نظم المعلومات عندما تستخدم
المخرجات من النظام في اتخاذ القرارات .
١٨ نظم المعلومات المحاسبية
٢ معنى وطبيعة نظم المعلومات المحاسبية: /٢
نظام المعلومات المحاسبي عبارة عن وجود أو آيان أو جزء أساسي داخل
التنظيم یقوم بتشغيل المعاملات المالية لتوفير المعلومات اللازمة للإدارة .
ونظام المعلومات المحاسبي یطبق آل المبادئ والمفاهيم الأساسية للنظم ،
والبيئة الخارجية لنظام المعلومات المحاسبي هي التنظيم .
١ أجزاء نظام المعلومات المحاسبي: /٢/٢
یتكون نظام المعلومات المحاسبي داخل التنظيم من اثنين من الأجزاء هما:
١- نظام المحاسبة المالية .
٢- نظام المحاسبة الإداریة .
یتكون من عدة نظم فرعية :
وتوفر نظم المعلومات المحاسبية ثلا ثة أنواع من التغذیة المرتدة للتنظيم هى:
وتمثلها القوائم الم الية Score Keeping ١- معلومات التسجيل والتوثيق
ویقوم بها نظام المحاسبة المالية وتهم المستخدمين الخارجيين .
وتتمثل في تقاریر Attention directing ٢- معلومات توجيه الانتباه
الانحرافات ویقوم بها نظام المحاسبة الإداریة .
ویقوم بها نظام .Decision Making ٣- معلومات اتخاذ القرارات
المحاسبة الإداریة .
معلومات توج يه الانتباه واتخاذ القرارات تهم المستخدمين الداخليين وبصفة
خاصة الإدارة داخل التنظيم .
نظام محاسبة
التكاليف
نظام الموازنات
التخطيطية
منهج النظم
المحاسبية
نظم المعلومات المحاسبية ١٩
٢ نماذج المحاسبة المالية : /٢/٢
نظام المحاسبة المالية ینظر إلى التنظيم آوحدة محاسبية تتكون
من عدة أجزاء هي :
الأصول – الخصوم – حقوق أصحاب المشروع – الإیرادات – المصروفات .
ویتحقق هدف المحاسبة المالية من خلال إعداد القوائم المالية الدوریة مثل
قاعة الدخل وقائمة المرآز المالي .
والمحاسبة المالية تخدم في وصف نتائج أوجه نشاط المشروع آما حدثت
في الماضي .
٣ نماذج المحاسبة الإداریة : /٢/٢
تحتوي على آل الأساليب التي تستخدم لإنتاج المعلومات الملا ئمة لرقابة
التنظيم والتنبؤ بسلوآه وهي تتضمن :
نماذج محاسبة التكاليف – نماذج مراقبة المخزون – نماذج التكلفة والربح
والحجم .
توفر معلومات للرقابة ومعلومات للتنبؤ من أجل التخطيط . والرقابة مبدأ
للوقت الحاضر تتحدد آالآتي :
١- توفر بمساعدة الحاسب التغذیة المرتدة السریعة من أجل نظم الرقابة .
٢- توفر المعلومات الخاصة بالتنبؤات في المستقبل من أجل التخطيط الإداري .
٣- تساعد الإدارة في اتخاذ القرارات التي تتعلق بالمشاآل الحرجة مثل الدخول
في مشروع مشترك – تقدیم منتج جدید – التوسع في أسواق أجنبية .
٢٠ نظم المعلومات المحاسبية
ملخص
١- تتحدد المفاهيم الأساسية لنظم المعلومات المحاسبية على أساس التحدید
الدقيق لمعنى النظام وأجز ا ئه وحدوده وبيئته .
٢- النظام له مدخلات أساسية ، ومن التشغيل والتحویل ینتج المخرجات .
وعند التشغيل تتحدد الحدود المشترآة بين النظم الفرعية .
٣- النظم المفتوحة تتأثر وتتف اعل مع البيئة تؤثر فيها وتتأثر بها، والنظم
المغلقة لا تتفاعل مع البيئة ، ولأغراض تحليل النظام من أجل تطویره
یفترض المحلل أن النظام مغلق .
٤- التغذیة المرتدة هي عملية قياس مخرجات النظام في ضوء معيار محدد
مقدماً، والمعلومات عن نتائج المقارنة تعود مرة ثانية للنظ ام آمدخلات
وهي تغذیة مرتدة سالبة أو مصححة وتغذیة مرتدة موجبة .
٥- نظام المعلومات المحاسبي عبارة عن آيان أو وجود أو جزء أساسي
داخل التنظيم ، ویتكون من جزءین هما: نظام المحاسبة المالية، ونظام
المحاسبة الإداریة ، ویتكون نظام المحاسبة الإداریة من عدة نظم فرعية
هي: نظام محاسبة التكاليف – نظام الموازانات التخطيطية – منهج
النظم المحاسبية .
٦- یوفر نظام المعلومات المحاسبي ثلا ثة أنواع من معلومات التغذیة
المرتدة للتنظيم هي معلومات التسجيل والتوثيق ومعلومات توجيه
الانتباه ومعلومات اتخاذ القرارات .
٧- نماذج المحاسبة المالية تخدم في وصف نتائج أوجه نشاط المشروع من
خلال إعداد القوائم المالية الدوریة آما حدثت في الماضي .
٨- نماذج المحاسبة الإداریة توفر المعلومات اللازمة لنظم الرقابة، آما
توفر المعلومات الخاصة بالتنبؤات في المستقبل، من أجل التخطيط آما
تساعد الإدارة في اتخاذ القرارت التي تتعلق بالمشاآل الحرجة .
نظم المعلومات المحاسبية ٢١
الوحدة الثالثة
نظریات التنظيم ونظم المعلومات المحاسبية
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى دراسة الأساليب التنظيمية المختلفة لفهم الإطار
العلمي الذي یعتمد عليه تطویر نظم المعلومات المحاسبية ، حيث ینشأ هذا الإطار
من الأساليب المختلفة للتنظيم عن طریق تحدید دور نظ ام المعلومات المحاسبي
في توفير المعلومات اللازمة لكل أسلوب تنظيمي .
العناصر:
١ النظریة التقليدیة للتنظيم . /٣
٢ نظریة اتخاذ القرارات في التنظيم . /٣
٣ وجهة نظر الإدارة للتنظيم . /٣
١ النظریة التقليدیة للتنظيم : /٣
طبقاً للنظریة التقليدیة للتنظيم فإن الهيكل التنظيمي هيكل هرمي یتحدد
على أساس نموذج التنظيم الوظيفي ، فالإدارة العليا تحدد الأهداف الشاملة وعلى
مستوى الوظائف تتحدد الأهداف والسياسات وعلى مستوى الأنشطة والعمليات
تتحدد الأهداف والسياسات .
هذا التنظيم الوظيفي یتضمن المفاهيم التالية :
اللامرآزیة في الإدار ة – اتساع نطاق الرقابة طبقاً للتخصص الوظيفي –
تطبيق مبدأ الإدارة بالاستثناء – تعظيم الأرباح – زیادة الكفایة .
دور نظام المعلومات المحاسبي :
١- یوفر آل معلومات التسجيل والتوثيق وهي الأساس في وضع الخطط .
٢- معلومات توجيه الانتباه اللازمة للرقابة بالتغذیة المرتدة في التنظيم .
٢٢ نظم المعلومات المحاسبية
٢ نظریة اتخاذ القرارات في التنظيم : /٣
هذه النظریة تنظر إلى التنظيم على أنه مجموعة من متخذي القرارات من
أقل مستوى نشاط إلى أعلى مستوى إداري طبقاً لأنواع القرارات التي تتحدد
آقرارات مبرمجة وغير مبرمجة وشبه مبرمجة .
١- القرارات المبرمجة :
هي مجموعة من الإجراءات التي یمكن تنفيذها بصورة روتينية متكررة ،
وتدخل في نطاق تشغيل العمليات . فنظام الحاسب یتخذ القرار بدون أي تدخل
بشري مثل: اتخاذ قرار بإعادة طلب المخزون ، إذ في ضوء قواعد الكمية
الاقتصادیة للطلب ومخزون الأمان، یعيد الحاسب طلب بنود المخزون . وعند
تصميم نظام المعلومات فإنه من المهم فصل تلك القرارات المبرمجة، وبالتالي
تتخلص الإدارة من القرارات الروتينية اليومية .
٢- القرارات غير المبرمجة :
هذه القرارات تتعامل مع مشاآل ليست متكررة وأیضاًَ مرآبة إلى حد
آبير، تتحدى التحليل الكمي وتستلزم البشر في اتخاذه ا مثل: تحدید موقع مصنع
– التوسع في خط منتج . وهذه القرارات تحتاج إلى قدر آبير من المرونة من
جانب نظام المعلومات . فمتخذ القرار یجب أن یتفاعل مع نظام المعلومات
لكسب المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات غير المبرمجة .
٣- القرارات شبه المبرمجة :
هي قرارات مبرمجة بص ورة جزئية تحتاج إلى قدر من الحكم الشخصي
لمتخذ القرار – غالباً ما تكون مرآبة – تستلزم تطبيق الأساليب الكمية
والتفصيلات الحسابية والتحليلات الریاضية والإحصائية – جنباً إلى جنب مع
القدرات الشخصية لصانع القرار مثل :
- تخطيط برامج الإنتاج یستخدم نموذج البرمجة الخط ية .
- تحدید مستوى المخزون الأمثل یستخدم نماذج المخزون .
نظم المعلومات المحاسبية ٢٣
- التنبؤ بالمبيعات یستخدم تحليل الانحدار .
- تخطيط برامج النقل یستخدم نموذج النقل .
- أسلوب تقييم ومراجعة البرامج یستخدم نموذج شبكات الأعمال .
وآل نموذج من هذه النماذج له برامج جاهزة على الحاسب إلا أن اختيار
وتحدید النموذج المناسب، وتحدید فروضه الأساسية والبيانات اللاز مة لتشغيله
تحتاج إلى : المهارة والقدرة الشخصية لصانع القرار .
دور نظام المعلومات المحاسبي :
١- القرارات المبرمجة تتم في المجالات الوظيفية التي تتعلق بالأنشطة
والواجبات . ویمكن معالجتها بالتكنولوجيا الحالية لنظام المعلومات
المحاسبي مثل تشغيل العمليات في مجال الأجور – حسابات المدینين –
حسابات الدائنين - أوامر البيع – مستوى المخزون .
٢- القرارات غير المبرمجة والتي ليست محلاً للقياس أو التحليل الكمي
فهي القضية الكبرى التي سوف یقوم منهج النظم المحاسبية بإیجاد الحل
لها في ضوء الوظائف المحاسبية في التنظيم .
٣- القرارات شبه المبرمجة، حيث یتم حالياً برمجتها في نظم المعلومات
المحاسبية لمدى معين . حيث إن هذه القرارات یمكن برمجتها ولها
برامج مباشرة. ویستخدم المحاسبون حدیثاً الأدوات والأساليب الكمية
والنماذج الریاضية والإ حصائية .
٣ وجهة نظر الإدارة للتنظيم : /٣
طبقاً لوجهة نظر الإدارة نحو التنظيم فإنه یوجد عدة أنواع من أوجه نشاط
التخطيط والرقابة .
١- التخطيط الاستراتيجي .
٢- الرقابة الإداریة .
٣- رقابة العمليات .
٢٤ نظم المعلومات المحاسبية
ولا توجد حدود فاصلة بين هذه الأنشطة الثلاثة ، فالتخطيط الاستراتيجي
یضع الخطوط المرشدة للرقابة الإداریة ، والرقابة الإداریة تضع الخطوط
المرشدة لرقابة العمليات .
١- التخطيط الاستراتيجي :
هو عملية تقييم البيئة الخارجية ، وتحدید أهداف التنظيم ، والاستراتيجيات .
عملية :
أي مجموعة من الخطوات المتتابعة، التي تتم خلال فترة معينة ، وآل
خطوة تتضمن عد دًا من الخطوات الفرعية ، وبالتالي آل خطوة تعتبر عملية في
حد ذاتها.
تقييم البيئة الخارجية :
هل آل القوى الخارجية السياسية والاجتماعية والاقتصادیة – والتي لها
تأثير على أهداف التنظيم – والتخطيط الاستراتيجي تبدأ من الإدارة العليا .
الأهداف :
الأهداف في عملية التخطيط الاستراتيجي هي أهداف طویلة الأجل ،
وتمثل السياسة العامة الشاملة للتنظيم . فمثلاً خلال ١٠ سنوات سوف تصبح
الشرآة هي المحتكر الوحيد للصناعة عن طریق الحصول على ٥٠ ٪ من
السوق. وهذه الأهداف تضع الخطوط المرشدة للرقا بة الإداریة .
الاستراتيجيات :
هي الطرق التي تستخدم لجمع وتوظيف الموارد اللازمة لتحقيق أهداف
التنظيم، سواء موارد مادیة مثل المواد ورأس المال والخدمات أو موارد بشریة .
الاستراتيجيات تتحدد في عملية التخطيط الاستراتيجي
ولكن تنفذ في عملية الرقابة الإدار یة .
ومن أمثلة الاستراتيجيات :
- حيازة الأصول الثابتة .
نظم المعلومات المحاسبية ٢٥
البرامج والخطط على مستوى
الأقسام الوظيفية ومراآز المسئولية
موازنات تخطيطية
على مستوى الإدارة الوسطى
- خطوط المنتجات .
- التوسع في القوة البيعية .
- الدخول في أسواق أجنبية .
- تقدیم وتطویر منتج جدید.
٢- الرقابة الإداریة:
هي عملية تنفيذ الاستراتيجيات وتحقيق أهداف التنظيم :
٣- رقابة العمليات :
هي عملية تنفيذ البرامج آما تحددت في الرقابة الإداریة ویتم تفصيل
البرامج إلى عدة برامج فرعية أو واجبات یجب تنفيذها . وهنا ینصب الاهتمام
الحصول على الموارد ووضعها
موضع الاستخدام بفعالية وآفایة
٢٦ نظم المعلومات المحاسبية
على الواجبات والأنشطة عند أدنى مستوى من مراآز المسئولية ، والواجبات
التي تقع في نطاق رقابة العمليات هي :
أ- جدولة الإنتاج .
ب- الإنتاج الآلي .
ج- مراقبة المخزون .
د- الفواتير .
ه- الأجور .
و- أوامر الشراء .
دور نظام المعلومات المحاسبي :
١- معظم الواجبات التي یجب القيام بها عن طریق رقابة العمليات، تعتبر
روتينية متكررة وبالتالي تقع في مجال القرارات المبرمجة . وتعتبر معلومات
التسجيل والتوثيق ومعلومات توجيه الانتباه لازمة ومفيدة .
٢- تتعامل الرقابة الإداریة مع آل الأقسام الوظيفية على مستوى الإدارة
الوسطى وهي التي تمارس الرقابة الإداریة . وهنا تلزم الحاجة إلى معلومات
تقييم الأداء لممارسة الرقابة بالتغذیة المرتدة بجانب الخطط السنویة قصيرة
الأجل والتي ترتبط أساساً بالموازنات التخطيطية والقرارات شبه مبرمجة .
٣- التخطيط الاستراتيجي یستلزم تنبؤات طویلة الأ جل. ولكن لا تصمم
نظم المعلومات المحاسبية عادة من أجل التنبؤات طویلة الأ جل . ولكن تقدم
تكنولوجيا الحاسب في ال ٢٠ سنة الأخيرة مع التطور في الوظائف المحاسبية
داخل التنظيم أمكن من التغلب على هذه المشكلة . وعاد إلى التطویر في آثير
من نظم التخطيط الاستراتيجي .
نظم المعلومات المحاسبية ٢٧
ملخص
١- طبقاً للنظریة التقليدیة للتنظيم تلزم الحاجة إلى معلومات التسجيل
والتوثيق التي هي الأساس في وضع الخطط . آما تلزم الحاجة إلى
معلومات توجيه الانتباه للرقابة بالتغذیة المرتدة في التنظيم .
٢- نظریة اتخاذ القرارات تفرق بين القرارات المبرمجة والقرارات غير
المبرمجة والقرارات شبه المبرمجة .
٣- القرارات المبرمجة یتم معالجتها بالتكنولوجيا الحالية لنظام المعلومات .
والقرارات شبه المبرمجة یتم حالياً برمجتها باس تخدام الأساليب الكمية
أما القرارات غير المبرمجة فهي قضية التطویر الكبرى طبقاً لمنهج
النظم.
٤- طبقاً لوجهة نظر الإدارة للتنظيم فإنه یوجد عدة أنواع من أوجه نشاط
التخطيط الإداري والرقابة هي : التخطيط الاستراتيجي – الرقابة الإداریة
– رقابة العمليات .
٥- معظم الواجبات التي یجب القيام بها عن طریق رقابة العمليات تقع في
مجال القرارات المبرمجة .
٦- التنبؤات طویلة الأ جل من أجل التخطيط الاستراتيجي هي قضية
التطویر في الوظائف المحاسبية من خلال منهج النظم .
نظم المعلومات المحاسبية ٢٩
-الوحدة الرابعة
منهج النظم والوظائف المحاسبية
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى دراسة وجهة نظر النظم المحاسبية نحو التنظيم
لتحدید مستویات التخطيط والمعلومات اللازمة له وتحدید مستویات الرقابة
بالتغذیة المرتدة في التنظيم . آما تهدف إلى دراسة الوظائف المحاسبية
وخصائص المعلومات المحاسبية وآيفية حساب قيمة المعلومات .
العناصر:
١ وجهة نظر النظم للتنظيم . /٤
٢ مستویات التخطيط . /٤
٣ مستویات الرقابة . /٤
٤ مستویات الرقابة بالتغذیة المرتدة . /٤
٥ الوظائف المحاسبية . /٤
٦ تطویر الرقابة المحاسبية في التنظيم . /٤
٧ خصائص المع لومات المحاسبية . /٤
٨ قيمة المعلومات المحاسبية . /٤
١ وجهة نظر النظم للتنظيم: /٤
توجد الآن نظریات تصنف التنظيم البشري – الآلي حيث تعتمد على
الأسس التالية :
١- التنظيم لا یسعى إلى تحقيق هدف واحد، ولكنه یسعى إلى تحقيق أهداف
متعددة في نفس الوقت والتي قد تكون متجانسة أو متعارضة .
٣٠ نظم المعلومات المحاسبية
٢- التنظيم نظام مفتوح وهو یتفاعل بشكل مستمر مع البيئة الخارجية .
٣- آل نظام فرعي في التنظيم له أهدافه الخاصة وهو موضع الرقابة .
٤- لا یوجد نظام واحد یمكن أن یطبق للرقابة بالتغذیة المرتدة على
مستوى واحد شامل لكل المنظمات، بل هناك أفضل نظم التغذیة المر تدة
لتنظيم واحد في وقت معين .
وفي ضوء هذه الخصائص فإن وظائف التخطيط والرقابة في التنظيم طبقاً
لمنهج النظم تتحدد آالآتي :
٢ مستویات التخطيط : /٤
یتعلق التخطيط بتحدید الأهداف، وتحدید البدائل، وتقييم آل بدیل واختيار
البدیل الذي یحقق الهدف، ثم وضع الخطط وعمل ال تنبؤات وإعداد الموازنات
التخطيطية وذلك طبقاًَ لمخرجات عملية التخطيط وهي :
١- قوائم أو آشوف تعرض السياسة الشاملة للتنظيم وهي الخطة الاستراتيجية
أو التخطيط طویل الأجل الذي یتضمن الأهداف والسياسات والاستراتيجيات
الشاملة للتنظيم آله .
٢- قوائم أو آشوف بالخطط على مس توى الوظائف المختلفة من إنتاج
وتسویق وتمویل وأفراد وهي الخطة متوسطة الأجل أو خطة التطویر
وتنبع من الخطة الاستراتيجية .
٣- قوائم أو آشوف بالأنشطة والواجبات لتنفيذ خطة التطویر ویطلق عليها
خطة العمليات أو الخطة المالية قصيرة الأجل وترتبط أساساً بالموازانات
التخط يطية .
٣ مستویات الرقابة : /٤
تتعلق الرقابة بالتقدم الذي تم إحرازه في تنفيذ الخطط وبلوغ الأهداف طبقاً
لمعایير الأداء الموضوعية . وعند آل مستوى من مستویات الرقابة التي تقابل
آل مستوى من مستویات التخطيط السابقة :
نظم المعلومات المحاسبية ٣١
١- الرقابة الشاملة : وتوجه نحو تعدیل الخطط الاستر اتيجية لتحقيق
الأهداف الرئيسية للتنظيم .
٢- الرقابة الإداریة: وتصمم أساساً لكي تتأآد الإدارة من أن الموارد التي
أمكن الحصول عليها تستخدم لتحقيق أهداف التنظيم .
٣- الرقابة الفنية: وهي الرقابة على العمليات وتوجه للتأآد من أن مستوى
الأداء للنشاط قد تم وفقاً لمعا یير الأداء الفنية الموضوعية والتي ترتبط
عادة بالوقت والجودة والتكلفة .
٤ مستویات الرقابة بالتغذیة المرتدة : /٤
یوجد ثلا ثة مستویات لنظم الرقابة یتم ترتيبها ابتداء من النظم البسيطة حتى
النظم الأآثر ترآيباً وتتحدد هذه المستویات طبقاً لمنهج النظم المحاسبية آالآتي :
أولاً- نظم الرقابة بالتغذیة المرتدة ذات المستوى الأول :
وهى تتم في ضوء مستوى للأداء محدد مقدم اً، یعتمد على معلومات
التغذیة المرتدة السالبة أي المصححة لتحقيق مستوى الأداء المرغوب فيه ،
ویتميز هذا المستوى للرقابة بوجود هدف واحد وبدائل محددة بغض النظر عن
التغيرات في البيئة . ونظم المعلومات المحاسبية في التنظيم تؤدي تقليدیاً وظيفة
الرقابة ذات المستوى الأول وهي رقابة من نوع المستقبل والمستجيب ،
ویمارسها من خلال نظام المحاسبة المالية ونظام المحاسبة الإداریة بتطبيق
محاسبة المسئوليات ، ویتعلق هذا المستوى الأول للرق ابة بأداء الواجبات ، أي
یرتبط برقابة العمليات والقرارات الخاصة به قرارات مبرمجة .
ثانياً- نظم الرقابة بالتغذیة المرتدة ذات المستوى الثاني:
تحقق هدف الرقابة ذات المستوى الأول + یسعى لتحدید ما یجب أن
یكون – یستعين النظام بالخبرة الماضية التي تتمثل في الملفات و نظم تشغيل
البيانات أي إن له ذاآرة . ویتأثر بالتغيرات في البيئة من أجل إعادة تحدید
الأهداف . ویتعلق هذا المستوى بأوجه النشاط الوظيفية وتمثلها الرقابة الإداریة .
٣٢ نظم المعلومات المحاسبية
ویمارس نظام المعلومات المحاسبي هذه الوظيفة من خلال نظم المحاسبة الإداریة
ومحاسبة المسئوليات ونظم ا لتخطيط والقرارات شبه مبرمجة .
ثالثاً- نظم الرقابة بالتغذیة المرتدة ذات المستوى الثالث:
یتعلم هذا النظام من الخبرة الماضية + یخطط للمستقبل فهو یجمع
المعلومات ویقوم بتخزینها في الذاآرة أي الملفات ویعكس على الذاآرة صياغة
جدیدة للسياسات والأهداف استجابة للتغير ات في بيئة النظام . ویعكس أعلى
مستوى من أوجه النشاط التنظيمية التي تتعلق بالرقابة الشاملة والتي توجه
أساساً لتعدیل الخطط الاستراتيجية لتحقيق الأهداف الرئيسية للتنظيم . وهو
یحتوى المستوى الأول والثاني للرقابة . ویحتاج إلى المعلومات التي تفيد في
التنبؤ طویل الأجل والقرارات هنا غير مبرمجة .
وحتى یمكن لنظام المعلومات المحاسبي أن یؤدي دوره لنظام الرقابة
بالتغذیة المرتدة ذات المستوى الثالث فإنه یلزم :
أ- تحدید الوظائف المحاسبية .
ب- تطویر الرقابة المحاسبية في التنظيم .
٥ الوظائف المحاسبية : /٤
تحددت هذه الوظائف في ثلا ث خصائص عامة للمحاسبة :
الأولى: المحاسبة وحدة تشمل تشغيل البيانات .
الثانية: لأغراض التخطيط فإنه یجب تحدید بدائل القرار آميا في صورة
الأرباح المتوقعة ومعدلات العائد المتوقعة والتدفقات النقدیة الداخلة
المتوقعة ، بحيث یمكن لمتخذي القرارات اختيار البدیل الأ فضل .
الثالثة : هدف التخطيط هو تسهيل الرقابة اللاحقة على التنفيذ ومراجعة الخطط .
وعلى أساس هذه الخصائص الثلاث للمحاسبة، فإنه یمكن النظر إلى
المحاسبة على أنها عملية مستمرة تتكون من ثلاث خطوات، وآل خطوة تعتبر
عملية فرعية. ویتم ربط هذه العمليات الفرعية مع بعضه ا البعض آما في الشكل
التالى .
نظم المعلومات المحاسبية ٣٣
٣٤ نظم المعلومات المحاسبية
ویمكن إعادة عرضها آالآتي :
خطوة ( ١)- عملية تشغيل البيانات:
یتم تجميع مدخلات البيانات وتخزن لاستخدامها في عملية فرعية لاحقة ،
وهذه الخطوة یمكن أن یطلق عليها التسجيل والتوثيق .
خطوة ( ٢)- عملية التخطيط:
بيانات المخرجات من خطوة التشغيل تخدم آمدخلات في نماذج التنبؤ من
أجل إنتاج المعلومات اللازمة لتحدید الأهداف والسياسات والمعایير ووصف
البدائل في صورة آمية .
خطوة ( ٣)- عملية التنفيذ والرقابة:
فالأداء الفعلي – آما تم قياسه في خطوة تشغيل البيانات یتم مقارنته
بالأهداف المحددة مقدماً في عملية التخطيط وتبدأ الرقابة .
٤) عبارة عن نظام للرقابة بالتغذیة المرتدة ذات المستوى / والشكل رقم ( ٢
الثالث .
٦ تطویر الرقابة المحاسبية في التنظيم : /٤
یتم تطویر الرقابة المحاسبية في التنظيم من خلال تقسيم هذه الرقابة إلى
ثلاثة أنواع هي :
١- رقابة الموارد: وتتم مع معلومات التسجيل والتوثيق .
٢- رقابة التخطيط: أي رقابة أوجه نشاط التخطيط بالمعلومات الموجه
للمستقبل .
٣- رقابة التنفيذ: أي رقابة تنفيذ أوجه النشاط المختلفة بمعلومات تقييم
الأداء وتوجيه الانتباه .
هذه الأنواع الثلاثة للتغذیة المرتدة المحاس بية تناظر الأنواع الثلاثة لنظام
التغذیة المرتدة ، المستوى الأول ، والمستوى الثاني ، والمستوى الثالث .
نظم المعلومات المحاسبية ٣٥
الشرآة
البيئة الخارجية
الموارد الاقتصادیة
مستخدمو المعلومات
مخرجات مشترون رقا بة الموارد
٤): النظم المحاسبية وثلاثة أنواع من الرقابة / شكل ( ٢
النظم الفرعية
بيانات
خام
بيانات
خام
نوع المعلومات الهيئات الحكومية
عملية تشغيل
البيانات
معلومات
تاریخية
رقابة الموارد
المساهمون، الدائنون،
المستثمرون
بيانات اقتصادیة
خارجية
بيانات
خام
عملية التخطيط
واتخاذ القرارات
معلومات عن
الأهداف والخطط
إدارة الشرآة
رقابة التخطيط
رقابة التنفيذ
إدارة الشرآة
عملية تقاریر الأداء
الرقابة
نظام المحاسبة المالية نظام المحاسبة الإداریة
٣٦ نظم المعلومات المحاسبية
٤) الرقابة المحاسبية بالتغذیة المرتدة آما یلى: / ویصور الشكل رقم ( ٢
(الموارد ، التخطيط ، التنفيذ ) التي یمارسها نظام المعلومات المحاسبي في
التنظيم وذلك آالآتي :
١- المنطقة أو المساحة التي تظهر على شكل ل، تمثل البيئة الداخلية
للشرآة. وخارج الشكل ل، تظهر البيئة الخارجية .
٢- داخلياً تمتص الشرآة المدخلات أو الموارد الاقتصادیة من البيئة
الخارجية وتقوم بتشغيلها من خلال عدة نظم فرعية لإنتاج المخرجات من السلع
للمشترین المتوقعين في البيئة الخارجية .
٣- في عملية تحویل المدخلات إلى مخرجات، فإن البيانات الخام للمدخلات
یتم إمساآها وتشغيلها بواسطة نظم المعلومات المحاسبية في عملية تشغيل
البيانات . ویكو ن هيكل نظم المعلومات المحاسبية في هذه العملية حول نموذج
المحاسبة المالية، حيث ینتج المعلومات التاریخية أو معلومات التسجيل والتوثيق .
هذه المعلومات التاریخية تستخدمها الهيئات الحكومية والمستثمر ون والمساهم ون
والدائ نون وغير ذلك من مستخدمي المعلومات الخارجية لممارسة رقابة الموارد .
٤- البيانات التاریخية من عملية تشغيل البيانات مع البيانات الخام
الاقتصادیة من البيئة الخارجية تعتبر المدخلات في عملية التخطيط واتخاذ
القرارات ، وتعتمد نظم المعلومات المحاسبية في هذه العملية على نماذج
المحاسبة الإداریة المتعددة . في هذه الع ملية یتم إنتاج المعلومات عن أهداف
الشرآة والخطط . والمعلومات من هذا النوع مع معلومات التسجيل والتوثيق
تستخدمها الشرآة في ممارسة التخطيط.
٥- عملية الرقابة على التنفيذ یتم مساندتها بنظم المحاسبة الإ داریة
المتعددة، حيث تبدأ بتسلم المدخلات من تشغيل البيانات ومن ع مليات التخطيط،
وتنتهي بمعلومات التغذیة المرتدة عن الأداء وتسلم لإدارة الشرآة من أجل
نظم المعلومات المحاسبية ٣٧
ممارسة الرقابة التنفيذیة، أي مراقبة تنفيذ الخطط. وسوف ترسل التغذیة
المرتدة إلى عملية تشغيل البيانات من أجل الحفظ والتخزین .
٧ خصائص المعلومات المحاسبية: /٤
إن خصائص المعلوم ات، هي الصفات التي تتميز بها المعلومات حتى
تكون نافعة ومؤثرة لصانع القرار، وعموماً یجب أن تتوافر فيها الخصائص
التالية :
١- الملاءمة أي تقدم في التوقيت المناسب ولها قيمة تنبؤیة وقيمة التغذیة
المرتدة .
٢- الوثوق أي الدقة – الشمول – الحياد وعدم التحيز أي أن تكون
موضوعية.
٣- المقارنة وهي ترتبط بكل من خاصتي الملاءمة والوثوق .
٤- المنافع والتكاليف، أي أن تكون هامة وأساسية بمعنى أن ما یحذف أو
یستبعد منها یجعل الأمور مختلفة بالنسبة لصانع القرار الذي یجب عليه
فهم وإدراك أهمية المعلومات التي یتسلمها .
٨ قيمة المعلومات المحاسبية: /٤
هي الربح الإضافي أو الخسارة التي یمكن تجنبها من خلال استخدام هذه
المعلومات .
وقيمة المعلومات یجب تحدیدها آميا بصورة منفصلة حيث تستخدم
أساليب القيمة المتوقعة أو العائد المتوقع مرجحاً بالاحتمالات .
مثال :
تخطط إحدى الشرآات بأن تقوم بإنتاج نوع من الج بن ویبلغ ربح آل طن
مباع ٢٠٠٠ جنيه ، أما إذا لم یُبَع فإنه یحقق خسارة قدرها ٣٠٠٠ جنيه.
وفيما یلي الاحتمالات المختلفة للطلب على المنتج :
٣٨ نظم المعلومات المحاسبية
حجم الطلب الاحتمالات
٪ ١ طن ١٠
٪ ٢ طن ٢٠
٪ ٣ طن ٣٠٠
٪ ٤ طن ٢٥
٪ ٥ طن ١٥
وفي حدود الطاقة الم تاحة للشرآة وظروفها المالية فإنها تستطيع
إنتاج ٢ أو ٣ أو ٤ طن.
والمطلوب :
أولاً : تحدید آمية الإنتاج التي تحقق أآبر ربح ممكن في حالة عدم وجود
معلومات أخرى عن الطلب .
ثانياً : حساب قيمة المعلومات الكاملة عن الطلب .
ثالثاً : حساب قيمة المعلومات الإضافية .
رابعاً : إذا آانت تكلفة الحصول على المعلومات الكاملة تبلغ ٢٥٠٠ جنيه
فهل تنصح الشرآة بالحصول على هذه المعلومات أم لا ؟
الحل :
١- تحدید آمية الإنتاج التي تحقق أآبر ربح في حالة عدم وجود معلومات
أخرى عن الطلب .
نظم المعلومات المحاسبية ٣٩
الطلب البدیل الأول: ٢ طن البدیل الثاني: ٣ طن البدیل الثالث: ٤ طن
الربح
المتوقع
الربح الربح الاحتمال
المتوقع
الربح الربح الاحتمال
المتوقع
الربح الاحتمال
(٧٠٠) ٠٫١٠ (٧٠٠٠) (٤٠٠) ٠٫١٠ (٤٠٠٠) (١٠٠) ٠٫١٠ ( ١طن ( ١٠٠٠
(٤٠٠) ٠٫٢٠ (٢٠٠٠) ٢٠٠ ٠٫٢٠ ١٠٠٠ ٨٠٠ ٢طن ٠٫٢٠ ٤٠٠٠
٩٠٠ ٠٫٣٠ ٣٠٠٠ ١٨٠٠ ٠٫٣٠ ٦٠٠٠ ١٢٠٠ ٣طن ٠٫٣٠ ٤٠٠٠
٢٠٠٠ ٠٫٢٥ ٨٠٠٠ ١٥٠٠ ٠٫٢٥ ٦٠٠٠ ١٠٠٠ ٤طن ٠٫٢٥ ٤٠٠٠
١٢٠٠ ٠٫١٥ ٨٠٠٠ ٩٠٠ ٠٫١٥ ٦٠٠٠ ٦٠٠ ٥ طن ٠٫١٥ ٤٠٠٠
متوسط الربح المتوقع ٣٠٠٠ ٤٠٠٠ ٣٥٠٠
٢- حساب قيمة الأرباح في ظل المعلومات الكاملة :
یفترض هنا أن الإنتاج یكون مساویاً للطلب دائماًَ، وبالتالي لن تكون هناك
آميات تنتج ولا تباع. أي لا توجد خسائر وذلك بسبب افتراض توفر المعلومات
الكاملة .
الطلب الربح الاحتمال الربح المتوقع
٢٠٠ ٠٫١٠ ١ طن ٢٠٠٠
٨٠٠ ٠٫٢٠ ٢ طن ٤٠٠٠
١٨٠٠ ٠٫٣٠ ٣ طن ٦٠٠٠
٢٠٠٠ ٠٫٢٥ ٤ طن ٨٠٠٠
١٥٠٠ ٠٫١٥ ٥ طن ١٠٠٠٠
٦٣٠٠ ٣٠٠٠٠
٣- قيمة المع لومات الإضافية = متوسط الربح المتوقع في حالة المعلومات
الكاملة – متوسط الربح المتوقع لأفضل بدیل في حالة المعلومات غير الكاملة =
٢٣٠٠ جنيه . = ٤٠٠٠ – ٦٣٠٠
٤- بفرض أن تكلفة الحصول على المعلومات الكاملة تبلغ ٢٥٠٠ جنيه أي
أآبر من قيمة المعلومات الإضافية، إذًا لا أنصح الشرآة بالحصول على المعلومات
الكاملة ویمكن الاستمرار على أساس المعلومات الحالية المتاحة والمتوفرة .
٤٠ نظم المعلومات المحاسبية
ملخص
١- طبقاً لوجهة نظر النظم إلى التنظيم تتحدد على أساس أنه نظام مفتوح
یتأثر بالبيئة ویهدف إلى تحقيق أهداف متعددة ، سواء آانت متجانسة أو
متعارضة.
٢- إن مخرجات عملية التخطيط تتحدد طبقاً لثلا ثة مستویات هي : الخطة
الاستراتيجية – الخطة متوسطة الأجل – خطة العمليات .
٣- إن مخرجات عملية الرقابة تتحدد طبقاً لثلا ثة مستویات تناظر مستویات
التخطيط وهي : الرقابة الشاملة – الرقابة الإداریة – الرقابة الفنية .
٤- هناك ثلاثة مستویات للرقابة بالتغذیة المرتدة في التنظيم وهي ذات
المستوى الأول ویمارسها نظام المحاسبة المالية ، وترتبط برقابة
العمليات والقرارات مبرمجة . وذات المستوى الثاني ویمارسها نظام
المحاسبة الإداریة والقرارات شبه مبرمجة . وذات المستوى الثالث حيث
القرارات غير مبرمج ة .
٥- إن تحدید الوظائف المحاسبية في التنظيم على أنها تتمثل في :
(أ) خطوة التشغيل .
(ب) خطوة التخطيط .
(ج) خطوة التنفيذ .
وهذه الخطوات عبارة عن نظام للرقابة بالتغذیة المرتدة ذات المستوى
الثالث ؛ أي الرقابة الشاملة على الخطط الاستراتيجية والقرارات غير المبرمجة.
٦- إن تطویر الرقابة المحاسبية في التنظيم یتم تقسيمها إلى ثلا ثة أنواع
تماثل ذات المستوى الأول والثاني والثالث وهي :
نظم المعلومات المحاسبية ٤١
رقابة الموارد : عن طریق معلومات التسجيل والتوثيق .
رقابة التخطيط : بالمعلومات الموجهة للمستقبل .
رقابة التنفيذ : عن طریق معلومات تقييم الأداء وتوجيه الانتباه.
٧- من خصائص المعلومات المحاسبية : الملاءمة والوثوق والمقارنة والأخذ
في الاعتبار المنافع والتكاليف .
٨- إن القيمة الإضافية للمعلومات= قيمة الأرباح المتوقعة في ظل المعلومات
الكاملة – قيمة الأرباح المتوقعة لأفضل بدیل في ظل المعلومات غير
الكاملة . وتقارن بتكاليف الحصول على المعلومات الكاملة ویتخذ القرار
في ضوء هذه المقارنة .
نظم المعلومات المحاسبية ٤٣
الوحدة الخامسة
تشغيل البيانات وأساليب النظم
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى دراسة دورة تشغيل البيانات اللازمة لتحويل
مفردات أحداث معينة إلى معلومات آما تهدف إلى دراسة أساليب النظم وهي
الأدوات التي تستخدم في تحليل وتصميم وتوثيق النظام وتوضح العلامات
والارتباطات بين النظم الفرعية داخل التنظيم .
العناصر:
١ دورة تشغيل البيانات . /٥
٢ أساليب النظم . /٥
١ دورة تشغيل البيانات : /٥
إن أفضل طريقة لتبويب عمليات تحويل مفردات أحداث معينة إلى
معلومات تتم عن طريق تطبيق مفهوم " دورة تشغيل البيانات " وتتم من خلال
خمس مراحل ه ي:
١- جمع البيانات .
٢- تنقية البيانات .
٣- تشغيل البيانات وإجراء العمليات الحسابية والمنطقية عليه ا.
٤- صيانة البيانات .
٥- المخرجات .
أولاً- مرحلة جمع البيانات:
وتتم من خلال خطوتين :
أ- ملاحظة ومشاهدة البيانات التي تحدث في البيئة وإدراآها .
٤٤ نظم المعلومات المحاسبية
ب - تسجيل البيانات في صورة مس تندات المصدر المكتوبة وأيضاً من
الممكن أن تسجل البيانات في صورة غير مكتوبة عن طريق آلة القراءة .
ثانياً- مرحلة تنقية البيانات :
وتتضمن عددًا من العمليات التي يتم أداؤها على البيانات لتسهيل خطوات
التشغيل وهي :
أ- تبويب البيانات : أي ترميزها وفهرستها، أي وضع دليل أو فهرس لها .
ب- تجميع البيانات : أي تجميع سجلات المدخلات لتشغيلها آمجموعة .
ج- التحقق من البيانات : أي مراجعة دقة البيانات قبل تشغيلها .
د- فرز البيانات : أي ترتيب مجموعات سجلات المدخلات في تتابع رقمي
أو أبجدي .
ه- إرسال البيانات من موقع معين إلى موقع استقبال عادة بدون تغيير في
بيانات المصدر .
و- نسخ البيانات من صورة معينة إلى صورة أخرى مثل : من الكتابة
اليدوية إلى الكتابة بالآلة الكاتبة أو من مستندات إلى بطاقات مثقبة .
ثالثاً- مرحلة التشغيل وتتضمن :
الحساب – المقارنة – التلخيص – الترشيح أي استبعاد التف اص يل والبيانات
الدخيلة التي لا تهم صانع القرارات – الاسترجاع أي استخراج مفردات البيانات
من التخزين لاستخدامها في التشغيل أو أغراض المخرجات .
رابعاً- مرحلة صيانة البيانات وتتضمن :
تخزین البيانات للرجوع إليها في المستقبل – تحدیث البيانات المخزنة
لتعكس الأحداث الحديثة – فهرسة البيانات التي تتضمن تصني فً ا للمعلومات –
حمایة البيانات المخزنة وتتضمن عدة أساليب وإجراءات متنوعة من أجل
حماية البيانات وعدم تدميرها أو ضياعها .
نظم المعلومات المحاسبية ٤٥
خامساً- مرحلة المخرجات:
وهي تمثل الهدف النهائي لدورة تشغيل البيانات ومخرجات البيانات قد
تكون في إحدى صورتين مستندات – وتقارير.
٢ أساليب النظم : /٥
هي الأدوات والوسائل التي تستخدم في تحليل وتصميم وتوثيق النظام
والعلاقات والارتباطات بين النظم الفرعية وهي عبارة عن أدوات تصويرية في
طبيعتها ويطلق عليها خرائط التدفق وهي عبارة عن رسم تخطيطي يمثل :
أ- التنظيم المنطقي للقرارات .
ب- الخطوات في برنامج الحاسب .
ج- تدفق البيانات أو المعلومات في النظام .
د- تدفق المستندات في أي نظام .
وهناك بعض القواعد العامة التي يجب اتباعها عند إعداد آل أنواع خرائط
التدفق :
١- رسم آل الرموز طبقاً للتصميم المعياري لكل نوع من أنواع خرائط التدفق .
٢- يجب رسم آل خطوط التدفق رأسياً أو أفقياً .
٣- يجب استخدام القناطر عند تقاطع الخطوط .
٤- يجب أن يكون تدفق المعلومات من أعلى إلى أسفل ومن اليسار إلى اليمين .
٥- يجب أن تكون هناك مسافات آافية بين الرموز .
٦- محاولة تخفيض رموز الوصل بقدر الإمكان .
٧- يجب توجيه الاهتمام نحو تحديد وتعيين الوحدة المطلوبة .
وتظهر الرموز طبقاً للتصميم المعياري لأنواع خرائط التدفق آالآتي
٥١ ونوضح فيها الأساليب المختلفة للنظم ودور آل أسلوب في تحليل - ص ٤٧
وتصميم وتوثيق النظام وذلك آالآتي :
٤٦ نظم المعلومات المحاسبية
أولاً- خرائط تدفق القرارات :
تستخدم هذه الخرائط في تفسير أو تحليل العمليات المتعلقة بالقرارات
المرآبة .
ثانياً- خرائط تدفق البرنامج :
تس تخدم آورقة عمل للمبرمج، إذ تظهر بالتفصيل الخطوات داخل البرنامج
والتتابع الذي سوف تنفذ طبقاً له . وهي جزء ضروري في توثيق البرنامج .
ثالثاً- خرائط تدفق النظم :
تمثل تدفق البيانات أو المعلومات في نظام المعلومات المحاسبي والاهتمام
بالمدخلات والمخرجات التي تنتج من استخدام تتابع برامج الحاسب أو برامج
الإجراءات .
رابعاً- خرائط تدفق المستندات :
هي تدفق المستندات التي تتعلق بالمدخلات في التنظيم وعادة ما تستخدم
آجزء من توثيق نظام المعلومات المحاسبي . آما يستخدم محلل النظم خرائط
تدفق المستندات للحصول على صورة عامة لشبكة الاتصالات بين الأقسام
والإدارات داخل التنظيم . والمستندات هي وسائط هذه الاتصالات .
خامساً- خرائط توزیع المستندات:
وتمثل آيفية توزيع عدة نسخ من المستندات داخل التنظيم والتأآيد هنا
على الإدارة التي يرسل إليها المستند وليس آيفية تشغيل المستندات .
وتفيد هذه الخرائط في :
أ- دراسة إمكانية استبعاد النسخ غير الضرورية أو الحفظ غير الضروري له ا.
ب- تحليل الواجبات داخل النظام .
ج- رقابة الاتصالات بين الوحدات التنظيمية المخ تلفة .
وتعتبر هذه الجوانب ذات أهمية للمحلل عند مراجعة الرقابة الداخلية للنظام .
نظم المعلومات المحاسبية ٤٧
سادساً- مخططات التدفق المنطقي للبيانات :
يستخدم محلل النظم مخططات التدفق المنطقي للبيانات لتوثيق النظام
والتصميم المنطقي له تلبية لاحتياجات المستخدم آما تساهم في تأآيد فهم الم حلل
لاحتياجات المستخدم من المعلومات، لأنها توفر لهذا المستخدم صورة لتفهم
محلل النظم لمشاآله، آما توفر للمحلل توصي فًا منطقيًا يستخدمه مصمم و
ومبرمجو النظم في تصميم المواصفات المادية للنظام .
التأآيد هنا على عبارة " منطقي " أي الفصل الواضح بين العمليات
المنطق ية لتحليل النظم – وبين العمليات المادية لتصميم النظام . فهذه
المخططات توفر للمحلل : توصيفًا منط قيً ا يستخدمه مصمم و ومبرمجو النظم في
تصميم المواصفات المادية للنظام .
تشغيل تعليمات لتشغيل البرنامج
مدخلات – مخرجات وظيفة لجهاز بمدخلات ومخرجات
قرار قرار يتضمن فروعًا لنقط بديلة داخل البرنامج
تجهيز أو إعداد تعليمات تغير البرنامج
مراقبة نقطة بداية أو نهاية أو توقف البرنامج
٤٨ نظم المعلومات المحاسبية
ي ر ف زء آخ ى ج رج إل ن أو يخ دخل م ل ي موص
خريطة التدفق
فحة ن ص روج م ول أو الخ صميم للدخ موصل ت
خريطة التدفق
اتجاه التدفق اتجاه تدفق البيانات أو التشغيل (رؤوس
الأسهم)
زين ام للتخ ز ع و رم ر وه صال مباش ى ات زين عل تخ
المباشر لأي بيانات مثل القرص الممغنط أو الاسطوانة
بة ثل المثق يح م وحة المفات تعمال ل ال باس ية الادخ عمل
بلوحة مفاتيح
اتجاه التدفق
اسطوانة ممغنطة وهو رمز خاص لوسط تخزين
البيانات على اسطوانة ممغنطة .
قرص ممغنط وهو رمز خاص لوسط تخزين البيانات
على قرص ممغنط
نظم المعلومات المحاسبية ٤٩
تزييل وتفسير
تجميع مرتب لخلق اثنين أو أآثر من ملفات المخرجات،
من اثنين أو أآثر من ملفات المدخلات
تصنيف ، لترتيب السجلات في الملف في تتابع مثل
التتابع الأبجدي التصاعدي
خط اتصال مثل خط تليفون أو أي قناة اتصال أخرى
مدخلات يدوية أي المدخلات التي تتم يدوياً من جهاز
اتصال مباشر مثل أنبوبة آشعة المهبط في وقت التشغيل
شريط إرسال مثل شريط آلة الجمع الذي يحتوي إجماليات
المجموعة ويرتبط عادة بمجموعة من مدخلات المستندات
تخزين غير مباشر أي تخزين لا يمكن الدخول إليه فوراً
بواسطة الحاسب
عملية مساعدة وهي عملية يتم أداؤها على معدات ذات
اتصال غير مباشر مثل الناسخة أو المفسر
بط أو آلات عة المه يب آش ى أناب ومات عل رض المعل ع
آاتبة أو وحدة طرفية
ون ندما تك رجات ع دخلات أو المخ نط للم ريط ممغ ش
البطاقات المثقبة في وسط الإدخال أو الإخراج
٥٠ نظم المعلومات المحاسبية
ون ندما تك رجات ع دخلات أو المخ بة للم ة مثق بطاق
البطاقات المثقبة في وسط الإدخال أو الإخراج
ون ندما تك رجات ع دخلات أو المخ ثقب للم ريط م ش
الأشرطة المثقبة في وسط الإدخال أو الإخراج
شغيل، عملية رئيسية أو مجموعة من العمليات يتم أد اؤها ت
بواسطة الحاسب
مدخلات / مخرجات وتستخدم فقط عندما لا يتم تحديد وسيلة
المدخلات / المخرجات
ر مستن دًا مطبوعًا أو رجات ويعتب دخلات أو مخ ستند م م
تقريرًا
عملية يدوية ، مثل مفتاح التثقيب
دمج أو ربط اثنين أو أآثر من الملفات في ملف واحد
دمج أو ربط اثنين أو أآثر من الملفات في ملف واحد
رموز خرائط تدفق النظام
نظم المعلومات المحاسبية ٥١
عملية يدوية
نسخ متعددة
من المستند
طباعة آلة
جمع
ملف دائم ملف مؤقت
تدفق مستند
عمل أو
نشاط يتم
أداؤه على
المستند
حجرة الاستلام مكتب الشراء المخازن
التدفق عبر الخطوط التنظيمية
مستند خطوط تدفق متقاطعة
٥٢ نظم المعلومات المحاسبية
سابعاً- جداول القرارات :
تستخدم هذه الجداول آوسيلة للاتصال بالقائمين على إعداد برنامج
الحاسب . وتتعلق بالإجراءات التي يجب أن تتخذ عندما يتم مواجه ة ظروف
خاصة محددة .
وتحتوي جداول القرارات على :
١- مجموعة من الظروف وهي العوامل التي يجب أن تؤخذ في الاعتبار
عند صنع وعمل القرارات .
٢- مجموعة من الإجراءات ، وهي الخطوات التي يجب أن تنفذ عندما
تتحقق مجموعة من الظروف المحيطة .
٣- وتتضمن أيضاً قواعد القرارات وهي ا لتوافيق المحددة لكل من
الظروف والإجراءات التي يجب أن تتخذ عندما تتحقق هذه الظروف .
ثامناً- تصميم مواصفات المدخلات والمخرجات :
وهي تمثل أربعة إجراءات لوصف تصميم نظام معين :
١- تعریف المدخلات:
مثل مدخلات بطاقات الوقت لحساب الأجور حيث تتضمن عدة حقول ، وآل
حقل له اسم مثل رقم العامل – اسم العامل – رقم القسم – فترة الدفع – ساعات
العمل العادية – ساعات العمل الإضافية – ساعات الإ جازات المرضية ساعات
الإجازات العادية .
٢- تعریف التخزین:
وهو يصف شكل السجل في ملف من الملفات ويكون مماثلاً في شكله
لتعريف المدخلات أي يكود ويصنف آل حقل وموقعه داخل السجل والطريقة
التي يفرز بها .
نظم المعلومات المحاسبية ٥٣
٣- تعریف المخرجات :
يصف شكل سجل التقارير أو وسائل العرض ويتضمن عناوين التقارير
وآل المعلومات التي يحتويها التقرير ، ونوع المعلومات ال تي تظهر في آل حقل
من حقول المخرجات . ويؤخذ في الاعتبار طاقة مواقع الطباعة الأفقية
والرأسية في الهيكل الآلي لأجهزة المخرجات .
٤- قاموس مصطلحات عناصر البيانات :
هو بمثابة تعريف عملي لكل حقل – أي مجموعة من البيانات أو الوصف
لمجموعة الإجراءات .
أ- اسم عنصر البيانات ويجب أن يكون اسمًا واحدًا له معنى .
ب- شكل الحقل: أي وصف منذ تمام الإنتاج وحتى الشحن للعملاء .
ج- مصدر البيانات – إجراءات الحفظ – التحديث – موقع التخزين – آل
الإجراءات والتقارير التي تستخدم العنصر .
مثال: عن قاموس مصطلحات البيانات :
الاسم : معدل الأجر .
التعريف : المعدل العادي لأجر الساعة .
المصدر : المدخلات : موظف جديد – تعديل مستحقات التحقيق : القيمة
التي يجب أن تكون داخل مدى الدفع .
التحديث : آل التعديلات التي تتعلق بمعدل الأجر ومعاملات عمال جدد
والمصدر هو قسم الأجور .
التخزين : الملف الرئيسي للأج ور .
أين تستخدم : حسابات الاستحقاقات .
- تقرير أخطاء المدخلات .
- سجل الأجور .
٥٤ نظم المعلومات المحاسبية
تاسعاً- المقابلات الشخصية :
وهي تنقسم إلى نوعين هما :
مقابلات شخصية مخططة : وهي تتكون من مجموعة من الأسئلة ذات
تتابع محدد .
مقابلات شخصية غير مخططة : إذ يجب تحديد الهدف من المقابلة –
والإجابة ع ن الأسئلة المتتابعة وهنا يكون ل لمحلل درجة آبيرة من الحرية .
وهناك عدة اعتبارات يجب أخذها في الحسبان عند القيام بالمقابلات
الشخصية :
١- موافقة الإدارة .
٢- جدولة المقابلات مقدماً .
٣- تسجيل محتوى المقابلة .
٤- جمع التعريفات للمدخلات والمخرجات وعناصر ا لبيانات في صورة
مكتوبة وليست شفوية .
نظم المعلومات المحاسبية ٥٥
ملخص
١- إن أفضل طريقة لتبويب العمليات التي تتعلق بتحويل مفردات أحداث
معينة إلى معلومات هي تطبيق مفهوم دورة تشغيل البيانات .
٢- إن دورة تشغيل البيانات تتم من خلال خمس مراحل هي : جمع البيانات،
تنقية البيانات، تشغيل البيانات، صيانة البيانات والمخرجات .
٣- إن أساليب النظم هي الأدوات والوسائل التي تستخدم في تحليل وتصميم
وتوثيق نظام المعلومات وهي العلاقات والارتباطات بين النظم الفرعية .
٤- خرائط التدفق من أهم أساليب النظم وهي تصويرية في طبيعتها ويتم
إعدادها طبقاً للرموز المعيارية لكل نوع من أنواع خرائط التدفق .
٥- مخططات التدفق المنطقي للبيانات تفصل فصلاً واضحاً بين العمليات
المنطقية لتحليل النظم وبين العمليات المادية لتصميم النظام وهي توفر
للمحلل توصي فًا منطقيً ا يستخدمه مصممو ومبرمجو النظم في تصميم
المواصفات المادية للنظام .
٦- تتضمن جداول القرارات مجموعة من الظروف ومجموعة من
الإجراءات التي تتخذ عند تحقق الظروف وقواعد القرارات .
٧- تصميم مواصفات المدخلات والمخرجات تعني تعريف المدخلات،
وتعريف التخزين، وتعريف المخرجات، وقاموس مصطلحات البيانات .
٨- المقابلات الشخصية قد تكون مخططة أو غير مخططة وفي آ ل
الحالات يجب أن تتم بموافقة الإدارة وتكون مجدولة مقدماً ويتم تسجيلها
وتحتوي آل تعريفات المدخلات والمخرجات وعناصر البيانات في
صورة مكتوبة وليست شفوية.
نظم المعلومات المحاسبية ٥٧
القسم الثاني
تكنولوجيا الحاسب الإلكتروني
٥٨ نظم المعلومات المحاسبية
نظم المعلومات المحاسبية ٥٩
الوحدة السادسة
أساليب التشغيل الإلكتروني للبيانات
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى دراسة أساليب التشغيل الإلكتروني للبيانات وتحديد
هذه الأساليب وبيان آيفية استخدام آل أسلوب عن طر يق الحاسب .
العناصر:
١ نظم التشغيل بالمجموعات : /٦
١ نظام التشغيل بالمجموعات المتتابع . /١/٦
٢ نظام التشغيل بالمجموعات المباشر . /١/٦
٢ نظام التشغيل الفوري : /٦
١ نظام التشغيل المباشر ذو الوصول المباشر . /٢/٦
٢ نظم التشغيل على أساس الوقت الحقيقي . /٢/٦
١ نظم التشغيل بالمجموعات : /٦
يعتمد هذا النظام على تشغيل البيانات في شكل مجموعات ، أي مجموعة
من مستندات معاملات المشروع، مثل مجموعة فواتير البيع، مجموعة بطاقات
الوقت، مجموعة معاملات الشراء . وقد يكون التجميع عن يوم أو شهر أو ثلا ثة
أشهر. ويتم تشغيل المجموعة عن طريق وح دة التشغيل المرآزية في وقت واحد
للحصول على مستندات المشروع المطلوبة أو لتحديث الملفات . وبعد أن يتم
تشغيل المجموعة تتقدم وحدة التشغيل المرآزية لتشغيل المجموعة التالية وهكذا
حتى يتم اآتمال تشغيل آل المجموعات .
التشغيل بالمجموعات ويتم مع ملف متتابع مخزن على ش ريط ممغنط .
٦٠ نظم المعلومات المحاسبية
١ نظام التشغيل بالمجموعات المتتابع: /١/٦
في ظل هذا النوع من التشغيل للبيانات فإن التغيرات في الملف
والاستفسارات منه يتم تجميعها وتشغيلها دورياً، على أساس متتابع . وبالمعنى
العملي فإن الطريق الوحيد الممكن لتشغيل الملف الرئيسي المتتابع هو على أساس
المجموعات حيث لا يوجد وصول مباشر لكل سجل من السجلات .
٢ نظام التشغيل بالمجموعات المباشر: /١/٦
هنا ملفات الوصول المباشر يمكن تحديثها على أساس المجموعة مثل
بيانات الأجور الأسبوعية، والتي عادة ما يتم تجميعها وتشغيلها على أساس
المجموعات حتى ولو آان الملف الرئ يسي مخزناً على جهاز تخزين ذ ى وصول
مباشر وهذا ما يطلق عليه نظام التشغيل المباشر بالمجموعات .
٢ نظام التشغيل الفوري : /٦
في ظل التشغيل الفوري فإن المعاملات يتم تشغيلها لتحديث الملف فوراً
أو بعد فترة قصيرة من حدوث الأحداث الفعلية .
والتشغيل الفوري ضروري لملف ات الوصول المباشر ولذلك يطلق عليه
نظام التشغيل المباشر الفوري ، وينقسم إلى نوعين هما :
١ نظام التشغيل المباشر ذو الوصول المباشر : /٢/٦
نظم التشغيل المباشر ذات اتصال مباشر بالحاسب ، وذات الوصول المباشر
هي مجموعة الأقراص الممغنطة ذات اتصال مباشر بالحاسب .
أما الوصول المباشر فيشير إلى تنظيم الملفات حيث يتم استرجاع السجلات
بواسطة وحدة التشغيل المرآزية بدون استنف اد وقت في البحث . وتنظيم الملفات
الذي يسمح بالوصول المباشر هو التنظيم المفهرس المتتابع أو البسيط المباشر أو
العشوائي وتتميز بإدخال مدخلات عمليات عشوائية وس ريعة ومباشرة وآذلك
الوصول المباشر لمحتويات السجل آلما احتاج الأمر وتخدم في :
نظم المعلومات المحاسبية ٦١
- الاستعلام .
- التحديث .
- البرمجة .
٢ نظم التشغيل على أساس الوقت الحقيقي : /٢/٦
يمكن لنظام حاسب الوقت الحقيقي أن يلتقط البيانات فوراً عن الأحداث أو
العمليات المستمرة ، ويوفر المع لومات الضرورية في وقت قصير يتناسب مع
طبيعة استخدام هذه المعلومات ومن أفضل أمثلة نظام الوقت الحقيقي هو نظام
الحجز في الطائرات ونظام تشغيل أوامر البيع، حيث يتطلب تشغيل المدخلات
الفورية بدلاً من الدورية . وملف التخزين المناسب هنا هو ذو الوصول المباشر
أو العشوائي وهو القرص الممغنط أو الاسطوانة الممغنطة .
٦٢ نظم المعلومات المحاسبية
ملخص
١- تنقسم أساليب التشغيل الإلكتروني للبيانات إلى أسلوبين هما نظام
تشغيل المجموعة ونظام التشغيل الفوري .
٢- نظام تشغيل المجموعة يعتمد على تشغيل البيانات في شكل مجموعات
أي مجموعة مستندات معاملات المشروع . والتشغيل بالمجموعات يتم
مع ملف متتابع مخزن على شريط ممغنط .
٣- نظام التشغيل بالمجموعات المتتابع يقوم على أساس تجميع التغيرات
في الملف والاستفسارات منه وتشغيلها على أساس متتابع ، حيث لا
يوجد وصول مباشر لكل سجل من السجلات .
٤- نظام التشغيل بالمجموعات المباشر يس تخدم في تحديث ملفات الوصول
المباشر على أساس المجموعة، حتى ولو آان الملف الرئيسي مخزناً
على جهاز تخزين ذ ى وصول مباشر . ويطلق عليه نظام التشغيل
المباشر بالمجموعات .
٥- نظام التشغيل الفوري يستخدم في تشغيل المعاملات لتحديث الملف
فوراً أو بعد فترة قصيرة من الأحداث الفعلية . وينقسم إلى نظام
التشغيل المباشر ذ ى الوصول المباشر، ونظام التشغيل على أساس
الوقت الحقيقي آما هو الحال في نظام الحجز في الطائرات وفي
تشغيل أوامر البيع.
نظم المعلومات المحاسبية ٦٣
الوحدة السابعة
نظم إدارة قاعدة البيانات
الأهداف :
تهدف هذه الوحدة إلى دراسة نظم إدارة قاعدة البيانات وإيضاح دورها في
التغلب على مساوئ الأسلوب التقليدي في تشغيل البيانات وتحديد دورها في
الفصل بين الرؤية المنطقية والرؤية المادية لتخزين البيانات . آما تهدف إلى
دراسة عناصر القاعدة والهياآل المنطقية التي تستخدمها ومزاياها وعيوبه ا.
العناصر:
١ مقدمة لنظم إدارة قاعدة البيانات . /٧
٢ الأسلوب التقليدي في تشغيل البيانات . /٧
٣ أسلوب قاعدة البيانات في تشغيل البيانات . /٧
٤ الرؤية المنطقية لتخزين البيانات عكس الرؤية المادية . /٧
٥ عناصر قاعدة البيانات : /٧
١ المستخدمون للقاعدة . /٥/٧
٢ نظام إدارة قاعدة البيانات . /٥/٧
٣ مدير قاعدة البيانات . /٥/٧
٤ قاعدة البيانات . /٥/٧
٦ الهياآل المنطقية لقاعدة البيانات . /٧
٧ مزايا وعيوب أسلوب قاعدة البيانات . /٧
١ مقدمة لنظم إدارة قاعدة البيانات : /٧
من أهم التغيرات التي تواجه مصممي نظم المعلومات المحاسبية .
٦٤ نظم المعلومات المحاسبية
هي
٢ الأسلوب التقليدي في تشغيل البيانات : /٧
يتأصل الأسلوب التقليدي على الملفات فكل تطبيق لديه الملفات الرئيسية
الخاصة به ولديه أيضاً مجموعة ملفات المعاملات المتعلقة به. فالملفات مصممة
وفقاً للمواصفات الخاصة بكل تطبيق .
فالبرامج تتوقف على الملفات وتتوقف الملفات على البرامج وعندما تتغير
الصيغة الطبيعية للملف يتغير البرنامج والسبب في تأصل الأسلوب التقليدي
على الملفات هو أن الهدف الرئيسي في آثير من التطبيقات هو الحصول ع لى
الملف الرئيسي للبيانات اللازمة لاستخراج المعلومات للإدارة والملف الرئيسي
هو الوسيط لكل تطبيق .
وبالرغم من أن هذا الأسلوب التقليدي ما زال مستخدماً بصورة واسعة
حتى الآن؛ إلا أن له العديد من المساوئ :
ي ول ف ية الوص آيف
الوقت المناسب للبيانات
ات ي ملف زنة ف المخ
الحاسب
ثل تخدام م ية اس وآيف
هذه البيانات
في بيئة حرآية لمشروعات الأعمال
ينتج
احتياجات غير متوقعة من المعلومات
لذلك وجدت نظم إدارة قاعدة البيانات
نظم المعلومات المحاسبية ٦٥
١- إن تخزين نفس البيانات في ملفين أو أآثر ، وهذه البيانات ز ائدة على
الحاجة يؤدي إلى زیادة تكاليف تنقيح البيانات وتكاليف حمایتها وتخزینها .
٢- إن نفس البيانات المخزنة في ملفين مختلفين يجب أن تكون متماثلة
ومتطابقة ولكن غالباً ما تكون مختلفة لأساليب معينة، ومثل هذه الاختلافات
تؤدي إلى الارتباك والتداخل.
٣- إن البيانات في مجموعة الملفات الرئيسية قد تكون مرتبطة ببعضها
البعض آما هو الحال في الملف الرئيسي للمعلومات عن العاملين والملف
الرئيسي للأجور . ولكن هناك دائماً قصو رًا في تكامل البيانات . وأسلوب التطبيق
ليس له آلية ربط هذه البيانات ببعضها البعض بطريقة منطقية تجعلها ذات نفع
وفائدة لاحتياجات الإدارة .
٤- في ظل هذا الأسلوب الذي يتم فيه ربط البرامج بالملفات الرئيسية
والعكس بالعكس ، تظهر مشكلة التوافق بين البيانات . فالتغيرات في الصيغة
الطبيعية للملف الرئيسي تستلزم التغيرات في آل البرامج التي تتصل بالملف
الرئيسي وتصبح إدارة البيانات واجب آل مبرمج تطبيقات . ولا یوجد تنفيذ
مرآزي لوظيفة إدارة البيانات فهي موزعة ومنتشرة بين مبرمجي التطبيقات .
٥- قدرات استرجاع المعلومات قدرات محدودة طبقاً لطلبات محددة مسبقاً
للمعلومات وتتجه إلى أن تكون تقارير مخططة قد سبق برمجتها من أجل استخراجه ا.
٣ أسلوب قاعدة البيانات في تشغيل المعلومات : /٧
نظام إدارة قاعدة البيانات عبارة عن برنامج يخدم آحدود بينية بين برامج
التطبيقات وبين مجموعة الملفات الطبيعية المتكاملة المنسقة والتي يطلق عليها
قاعدة البيانات .
الملفات الطبيعية في قاعدة البيانات مناظرة للملفات الرئيسية في الأسلوب
التقليدي للتطبيقات . ومع نظام إدارة قاعدة البيانات فإن البيانات یتم ربطها
ببعضها في عدة ملفات طبيعية يساندها مجموعة من المفاتيح والمؤشرات وهذا
٦٦ نظم المعلومات المحاسبية
يساعد على :
أ- تقليل البيانات الزائدة ع لى الحاجة .
ب- استرجاع المعلومات غير المتوقعة التي لم تحدد مسبق اً .
٤ الرؤیة المنطقية لتخزین البيانات : /٧
هي عكس الرؤية المادية لأن هناك اثنتين من وجهات النظر نحو البيانات
هي الرؤية المادية والرؤية المنطقية .
الرؤیة المادیة للبيانات :
وهى مشابهة للنظم التقليدية للملفات ، فهي تتعامل مع الموقع الفعلي للرقم
الثنائي ومجموع ة الأرقام الثنائية الموجودة على أجهزة الذاآرة، ولكن المعرفة
بكل هذه التفصيلات لن تخدم في غرض نافع لأن مبرمجي التطبيقات يهتمون
أساساً باستخدام البيانات بغض النظر عن آيفية تخزينها .
والرؤیة المنطقية للبيانات :
تمثل البيانات التي في صيغة ذات معنى ومفهوم لمبر مج التطبيقات .
والتأآيد هنا على عناصر البيانات التي ترتبط ببعضها وعلى السجلات التي
ترتبط ببعضها والتي تمثل واقع المشروع .
٥ عناصر قاعدة البيانات: /٧
تتكون قاعدة البيانات من أربعة عناصر أساسية هي :
١- مستخدمو القاعدة .
٢- نظام إدارة قاعدة البيانات .
٣- مدير قاعدة البيانات .
٤- قاعدة البيانات .
١ مستخدمو القاعدة : /٥/٧
هم آل المستخدمين التقليديين مثل السكرتاريين ومبرمجي التطبيقات .
نظم المعلومات المحاسبية ٦٧
يتفاعل المستخدمون
مع نظام إدارة قاعدة البيانات
ويتضمن تفاعل المستخدمين مع نظام إدارة قاعدة البيانات تعريف
العلا قات المنطقية في قاعدة البيانات أي الرؤية المنطقية للبيانات – ومدخلات
البيانات والتغير فيها – واآتشاف الأخطاء – ومعالجة البيانات .
٢ نظام إدارة قاعدة البيانات : /٥/٧
وهي عبارة عن حزمة مرآبة من البرامج الجاهزة تساعد المستخدم على
الاتصال بقاعدة البيانات . ويفسر هذ ا النظام أوامر المستخدم بحيث يستطيع نظام
الحاسب أداء العمل اللازم .
وتستخدم اثنتان من اللغات
أي استرجاع المعلومات على
أساس الغرض منها
بشكل غير مباشر
عن طريق برامج التطبيقات
بشكل مباشر عن طريق لغة الاستعلام
لغة تعريف البيانات لغة معالجة البيانات
وهي حلقة الاتصال بين الرؤية
المنطقية لقاعدة البيانات والرؤية
المادية
وهي الأساليب اللازمة لتشغيل
قاعدة البيانات
بناء الوصف المنطقي الشامل
والجزئي
- الاسترجاع
- التصنيف
- العرض
- حذف البيانات أو السجلات
غير الضرورية
٦٨ نظم المعلومات المحاسبية
- تحديد الخصائص الطبيعية لكل سجل .
- الحقول داخل السجل .
- نوع البيانات داخل آل حقل .
- طول الحقل واسمه المنطقي .
- تحديد العلاقات والارتباطات بين السجلات .
٣ مدیر قاعدة البيانات : /٥/٧
يقوم المدير المسئول عن القاعدة بأداء الوظائف التالية :
١- يحتفظ بقاموس للبيانات .
٢- يحدد ويحافظ على الهيكل المادي للقاعدة .
٣- يوفر التحديث والتغيير لقاعدة البيانات متضمناً ذلك حذف السجلات
غير الضرورية .
٤- خلق وحفظ مراقبات التنقيح والتعديل في ضوء التغيرات والإضافات
للقاعدة .
٥- تطوير طرق الاسترجاع تلبية لاحتياجات المستخدمين .
٦- تنفيذ إجراءات الحماية الضرورية .
٧- تحقيق الرقابة على التكوين العام للقاعدة .
٨- تغيير أآواد الوصول للبيانات منعاً للاستخدام غير المشروع للقاعدة .
٤ قاعدة البيانات : /٥/٧
هي الموضع المادي الفعلي للبيانات فهي مستودع أو مخزن تجميع
البيانات الضرورية المرتبطة ببعضها البعض وتكون معدة ومتاحة للاستخدام
آمدخلات في برامج تطبيقات المستخدمين . وحتى تكون ذات فائدة لكل
التطبيقات العملية فإنه يجب :
نظم المعلومات المحاسبية ٦٩
١- تخزين البيانات على أجهزة الوصول المباشر مثل الأقراص الممغنطة .
٢- خلق نسخ إضافية لقاعدة البيانات على وسيلة اتصال غير مباشر مثل
الشريط الممغنط للتأمين والحماية وتعتبر ضرورية لأن آثي رًا من برامج
التطبيقات تعتمد على قاعدة بيانات مرآزية واحدة .
وأصبحت الآن نظم قاعدة البيانات شائعة الاستخ دام في مشروعات
الأعمال. ولأن عمليات القاعدة تتجه نحو التشغيل ذ ى الحجم الكبير الذي يستن فد
نسبة آبيرة من وقت وموارد ذاآرة الحاسب ، لذلك قد ابتكر بعض الموردين
حاسبات إلكترونية مخصصة تماماً لعمليات قاعدة البيانات ، ويشار إليها بآلات
قاعدة البيانات وهي وحدات ذات أغراض خاصة ولديها قدرات معينة ، ويتم
بناؤها داخل الهيكل الآلي للحاسب وتقوم بأداء أعمال مثل : الاسترجاع – الفرز
– التحديث وذلك بصورة أآثر آفاية و فع الية من البرامج الجاهزة .
٦ الهياآل المنطقية لقاعدة البيانات: /٧
هناك خاصي ت ان أساسيتان تميزان نظم إدارة قاعدة البيانات هما :
١- قدرتها على تخفيض حجم البيانات الزائدة ع لى الحاجة .
٢- قدرتها على جمع عناصر البيانات المرتبطة ببعضها البعض مثل
الحقول التي ترتبط ببعضها ال بعض .
والسجلات التي ترتبط ببعضها البعض، وتنفذ ذلك من خلال استخدام
مفاتيح ومؤشرات مطمورة داخل السجل . وتعتبر مجموعة السجلات التي ترتبط
ببعضها عن طريق هذه المؤشرات سلسلة وتستخدم ثلا ثة أنواع أساسية من
الهياآل المنطقية هي :
أولاً- هيكل الشجرة:
يتكون من عدة نقط ترتبط بالسجلات الخاصة بها من خلال فروع . وأعلى
نقطة يطلق عليها الجذر . والصفة المميزة لهذا الهيك ل هو أن النقط لها علاقة من
واحد – إلى – آثيرين ، آما لو آان لكل نقطة أب واحد وعدد من الأبناء .
٧٠ نظم المعلومات المحاسبية
الهيكل بمثابة تمثيل منطقي للبيانات أما التخزين المادي لهذه البيانات فقد
يكون في ثلا ثة ملفات م نفصلة مثل ملف العميل – ملف الفواتير – ملف خطوط
المنتجات . مع مجموعة السجلات التي ترتبط ببعضها البعض عن طريق
المفاتيح والمؤشرات المطمورة داخل آل سجل . آما يمكن ربط سجل منتج بعدة
سجلات للمواد الخام والتي ترتبط بالتبعية بعدة سجلات للموردين .
ثانياً- هياآل الشبكة :
هذا الهيكل يسمح بعلاقة ارتباط من آثيرين – إلى – آثيرين . وذلك بين
النقط المختلفة للهيكل ، مثل ما هو الحال في قاعدة بيانات التسويق التي هي عبارة
عن شبكة تتكون من اثنين من الملفات ا للذين يرتبط ان ببعضه م ا وهما ملف بيانات
مخزون البضاعة الجاهزة وملف بيانات العميل ، وترتبط هذه الملفات بمجموعة
من سجلات المعاملات مثل سجل أمر الإن تاج وسجل فاتورة البيع وسجل تقارير
رجل البيع . وسجل المرتجعات والمسموحات وسجل المتحصلات النقدية .
ثالثاً- الهيكل ذو العلاقات :
ويمكن إيضاح هذا الهيكل عن طريق تحديد ما يدرآه مدير المخازن مثلاً
بالنسبة لبعض البيانات الخاصة به والتي يجب تخزينها باستخدام هذا النو ع من
نظم إدارة قاعدة البيانات آالآتي :
سجل أوامر الشحن اليومية
تاريخ الأمر رقم أمر الشحن رقم العميل رقم أمر البيع وصف
سجل الشحن اليومي
الشحنة
تاريخ الأمر رقم أمر الشحن تاريخ أمر الشحن العربة الوزن
وقد تكون البيانات مخزنة مادياً باستخدام عنونة مرآبة ولكن ذلك لا يهم
المستخدم لأنه عندما يصل إلى البيانات فإن نظام إدارة قاعدة البيانات (الحزمة
نظم المعلومات المحاسبية ٧١
المرآبة من البرامج الجاهزة ) تقوم بتحويلها إلى صيغة منطقية. وتوفر بذلك
نظرة ذات معنى ومفهوم للبيانات .
٧ مزایا وعيوب أسلوب قاعدة البيانات : /٢/٧
المزایا :
١- تحد وتقلل من ال بيانات الزائدة ع لى الحاجة، لأن البيانات تخزن مرة
واحدة مما يؤدي إلى تخفيض تكاليف التخزين ويمنع الارتباك والتداخل
والغموض، عندما تخزن أآثر من مرة وتكون مختلفة بالرغم من أنها
يجب أن تكون متطابقة ومتماثلة .
٢- جمع البيانات التي ترتبط ببعضها البعض وبذلك توفر القدرة على
تشغيل الطلبات غير المتوقعة من البيانات .
٣- استقلال بيانات البرامج . فالبرامج يمكن أن تتغير بدون تغيير في البيانات .
٤- يحسن نظام إدارة قاعدة البيانات الحدود المشترآة بين المستخدم
والنظام، لأنه يوفر لغة الاستعلام ويمكن عن طريقها استرجاع
المعلومات بسرعة لتلب ية الاحتياجات غير المتوقعة للمعلومات .
٥- توفر التكامل والحماية للبيانات .
العيوب :
برامجها مرآبة ، والمفاهيم التي تستخدم فيها تعتبر جديدة ، وغالباً ما تكون
مرآبة ومعقدة، تستلزم أفرادًا على درجة عالية من المهارة والدقة في تشغيل
البيانات مما يستلزم إعادة تدريب المستخدمين . والبرامج فى نظام إدارة قاعدة
البيانات تلقى ع بئًا إضافيً ا على نظام الحاسب لأنها تستخدم وقت الحاسب في
التنفيذ ومساحة في الأقراص الممغنطة للتخزين .
ولكن هذه عيوب شائعة في آل نظم البرامج الجاهزة ويمكن التغلب عليها
بسبب انخفاض تكلفة الهيكل الآلي للح اسب .
٧٢ نظم المعلومات المحاسبية
ملخص
١- وجدت نظم إدارة قاعدة البيانات لتلبية احتياجات مصممى نظم
المعلومات المحاسبية من المعلومات غير المتوقعة .
٢- يتأصل الأسلوب التقليدي في تشغيل البيانات على الملفات . فالبرامج
تتوقف على الملفات وتتوقف الملفات على البرامج وعندما تتغير الصيغة
الطبيعية للملف يتغير البرنامج .
٣- من مساوئ التشغيل التقليدي: زيادة البيانات الزائدة على الحاجة وزيادة
تكاليف حمايتها وتخزينها بالإضافة إلى الارتباك والتداخل وعدم وجود آلية
ربط البيانات ببعضها، وقدرات استرجاع المعلومات محدودة .
٤- نظام إدارة قاعدة البيانات عبارة عن بر نامج يخدم آحدود بينية بين
برامج التطبيقات وبين مجموعة الملفات الطبيعية المتكاملة المنسقة
والتي يطلق عليها قاعدة البيانات .
٥- مع نظام إدارة قاعدة البيانات ، فإن البيانات يتم ربطها ببعضها في عدة
ملفات طبيعية يساندها مجموعة من المفاتيح والمؤشرات .
٦- الرؤية المنط قية لتخزين البيانات عكس الرؤية المادية فالرؤية المادية
تتعامل مع الموقع الفعلي للتخزين ، بينما الرؤية المنطقية تمثل عناصر
البيانات التي ترتبط ببعضها وتكون في صيغة ذات معنى ومفهوم
لمبرمج التطبيقات .
٧- تتكون قاعدة البيانات من أربعة عناصر أساسية هي : مستخدمو القاعدة
ونظام إدارة قاعدة البيانات ومدير قاعدة البيانات وقاعدة البيانات .
٨- يتفاعل المستخدمون مع نظام إدارة قاعدة البيانات عن طريق لغة
الاستعلام، وتُستخدم أيضاً اثنتان من اللغات هما لغة تعريف البيانات
ولغة معالجة البيانات .
نظم المعلومات المحاسبية ٧٣
٩- إن الهياآل المنطقية لقاعدة البيانات هي هيكل الشجرة وهيكل الشبكة
والهيكل ذو العلاقات .
١٠ - من مزايا أسلوب قاعدة البيانات أنها تحد وتقلل من البيانات الزائدة
على الحاجة وجمع البيانات التي ترتبط ببعضها البعض وتوفر القدرة
على تشغيل الطلبات غير المتوقعة من المعلومات .
١١ - تتمثل عيوب أسلوب قاعدة الب يانات في البرامج المرآبة والمعقدة
وبرامجها تلقى ع بئًا إضا فيًا على نظام الحاسب وهذا عيب شائع في
آل نظم البرامج الجاهزة ويمكن التغلب عليه بسبب انخفاض تكلفة
الهيكل الآلي للحاسب .
نظم المعلومات المحاسبية ٧٥
القسم الثالث
تطویر النظم
٧٦ نظم المعلومات المحاسبية
نظم المعلومات المحاسبية ٧٧
الوحدة الثامنة
الإطار العام لتطویر النظم
الأهداف:
إن تطوير النظام عبارة عن عملية تعديل أو إحلال لجزء من نظام
المعلومات أو لكل النظام، وتستلزم هذه العملية وق تًا وموارد، وهي نشاط مستمر
في آثير من المنظمات لذلك تهدف هذه الوحدة إلى دراسة المبادئ العامة
والتطبيقات العملية التي تتعلق بتطوير النظم من خلال دراسة الجوانب التالية :
١- دورة حياة تطوير النظم .
٢- الجوانب العملية لرقابة تطوير النظم .
العناصر:
١ دورة حياة تطوير النظم . /٨
٢ الجوانب العم لية لرقابة تطوير النظم : /٨
١ معايير التوثيق . /٢/٨
٢ الكفاية الإنتاجية للمحلل والمبرمج . /٢/٨
٣ رقابة تغير البرنامج . /٢/٨
٤ إدارة قاعدة البيانات . /٢/٨
٥ استخدام المراجعة في تطوير النظم . /٢/٨
١ دورة حياة تطویر النظم : /٨
يتم القيام بمشروعات تطوير النظم عن طريق فريق المشروع الذي يتكون
من محللي النظام والمبرمجين والمحاسبين وأفراد التنظيم الآخرين الذين لديهم
المعرفة عن المشروع أو يتأثرون به .
٧٨ نظم المعلومات المحاسبية
وتتمثل دورة حياة تطوير النظم في :
- تخطيط النظم .
- تحليل النظم .
- تصميم النظم .
- تنفيذ النظم وتقييمها والرقابة عليه ا.
وإهمال أي جزء من دورة التطوير، يؤثر على تتابع مراحل التطوير، آما
أن مفهوم دورة الحياة يوفر الإطار العام لتخطيط ورقابة أوجه النشاط التفصيلية
للتطوير. ونوضح فيما يلي قائمة بالمراحل العامة والمراحل التفصيلية لدورة
حياة تطوير النظام :
المراحل التفصيلية
تقييم الجدوى
تحليل المعلومات
المراحل العامة
التخطيط والتحليل
تصميم النظام
تطوير البرنامج
تطوير الإجراءات
التصميم
التحويل
التشغيل والصيانة
المراجعة البعدية
التنفيذ والعمليات والتقييم والرقابة
واآتمال آل مرحلة رئيسية في دورة الحياة بمثابة نقطة رقابة أساسية من
جانب الإدارة مع موافقة رسمية منه ا، ويقوم مبدأ الرقابة على أساس توثيق آل
مرحلة لمراجعتها والموافقة عليها قبل الانتقال إلى المرحلة التالية والتوثيق
المتجمع من آل المراحل هو التوثيق المتكامل للمشروع .
نظم المعلومات المحاسبية ٧٩
٢ الجوانب العملية لرقابة تطویر النظم : /٨
تهدف الجوانب العملية لرقابة تطوير النظم إلى :
١- تصميم النظم التي تحقق احتياجات مستخدمي المعلومات .
٢- المشارآة والرقابة الإدارية لكل مر احل تطوير النظم .
٣- توثيق مشروع النظم .
وتتعلق الجوانب العملية لرقابة تطوير النظم في الآتي :
١ معایير التوثيق : /٢/٨
وهي تحدد مقدما الاحتياجات اللازمة لل توثيق ، والمفهوم الأساسي لمعايير
تطوير النظام هو تحديد المراحل المختلفة في دورة حياة تطوير النظام وتحديد
التوثيق الخاص بكل مرحلة .
المرحلة التوثيق
- دراسة الجدوى
- مخططات التدفق المنطقي للبيانات
- قاموس مصطلحات البيانات
- توصيف المستخدم
- تقرير التصميم الع ام
تخطيط وتحليل النظم
- تقرير التصميم التفصيلي
- خرائط التدفق
- جداول القرارات
- توصيف البرنامج
- إجراءات التشغيل
تصميم النظام
٨٠ نظم المعلومات المحاسبية
- التنفيذ اليدوي
- توصيف الملفات
- إجراءات دخول البيانات
- خطة التحويل
- خطة الاختيار
- جداول التشغيل
تنفيذ النظام والتقييم والرقابة
- خطة المراجعة
- ملاحظات المستخدم
مراجعة وفحص النظام
ونوضح فيما يلي مفهوم التوثيق لكل مرحلة من مراحل تطوير النظم
وذلك آالآتي :
أولاً - مرحلة تخطيط وتحليل النظم : وتشمل الآتي :
١- دراسة الجدوى: والأهداف العامة لها هي الإجابة ع ن آل الجوانب
التي تتع لق بالجدوى الفنية والاقتصادية والعملية للنظام .
٢- مخططات التدفق المنطقي للبيانات: توفر لفريق المشروع صورة
واضحة للخصائص العملية للنظام الم قترح وتأخذ عدة صور مختلفة
مثل خرائط تدفق المستندات .
٣- قاموس مصطلحات البيانات: يوثق المحتوى المحدد لقاعدة البيانات
ويعد قائمة بكل حقل من حقول البيانات مع وصف محدد له .
٤- توصيف المستخدم: أي توصيف ضيق للخصائص العملية للنظام
المقترح . ويعتمد التوصيف على المقابلات الشخصية للمستخدم النهائي
ويجب ألا يكون التوصيف فنياً آما يجب مناقشته والموافقة عليه من
جانب المستخدم النهائي .
نظم المعلومات المحاسبية ٨١
٥- تقریر التصميم العام: هو الأساس للتصميم التفصيلي وهو بمثابة
صورة عامة للنظام مع بعض التفصيلات التي تتعلق بمتطلبات
المدخلات والمخرجات والهيكل الآلي المقترح مع متطلبات البرامج
الجاهزة وضرورة مناقشة اعتبارات التكلفة وخطة التطوير والموازنة .
ثانياً - مرحلة تصميم النظم :
وتتضمن أنواع التوثيق التالية :
١- تقریر التصميم التفصيلي للنظام :
الذي يعتبر ترجمة لتقرير التصميم العام ويتضمن :
أ- متطلبات المدخلات : أي مستندات المصدر ووسائل إعداد أو نقل أو
إرسال المستندات وتكرار عددها وحجمها المتوقع .
ب - توصيف التشغيل : أي تحديد الإجراءات الجديدة وتحديد آيفية استخدام
المدخلات في إعداد المخرجات المطلوبة والملفات والسجلات التي يحتفظ
بها وتكرار استخدام الملف وأحجام التشغيل الحالية والمتوقعة والملفات
التي تصحبها .
ج- متطلبات المخرجات: من حيث الشكل والمحتوى وتكرار التقارير واحتياطات
الرقابة والخطوات التي يجب أن تتخذ لتوفير الرقابة الداخلية .
د- تقديرات التكلفة .
٢- خرائط التدفق وجداول القرارات :
وتستخدم هذه المستندات في تمثيل التصميم التفصيلي للنظام .
٣- توصيف البرنامج :
وهو بمثابة وصف تفصيلي لخر يطة تدفق البرنامج، وقائمة مصدر البر نامج
ووصف واضح لصيغ البيانات المستخدمة في البرنامج والمخرجات الناتجة منه .
٨٢ نظم المعلومات المحاسبية
٤- إجراءات التشغيل والتنفيذ اليدوي :
إجراءات التشغيل أو التعليمات وتوثيق التنفيذ اليدوي . وتتعلق بنظم
التشغيل الإلكتروني للبيانات مثل نظام التشغيل بالمجموعات المتتابع أو المباشر
ونظم التشغيل الفوري سواء نظم التشغيل ذ ى الوصول المباشر أو التشغيل على
أساس الوقت الحقيقي .
٥- توصيف الملفات وإجراءات دخول البيانات :
وتتضمن إعداد التعليمات للمستخدمين من موظفي دخول البيانات وأفراد
تشغيل الحاسب ويجب أن تكون تفصيلية وواضحة ومختصرة .
ثالثاً- مرحلة تنفيذ النظم والتقييم والرقابة :
١- خطة التحویل :
يلزم في مرحلة التنفيذ، التنسيق بين أفراد التشغيل وربما يعاد تدريبهم،
آما تكون هناك حاجة إلى إجراء التغيرات المادية التي تنتج من النظام الجديد .
والجدولة ذات اعتبار هام وغالباً ما تستخدم الجدولة مثل خرا ئط جانت وخرائط
بيرت. وتتضمن التغيرات المادية تجهيز الموقع، وتحويل الملفات الذي يكون
مكلفاً ويستغرق وقتًا ويلزم رقابته بعناية ، ويستلزم التحول إلى النظام الجديد
تحديد بعض أساليب التحويل مثل التحو يل الفوري أو التشغيل المتوازي أو
التحويل المرحلي .
أ- التحویل الفوري: ذو مخاطرة ويحذر منه في حالة التغيرات غير الكاملة
أو التغيرات الثانوية .
ب - التحویل المتوازي: يعني أن هناك فترة تشغيل متوا زٍ يتم خلالها تشغيل
آل من النظام ين القديم والجديد ، ومراجعة واختبار قدرات النظام
الجديد.
ج - التحویل المرحلي: وهو طريقة وسط يساعد في تحسين النظام بشكل
متتالٍ مع مخاطرة أقل وتضحية بالتكاليف وبعض التأخير . وقد يعتمد
نظم المعلومات المحاسبية ٨٣
على وحدات مستقلة في النظام قائمة بذاتها مثل دخول البيانات، وتحويل
الملفات أو يعتمد على وحدات تنظيمية مثل تحويل نظام الأجور ثم نظام
حسابات المدينين وهكذ ا.
ويستلزم التحول إلى النظام الجديد تحديد بعض أساليب التحويل، الفوري
أو التشغيل المتوازي أو التحويل المرحلي ويظهر ذلك آالآتي :
التحويل الفوري
التشغيل المتوازي
التحويل المرحلي
استراتيجيات التحویل
٢- خطة الاختبار :
تصف خطة الاخ تبار طبيعة بيانات الاختبار وملخص نت ائجه . ويعتبر
الاختبار الملائم الكافي مرحلة هامة في دورة حياة تطوير النظم .
٣- جداول التشغيل والصيانة :
يجب أن تتطابق هذه المستندات مع الجداول التي تستخدم في إمكانيات
وتسهيلات تشغيل بيانات النظام .
نظام قديم نظام جديد
النظام القديم
النظام الجديد
النظام القديم
وحدة أ وحدة ب وحدة ج٨٤
نظم المعلومات المحاسبية
رابعاً- مراجعة وفحص النظام :
١- خطة المراجعة :
يصف هذا ا لمستند ويحدد طبيعة أي عملية مراجعة يتم القيام بها لتقييم
تشغيل النظام .
٢- ملاحظات المستخدم :
من المفضل مراجعة ومنا قشة ملاحظات المستخدم بعد أن يصبح النظام
عملياً ويجب أن تكون المراجعة رسمية . لذلك فإن هذا المستند يحدد ويصف
الخطة التي يمكن عن طريقها إنجاز هذ ا العمل، ومن الضروري أن تدرج نتائج
هذه العملية في النظام .
صيانة معایير التوثيق :
إن صيانة معايير التوثيق واستخدامها في تطوير النظام يعتبر من الواجبات
الهامة في المنظمات آبيرة الحجم . وغالباً ما يكون هناك وظيفة منفصلة أو قسم
متخصص مسئول عن هذه الواجبات . وي تولى مجموعة من الأفراد مسئولية جمع
ومراجعة التوثيق الناتج من آل مرحلة لأن التوثيق له دور هام في واجبات
التصميم التفصيلي . ويمكن إيجاد معايير التوثيق داخلياً أو شر اؤ ها من موردي
الحاسب .
مزایا التوثيق :
التوثيق له العديد من المزايا آالآتي :
١- يؤآد وجود التوثيق أن آل الاعتبارات الملائمة وآل الإجراءات قد
أخذت في الحسبان في آل مرحلة من مراحل المشروع .
٢- يوفر التوثيق وسيلة لمراجعة مشروع التطوير من جانب الإدارة .
٣- التوثيق لازم وضروري لتشغيل وصيانة النظام .
نظم المعلومات المحاسبية ٨٥
٤- التوثيق يعتبر وسيلة للتوصيل أي يوضح آيفية اتصال الجهات المتعددة
في مشروع التطوير للنظام ببعضها البعض ، فيما يتعلق باآتمال أداء
واجبات ومسئوليات محددة .
والعيب الوحيد للتوثيق يتمثل في العمل المتواصل للحصول عليه وغالباً ما
يكون هذا العمل مكرراً ويستغرق وقتًا .
٢ الكفایة الإنتاجية للمحلل والمبرمج : /٢/٨
إن الرقابة الأساس ية التي توجه نحو وظيفة المحلل، واضحة في التوثيق
الذي يمثل الحدود البينية بين المحلل والمستخدم . والرقابة التي تقترح لتحسين
إنتاجية المبرمجين تترآز على الطريقة التي يصمم بها البرنامج ويكود وطريقة
تنظيم أفراد البرمجة ، وصيانة البرامج الناتجة وأيضاً زيادة الك فاية الإنتاجية
خلال تطوير البرنامج . هذه الصيانة للبرامج سوف تخفض من تكاليف
إعدادها، عن طريق تخفيض الوقت اللازم للحصول على البرنامج .
٣ رقابة تغير البرنامج : /٢/٨
تختص مراقبات تغير البرنامج بصيانة برامج التطبيق ، وصيانة برامج
التطبيق مسألة حتمية لأنه قد تنش أ الحاجة إلى تغيير البرنامج عند الآتي :
١- اآتشاف خطأ .
٢- تغيير إجباري لمتطلبات خارجية مثل القوانين الحكومية .
٣- تغيير من جانب المستخدم .
٤- تغييرات في شكل أو ترتيب الملفات .
٥- تغييرات في صيغ التقارير .
والتوثيق الوافي للبرنامج واستخدام لغات المستوى الع الي الكوبول
والفورتران ولغات قاعدة البيانات ، آل هذه الوسائل تؤدي إلى زيادة الحماية
والصيانة للبرامج .
٨٦ نظم المعلومات المحاسبية
وتتضمن رقابة تغير البرنامج التوثيق والمراجعة ، والهدف هو عرض آل
التغييرات في البرنامج بصورة فعالة ويترآز التوثيق حول صيانة آل من :
- سجل تغيير البرنامج .
- ملف تغيير البرنامج .
ويستخدم سجل تغيير البرنامج آسجل أداء للوقائع والأحداث ولمراقبة آل
التغييرات. وطلبات التغير يجب أن تكون مكتوبة ومتف قًا عليها. آما يجب
مراجعة هذه الطلبات وترقيمها مسلسلة وتدخل في سجل تغير البرنامج . ويعلم
المسئول عن هذا السجل المبرمجين بالتغير في صورة مكتوبة وغالباً ما تكون
نسخة من أصل طلبات التغير ويكون بمثابة مستند للمبرمجين ، وبعد أن يتم
برمجة التغيير واختباره، وتعديل توثيق البرنامج ليعكس التغيير الذي حدث، يتم
جمع توثيق تغير البرنامج في ملف تغيير البرنامج الذي يعتبر تأري خًا متجم عًا
للتغيرات في البرنامج ولكل برنامج تطبيق بصورة منفصلة .
٤ إدارة قاعدة البيانات: /٢/٨
وظيفة إدارة قاعدة البيانات هي المحور الأساسي لتصميم ورقابة آل
بيانات الإدارة . وآلما آانت قاعدة البيانات آبيرة الحجم ومتكاملة، زادت
المسئوليات الملقاة على عاتق إدارة قاعدة البيا نات، وتتولى إدارة قاعدة البيانات
العديد من الوظائف نوضحها فيما يلي :
- تعريف البيانات وصيانتها لكل برنامج تطبيق وبشكل منفصل وللملفات
المتعلقة بها .
- إعداد المعايير والتوثيق لكل عناصر البيانات في القاعدة .
- استخدام قاموس مصطلحات البيانات .
- تكامل البيانات في قاعد ة بيانات مرآزية .
- حل مشاآل عدم اآتمال البيانات أو مشاآل توثيقها أو الاتصالات بين
نظم المعلومات المحاسبية ٨٧
من يشترآون في القاعدة .
- تأمين البيانات ودقتها والمشارآة فيها .
- استرجاع البيانات والنسخ الاحتياطية منها .
- مسارات المراجعة .
وآل هذه الجوانب تمثل اختصاصً ا رقاب يً ا هامًا .
٥ استخدام المراجعة في تطویر النظم : /٢/٨
إن مراجعة نظام تشغيل البيانات تتوقف على نظام المراقبة الداخلية ، مما
يستلزم ضرورة مشارآة المراجع الداخلي في تطوير النظم للتأآد من بناء
جوانب المراجعة والمراقبة الداخلية اللازمة للنظم التي تعتمد على الحاسب
الإلكتروني .
إن إدخال المراجعة في تطوير النظم يعتبر إجراء حدي ثًا نسبياً، ولكن
أوضحت العديد من الدراسات دور المراجع الداخلي في تصميم وتنفيذ النظم
وفي عمليات تشغيل البيانات وأآدت أن وظيفة المراجعة الداخلية هي تصميم
المراقبات داخل النظام ، وضبط واختبار النظام دورياً بعد تشغ يله.
٨٨ نظم المعلومات المحاسبية
ملخص
١- تطوير النظم عبارة عن عملية تعديل أو إحلال لجزء من نظام
المعلومات أو لكل النظام . وتستلزم هذه العملية وق تًا وموارد وهي
نشاط مستمر في آثير من المنظمات .
٢- دورة حياة تطوير النظم تتمثل في تخطيط، وتحليل وتصميم وتنفيذ
النظم وتقييمها والرقابة عليها .
٣- الجوانب العملية لرقابة تطوير النظم تهدف إلى تصميم النظم التي
تحقق احتياجات مستخدمي المعلومات والمشارآة والرقابة الإدارية
وتوثيق مشروع النظم .
٤- المفهوم الأساسي لمعايير تطوير النظام هو تحديد المراحل المختلفة في
دورة حياة تطوير النظام وتحديد التوثيق الخاص بكل مرح لة .
٥- الرقابة الأساسية للمحلل واضحة في التوثيق والرقابة لتحسين إنتاجية
المبرمجين تتم طبقاً للطريقة التي يصمم بها البرنامج ويكود وطريقة
تنظيم أفراد البرمجة .
٦- سجل تغير البرنامج بمثابة سجل أداء للوقائع والأحداث ورقابة آل
التغير، بينما ملف تغير البرنامج عبارة ع ن تاريخ متجمع للتغيرات في
البرنامج ولكل برنامج تطبيق بصورة منفصلة .
٧- إدارة قاعدة البيانات هي المحور الأساسي لتصميم ورقابة آل بيانات
الإدارة ولها أنشطة رقابية أساسية .
٨- من الأنشطة الرقابية الأساسية لإدارة قاعدة البيانات : توثيق عناصر
البيانات وتكاملها وحل مشاآل عدم الاآتمال فيها وتأمينها ودقتها
واسترجاعها .
نظم المعلومات المحاسبية ٨٩
٩- ضرورة مشارآة المراجع الداخلي في تطوير النظم للتأآد من بناء
جوانب المراجعة والمراقبة الداخلية اللازمة للنظم التي تعتمد على
الحاسب الإلكتروني .
١٠ - إن وظيفة المراجعة الداخلية هي تصميم المراقبات داخل النظام
وضبط واختبار النظام دورياً بعد تشغيله .
نظم المعلومات المحاسبية ٩١
الوحدة التاسعة
تخطيط وتحليل النظم
الأهداف:
إن الهدف الأساسي لهذه الوحدة هو وصف تخطيط وتحليل النظم بتحديد
أهدافهم وخطوات تطبيقهم .
العناصر:
١ أهداف تخطيط النظم . /٩
٢ مراحل تخطيط النظم ودراسة الجدوى . /٩
٣ أهداف تحليل النظم . /٩
٤ خطوات تحليل النظم : /٩
١ المسح الميداني للنظام الحالي . /٤/٩
٢ تحديد الاحتياجات للمعلومات . /٤/٩
٣ توصيف متطلبات النظام . /٤/٩
٤ تقرير تحليل النظم . /٤/٩
١ أهداف تخطيط النظم : /٩
تخطيط النظم يتضمن أساساً تحديد النظم الفرعية داخل نظام المعلومات
بحيث أن تكون ذات اهتمام خاص في التطوير ، وهد ف التخطيط هو تحديد
مناطق المشكلة وهل تحتاج إلى معالجة فورية أم يمكن معالجتها في المستقبل .
٢ مراحل تخطيط النظم ودراسة الجدوى : /٩
عند تطوير النظم يجب تطبيق أسلوب : من أعلى إلى أسفل . أي البدء من
الإجماليات إلى التفصيلات . أي تطبيق خطة أو استراتيجية النظم الش املة . وأن
تكون محل تأييد وموافقة الإدارة .
٩٢ نظم المعلومات المحاسبية
ويتضمن تخطيط النظم وتحليل الجدوى المراحل التالية :
١- أن تتم الدراسة والتخطيط باشتراك الإدارة العليا .
٢- تحديد لجنة لمتابعة تخطيط النظم توجه الاهتمام نحو الاحتياجات
للمعلومات ويتولاها مساعد المدير العام لنظم المعلوم ات .
٣- تحديد الأهداف الشاملة والقيود المفروضة بمعنى تطوير أهداف عامة
للشرآة وتطوير أهداف تفصيلية للنظم الفرعية .
ومن أمثلة الأهداف العامة : توحيد النظام المحاسبي والمالي للشرآة –
تطوير نظام مراقبة المخزون والإنتاج – تطوير نظام معلومات لإدارة صناعية
لرقابة ا لعمل الفني والتكاليف والجداول .
وآمثال لأهداف محددة لنظام فرعي معين مثل نظام مراقبة الإنتاج :
أ- التأآد من أن آل الأوامر الإنتاجية تامة عند تحديد تاريخ التسليم .
ب- تخفيض الفاقد في المواد الخام إلى أدنى حد .
ج- تخفيض وقت العطل .
د- تأآيد مستوى عالٍ من رقابة الجودة عن طريق تطوير تقارير محددة
خاصة وتقارير دورية تتعلق بالوحدات المعيية والمرفوضة .
٤- وضع الخطة الاستراتيجية للنظم :
وهي من أهم مخرجات لجنة المتابعة ؛ وتتضمن العناصر التالية :
أ- عوامل النجاح في الشرآة والأهداف العامة .
ب- وصف النظم المختلفة التي تحت اج إلى جهود التطوير .
ج- بيان الأولويات وتحديد المجالات التي لها أعلى أولوية .
د- تحديد إطار عام للاحتياجات من الموارد أي من التكاليف والأفراد والمعدات .
ه- إعداد جداول زمنية مبدئية لتطبيق التطوير .
نظم المعلومات المحاسبية ٩٣
٥- تحديد المشروعات الفردية والأولويات : أي تحديد المنافع والتكاليف
لأن الموارد محدودة آما أن تحديد الأولويات مسألة صعبة والفوائد
والمنافع من تطوير النظم من الصعب قياسها آمياً ولكن يجب أن تصاغ
وتعرض في صورة رسمية مكتوبة .
٦- تحديد اقتراح مشروع النظم : وهو يخدم آموازنة تمهيدية للمشروع أي
تقدير لتكاليف تطوير وتحليل النظم والتصميم المبدئي له مع قائمة
بالأهداف الشاملة والتقديرات المبدئية للتكاليف والمنافع النهائية .
٧- لجنة مشروع النظم : تتكون من الإداريين والمحاسبين ومستخدمي النظم
ومبرمجي الحاسب وأنواع متعددة من الخبرات الفنية اللازمة .
٣ أهداف تحليل النظم : /٩
يبدأ تحليل النظم بعد أن يحدد تخطيط النظم ، النظم الفرعية المختلفة التي
يتم من أجلها التطوير ويهدف تحليل النظم إلى :
١- فهم النظام الحالي القائم .
٢- تحديد المشاآل وفهمها ودراستها .
٣- التعبير عن المشاآل في صورة احتياجات للمعلومات .
٤- التحديد الواضح للنظم الفرعية التي يعطي لها أعلى أولوية .
٤ خطوات تحليل النظم : /٩
يوضح هذا الشكل المراحل الرئيسية لجهود تحليل النظم :
(خطوات تحليل النظم)
( خطوة ( ١
المسح الميداني
للنظام الحالي
( خطوة ( ٢
تحديد الاحتياجات
للمعلومات
( خطوة ( ٣
توصيف
متطلبات النظم
( خطوة ( ٤
تقرير تحليل
النظم
٩٤ نظم المعلومات المحاسبية
١ المسح الميداني للنظام الحالي : /٤/٩
أهداف المسح : تتحدد آالآتي :
أ- الفهم الأساسي للجوانب العملية للنظام .
ب- إقامة علاقات عمل مع م ستخدمي النظام .
ج- جمع البيانات الهامة التي تفيد في تطوير تصميم النظام .
د- تحديد مشاآل معينة تستلزم الاهتمام في ضوء جهود التصميم اللاحقة .
الاعتبارات السلوآية :
إن العنصر البشري له أهمية أساسية في دراسة النظم وهناك فجوة اتصال
بين محلل النظم وبين الإدارة ويظهر ذلك آالآتي:
فجوة الاتصال
وهذه الفجوة في الاتصال من مسئولية محلل النظم، الذي يجب عليه تحقيق
الاتصال عن طريق إقامة علاقات عمل جيدة بين فريق المشروع وبين الإدارة .
وهناك العديد من الأساليب التي تساعد المحلل في التغلب على هذه الفجوة
في الاتصال .
أ- التعرف على العاملين بالسرعة اللازمة .
ب- توصيل منافع النظام للعاملين .
محلل النظم
عدم التأآد
ضمان العمل
مقاومة التغيير
الإدارة
نظم المعلومات المحاسبية ٩٥
ج- تأآيد أن تغيير النظام لن يترتب عليه فقدان الأعمال أو تغيير مسئوليات
العمل .
د- تأآيد أن الهدف من التطوير سيكون للأفضل .
مصادر جمع الحقائق :
يجب استخدام آل المصادر المتاحة للمعلو مات وتتحدد آالآتي :
المقابلات الشخصية – الاستقصاءات والملاحظات – مراجعة أنواع
مختلفة من المستندات – دليل الحسابات – خرائط التنظيم – القوائم المالية –
الإجراءات اليدوية - آشوف السياسات – توصيف العمليات. وبجانب هذه
المصادر الداخلية هناك مصادر خارجية للمعلوم ات مثل النشرات الصناعية
والتجارية والجرائد المهنية والعملاء .
تحليل نتائج المسح الميداني :
عندما يكتمل المسح الميداني للنظام الحالي، فإنه يلزم التحليل الدقيق
لمظاهر القوة وجوانب الضعف في النظام الفرعي محل الدراسة . ويجب أن
يوجه المسح أساساً نحو طبيعة النظام و عملياته مع التعرف على المشاآل التي
تصحبه . بينما تحليل نتائج المسح الميداني يوجه أساساً لمواطن القوة والضعف
في النظام ويمكن طرح الأسئلة التالية :
١- هل يعتبر إجراء معي نًا من الإجراءات الضرورية في النظام ؟
٢- هل يتضمن الإجراء بعض الخطوات غير الضرورية ؟
٣- هل الإجراء ذو تكلفة عالية ؟
٤- هل يعتبر تقريرًا معينًا بمثابة تقرير واضح ومن السهل قراءته ؟
٥- هل صممت مستندات المصدر جيداً ؟
٦- هل التقارير الناتجة من النظام لا يلزم الحاجة إليها أو الاستخدام ؟
٩٦ نظم المعلومات المحاسبية
٧- ما هي أسباب مشكلة ما معينة ؟
٨- ما هي التقارير الإضافية التي سوف تكون نافعة للإدارة ؟
والأسئلة الموضحة سابقاً تمثل بعض النقاط التي يجب السؤال عنها لتقييم
النظام الحالي . ويمكن عند إجراء مثل هذا التقييم استخدام معايير معينة مثل
العلامات التي تستخدم في المراجعة . وترتبط هذه المعايير بال فعال ية والكفاءة .
وتعني الفعالية أن النظام يحقق الأهداف المحددة مقدماً في مرحلة تخطيط النظم،
وترتبط الكف اء ة بتحقيق الأهداف عند أدنى تكلفة ممكنة .
٢ تحدید الاحتياجات للمعلومات : /٤/٩
تتضمن الخطوة الثانية الهامة، في تحليل النظم، التحديد للاحتياجات من
المعلومات ا للازمة لاتخاذ القرارات الإدارية . وعند تحديد الاحتياجات من
المعلومات، فإن المحلل يقوم بدراسة قرارات محددة اتخذه ا المديرو ن في ضوء
مخرجات المعلومات . ويطلق على هذه العملية "تحليل الاحتياجات من
. (١/ المعلومات ". ويظهر هذا التحليل في الشكل التالي ( ٩
١): تحليل الاحتياجات من المعلومات / شكل ( ٩
اختيار النظام للتحليل
أهداف التخطيط أساليب تقييم الأداء
قرارات التخطيط دراسة القرارات قرارات الرقابة
الاحتياجات للمعلومات مقارنة احتياجات المديرين الاحتياجات
للمعلومات
تلخيص
نظم المعلومات المحاسبية ٩٧
وجوهر هذا التحليل هو دراسة القرارات، لأن الخطوة الهامة في تحليل
الاحتياجات من المعلومات تتم من خلال تحديد القرارات التي تتخذ .
وهناك بعض الأساليب التي يمكن أن تستخدم لفهم القرارات وتحديد
الاحتياجات من ا لمعلومات آالآتي :
١- تحديد مسئوليات العمل الرئيسية للمدير .
٢- تحديد الوسائل التي يقيم بها أداء المدير .
٣- تحديد المشاآل الرئيسية التي يواجهها المدير .
٤- تحديد الوسائل التي يقيم بها المدير أداء مر ءوسيه .
ومن المفيد أن يقوم المحلل بسؤال المديرين عدة أسئلة تفصيلية ، ومن
خلال الإجابة ع نها يمكن التوصل إلى المشاآل . وذلك يبرز أهمية إقامة
علاقات عمل جيدة بين محلل النظم والمديرين .
٣ توصيف متطلبات النظام : /٤/٩
تتضمن المرحلة الثالثة في مشروع تحليل النظام، توصيف متطلبات
النظام وتتحدد هذه المتطلبات في صورة المدخلات والمخرج ات .
ومتطلبات المدخلات في نظام فرعي معين تحدد احتياجاته الخاصة التي
يجب تحقيقها حتى يتمكن من بلوغ أهدافه . فمثلاً متطلبات المدخلات في نظام
مراقبة الإنتاج قد تتضمن :
١- التنبؤات بالمبيعات في الأجل القصير .
٢- التقارير عن توافر المواد الخام .
٣- مواصفات رقابة الجودة .
٤- بيانات التكاليف المعيارية .
٥- المعلومات التي تحدد أولويات الشغلات أو الأوامر الإنتاجية .
٩٨ نظم المعلومات المحاسبية
ومتطلبات المخرجات لنفس هذا النظام يمكن إيضاحها آالآتي :
١- تقارير التقدم اليومية .
٢- تقارير التمويل اليومية .
٣- التقارير عن الوحدات المعيبة أو المرفوضة .
٤- التقارير عن مشاآل المواد الخام .
وتحدد متطلبات المدخلات لنظام فرعي معين، متطلبات المخرجات لنظام
فرعي آخر. فمثلاً متطلبات مدخلات تنبؤات المبيعات اللازمة لنظام مراقبة
الجودة، سوف تكون متطلبات مخرجات نظام آخر داخل الشرآة مثل نظام
التسويق .
٤ تقریر تحليل النظم : /٤/٩
التقرير هو المخرجات النهائية لمشروع تحليل النظم ، وهو يخدم آأساس
لاتخاذ قرارات أخرى من جانب الإدارة العليا، آما أنه ينظم ويوثق نتائج
الخطوات الثلاث السابقة .
آما يتضمن بعض العناصر الأساسية التالية :
١- ملخص لمجال مشروع التحليل والغرض منه .
٢- علاقة مشروع التحليل ب الخطة الاستراتيجية الشاملة لنظم المعلومات .
٣- وصف مشاآل أي نظام فرعي .
٤- ملخص القرارات التي اتخذت ومتطلبات المعلومات الخاصة بها .
٥- توصيف متطلبات أداء النظام .
٦- موازنة تخطيطية شاملة للتكاليف وجدول زمني لكل خطوة من خطوات
التحليل .
٧- التوصيات الخاصة بتحسين نظام قائم أو تصميم نظام جديد .
نظم المعلومات المحاسبية ٩٩
٨- التوصيات الخاصة بتعديل أهداف نظام فرعي معين محل الدراسة .
ويقدم التقرير بعد اآتماله لمساعد المدير لنظم المعلومات أو للجنة المتابعة
أو يقدم رأساً للإدارة العليا، ويتم مراجعة ومناقشة التقرير من الأفراد المناسبين،
ويعتبر هو الأساس لما يجب أن يكون عليه التصميم المبدئي للنظم . وبذلك يكون
قد توفرت الخطة الكاملة لمراحل التصميم والتنفيذ في تطوير النظم .
١٠٠ نظم المعلومات المحاسبية
ملخص
١- إن تخطيط النظم يتضمن أساساً تحديد النظم الفرعية داخل نظام
المعلومات بهدف تحديد مناطق المشكلة .
٢- عند تطوير النظم يجب تط بيق أسلوب من أعلى إلى أسفل ، أي البدء
من الإجماليات إلى التفصيلات .
٣- يتضمن تخطيط النظم وتحليل الجدوى العديد من المراحل .
٤- يهدف تحليل النظم إلى فهم النظام الحالي القائم وتحديد المشاآل
وفهمها ودراستها والتعبير عنها في صورة احتياجات للمعلومات مع
التحديد الواضح ل لنظم الفرعية التي يعطى لها أعلى أولوية .
٥- عند القيام بالمسح الميداني للنظام الحالي آ إحدى خطوات تحليل النظم،
يجب مراعاة الاعتبارات السلوآية وتحديد مصادر جمع الحقائق مع
تحليل نتائج المسح الميداني .
٦- الخطو تان الثانية والثالثة في خطوات تحليل النظم هما تحديد
الاحتياجات للمعلومات وتوصيف متطلبات النظام .
٧- تقرير تحليل النظم هو المخرجات النهائية لمشروع تحليل النظم .
نظم المعلومات المحاسبية ١٠١
الوحدة العاشرة
تصميم النظم
الأهداف:
تقوم هذه الوحدة بوصف الخطوات المتعددة التي تدخل في تحديد بدائل
التصميم ومناقشة الاعتبارات المختلفة الملائمة لإعداد مواصفات التصميم
ووصف محتوى اقتراح تصميم النظم .
العناصر:
١ الخطوات في تصميم النظم : /١٠
١ تقييم البدائل المتعددة للتصميم . /١/١٠
٢ إعداد مواصفات التصميم . /١/١٠
٣ إعداد مستندات تصميم النظم . /١/١٠
٢ اعتبارات تصميم النظم . /١٠
١ الخطوات في تصميم النظم : /١٠
يشبه تصميم النظم إلى حد آبير التصميم الهندسي لبناء منزل ، فيحدد
المهندس في مرحلة التخطيط الوظائف الأساسية التي يقوم بها المنزل ويصوغ
الخطة العامة ، وفي مرحلة التصميم يقوم المهندس بإعداد مخطط أو برنامج
عمل يستخدمه عمال البناء ، والكهرباء ، والنجارة وغير ذلك .
وبنفس الطريقة يعد المصمم مخط طًا أو برنامج عمل يقوم المحاسبون
ومبرمجو الحاسب والإدارة بتنفيذه .
ويمكن تعريف تصميم النظام بأنه : صياغة مخطط أو برنامج عمل لنظام
آامل ويتقدم من التصميم العام إلى التصميم التفصيلي، وهذا يعتبر تطبيقاً
لأسلوب من أعلى إلى أسفل .
١٠٢ نظم المعلومات المحاسبية
بمعنى أن يتم تحديد الأهداف والوظائف العامة أولاً ثم إعداد المواصفات
التفصيلية مثل هياآل البيانات وأشكال السج لات ونماذج التقارير .
وهناك ثلاث خطوات رئيسية في تصميم النظم :
الخطوة ( ١) : تقييم بدائل التصميم .
الخطوة ( ٢) : إعداد مواصفات التصميم .
الخطوة ( ٣) : إعداد مستندات التصميم .
١ تقييم بدائل التصميم : /١/١٠
يبرز مشروع تصميم النظم حاجة معينة خاصة قد تحددت في مرح لة
تخطيط وتحليل النظم ويجب أن يوفر مصمم النظم الحل لمشكلة معينة .
(أ) حصر بدائل التصميم :
يواجه المصمم العديد من البدائل التي تتعلق بالآتي :
- تطوير نظام آامل جديد .
- تعديل نظام قائم .
١- تطویر نظام آامل جدید :
عند تصميم نظام آامل جديد هناك اثنان من الأساليب هم ا:
الأول : أن يختار المصمم أو يوصي بشراء نظام محدد مسبقاً . إذ إن هناك
عددًا آبيرًا من حزم البرامج المحاسبية الإلكترونية المتاحة في السوق ويمكن
شراؤها وتعتبر اقتصادية .
والثاني : حتى مع استخدام حزم البرامج الإلكترونية المصممة مقدماً ، فإنه
عادة ما يكون من الضروري أداء جزء آبير من عمل التصميم ، لأنه مع آبر
حجم المشروعات وزيادة منتجاتها فقد أصبح من الصعب إيجاد نظم محددة
مقدماً وتحقق بصورة مناسبة احتياجات الإدارة من المعلومات مما يستلزم
تصميم النظم داخلياً .
نظم المعلومات المحاسبية ١٠٣
٢- تعدیل نظام قائم :
والموقف الرئيسي الثاني ا لذي غالباً ما يواجه المصمم هو أن يكون هناك
نظام قائم ولكن لا يعمل بصورة مناسبة فيما يتعلق بالاحتياجات من المعلومات
المطلوبة منه . في مثل هذه الحالة يكون من الضروري تصميم التغييرات في
النظام القائم . ويمكن القول: إنه آقاعدة عامة، إن تعديل نظام قائم أصعب بكثير
من تصميم نظام آخر جديد لأن الأفراد يرفضون التغيير عموماً . وعند تعديل
نظام قائم هناك عدد من الأساليب التي يمكن أن تتخذ آالآتي :
الأول : إجراء تعديلات بسيطة تتعلق بجمع البيانات وإنتاج التقارير وهو
إجراء بسيط لأنه لا يتضمن أي تعديلات في مسئوليات عمل أي فرد .
الثاني : يقوم على أساس إعادة تنظيم مسئوليات العمل وهو قاس وغالباً ما
يقابل بالرفض، آذلك يجب على مصممي النظم توخي العناية عند أي تغييرات
تنظيمية وأن يكون ذلك في المواقف التي تحتاج إليها .
٣- بدائل التصميم :
تطبق هذه البدائل إما لنظام آامل جديد أو عند تعديل نظام قائم فعلاً .
موضوع التصميم بدائل التصميم
اليدوي عكس الإلكتروني .
تشغيل المجموعة عكس التشغيل المباشر
الحاسب الدقيق عكس الحاسب الكبير
تشغيل البيانات
المرآزية عكس اللامرآزية
العشوائي عكس المتتابع
الوصول المباشر عكس الوصول المتتابع
اليومي عكس الشهري
شبكات الحاسب
تنظيم الملفات
طرق الوصول إلى البيانات
تكرار التحديث
وسيلة التخزي ن القرص الممغنط عكس الشريط الممغنط
أسلوب المدخلا ت نظام المجموعة عكس التشغيل المباشر
١٠٤ نظم المعلومات المحاسبية
أسلوب التشغي ل تشغيل المجموعة عكس التشغيل المباشر
ر توبة بالحب رموز المك ى ال رف عل التع
الممغنط عكس التعرف على الرموز ضوئياً
وسيلة المدخلات
وسيلة المخرجا ت أنبوبة أشعة المهبط عكس الطباعة
تكرار التقاري ر اليومية عكس الأسبوعية
إطلاق التقارير التقرير حسب الطلب عكس التقرير الدوري
(ب) وصف البدائل :
طالما قد تم إعداد قائمة بالبدائل الهامة فإنه يجب تو ثيق آل بديل، ووصفه،
ويجب أن يتضمن وصف آل بديل المزايا والعيوب بالإضافة إلى معلومات
التكلفة، بحيث يمكن إجراء مقارنة بين التكلفة والعائد لكل بديل .
١) يصف بديل التصميم المرآزي للحاسب / والشكل التالي رقم ( ١٠
الإلكتروني:
١): بدیل التصميم المرآزي للحاسب / شكل ( ١٠
ويوجد طبقاً لهذا التصميم ثلا ثة أقسام مع نظام مرآز ى للحاسب، وآل قسم
يرسل البيانات المحاسبية لنظام الحاسب المرآزي وتوزع التقارير على آل قسم
من الأقسام الثلاثة .
( قسم ( ١) قسم ( ٢) قسم ( ٣
الحاسب المرآزي
نظام جمع البيانات نظام توزيع التقارير
نظم المعلومات المحاسبية ١٠٥
٢) وذلك آالآتي: / وهناك بديل آخر لنفس هذا الموقف يظهر في الشكل ( ١٠
٢): بدیل تصميم نظام الحاسب الإلكتروني / شكل ( ١٠
وطبقاًَ لهذا البديل، يكون لكل قسم الحاسب الخاص به يجمع البيانات
الخاصة بالقسم ويرسل التقارير الكاملة لمرآز القيادة في الشرآة .
(ج) تقييم البدائل:
إن المعيار الرئيسي للمقارنة والاختيار لبديل معين من أجل التنفيذ هو
التكاليف وما يقابلها من منافع ، والبديل الذي يتم اختياره يجب أن يحقق أهداف
آل النظم الرئيسية . وهناك عامل آخر هام هو الإمكانية أي أن يكون اقتراح
تصميم معين ممكناً فنياً وعملياً .
٢ إعداد مواصفات التصميم : /١/١٠
إن إعداد مواصفات التصميم ه و الخطوة الثانية في خطوات تصميم النظم .
والقاعدة الأساسية التي يجب أن تتبع عند تطوير مواصفات التصميم هي أن
يعمل المصمم في عكس الاتجاه، بمعنى أن يبدأ بالمخرجات ثم ينتقل إلى
. (٣/ المدخلات . وذلك آما يظهر في الشكل ( ١٠
( قسم ( ١) قسم ( ٢) قسم ( ٣
الحاسب الحاسب الحاسب
مرآز قيادة
الشرآة
تقرير تقرير
تقرير
١٠٦ نظم المعلومات المحاسبية
٣): تصميم عناصر النظام: العمل في عكس الاتجاه / شكل ( ١٠
ويتبين من الشكل السابق أنه يجب أن يؤخذ في ا لحسبان ، اعتبارات
التوصيف أو الخواص في آل مرحلة من مراحل تتابع التصميم . فمثلاً عند
تصميم التقارير والمخرجات الأخرى، فإنه يجب الأخذ في الاعتبار العد يد من
العوامل مثل تكرار التقرير، وسيلة المخرجات، الصيغة الفعلية للتقرير . وعند
تطوير قاعدة البيانات فإن اعتبارات التصميم تتعلق بتنظيم الملفات وشكل
السجلات ووسائل التخزين وحجم الاستخدام . وفي مرحلة التشغيل فإنه يجب أن
تعطى الاعتبارات لتوصيف العمليات الحسابية المحددة التي يجب أد اؤ ها والتتابع
المناسب للعمليات . وأخيراً عند توصيف المدخلات فيجب أن تعطى الاعتبارات
للصيغة الدقيقة للمدخلات ووسيلة المدخلات وحجم المعاملات أو الصفقات .
التقارير
والمخرجات
الأخرى
تصميم قاعدة
البيانات
توصيف
التشغيل
توصيف
المدخلات
نوع الرقابة
وظيفة الرقابة
عناصر النظم
المطبقة
اعتبارات
الرقابة
الخواص
رض / م / الغ الاس
رار / صيغة / التك ال
رجات يلة المخ وس
المستخدمون / الحجم
م الملف / المحتويات / اس
كل ف / ش يم المل تنظ
سجل / كل ال ف / ش المل
م زين / حج يلة التخ وس
الملف / حجم الاستخدام
تابع سبات / ت الح
م يات / حج العمل
التشغيل
صيغة / رض/ ال م / الغ الاس
م دخلات / حج يلة الم وس
المعاملات
نظم المعلومات المحاسبية ١٠٧
٣ إعداد مستندات تصميم النظم والالتزام بها : /١/١٠
إن خطوة إعداد مستندات التصميم والالتزام بها هي الخطوة الثالثة في
خطوات تصميم النظم . وهنا يجب أن تأخذ المواصفات الكاملة للتصميم صورة
اقتراح يتم مراجعته والموافقة عليه من جانب الإدارة العلي ا. ويجب أن يتضمن
اقتراح التصميم التفصيلي آل ما هو ضروري للتنفيذ لمشروع التصميم وعموماً
يتضمن الآتي :
- جداول زمنية محددة .
- موازنة تخطيط ية .
- توصيف للاحتياجات من القوى البشرية اللازمة .
- خرائط التدفق وأي مخططات أخرى تصف النظام من أجل تنفيذه .
- شموله على نسخة من آل مخرجات النظام .
- توصيف لأي قواعد بيانات سواء بن اؤ ها أو تعديلها .
- توفير التفصيلات التي ت تعلق بالهيكل الآلي للحاسب والبرامج الجاهزة ،
ويشمل الهيكل الآلي للحاسب، الحاسب نفسه ومعدات الاتصالات
والط ابعات وأجهزة المدخلات وأجهزة المخرجات .
- تحديد المواصفات التفصيلية لمدخلات بيانات النظام .
- توفير المعلومات التي تتعلق بالحجم والتكاليف .
- التحليل ال تفصيلي لمقاييس الرقابة والتأمين .
٢ الاعتبارات العامة في تصميم النظم : /١٠
اهتم القسم السابق بدراسة خطوات محددة يجب أن تؤخذ في الاعتبار في
تطوير اقتراح تصميم النظم . ويدرس هذا القسم أهدا فًا محددة ترتبط بكل مرحلة
في عملية التصميم .
١٠٨ نظم المعلومات المحاسبية
ويلخص الجدول التالي الاعتب ارات العامة أو الأهداف لكل عنصر من
عناصر النظام في مرحلة التصميم وذلك آالآتي :
عنصر النظام اعتبارات التصميم
فعالية التكلفة / الملاءمة/ الوضوح/
الوقت المناسب
١- المخرجات (تقارير أو مستندات)
فعالية التكلفة / التأمين/ المرونة/ الدقة/
الكفاية / التنظيم / المعايرة
٢- قاعدة البيانات
٣- تشغيل البيانات فعالية التكلفة / الدقة/ التكامل / التوحيد
٤- مدخلات البيانات فعالية التكلفة / الدقة/ التوحيد / التكامل
٥- مقاييس الرقابة والتأمين فعالية التكلفة / الملاءمة/ الشمول
نظم المعلومات المحاسبية ١٠٩
ملخص
١- يعد المصمم مخط طًا أو برنامج عمل يقوم المحاسبون ومبرمجو
الح اسب والإدارة بتنفيذه .
٢- يبدأ التصميم ويتقدم من التصميم العام إلى التصميم التفصيلي وهذا
يعتبر تطبيقا لأسلوب من أعلى إلى أسفل .
٣- تتضمن خطوة تقييم بدائل التصميم حصر هذه البدائل ، وما إذا آانت
تتعلق بتصميم نظام آامل جديد أو تعديل نظام قائم .
٤- يتضمن وصف بدائل التصميم، توثيق آل بديل مع وصف المزايا
والعيوب بالإضافة إلى معلومات التكلفة لإجراء مقارنة بين التكلفة
والعائد لكل بديل.
٥- عند تقييم بدائل التصميم فإن المعيار الرئيسي للمقارنة والاختيار لبديل
معين هو التكاليف وما يقابلها من منافع .
٦- عند إعداد مواصفات التصميم فإن المصمم يعمل في عكس الاتجاه
بمعنى أن يبدأ بالمخرجات ثم ينتقل إلى المدخلات .
٧- إن إعداد مستندات تصميم النظم والالتزام بها هي بمثابة اقتراح يتم
مراجعته والموافقة عليه من جانب الإدارة العلي ا.
٨- يتضمن اقتراح التصميم التفصيلي آل ما هو ضروري للتنفيذ الفعلي
لمشروع التصميم .
٩- من الأهداف والاعتبارات العامة لكل عنصر من عناصر النظام في
مرحلة التصميم هي فعالية التكلفة / الشمول / الدقة/ الملاءمة / التكامل /
المرونة / التأمين .
نظم المعلومات المحاسبية ١١١
الوحدة الحادیة عشرة
تنفيذ النظم وتقييمها والرقابة عليها
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى دراسة التنفيذ العملي لخطة تصميم النظم، فلو تمت
عملية تصميم النظم بطریقة دقيقة وبعنایة فإن مرحلة تنفيذ النظام سوف تتقدم
بطریقة صحيحة وسليمة . لذا فإن هدف الوحدة هو وصف ا لمراحل الرئيسية في
تنفيذ النظم، والتعرف على العوامل البشریة الداخلة في التنفيذ، ومناقشة أساليب
تقييم ومتابعة النظام الجدید، ووصف نماذج التوثيق الرئيسية التي تدخل في
تنفيذ النظام الجدید .
العناصر:
- الخطوات الرئيسية فى تنفيذ النظم :
١ وضع الخطط والمراقبات للتنفيذ . /١١
٢ تنفيذ أوجه النشاط آما هي مخططة . /١١
٣ مراجعة التنفيذ البعدي والصيانة . /١١
١ وضع الخطط والمراقبات للتنفيذ : /١١
یتمثل المبدأ الأساسي الملا ئم لتنفيذ النظم في إدارة مشروع النظم حتى
تتحقق الإدارة السليمة لمشروع التنفيذ . لذلك تلزم الحاجة إلى تحدید خطط معينة
محددة . ویجب أن تتضمن هذه الخطط ثلا ثة عناصر رئيسية هي :
أ- تقسيم مشروع التنفيذ إلى عدة مراحل .
ب- أن تكون هناك موازنات تخطيطية في آل مرحلة .
ج- استخدام جداول زمنية محددة لكل مرحلة في مشروع التنفيذ .
ویمكن استخدام خریطة جانت التي ترسم بيانياً أوجه النشاط الرئيسية في
مشروع تنفيذ النظم، إذ توضح آلاً من الأزمنة الفعلية والمخططة لكل نشاط .
١١٢ نظم المعلومات المحاسبية
آما یمكن أیضاً استخدام شبكة بيرت التي توضح ترتيب أداء أوجه النشاط
المختلفة في مشروع التنفيذ، والتي یمكن أن یتسع أسلوب الشبكة بحيث یشمل
الأزمنة المقدرة لكل نشاط من الأنشطة . وبإدخال الأزمنة على الشبكة فإنه یكون
في الإمكان استخدام أسلوب بيرت المعروف في بحوث العمليات في تحدید
أزمنة بدایة ونهایة آل نشاط والمسار الحرج للمشروع . والمسار الحرج هنا
عبارة عن قائمة من أوجه النشاط المختلفة التي تعتبر حرجة للمشروع . بمعنى
أنه إذا تأخر تن فيذ أي منها فإن الوقت الكلي لإتمام المشروع سوف یتأخر .
٢ تنفيذ أوجه النشاط : /١١
یتضمن تنفيذ أوجه النشاط المختلفة في مرحلة تنفيذ النظم ، التنفيذ الفعلي
لخطة التصميم . وعند التنفيذ الفعلي لخطة التنفيذ فإنه یجب الأخذ في الاعتبار
مقایيس توفر الانتقال الممهد للنظ ام الجدید ، وتؤآد الموافقة من جانب موظفي
الشرآة، ویفضل قيام الإدارة وفریق النظم بإعلان رسمي یتعلق بتنفيذ
المشروع. بالإضافة إلى تنظيم فریق خاص للمشروع ویتكون ممن شارآوا في
صياغة مواصفات التصميم وخطط التنفيذ بجانب مشارآة المدیرین الذین
یتأثرون بالنظام .
أ- تدریب الموظفين :
یستلزم أي تنفيذ ناجح للنظم، توجيه الانتباه نحو تدریب الموظفين وقد
تلزم الحاجة في بعض الحالات إلى تعيين موظفين جدد مدربين . وفي بعض
الحالات الأخرى یتم تعليم الموظفين القدامى آيفية العمل مع المستندات
والتقاریر والإجراءات الجدیدة .
وهناك العدید من أساليب التدریب المتاحة أمام الشرآة مثل :
- تعيين مستشارین خارجيين للتدریب .
- استخدام آتيبات التدریب .
- عروض التدریب المرئية باستخدام أشرطة الفيدیو .
نظم المعلومات المحاسبية ١١٣
- عروض التدریب السمعية .
- الفصول الدراسية للتدریب .
- آتيبات التعليمات .
- المساعدات التدریبية التي یوفرها الحاسب .
ب - حيازة وترآيب معدات الحاسب :
إن ترآيب معدات الحاسب یمكن اعتباره واج بًا ها مًا. وعادة ما یوفر
صناع الحاسب المهندسين والأفراد اللازمين للمساعدة في الترآيب . وهناك مع
ذلك العدید من المشاآل التي یمكن مواجهته ا. لذلك یجب إتاحة التسهيلات
والإمكانيات المناسبة لأن معظم الحاسبات آبيرة الحجم، تستلزم بيئة مراقبة
تسمح بالاحتفاظ بالحرارة والرطوبة داخل مدى محدد . آما تستلزم هذه
الترآيبات حجرات مجهزة خاصة تتحمل الحزم الكبيرة من الأسلا ك الكهربائية
مع توافر متطلبات السلامة والتأمين مثل نظم الإطفاء للحرائق، و نظم ضبط
الفيدیو وأقفال خاصة للأبواب .
ج- التصميم التفصيلي للنظام :
خلال مرحلة التنفيذ، فإنه من الضروري دائماً أداء بعض الأعمال الإضافية
التي تتعلق بالتصميم، مثل تصميم أنواع متعددة من المستندات أو التقاریر .
ویتضمن جانب هام من تنفيذ التصميم التفصيلي خلال مرح لة التنفيذ،
برمجة الحاسب . وفي حالة تحول الشرآة إلى نظام حاسب جدید، فإنه یكون من
الضروري إجراء التغييرات في البرامج الحالية لتسير دورتها وفقاً للنظام
الجدید . آما یجب اختبار برامج الحاسب بعنایة قبل وضعها موضع التشغيل .
وإحدى الوسائل الفعالة لاختبار برامج الح اسب، هي تشغيل بيانات الاختبار
التي تكون مصممة أو مشتقة من بيانات حقيقية . ویجب أن تتضمن بيانات
الاختبار عددًا آبيرًا من أنواع الأخطاء المختلفة، ومدى واس عًا من الظروف لأن
١١٤ نظم المعلومات المحاسبية
البرنامج المعيب یعمل بدون مشاآل . ویجب إیقاف البرنامج عند اآتشاف أي
خطأ منه .
وأخيراً یج ب توثيق آل برامج الحاسب توثيقاً صحيحاً .
د- توثيق النظام الجدید :
التوثيق جزء هام في تنفيذ النظم . ولكن غالباً ما یغفل والسبب في ذلك أن
المبرمجين یتلقون قدراً آبيراً من التدریب على لغات البرمجة . وتدریب ضئيل
في التوثيق . وهناك المؤسسات التعليمية والثقافية التي تتولى تعليم مهارات
التوثيق، وتطویر برامج الحاسب بدون توثيق تدریب لا قيمة له .
ویمكن القول أخيراً: إن التوثيق الجيد یمكن أن یخدم في تحقيق العدید من
المزایا التي تتضمن الآتي :
١- تدریب موظفين جدد .
٢- إمداد المبرمجين والمحللين بالمعلومات النافعة التي تفيد في تقييم
البرامج في المستقبل وفي إجراء التعدیلات اللازمة عليها .
٣- إمداد المراجعين بالمعلومات التي تفيد في تقييم نُظم المراقبة الداخلية .
٤- المساعدة في التأآد من تحقيق مواصفات التصميم .
ه - تحویل الملفات :
من المشاآل التي یتضمنها تنفيذ النظم في آثير من الحالا ت: مشكلة
تحویل الملفات . فالملفات التي یحتفظ بها على أساس یدوي یجب تحویلها في
صيغة ملائمة للحاسب . أضف إلى ذلك، أنه قد یكون من الضروري أن تحول
الملفات من وسيلة معينة للحاسب إلى وسيلة أخرى . فقد تدعو خطة التصميم
مثلاً إلى تحویل ملفات الأشرطة الممغنطة إلى ملف ات الأقراص الممغنطة .
ویتضمن تحویل الملفات أیضاً، عرض البيانات على شاشات بعد إدخالها
داخل الحاسب، لأن الأخطاء عادة ما تحدث في مرحلة إدخال البيانات . وبالإضافة
نظم المعلومات المحاسبية ١١٥
إلى ذلك فإن رقابة تحویل الملفات تستلزم اختيار برامج تحویل الملفات بدقة
ومراجعة الملفات لاآتشاف الأ خطاء، والتأآد من توازن إجماليات الرقابة، وحتى
یتم تحویل الملفات فإنه لن یكون في الإمكان تشغيل النظام الجدید .
و- عمليات الاختبار :
قبل أن یتم التنفيذ الفعلي للنظام آكل، فإنه یجب اختباره بدقة. وهناك
أربعة أساليب تتعلق بالاختبار النهائي للنظام آكل وهي :
١- الأسلوب المتوازي .
٢- الأسلوب المباشر أو التحویل العاجل .
٣- الأسلوب المرحلي .
٤- الأسلوب التجریبي .
١- الأسلوب المتوازي: یستخدم هذا الأسلوب بصورة واسعة ویقوم على
أساس تشغيل آل من النظم القدیمة والنظم الجدیدة في وقت واحد وذلك حتى تثق
الإدارة أن النظام الجد ید سوف یعمل بصورة مرضية، وعند هذه النقطة یتوقف
النظام القدیم . ویظهر ذلك آالآتي :
مقارنة المخرجات
(١/ شكل ( ١١
مستندات المصدر
تشغيل تشغيل
النظام
القدیم
النظام
الجدید
مدخلات مدخلات
مخرجات مخرجات
١١٦ نظم المعلومات المحاسبية
وغالباً ما یكون التشغيل المتوازي ضرور یًا ، ولكن یتطلب عد دًا آبي رًا من
الموظفين یقومون بتشغيل اثنين من النظم في آن واحد ومقارنة نتائج آل نظام .
ومن المفضل أن یتم التشغيل المتوازي لعدة أسابيع أو شهور .
٢- الأسلوب المباشر: في بعض الحالات قد یكون التشغيل المتوازي غير
ملائم، لذلك هناك أساليب أخرى یمكن استخدامها مثل الأسلوب المباشر ویظهر
آالآتي:
تشغيل
النظام الجدید
یوم عمل ن یوم عمل ن + ١
(٢/ شكل ( ١١
النظام القدیم
مدخلات
مستندات المصدر مستندات المصدر
تشغيل
مدخلات
مخرجات مخرجات
الزمن
نظم المعلومات المحاسبية ١١٧
والأسلوب المباشر أو آما یطلق عليه التحویل العاجل، یقوم على أساس
وقف النظام القدیم في نهایة یوم عمل والبدء بالنظام الجدید في اليوم التالي ، وهو
أسلوب على درجة عالية من المخاطرة . ورغم ذلك هو شائع ومفضل لأنه في
ظل الأسلوب المتوازي قد لا تكون الموارد آافية لتشغيل اثنين من النظم آما قد
یظل الموظ فو ن في استخدام النظام القدیم المألوف ولا یبذلون أي جهد لمساندة
واستخدام النظام الجدید . والأسلوب المباشر یتجنب آلا النوعين من المشاآل .
وبالاضافة إلى ذلك فإنه مع الاختبار الدقيق للنظام والتدریب الملا ئم للأفراد
عليه فإن النظام الجدید قد یعمل عند مستویات مقبولة منذ بدایته وعند فشل
النظام الجدید یكون الرجوع للنظام القدیم ممكناً لو حدث مثل هذا الفشل .
٣- الأسلوب المرحلي: طبقاً للأسلوب المرحلي، فإنه یتم الاستغناء تدریجياً
عن النظام القدیم . ویتم تطبيق النظام الجدید تدریجياً في نفس الوقت . ویمكن
تحقيق ذلك بعدة طرق . فمثلاً مع نظام جدید لحسابات المدینين، فإنه یمكن
تشغيل آل الحسابات الجدیدة التي تم فتحها للعملاء طبقاً للنظام القدیم . وعند
التأآد من أن النظام الجدید یعمل بصورة مرضية، فإنه یمكن تحویل الحسابات
الباقية للنظام الجدید ویتوقف القدیم . وهذا الأسلوب له نفس مشاآل الأسلوب
المتوازي وهي ضرورة تشغيل اثنين من النظم وبجانب ذلك هناك اثنان من
أوجه القصور والنقص في الأسلوب المرحلي وهما :
أ- ضرورة ربط مخرجات اثنين من النظم مع بعضهما للوصول إلى
صورة آاملة للنظام الم عين .
ب- قد یخلق هذا الأسلوب معنى خاط ئً ا وغير حقيقي یتعلق بالتأمين .
فالاحتياط بوجود النظام القدیم قد یكون غير موجود بالنسبة للبيانات
التي تم تشغيلها طبقاً للنظام الجدید . فيما عدا في حالة العودة الكاملة
للنظام القدیم .
١١٨ نظم المعلومات المحاسبية
ویظهر هذا في الشكل التالي :
٣): الأسلوب المرحلي / شكل ( ١١
٤- الأسلوب التجریبي : غالباً ما یكون الأسلوب التجریبي لاختبار النظام
(٤/ الجدید والتحول إليه، بدیلاً مفضلاًَ ویظهر طبقاً للشكل التالي (شكل ١١
آالآتي :
النظام الجدید
النظام القدیم
٪ صفر ١٠٠
١٠٠ ٪ الزمن
صفر
بدایة فترة
التحویل
نسبة البيانات
المشغلة بالنظام
القدیم مقابل
النظام الجدید
تشغيل
مدخلات
مخرجات
مستندات المصدر
٤): الأسلوب التجریبي / شكل ( ١١
الوحدة التنظيمية (أ)
تشغيل
مدخلات
مستندات المصدر
آل الوحدات التنظيمية الأخرى
مخرجات
نظم المعلومات المحاسبية ١١٩
ویقوم الأسلوب التجریبي على أساس تنفيذ النظام الجدید في جزء معين من
التنظيم، یتم اختياره آمنطقة للتنفيذ مثل التنفيذ في مصنع معين أو فرع أو قسم .
فلو آان تشغيل النظام في التنفيذ التجریبي یتم بصورة مرضية فإنه یتم تنفيذه
تنفيذاً آام لاً. ویلاحظ أنه في منطقة التنفيذ التجریبي، قد یتم تشغيل النظ ام الجدید
بطرق التشغيل المتوازي أو المباشر أو المرحلي . وتتفادى الطریقة التجریبية
آثي رًا من مشاآل الطرق الثلاث السابقة . ولكنها لا تختبر ما إذا آان النظام سوف
یعمل بطریقة مرضية في ظل زیادة الحجم الكلي للتنفيذ ، وأآثر من ذلك ، قد
یكون من الصعب في آثير من الحالا ت فصل الموقع الملا ئم الذي یجرى عليه
التجریب .
٣ مراجعة التنفيذ البعدي والصيانة: /١١
هناك خطوة غالباً ما یتم تجاهلها، ولكنها لازمة وضروریة في دورة حياة
تطویر النظم، وهي مراجعة التنفيذ البعدي ، وهناك اث نان من المجالات ا للذان
یجب مناقشتهم ا ومراجعتهم ا في هذا الصدد :
أ- یجب تقييم أداء النظام الجدید في ضوء الأهداف المحددة في مراحل
التخطيط والتحليل:
والموازنات التخطيطية والجداول التي وجدت في مراحل التخطيط
والتحليل یمكن استخدامها في تقييم أداء فریق تطویر النظم .
وهناك جانب آخر لتقييم أداء النظام الجدید ، یتضمن مقار نة تكاليف
التشغيل الفعلية والوقت الفعلي – بالوقت المقدر والمخططات . وأي انحرافات
جوهریة عن الوقت والتكاليف المقدرة لها تأثير سلبي على معدلات التكلفة
والعائد للنظام الجدید .
ب - یجب مراجعة دورة حياة تطویر النظم:
إن امتداد حياة نظام التطبيق یمكن أن یطول بصورة ملحوظة من خلال
١٢٠ نظم المعلومات المحاسبية
الصيانة الصحيحة . وتتضمن الصيانة :
- التصحيح الفوري لأي خطأ یتم اآتشافه في أي وحدة من وحدات
البرنامج.
- تحدیث وحدات البرنامج لمواجهة المتطلبات المتغيرة .
- صيانة التوثيق والتحدیث المستمر له .
ومما هو جدیر بالذآر في هذا الصدد أن الذي یقود المراجعة هو فریق من
أفراد النظم والمدیر ون الذین شارآوا في مشروع التطویر. وغالباً ما یشترك
المراجعون الداخليون في مراجعة التنفيذ البعدي . وأحياناً یكون من المناسب
الاستعانة بأفراد خارجيين للمراجعة، وحيادهم وخبرتهم ووجهات نظرهم
المختلفة للتنظيم تساهم جميعها في تحقيق الم راجعة الموضوعية . وتقوم آثير
من المشروعات بإجراء عمليات مراجعة دوریة للنظم بالإضافة إلى مراجعة
التنفيذ البعدي.
نظم المعلومات المحاسبية ١٢١
ملخص
١- مرحلة تنفيذ النظم هي التنفيذ العملي لخطة تصميم النظم، فلو تمت
عملية تصميم النظم بطریقة دقيقة وبعنایة، فإن مرحلة تنفيذ النظام سوف
تتقدم بطریقة صحيحة وسليمة .
٢- وضع الخطط والمراقبات من أجل تنفيذ النظام یستلزم تقسيم مشروع
التنفيذ إلى عدة مراحل، وأن تكون هناك موازنات تخطيطية في آل
مرحلة مع استخدام جداول زمنية محددة لكل مرحلة .
٣- التنفيذ الفعلي لخطة التنفيذ یستلزم تدریب الموظفين وحيازة وترآ يب
معدات الحاسب والتصميم التفصيلي للنظام وتوثيقه بالإضافة إلى تحویل
الملفات وعمليات الاختبار .
٤- هناك أربعة أساليب تتعلق بالاختبار النهائي للنظام آكل هي الأسلوب
المتوازي والمباشر والمرحلي والتجریبي الذي یكون في أغلب الحالات
بدیلاً منفصلاً .
٥- خطوة مراجعة التن فيذ البعدي والصيانة تتضمن ضرورة تقييم أداء
النظام الجدید في ضوء الأهداف المحددة في مراحل التخطيط والتحليل
بالإضافة إلى مراجعة دورة حياة تطویر النظم .
٦- الصيانة الصحيحة للنظام تتم من خلال التصحيح الفوري لأي خطأ
یتم اآتشافه، مع تحدیث وحدات البرنامج لمواجهة الم تطلبات المتغيرة
بالإضافة إلى صيانة التوثيق والتحدیث المستمر له .
٧- الذي یقود عملية المراجعة هم فریق من أفراد النظم والمدیر ون
وبمشارآة المراجعين الداخليين مع أفراد خارجيين للمراجعة .
نظم المعلومات المحاسبية ١٢٣
القسم الرابع
تطبيقات نظم المعلومات المحاسبية
١٢٤ نظم المعلومات المحاسبية
نظم المعلومات المحاسبية ١٢٥
الوحدة الثانية عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة التسویق
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى دراسة العلاقة بين وظائف المحاسبة ووظائف
التسویق وإیضاح طبيعة هذه العلاقة، ووصف مس ئوليات القرارات والاحتياج
للمعلومات اللازمة لإدارة التسویق ، ودور نظام المعلومات المحاسبي في توفير
هذه المعلومات، بالإضافة إلى إعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل أوامر البيع، آما تقوم بتصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة ع لى نظام تشغيل أوامر البيع .
العناصر:
١ وظيفة إدارة التسویق . /١٢
٢ مصادر معلومات التسویق . /١٢
٣ قاعدة بيانات التسویق . /١٢
٤ نظام التشغيل بالمجموعة باستخدام الحاسب ( خریطة تدفق النظم ): /١٢
١ تجهيز المدخلات ومراقبة البيانات . /٤/١٢
٢ تشغيل حسابات المدینين و المخزون . /٤/١٢
٣ تحليل المبيعات . /٤/١٢
٤ إجراءات وسياسات الرقابة على التشغيل . /٤/١٢
١ وظيفة إدارة التسویق: /١٢
١) الهيكل التنظيمي لإدارة التسویق وسوف یتم / یظهر في الشكل ( ١٢
دراسة آل مرآز من المراآز التنفيذیة الظاهرة في الخریطة في هذا القسم آالآتي :
١٢٦ نظم المعلومات المحاسبية
١- المدیر التنفيذي الأعلى للتسویق :
هو مسئول أمام الشرآة عن التخطيط الفعال، والتنسيق والرقابة على
الجهود التسویقية . آما یشارك الإدارة العليا في وضع سياسات الأسعار ، تحدید
سياسات الخصم وشروط الائتمان ، تقدیم منتج جدید ، تخطيط حملة إعلانية
رئيسية ومراجعة وتقييم أداء مدیري الوظائف التسویقية الأخرى . ولإنجاز
مسئولية هذا المرآز فإنه یعتمد على المعلومات التي یتم الحصول عليها من
مصادر متعددة بالإضافة إلى المعلومات عن البيئة مثل الاتجاهات الاقتصادیة
وخطط المنافسين وميول المستهلكين وتحتاج أیضاً إلى معلومات داخلية مثل
التنبؤات بالمب يعات ودراسات بحوث السوق .
٢- مدیر المبيعات :
تتحدد مسئوليته في مدى آفایة الجهد البيعي داخل الشرآة ویشارك نائب
الرئيس للتسویق في إعداد معایير وحصص قوة البيع، واختيار قنوات التوزیع،
ومراجعة وتقييم أداء مدیري المبيعات في المناطق البيعية المختلفة، ویراقب
أداءهم وأداء قوة البيع فيه ا.
ویحتاج إلى :
- المعلومات عن التنبؤات بالمبيعات وهي المعلومات الأساسية من أجل
تخطيط الجهد البيعي .
- التقاریر عن المبيعات الفعلية .
- تحليلات المبيعات .
وتعتبر هذه المعلومات هي الأساس للرقابة .
نظم المعلومات المحاسبية ١٢٧
١): الهيكل التنظيمي لوظيفة التسویق / شكل ( ١٢
٣- مدیر الإعلان والترویج :
یتولى مهمة تخطيط ورقابة أوجه ا لنشاط الترویجية ، وتخطيط الحملات
الإعلانية والاستراتيجيات الترویجية الأخرى ویحتاج إلى معلومات تحليل
المبيعات والربحية حسب المناطق الجغرافية وحسب خطوط المنتج وحسب
العملاء، وهذه المعلومات تعتبر مناسبة وملا ئمة من أجل تخطيط ورقابة
الإعلان والترویج .
٤- مدیر تخطيط المنتجات :
هو المسئول عن تخطيط خصائص خط منتج معين، ویتخذ القرارات التي
تتعلق ببعض العوامل مثل الشكل، والنوع، وطریقة التعبئة، بالإضافة إلى تخطيط
وتقدیم منتجات جدیدة، ومراجعة أداء المنتجات الحالية من حيث مبيعاتها وربحيتها
واستبعاد بعض المنتجات من خط الإنتاج. ویحتاج إلى المعلومات التالية:
أ- تحليلات المبيعات .
نائب الرئيس
للتسویق
مدیر خدمة
العملاء
مدیر
الإعلان
والترویج
مدیر
المبيعات
مدیر
تخطيط
المنتج
مدیر
بحوث
التسویق
مدیر
مبيعات
منطقة (أ)
مدیر
مبيعات
منطقة (ب)
مدیر
مبيعات
منطقة (ج)
مدیر
مبيعات
منطقة (د)
مدیر
مبيعات
منطقة (ه)
١٢٨ نظم المعلومات المحاسبية
ب- تحليلات الربحية حسب خطوط المنتجات .
ج- المعلومات عن التكاليف الحالية والمستقبلة لكل منتج .
د- معلومات عن ميول العملاء، وهي لازمة عند تقدیم منتج جدید .
ه- معلومات عن الإیرادات والتكاليف المخططة والتي تعتبر لازمة لعمل
التوصيات الخاصة بتقدیم منتج جدید .
٥- مدیر خدمة العملاء :
هو مسئول عن السياسات والقرارات التي ترتبط بخدمة طلبات العميل بعد
بيع المنتج، وتلقي الشكاوى وإدارة وتنظيم خدمات الصيانة . ویتلقى المعلومات
اللازمة من العملاء أنفسهم .
٦- مدیر بحوث التسویق :
هو المسئول عن تخطيط وإدارة جمع البيانات، وتحليل أوجه النشاط
لأفراد بحوث التسویق . حيث إن الجزء الأآبر من عمل أفراد بحوث التسویق
هو إنتاج المعلومات التي ی تم جمعها من البيئة أساساً وليس استخدام المعلومات .
٢ مصادر معلومات التسویق : /١٢
إن نظام المعلومات المحاسبي هو المصدر الأول للمعلومات عن التسویق
في معظم مشروعات الأعمال ، وذلك آالآتي :
١- نظام المعلومات المحاسبي :
یوفر نظام المعلومات المحاسبي نوعين أساسيين من المعلومات اللازمة
لإدارة التسویق هما :
أ- معلومات یتم استخراجها من تشغيل أوامر البيع .
ب- تقاریر التكلفة والتحليلات .
أ- تشغيل أوامر البيع: تبدأ دورة تشغيل أمر البيع، بمعرفة الأمر عن
طریق العميل نفسه – وتنتهي بتسليم البضاعة له . والمصدر الأساسي هو
نظم المعلومات المحاسبية ١٢٩
فاتورة البيع التي تخدم آسجل لعملية البيع والنسخ التي ترسل منها للعميل
توضح أن الشحن تم والدفع مستحق، بالإضافة إلى البنود التي تم طلبها ولم
تشحن بسبب عدم آفایة المخزون منها، ویحدد بها قائمة لأوامر منتظرة، وأنه
سوف یتم شحنها عند توافر المخزون. ویتم جمع العدید من البيانات من فاتورة
البيع، ویتم ترميزها لتسهيل تشغيل لاحق ، مثل رقم رجل البيع، رقم حساب
العميل، رقم بند المنتج. وفاتورة البيع هي الأساس لاستخراج تحليلات المبيعات
والربحية حسب آل رجل بيع، وآل عميل وآل منتج، وترقم الفاتورة للمراجعة
والرجوع إليها مستقب لاً. وفاتورة البيع تعتبر واحدًا من المدخلات الرئيسية في
قاعدة بيانات التسویق وتحتوي هذه القاعدة آما سوف نوضح فيما بعد .
- المعلومات التي ترتبط بالمخزون من البضاعة الجاهزة حيث تستخدم
هذه المعلومات في مراجعة توافر المخزون في وقت البيع .
- سجلات العملاء أي حسابات المدینين .
- المعلومات عن شروط الائتمان .
وتستخدم معلومات المبيعات في استخراج التقاریر المتعددة لتحليل
المبيعات وتنقسم هذه التقاریر إلى :
١- تقاریر تحليل المبيعات .
٢- تقاریر تحليل الربحية – عائد المساهمة .
٣- تحليل الاتجاهات الذي یعتبر لازماً لأغراض التنبؤ بالمبيعات ، حيث
یستخدم هذا التنبؤ في تخطيط ورقابة أوجه النشاط التسویقية .
ب - تقاریر التكاليف وتحليلاته ا: وتتضمن هذه التقاریر ما یلي :
١- تقاریر تكاليف المنتجات التي تستخدم في تحدید سياسات التسعير، وفي
تخطيط المنتجات .
٢- تقاریر التكاليف حسب آل مرآز من مراآز المسئولية وتقارن هذه
التقاریر بين التكاليف الفعلية والمخططة .
١٣٠ نظم المعلومات المحاسبية
٣- مشارآة نظام المعلومات المحاسبي في إعداد الموازنات الرأسمالية ،
التي تتعلق بالمشروعات التسویقية مثل تقدیم منتج جدید .
٢- مصادر معلومات التسویق الأخرى :
یتوفر لإدارة التسویق العدید من المعلومات التي تحصل عليها من قسم
التسویق وتتمثل في تقاریر مقابلات رجال البيع ، ودراسات بحوث التسویق ،
آما تحصل على آثير من المعلومات من مصادر داخلية أخرى ، حيث یساهم
قسم الإنتاج والهندسة في توفير المعلومات التي تتعلق بالجودة بجانب التحليلات
الاقتصادیة التي یوفرها قسم الاقتصاد ، والمعلومات التي یوفرها قسم الأفراد
والتي تتعلق بموظفي قسم التسویق المتوقعين .
والمعلومات عن البيئة الخارجية تمثل مصادر المعلومات عن خطط
المنافسين ومنتجاتهم وأسعارهم وحملاتهم الإعلانية، هذا بالإضافة إلى النشرات
التجاریة والصناعية والاتصالات بالعملاء . ومطبوعات الحملا ت الإعلانية
للمنافسين، والمعلومات العامة عن الاتجاهات الاقتصادیة والصناعية
والمعلومات عن خصائص السوق .
٣ قاعدة بيانات التسویق : /١٢
هذه القاعدة عبارة عن شبكة تتكون من اثنين من الملفات التي ترتبط
ببعضها البعض وهما :
- ملف مخزون البضاعة الجاهزة .
- ملف العميل .
وبالإضافة إلى ذلك هناك مجموعة من سجلات المعاملات التي تستخدم في
تحدیث أو تغيير الملفات الرئيسية مع نظم التشغيل بالمجموعات وهي :
- سجل أمر الإنتاج .
- سجل فاتورة البيع .
- سجل المرتجعات والمسموحات .
نظم المعلومات المحاسبية ١٣١
ملف مخزون البضاعة الجاهزة
ملف العميل
سجل معاملات العميل سجل معاملات البضاعة الجاهزة
- سجل المتحصلات النقدیة .
- سجل تقاریر مقابلة رجل البيع .
٢): قاعدة بيانات التسویق / (شكل ١٢
وترتبط هذه السجلات بواحد أو أآثر من هاتين المجموع تين من الملفات
. (٢/ وتظهر هذه القاعدة في الشكل ( ١٢
المدخلات الأساسية لملف مخزون البضاعة الجاهزة:
١- سجلات معاملات المبيعات .
٢- أوامر الإنتاج المبدئية وأوامر الإنتاج التامة .
٣- أي إضافات من التصحيحات والتعدیلات . والبيانات التي تخزن هنا
توفر المعلومات الهامة التي یمكن الرجوع إليها لتخطيط الإنتاج
وعمليات المخزون وعمليات البيع .
الرصيد
الحالي
للصنف
الرصيد
السابق
للصنف
حجم
طلبية
الإنتاج
الحد
الأدنى
للمخزون
قائمة
السعر
التكلفة
المعياریة
آود
الموقع
وصف
الصنف
رقم
المخزون
الرصيد
الحالي
الرصيد
السابق
حدود
الائتمان
تقدیر
الائتمان
عنوان
العميل
اسم
العميل
رقم
العميل
إجمالي
القيمة
التاریخ رقم
المستند
آود نوع
المعاملة
رقم
العميل
الكمية
بالوحدات
التاریخ رقم
المستند
آود نوع
المعاملة
رقم
المخزون
تقریر
مقابلة رجل البيع
متحصلات
النقدیة
المرتجعات
والمسموحات
فاتورة
المبيعات
أمر الإنتاج
١٣٢ نظم المعلومات المحاسبية
والمخرجات الأساسية :
١- تقاریر حالة المخزون .
٢- تقریر البنود التي نفذت أو التي أقل من الحد الأدنى .
٣- أي تعدیلات لدوران المنتج .
ومما یجب ذآره أن هيكل قاعدة بيانات التسویق یحتوي معظم البيانات
الضروریة اللازمة لاستخراج مجموعة متنوعة من تقاریر تحليل المبيعات .
المدخلات الأساسية في ملف العميل :
یعتبر هذا الملف جزءًا أساس يًا في قاعدة بيانات التسویق ویتضمن :
١- روتينيات البيع أي سجل فاتورة البيع .
٢- سجل المرتجعات والمسموحات .
٣- معاملات المتحصلات النقدیة .
٤- تقاریر مقابلة رجل البيع .
آما یتضمن أي تعدیلات أخرى في العنوان، إضافة عملاء جدد، دیون
معدومة، تصحيح أخطاء .
والمخرجات الأساسية :
١- آشوف الحسابات التي ترسل شهریاً للعملاء .
٢- الموافقة على طلبات الائتمان التي تمنح لبعض العملاء .
٣- التقاریر المتعددة مثل آشوف أعمار الدیون .
٤ نظام التشغيل بالمجموعة باستخدام الحاسب : /١٢
تظهر خریطة تدفق النظم لعمليات الحاسب اللازمة لإتمام التشغيلات
. (٣/ المختلفة في ا لشكل رقم ( ١٢
نظم المعلومات المحاسبية ١٣٣
ولتبسيط تفسير خریطة تدفق النظم ، فإنه قد تم فصلها بالخطوط المتقطعة
إلى ثلاثة أقسام منفصلة من العمليات هي :
١- تجهيز المدخلات ومراقبة البيانات .
٢- تشغيل حسابات المدینين والمخزون .
٣- تحليل المبيعات .
وسوف یتم دراسة آل مجموعة من هذه المجموعات ال ثلاث بالتتابع في هذا
القسم، على أن یلي ذلك إیضاح عدد من سياسات وإجراءات الرقابة التي ترتبط
بهذه العمليات .
١٣٤ نظم المعلومات المحاسبية
نظم المعلومات المحاسبية ١٣٥
١ تجهيز المدخلات ومراقبة البيانات : /٤/١٢
الخطوة الأولى :
تبدأ هذه العملية – یومياً – بتجميع أوامر البيع في مجموعات وإعداد
إجماليات المجموعة .
ولكل مجموعة أوامر بيع ، ویمكن تجميع إجماليات الرقابة التي تتضمن :
- إجمالي عدد أوامر البيع .
- عدد عمليات الشحن .
- عدد الأوامر المؤجلة .
بالإضافة إلى مجموعات وهمية تضم رقم حساب العميل – رقم المخزون
– عدد الوحدات التي صدر بها أمر البيع .
ویحتفظ بإجماليات المجموعة وتقارن مع الإجماليات التي استخرجت
وتقارن مع الإجماليات الملخصة التي استخرجت من التشغيل التالي للحاسب
للتأآد من عدم فقد أي سجلات أثناء التشغيل أو تم تشغيلها بصورة غير
صحيحة .
الخطوة الثانية :
وهي عبارة عن الإدخال باستعمال لوحة المفات يح لبطاقات الشحن أو
التأجيل . ویتم إدخال هذه السجلات على شریط ممغنط باستخدام مكود من
المفتاح – إلى – الشریط ویقوم الحاسب بفرز سجلات الأشرطة الممغنطة
بالتتابع حسب رقم حساب العميل .
٢ تشغيل حسابات المدینين والمخزون : /٤/١٢
إن الخطوة الأساسية هي التشغيل اليومي لسجلات الشحن وسجلات
الأوامر المؤجلة، لتحد یث الملفات الرئيسية لحسابات المدینين والمخزون من
البضاعة الجاهزة وینتج من عملية التحدیث : إضافة قيمة الفاتورة لحساب
١٣٦ نظم المعلومات المحاسبية
العميل، وطرح الكمية التي تم شحنها من الرصيد الحالي لكل مفردة من
المخزون، ویتم ترحيل الأوامر المؤجلة للملف الرئيسي للمخزون، حتى یتم
سداد العجز ویبدأ النظام في الشحن للأوامر المؤجلة .
وبالإضافة إلى تحدیث الملفات الرئيسية لحسابات المدینين والمخزون من
البضاعة الجاهزة، فإنه یستخرج من دورة التحدیث اليومية العدید من
المخرجات التالية :
١- سجلات آل الشحنات والتي تصبح المدخلات لتحليل المبيعات .
٢- تقریر الأوامر المؤجلة .
٣- استخراج أربع نسخ من فاتورة البيع للعميل عن آل أمر بيع .
٤- قائمة بالمعاملات الخاطئة وملخص المعلومات .
والعملية الأخيرة التي تظهر في هذا القسم من الخریطة هي دورة شهریة
مع الملف الرئيسي لحسابات المدینين آمدخلات ویستخرج من هذه الدورة
الآتي:
١- آشوف الحسابات التي ترسل شهریاً للعملاء .
٢- جدول أعمار حسابات المدینين ویرسل لقسم الائتمان لمراجعة شروط
الائتمان والبدء في إجراءات التحصيل .
٣ تحليل المبيعات : /٤/١٢
تتم هذه العملية أسبوعياً، وهناك ملف رئيسي على قرص ممغنط ، یلخص
المبيعات السابقة . ویتم الاحتفاظ بهذا الملف آمصدر للبيانات اللازمة لتحليل
المبيعات. وقبل إعداد تقاریر تحليل المبيعات، فإنه یجب أولاً تحدیث الملف
الرئيسي لملخص المبيعات بمعاملات المبيعات الحدیثة عن الأسبوع، وهذا
یستلزم دمج شریط الشحن اليومي – على – شریط للشحنات الأسبوعية، والذي
یتم تشغيله مع الملف الرئيسي لملخص المبيعات في نهایة آل أسبوع .
نظم المعلومات المحاسبية ١٣٧
ویتم أداء هذه العملية بالتتابع حسب رقم حساب العميل ، وبالتالي یمكن
استخراج تحليل المبيعات حسب آل عميل وحسب آل نوع من العملاء آمنتج
فرعي لدورة المبيعات بالتتابع حسب رقم رجل البيع وحسب المناطق الجغرافية
للبيع وحسب المنتجات .
وبعد إعداد تقاریر تحليل المبيعات فإنه یتم توزیعها على المسئولين عن
التنفيذ في إدارة التسویق .
٤ إجراءات وسياسات الرقابة : /٤/١٢
هناك العدید من سياسات وإجراءات الرقابة التي یجب تكاملها عند تشغيل
أوامر البيع باستخدام الحاسب وذلك آالآتي :
١- التحقق من صحة سجلات الشحن وسجلات الأوامر المؤجلة .
٢- اختبار إجماليات المجموعة مع إجماليات الرقابة .
٣- في مجال حمایة البيانات فإنه یجب أن تتضمن ملفات الأشرطة
والقرص علامات التمييز الداخلية والخارجية .
٤- النسخ الاحتياطية للملفات الرئيسية الثلا ثة المخزنة على القرص
الممغنط ، یجب آتابتها دوریاً على شریط ممغنط یحتفظ به لاستخدامه
في إعادة بناء أي ملف رئيسي قد تدمرت محتویاته .
٥- حلقات حمایة شریط الملف یجب تحریكها لحمایة الشریط من التسجيل
عليه في أي عملية تشغيل .
٦- یجب تخزین النسخ الاحتياطية من أشرطة الملف والقرص في مكتبة
الأشرطة عندما لا تكون في الاستخدام .
٧- یجب إدخال روتينيات التحقق من صحة المدخلات في آل برنامج ،
مثل مراجعة التنقيح ومراجعة الحقول الرقمية ومراجعة تتابع
المدخلات ومراجعة رقم حساب العميل ورقم المنتج ورجل البيع .
١٣٨ نظم المعلومات المحاسبية
٨- إجراء اختبارات المعقولية للسعر والكمية في أوامر البيع .
٩- استخراج قائمة أخطاء المدخلات في آل دورة تشغيل ومراجعتها
وتصحيح آل خطأ في المعاملات .
١٠ - یجب أن یدرج في دورة تشغيل الملف التغيرات في المعاملات
الأساسية .
١١ - یجب اختبار آل برنامج تحدیث للملف ، ویعد تقریر عن أي سج لات
تحمل ترميزًا غير صحيح للمعاملات .
نظم المعلومات المحاسبية ١٣٩
ملخص
١- هناك علاقة وثيقة بين وظائف المحاسبة ووظائف التسویق، فالنظام
المحاسبي له دور أساسي في توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات
التسویقية .
٢- یوفر نظام المعلومات المحاسبي نوعين أساسيين من المعلومات هم ا:
المعلومات التي یتم استخراجها من تشغيل أوامر البيع وتقاریر التكلفة
والتحليلات .
٣- تحصل إدارة التسویق على معلومات داخلية وأخرى خارجية بجانب
المعلومات المحاسبية .
٤- قاعدة بيانات التسویق عبارة عن شبكة تتكون من اثنين من الملفات
التي ترتبط ببعضها البعض هم ا: ملف مخزون البضاعة الجاهزة وملف
العميل بالإضافة إلى مجموعة من سجلات المعاملات التي تستخدم في
تحدیث الملفات الرئيسية .
٥- لكل ملف من الملفات الرئيسية للبضاعة الجاهزة وللعميل المدخلات
الأساسية والمخرجات الأساسية منه .
٦- تنقسم خریطة تدفق النظم لتشغيل المجموعة باستخدام الحاسب إلى
ثلاثة أقسام هي :
- تجهيز المدخلات ومراقبة البيانات .
- تشغيل حسابات المدینين والمخزون .
- تحليل المبيعات .
٧- هناك العدید من سياسات وإجراءات الرقابة التي یجب تكاملها عند
تشغيل أوامر البيع باستخدام الحاسب .
نظم المعلومات المحاسبية ١٤١
الوحدة الثالثة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة المشتریات
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات إلى إدارة المشتریات
والاحتياجات للمعلومات . ودور نظام المعلومات المحاسبي في توفير هذه
المعلومات ، آما تهدف إلى إعداد خرائط التدفق التي تصف تدف قات البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل بيانات المشتریات والمخزون . بالإضافة إلى
تصميم وتقييم سياسات وإجراءات الرقابة لنظام التشغيل باستخدام الحاسب .
العناصر:
١ وظيفة إدارة المشتریات والمخزون . /١٣
٢ قاعدة بيانات المشتریات والمخزون . /١٣
٣ خریطة تدفق النظم للعمليات في نظام تشغيل المشتریات والمخزون /١٣
باستخدام الحاسب :
١ إعداد المدخلات ومراقبة البيانات . /٣/١٣
٢ تشغيل مخزون المواد الخام . /٣/١٣
٣ تشغيل معلومات المشتریات . /٣/١٣
٤ تشغيل ملف المورد والتقاریر . /٣/١٣
٥ سياسات وإجراءات الرقابة . /٣/١٣
١ وظيفة إدارة المشتریات والمخزون : /١٣
تقوم إدارة المشتریات بتخطيط ورقابة حيازة المخزون من المواد الخام
والمهمات والبضاعة . وتتولى إدارة المخزون تخطيط ورقابة واستلام وتخزین
وصرف هذا المخزون .
١٤٢ نظم المعلومات المحاسبية
والقرارات الأساسية التي یعتبر قسم المشتریات مسئولاً عنها تتحدد آالآتي :
١- تحدید الكمية التي یجب شر اؤها .
٢- توقيت الشراء .
٣- اختيار المورد الذي یتم الشراء منه .
واتخاذ القرار الذي یتعلق بكمية ووقت الشراء لكل مفردة یتم شر اؤها یطلق
عليه وظيفة الرقابة على المخزون السلعي . والهدف الأساسي له هو تحدید آمية
أمر الشراء ونقطة إعادة الطلب، بحيث تنخفض تك اليف الشراء وتكاليف
الاحتفاظ بالمخزون وتكاليف نف اد المخزون إلى أدنى حد .
المعلومات اللازمة :
یمكن تقدیر الاحتياجات المستقبلة بدقة، لو تحقق التكامل بين تخطيط
الإنتاج – والتنبؤ بالمبيعات. آما یمكن تقدیر طول فترة التورید لو توفرت
السجلات الرسمية التي تتعلق ب التعامل السابق مع الموردین .
وتنقسم تكاليف التخزین إلى :
أ- تكاليف الاحتفاظ بالمخزون :
وتتضمن تكاليف الحفظ والمخازن والتأمين، وتكاليف التلف والتقادم
والضرائب والمساحة بالإضافة إلى تكلفة الفرصة للأموال المستثمرة في
المخزون .
ب - تكاليف الشراء :
وتتضمن تكاليف طلب الشراء من إعداد وتحضير طلبات الشراء
ومتابعتها، وتكاليف ا لتسلم والسداد وتكاليف نف اد المخزون .
ولكل مفردة من المخزون یتم إعادة تحدید الآتي :
الحد الأدنى للمخزون أو نقطة الطلب – مخزون الأمان – نقطة إعادة الطلب –
نظم المعلومات المحاسبية ١٤٣
الكمية الاقتصادیة للطلب – عدد مرات الطلب – الحد الأعلى للمخزون .
وطالما تم تحدید آل هذه البيانات، فإنه یتم تخزینها مع بيانات أخرى
تتعلق بالمفردة من المخزون وذلك في الملف الرئيسي للمخزون .
اختيار المورد :
هناك العدید من العوامل التي یجب أخذها في الاعتبار عند اختيار مورد
معين، هي: السعر، درجة الاع تماد عليه، مواصفات المنتج أو المادة، العلامة
التجاریة والجودة . ویجب أن تحتفظ إدارة المشتریات بملف لكل مورد .
٢ قاعدة بيانات المشتریات والمخزون : /١٣
یتحدد هيكل هذه القاعدة آشبكة تتكون من اثنين من الملفات على علاقة
متبادلة مع بعضهم البعض. وأحد هذه الملفات یحتوي على بيانات مخزون
المواد الخام، بينما یحتوي الملف الآخر على البيانات المتعلقة بموردي المواد
١) آالآتي : / الخام . وتظهر هذه القاعدة في الشكل ( ١٣
١٤٤ نظم المعلومات المحاسبية
ملف مخزون المواد الخام
الرصيد
الحالي
آمية
الطلب
نقطة
إعادة
الطلب
آود
المورد
الأساسي
التكلفة
المعياریة
آود
الموقع
وصف
الصنف
رقم
الصنف
القيمة
بالجنيه
التاریخ رقم
المستند
آود نوع
المعاملة
رقم
المورد
تكلفة
الوحدة
الكمية
بالوحدة
التاریخ
آود نوع
المعاملة
رقم
الصنف
مردودات
المشتریات
مسموحات
المشتریات
مستند الدفع
المدفوعات
النقدیة
تقریر
الاستلام
أمر الشراء
سعر التورید
طلب الشراء
طلب المورد
١): قاعدة بيانات المشتریات والمخزون / شكل ( ١٣
ملف المورد
الرصيد
المستحق
الدفع
آود حالة
العميل
عنوان
المورد
اسم
المورد
رقم
المورد
سجل معاملات المورد سجل معاملات المواد الخام
نظم المعلومات المحاسبية ١٤٥
وترتبط هذه الملفات بمجموعة من سجلات المعام لات وهي السجلات
التفصيلية لمتطلبات مخزون المواد ؛ وهي :
- طلبات الشراء .
- سعر التورید .
- أوامر الشراء .
- استلام المخزون .
- مردودات ومسموحات المشتریات .
- مستندات الدفع .
- المدفوعات النقدیة .
ملف مخزون المواد الخام :
آل ملف مخزون المواد الخام، مع رقم البند آمفتاح رئيسي للملف ،
یمتلك واحدا أو أآثر من سجلات معاملات المواد الخام، وبالتالي یعتبر آل
سجل للمعاملات الخاصة بالمواد الخام بمثابة ملخص للبيانات التي تحتویها
سجلات طلب المواد، وطلب الشراء وسعر التورید، وأمر الشراء وتقریر
الاستلام والمردودات .
إن آود نوع المعاملة ورقم المستند في سجل معاملات المواد الخام ،
یسمح للنظام بالوصول إلى أآثر من سجل للمعاملات التفصيلية مثل أمر الشراء
الكامل عندما یكون ذلك ضروریاً .
إن " تحدیث ملف مخزون المواد الخام " الموجود في قاعدة البيانات
یتحدد آالآتي :
المدخلات :
١- إضافة سجلات جدیدة للم عاملات .
١٤٦ نظم المعلومات المحاسبية
٢- خلق سجل ملخص جدید لمعاملات المواد الخام .
٣- تعدیل الحقول داخل الملف الرئيسي لمخزون المواد الخام .
ویتم هذا یومياً، لأن بيانات المخزون تخدم آمرجع هام للمسئولين عن
تخطيط الإنتاج والمشتریات .
٤- معاملات غير روتينية مثل تصحيح الأخطاء ، أو التغيرات في مو قع
التخزین أو التكاليف المعياریة .
المخرجات :
١- تقریر حالة المخزون .
٢- تقریر الاستثناء عن البنود التي تقل عن الحد الأدنى أو تزید ع لى الحد
الأعلى .
٣- طلبات الشراء وأوامر الشراء لتغذیة بنود المخزون ذات الرصيد
المنخفض .
ملف المورد :
یحتوي ملف آل مورد في القاعدة على قيمة واحدة لكل حقول البيانات مع
رقم المورد الذي یخدم آمفتاح رئيسي للملف ، ویمتلك آل ملف للمورد واحدا
أو أآثر من " سجلات معاملات المورد " . ویتبع ذلك أن سجل معاملات آل
مورد عبارة عن ملخص للبيانات التي تحتویها السجلات التفصيلية .
وهي: سعر التورید – أمر الشراء – تقریر الاستلام – مردودات
المشتریات - مستندات الدفع – المدفوعات النقدیة .
ویتم تحدیث ملف المورد في القاعدة یومياً أو أسبوعي اً؛ وذلك آالآتي :
المدخلات الأساسية :
١- أوامر الشراء . ٢- الاستلام . ٣- المدفوعات .
نظم المعلومات المحاسبية ١٤٧
ومع إضافة هذه المعاملات للقاعدة ف إنه یتم خلق سجلات جدیدة لمعاملات
المورد .
٢- الرصيد المستحق السداد .
٣- مدخلات أخرى غير روتينية مثل تغيير عنوان المورد أو أي تصحيح
للأخطاء .
المخرجات الأساسية :
١- الشيكات التي تدفع لحسابات الدائنين .
٢- آشوف التدفق النقدي وترسل للإدارة المالية للتخطيط قصير الأجل .
٣- تقاریر أداء المورد حيث تساهم هذه التقاریر في اختيار المورد .
٣ خریطة تدفق النظم للعمليات في نظام تشغيل المشتریات /١٣
والمخزون باستخدام الحاسب:
٢) خریطة تدفق النظم للعمليات التي تظهر في / یظهر في الشكل رقم ( ١٣
نظام تشغيل المشتریات والمخزون باستخدام الحاسب .
ولأغراض التبسيط فإن خریطة التدفق مقسمة بخطوط متقطعة إلى أربعة
أقسام رئيسية من العمليات هي :
١- إعداد المدخلات ومراجعة البيانات . ٢- تشغيل مخزون المواد الخام .
٣- تشغيل معلومات المشتریات . ٤- تشغيل ملف المورد والتقاریر .
١٤٨ نظم المعلومات المحاسبية
نظم المعلومات المحاسبية ١٤٩
وبعد دراسة آل عملية من هذه العمليات الأربع فإن هذا القسم سوف ینتهي
بدراسة سياسات وإجراءات الرقابة في نظام المشتریات والمخزون وتظهر
. (٢/ خریطة تدفق النظم آالآتي : (شكل ١٣
١ إعداد المدخلات ومراقبة البيانات : /٣/١٣
١- تبدأ هذه العملية – یومياً – بتجميع المستندات الر ئيسية لمعاملات
المخزون في مجموعات وإعداد إجماليات المجموعة . وتتضمن إجماليات الرقابة :
سجل إحصاء لعدد المعاملات – الرقم الإجمالي لعمليات الصرف – الرقم
الإجمالي لعمليات ا لتسلم بالإضافة إلى مجموعات وهمية لكل أرقام المخزون –
عدد الوحدات المنصرفة – عدد الوحدات المستلمة .
وتحفظ إجماليات المجموعة لمقارنتها مع الإجماليات المستخرجة من
دورة تحدیث المخزون لاآتشاف الأخطاء وتصحيحها .
٢- إدخال باستخدام لوحة المفاتيح والتحقق من سجل معاملات المخزون
من مستندات المصدر المجمعة وذلك على شریط ممغنط یستخدم مكود ا من
المفتاح إلى الشریط .
٣- فرز بالتتابع حسب رقم صنف المخزون، ویستخدم برنامج فرز الشریط
لكي تكون السجلات معدة للتشغيل من أجل تحدیث الملف الرئيسي لمخزون
المواد الخام .
٢ تشغيل مخزون المواد الخام : /٣/١٣
یتم أداء هذه العملية – یومياً – وتتضمن برنامج تحدیث واحد رئيسي
ومعاملات المخزون على الشریط الممغنط تعتبر المدخلات لهذا البرنامج . یصل
بالتتابع إلى الملف الرئيسي لمخزون المواد الخام ، ویصل عشوائي اً إلى الملف
الرئيسي لأوامر الشراء ؛ حيث یضيف الكمية الم تسلمة بالنسبة لمعاملات ا لتسلم ،
ویطرح الكمية المنصرفة بالنسبة لمعاملات الصرف وذ لك لتحدید الكمية المعدلة
للأمر، ویستبعد من الملف أوامر الشراء التي تمت بشكل آامل .
١٥٠ نظم المعلومات المحاسبية
ویستخرج من دورة التحدیث الآتي :
١- ملف شریط ممغنط یحتوي سجلات صرف المخزون وتكلفة الصنف
المنصرف حيث یستخدم في المحاسبة عن تكلفة المواد المنصرفة .
٢- قائمة أخطاء المعاملات وإجمالي ات المجموعة وملخص قيود اليومية .
٣- تقریر حالة المخزون – أسبوعي – یقدم للمسئولين عن المخازن
وتخطيط الإنتاج .
٤- تحدید أصناف المخزون التي تكون الكمية المتاحة منها أقل من نقطة
إعادة الطلب .
ویعاد فرز الشریط حسب رقم المورد من أجل تشغيل لاحق لتحدیث الملف
الرئيسي للمورد .
٣ تشغيل معلومات المشتریات : /٣/١٣
یستخرج من الملف الرئيسي لأوامر الشراء المفتوح الآتي :
١- تقریر الاستلام المتأخر ؛ ویعد هذا التقریر أسبوعياً ویقدم لقسم
المشتریات للمتابعة .
٢- قائمة التعهدات النقدیة التي تمثل التدفق النقدي الخارج ؛ وتعد أسبوعياً
وتقدم للمراقب المالي .
٤ تشغيل ملف المورد والتقاریر : /٣/١٣
إن برنامج تشغيل ملف المورد له وظيفت ان رئيسيتان هما :
١- تحدیث الملف الرئيسي للمورد بأوامر الشراء والاستلام والمرتجعات
والمسموحات .
٢- استخراج مستندات أمر الشراء .
المدخلات لهذا البرنامج :
١- شریط معاملات المخزون المفرز بالتتابع حسب رقم المورد .
نظم المعلومات المحاسبية ١٥١
٢- الملف الرئيسي للمورد الذي یتم الوصول إليه بالتتابع لتحدیثه .
المخرجات من البرنامج :
١- طبع أصل وثلاث صور عن آل أمر شراء ویضاف سجل أمر الشراء
الجدید على الملف الرئيسي لأمر الشراء المفتوح .
٢- آشف التدفق النقدي الخارج : یعد أسبوعياً، ویقدم للمراقب المالي .
٣- تقریر أداء المورد: یعد شهریاً، ویقدم لقسم المشتریات لاستخدامه عند
اختيار المورد .
٥ سياسات وإجراءات الرقابة : /٣/١٣
من بين سياسات وإجراءات الرقابة التي یمكن أن تستخدم في هذا النظام
لتشغيل معلومات المشتریات والمخزون، اثنان قد سبق ذآرهما: وهما التحقق
من صحة سجلات معاملات المخزون عند إدخالها وإجماليات المجموعة .
وسوف یوضح هذا القسم أمثلة أخرى في مجالات حمایة البيانات والتحقق من
صحة المدخلات آالآتي :
١- استخدام علامات التمييز الداخلية والخارجية من أجل حمایة البيانات التي
في ملفات أوامر الشراء ا لمفتوحة، ومخزون المواد الخام وملف المورد
وأشرطة معاملات المخزون وسجلات تكلفة المواد حيث تساعد هذه
العلامات المميزة على منع تشغيلها ببرنامج خاطئ أو في تاریخ خطأ .
٢- یجب تحریك حلقات حمایة شریط الملف لحمایة الشریط من التسجيل
عليه أو مسحه في أي عملية تشغيل تالية .
٣- یجب آتابة نسخ طبق الأصل من ملفات القرص الثلاثة (ملف مخزون
المواد الخام، ملف أوامر الشراء المفتوح، ملف المورد ) على شریط
ممغنط، وأشرطة للمعاملات الأخرى حتى یمكن إعادة بناء أي ملف
رئيسي قد تدمرت محتویاته .
١٥٢ نظم المعلومات المحاسبية
٤- النسخ الحالية من هذه الملفات، شریط وقرص یجب تخز ینها في مكتبة
الملفات عندما لا تكون في الاستخدام ولا تستخرج إلا بإذن . ویجب
تخزین النسخ الاحتياطية من هذه الملفات في موقع آمن .
٥- یجب أن یحتوي برنامج تحدیث المخزون، والبرامج المساعدة للتحقق
من صحة المدخلات واختبارات التنقيح على معاملات المخزون . والتي
تتضمن اختبار التحقق من صحة آود المعاملة ورقم صنف المخزون
ورقم المورد .
٦- یجب القيام بمراجعة حقول البيانات الرقمية في آل سجل مثل بيانات
الكمية وتكلفة الوحدة .
٧- یجب اختيار سجلات المدخلات من حيث صحة التتابع ویجب رفض
أي سجلات خارج التتابع .
٨- یجب أداء اختبار المعقولية ع لى الكمية وتكلفة الوحدة في آل سجل
للمدخلات مع القيم المناظرة لهذه الأصناف في الملف الرئيسي للمخزون .
٩- یجب مراجعة قائمة أخطاء المعاملات، ویجب تصحيح آل خطأ قبل
دورة اليوم التالي . آما یجب إدراج اختبارات التنقيح في دورة تشغيل
ملف المورد.
نظم المعلومات المحاسبية ١٥٣
ملخص
١- إن القرارات الأساسية التي یعتبر قسم المشتریات مسئولاً عنها هي
تحدید الكمية التي یجب شر اؤها وتوقيت الشراء واختيار المورد .
٢- یوفر نظام المعلومات المحاسبي لإدارة المشتریات آل المعلومات
اللازمة عن تكاليف الاحتفاظ بالمخزون وتكاليف الشراء .
٣- یتحدد هيكل قاعدة بيانات المشتریات والمخزون آشبكة تتكون من اثنين
من الملفات على علاقة متبادلة مع بعضهم ا البعض وهما ملف مخزون
المواد الخام وملف المورد . ویرتبط هذان الملف ان بمجموعة من سجلات
المعاملات وهي السجلات التفصيلية لمتطلبات مخزون المواد .
٤- تبدأ عملية إعداد المدخلات ومراقبة البيانات في خریطة تدفق النظم
باستخدام الحاسب، بتجميع المستندات الرئيسية لمعاملات المخزون في
مجموعات وإعداد إجماليات المجموعة ثم یتم الإدخال باستخدام لوحة
المفاتيح على شریط ممغنط ویتم فرز الشریط حسب رقم صنف المخزون
لاستخدامه من أجل تحدیث الملف الرئيسي لمخزون المواد ا لخام .
٥- إن عملية تشغيل مخزون المواد الخام تتضمن برنامج تحدیث واحد
رئيسي ومعاملات المخزون على الشریط الممغنط تعتبر المدخلات لهذا
البرنامج، ویصل بالتتابع إلى الملف الرئيسي لمخزون المواد ویصل
عشوائياً إلى الملف الرئيسي لأمر الشراء المفتوح .
٦- عند تشغيل معلومات المشتریات فإنه یستخرج من الملف الرئيسي
لأوامر الشراء المفتوح، تقریر الاستلام المتأخر ویقدم لقسم المشتریات
للمتابعة وتقریر التدفق النقدي الخارج ویقدم للمراقب المالي .
٧- یهدف برنامج تشغيل ملف المورد والتقاریر إلى تحدیث الملف الرئيسي
للمورد واستخراج مستندات أم ر الشراء .
١٥٤ نظم المعلومات المحاسبية
٨- تهدف آل سياسات وإجراءات الرقابة التي تستخدم في نظام تشغيل
معلومات المشتریات والمخزون إلى التحقق من صحة سجلات معاملات
المخزون وحمایة البيانات المخزنة على الملفات فى شریط أو قرص .
٩- إن النسخ الاحتياطية من ملفات القرص الثلاثة وهي ملف مخزون المواد
الخام، وملف أوامر الشراء المفتوح، وملف المورد، یجب تخزینها في
موقع آمن . والنسخ الحالية من هذه الملفات – شریط وقرص – یجب
تخزینها في مكتبة الملفات عندما لا تكون في الاستخدام، ولا تستخرج إلا
بإذن .
نظم المعلومات المحاسبية ١٥٥
الوحدة الرابعة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الإنتاج
الأهداف:
تهدف هذه الوحدة إلى: وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات للمعلومات
في إدارة الإنتاج ، ووصف المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات المحاسبي
لإدارة الإنتاج، بالإضافة إلى إعداد خرائط التدفق ال تي تصف تدفقات البيانات
والمعلومات داخل نظام معلومات إدارة الإنتاج ، وأیضاً تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة على نظام تشغيل بيانات الإنتاج .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الإنتاج . /١٤
٢ قاعدة بيانات الإنتاج . /١٤
٣ قاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل . /١٤
٤ نظام تشغيل المجموعات باستخدام الحاسب : /١٤
١ إعداد أمر الإنتاج وطلب المواد . /٤/١٤
٢ جدولة الإنتاج . /٤/١٤
٣ محاسبة التكاليف . /٤/١٤
٤ سياسات وإجراءات الرقابة التي تطبق بشكل مباشر على /٤/١٤
هذه العمليات .
١ وظيفة إدارة الإنتاج : /١٤
تهتم إدارة الإنتاج أساساً بتخطيط ور قابة، عملية تصنيع منتج معين، وذلك
عن طریق تحدید م ا ا لذى یجب إنتاجه وتحدید آيف ومتى یجب الإنتاج، هذا
بالإضافة إلى ضبط ورقابة الخطوات في عملية الإنتاج .
١٥٦ نظم المعلومات المحاسبية
١) حيث یظهر فيها / ویظهر الهيكل التنظيمي لإدارة الإنتاج في الشكل ( ١٤
أنه یجب التنسيق بين وظيفة إدارة الإنتاج ووظائف إدارة المشتریات والمخزون
السابق دراسته ا. ویتضح من الخریطة أیضاً أن وظيفة إدارة الإنتاج مسئولة
بصفة أساسية عن قسم تخطيط الإنتاج الذي یتولى عملية تخطيط وجدولة الإنتاج
بالإضافة إلى تنسيق ورقابة عمليات الإنتاج وهناك وظائف خدمية أخرى هامة
تؤدي إلى هذه الأنشطة وتتم عن طریق أقسام الهندسة والصيانة والمخازن .
(أ) تخطيط الإنتاج :
تتضمن وظيفة تخطيط الإنتاج، تحدید م ا الذى یجب أن ینتج ومتى یجب
أن یتم الإنتاج ، وترتبط وظيفة الهندسة بتخطيط الإنتاج ارتباطً ا وثيقاً لأنها هي
التي تحدد آيفية إنتاج منتج معين .
وإتخاذ قرار یتعلق بتحدید ماذا یجب أن ینتج ویتكون أساساً من :
- تحدید الكميات المناسبة لكل منتج .
- تحدید مواصفات المزیج المناسب من حيث الشكل والحجم واللون
والمعلومات اللازمة لاتخاذ هذه القرارات تتعلق بكل من مستویات المخزون
والمبيعات المتن بأ بها حسب آل منتج .
ویوفر قسم الهندسة المعلومات عن الكمية المعياریة من آل نوع من المواد
الخام اللازمة لكل منتج والعمليات الدقيقة اللازمة له . والوقت المعياري لكل
عملية والآلة التي یتم عليها أداء آل عملية . ومواصفات المواد اللازمة لكل منتج
یحتویها مستند یطلق عليه " قائمة المواد "، والعم ليات والآلات اللازمة لكل
عملية واحتياجات الوقت المعياري یمثلها مستند یطلق عليه " قائمة العمليات ".
ویحتفظ بنسخ من هذه المستندات في قسم الهندسة عن آل بند یتم إنتاجه . وتستخدم
هذه المستندات بعد ذلك في تخطيط ورقابة الإنتاج .
نظم المعلومات المحاسبية ١٥٧
١): الهيكل التنظيمي لإدارة الإنتاج / شكل ( ١٤
إن تخطيط الوقت المحدد الذي یتم على أساسه تصنيع مفردات المنتج یشار
إليه ب " جدولة الإنتاج ". ویلاحظ أن تحدید الكميات التي یجب إنتاجها یتم في
مرحلة تخطيط الإنتاج التي تسبق الجدولة . والاحتياجات من الموارد یتم تحدیدها
عن طریق ضرب الكمية اللازمة من آل منتج یتم إنتاجه في الكمية المعياریة
لكل وحدة من آل منتج والمحددة في قائمة المواد وقائمة العمليات .
وهناك ثلاثة أنواع من الموارد هي : المواد، والعمل، والآلات والمعدات ،
والتي یجب أن تشترك جميعا في نفس النقطة من الزمن لكي یحدث الإنتاج .
ومدى توافر هذه الموارد تكون معروفة لمن یقوم بالجدولة وذلك عن طریق
تقاریر حالة مخزون المواد وتقاریر العمالة وتقاریر وجود الآلة وطاقته ا. وعلى
نائب الرئيس
للإنتاج
الهندسة
مدیر المصنع
تخطيط الإنتاج
المشتریات
الشحن
الصيانة الرئيس العام
للعمال
المخازن
الاستلام
مصنع (أ)
مصنع (ب)
مصنع (ج)
مصنع (د)
مصنع (ه)
١٥٨ نظم المعلومات المحاسبية
من یقوم بالجدولة أن ینسق العمل بين آل أفراد الإنتاج ، ویستخدم آل الآلات
والموارد المتاحة في المصنع لتحقيق أقصى إنتاج عند أدنى إنفاق للوقت
والموارد . والمخرجات هي جدول الإنتاج لكل قسم إنتاج ، وهو جدول یحدد أي
الشغلات یجب أن تؤدي داخل القسم خلال فترة معينة یتضمنها الجدول .
وأخيراً، یجب على من یقوم بجدولة الإنتاج أن یعرف الأولویات النسبية
للبنود المتعددة في عملية الإنتاج . بعض البنود قد یكون لها أولویة عالية بسبب
نفاد المخزون منها أو أوامر غير منفذة أو أوامر عاجلة أو أوامر لها تاریخ
تسليم متفق عليه مسبقاً . ویجب إعطاء التفضيل اللازم لمثل هذه البنود ذات
الأولویة العالية بالمقارنة بالبنود ذات الأولویة المنخفضة في جدول الإنتاج
والعمليات .
(ب) رقابة العمليات :
تتضمن وظيفة رقابة العمليات آل أوجه النشاط التي تتعلق بتسهيل
وتنسيق ورقابة العمليات في أقسام الإنتاج المختلفة وذلك في ضوء ثلا ثة أنواع
من المعایير هي : معایير الوقت – ومعایير التكلفة - ومعایير الجودة . وتدخل
معایير الوقت في قوائم العمليات والتي یحتویها بالتبعية جدول الإنتاج .
إن وظيفة الرقابة بالنسبة لمعایير الوقت تعتبر لازمة لإآمال جدول الإنتاج
ویتم تقييم أداء المشرفين على العمال بواسطة رئيس العمال العام ومدیر
المصنع. ویتم ذلك على أساس المقارنة بين و حدات الإنتاج المجدولة ووحدات
الإنتاج الفعلية .
ووظيفة الرقابة بالنسبة لمعایير التكلفة یتم تنفيذها بواسطة مشرفي قسم
الإنتاج والنتائج یتم تقييمها بواسطة المشرف العام على العمال ومدیر المصنع
وذلك عن طریق التقاریر التي ینتجها قسم محاسبة التكاليف . ونظام محاسبة
التكاليف الجيد هو الذي یستخدم المواد المعياریة ومتطلبات العمل التي حددها
قسم الهندسة لتوفير بيانات التكلفة المعياریة لوحدة المنتج ولكل عمل الإنتاج
نظم المعلومات المحاسبية ١٥٩
الذي یؤدى. وتقاریر محاسبة التكاليف التي تقارن التكلفة الفعلية داخل آل قسم
إنتاجي بالتكلفة المعياریة توفر مع لومات التغذیة المرتدة الهامة، لأداء مشرفي
الأقسام الإنتاجية، آما تقدم بنفس هذه التقاریر للمشرف العام ومدیر المصنع
لاستخدامها في تقييم أدائهم وأداء المشرفين .
ووظيفة رقابة الجودة یتم أد اؤها بواسطة قسم الهندسة و / أو قسم منفصل
لرقابة الجودة . وتتضمن هذه الوظيفة اختبار أو فحص بنود الإنتاج التام
لاآتشاف العيوب في المواد أو العمل . وعادة ما یتم هذا الفحص على أساس
العينة. ویتم إعادة آل الوحدات المعيبة لقسم التصنيع لإعادة تشغيله ا. وتعتبر
تكاليف إعادة التشغيل ملائمة لتقييم أداء مشرفي الأقسام الإنتاجية والمشرف
العام، ویجب أن تحمل هذه التكاليف على القسم الذي حدث فيه الإنتاج المعيب .
وفي ضوء وظيفتي تخطيط الإنتاج ورقابة العمليات ا للتين تقوم بهم ا إدارة
الإنتاج نجد أنه في معظم المشروعات الصناعية یوجد اثنان أساسي ان من نظم
المعلومات الفرعية لإدارة الإنتاج . ویختص أحد هذه ا لنظم الفرعية بالعمليات
المادیة وعناصر الإنتاج بينما یختص الثاني بعناصر تكاليف الإنتاج . وفي
النظم الآلية المميكنة یتجه هذ ان النظام ان الفرعيان إلى التكامل .
٢ قاعدة بيانات الإنتاج : /١٤
إن الرؤیة العامة لقاعدة بيانات الإنتاج في شرآة صناعية ، یمكن النظر
إليها على أنها مجموعة مترابطة من قواعد البيانات ؛ إذ تتضمن قاعدة بيانات
التسویق السابق دراستها في الوحدة الثانية عشر ة، وقاعدة بيانات مخزون المواد
والمشتریات السابق در استها في الوحدة الثالثة عشر ة، آما تشمل أیضاً قاعدة
بيانات هيكل المنتج وقاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل التي هي قلب النظام .
١٦٠ نظم المعلومات المحاسبية
. (٢/ وتظهر طبقاً للشكل التالي (رقم ١٤
٢): صورة عامة لقاعدة بيانات الإنتاج / شكل ( ١٤
ویتضح من الصورة العامة لقاعدة بيانات الإنتاج ما یلي :
١- أن قاعدة بيانات التسویق توضح معدل الطلب، ومستوى مخزون
البضاعة الجاهزة من آل منتج من المنتجات المصنوعة وبالتالي تساعد في
إعداد الخطة الرئيسية للإنتاج ، وتظهر الخطة الرئيسية للإنتاج الكمية التي یجب
صنعها من آل منتج، آل أسبوع ولعدة أسابيع مقبلة .
٢- وتحدد قاعدة بيانات هيكل المنتج المواصفات الهندسية لكل منتج، متضمناً
ذلك الكميات من بنود المواد الخام المتعددة واللازمة، آما توضح التتابع الدقيق
للعمليات التي یتم أداؤها في عملية التصنيع، وعلى ذلك فإن قاعدة بيانات هيكل
المنتج تتكون أساساً من قوائم المواد وقوائم العمليات لكل منتج من المنتجات.
٣- وتظهر قاعدة بيانات المشتریات ومخزون المواد ، الك ميات من آل
مفردة في مخزون المواد الخام الموجودة أو التي تم طلبها . وتعتبر هذه
المعلومات ضروریة في جدول الإنتاج التفضيلي ، وبالتبعية في الخطة الرئيسية
للإنتاج ومع قوائم المواد یمكن تحدید الكميات من بنود المواد الخام المتعددة
التي تلزم الحاجة إلى طلبها .
قاعدة بيانات
التسویق
قاعدة بيانات
مخزون المواد
الخام
والمشتریات
قاعدة بيانات
هيكل المنتج
قاعدة بيانات
الإنتاج تحت
التشغيل
نظم المعلومات المحاسبية ١٦١
الإنتاج تحت التشغيل
سجلات طلب المواد
سجلات عمليات الإنتاج
٢) السابق نجد أن قاعدة بيانات الإنتاج تحت / وآما یظهر في الشكل ( ١٤
٣) محتویات / التشغيل هي قلب ومحور قاعدة البيانات . ویوضح الشكل ( ١٤
البيانات وتنظيم قاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل وتظهر آالآتي :
٣): قاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل / شكل ( ١٤
٣ قاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل : /١٤
وتحتوي هذه القاعدة على عدد من السجلات لكل أمر إنتاج یتم تشغيله
حالياً في المصنع، وهي تدخل في ملف رئيسي للإنتاج تحت التشغيل ومجموعة
من سجلات طلبات المواد لكل نوع من أنواع المواد الخام التي استخدمت في
الإنتاج. ومجموعة من سجلات العمليات لكل عملية إنتاج تم جدولتها وهي
لازمة لصنع المنتج ویتم ترتيب هاتين المجموع تين من السجلات في شجرة مع
ملف رئيسي للإنتاج تحت التشغيل یمثل الأب، وسجلات طلب المواد وعمليات
الإنتاج تمثل الأبناء . ورقم أمر الإنتاج یخدم آمفتاح رئيسي لسجلات أوامر
الإنتاج في الملف الرئيسي للإنتاج تحت التشغيل ویحتوي آل سجل أمر إنتاج
إجمالي التكاليف، وآمية أمر الإنتاج والتاریخ المخطط لإتمامه .
آود
الحالة
تكلفة
الوحدة
الكمية
رقم
صنف
المخزون
رقم
القسم
تاریخ
الصرف
رقم
الطلب
الكمية
التامة
تاریخ
البدء
وقت
العملية
وقت
التصنيع
وصف
العملية
رقم
الآلة
رقم
القسم
رقم
العملية
رقم
أمر
الإنتاج
إجمالي
التكاليف
المحملة
إجمالي
تكلفة
العمل
إجمالي
تكلفة
المواد
معدل
المصروفات
المحملة
آود قاعدة
المصروفات
المحملة
تاریخ
الإتمام
تاریخ
البدء
آمية
الأمر
رقم مخزون
البضاعة
الجاهزة
رقم
أمر
الإنتاج
رقم
أمر
الإنتاج
١٦٢ نظم المعلومات المحاسبية
والمدخلات الرئيسية لقاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل هي :
١- أوامر الإنتاج المستلمة حدیثاً وتم البدء بها .
٢- سجلات العمليات التامة داخل المصنع . ویتوقف البدء في أوامر
الإنتاج على الخطة الرئيسية للإنتاج .
٣- یسمح الوصول إلى قاعدة بيانات هيكل المنتج بإنتاج مجموعة آاملة من
سجلات طلب المواد وسجلات عمليات الإنتاج . وترتبط هذه السجلات مع
الملف الرئيسي للإنتاج تحت التشغيل لتشكل الشجرة آما أوضحنا فيما سبق .
٤- عندما تصرف المواد للإنتاج في المصنع فإنه یتم إدخال سجلات الكمية
الفعلية والتكاليف ویتغير آود الحالة من " مخطط " إلى منصرف .
٥- یدخل إلى قاعدة البيانات أیضاً، سجلات الكمية والوقت وتكلفة العمليات
التامة، حيث یتم إضافة المواد المجمع ة والتكاليف المحملة إلى الملف الرئيسي
للإنتاج تحت التشغيل .
٦- أخيراً، یتم تحویل أمر الإنتاج الأخير لمخزن البضاعة الجاهزة ، ویؤدي
ذلك إلى استبعاد شجرة سجل أمر الإنتاج من قاعدة البيانات ثم زیادة الكمية
الحالية من مخزون البضاعة الجاهزة في قاعدة بيانات التسویق .
وهناك العدید من مستندات المخرجات والتقاریر التي یمكن إنتاجها من
قاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل وهي :
١- أمر الإنتاج الذي یمد المصنع وقسم تخطيط الإنتاج بمستند مكتوب
یرجع إليه لكل أمر إنتاج في التشغيل .
٢- طلب المواد الذي یوضح تحویل المواد الخام من المخازن إلى قسم
الصنع الذي یحتاج إليه .
٣- آل یوم یتم تشغيل سجلات عمليات الإنتاج بالتتابع عن طریق رقم
القسم ورقم الآلة لإعداد جداول الإنتاج الكاملة لكل قسم .
نظم المعلومات المحاسبية ١٦٣
٤- التقاریر اليومية عن آفایة تكلفة العمل وآفایة استخدام المواد یمكن
الحصول عليها عن طریق مقارنة الكميات الفعلية عن الوقت والمواد بالكميات
المخططة .
٥- عندما تكتمل أوامر الإنتاج فإنه یتم إعداد تقاریر التكلفة الملخصة التي
ترسل إلى قسم المحاسبة .
٤ نظام تشغيل المجموعات باستخدام الحاسب : /١٤
٦) خرائط تدفق النظام لعمليات /١٤) ، (٥/١٤) ، (٤/ تمثل الأشكال ( ١٤
الحاسب التي تتضمن :
١- إعداد أمر الإنتاج وطلب المواد .
٢- جدولة الإنتاج .
٣- محاسبة التكاليف .
وسوف یقوم هذا القسم بدراسة آل مجال من هذه المجالات الثلاثة . آما
سوف یصف سياسات وإجراءات الرقابة التي تطبق بشكل مباشر على هذه
العمليات .
١ إعداد أمر الإنتاج وطلب المواد : /٤/١٤
یظهر إعداد المدخلات وعمليات تشغيل الحاسب اللازمة لإعداد أوامر
. (٤/ الإنتاج وطلبات المواد في الشكل ( ١٤
تبدأ هذه العمليات مرة آل أسبوع بتسلم:
" التفویض بالصنع " وهي المستندات أو القوائم من قسم تخطيط الإنتاج .
ویتم إعداد إجماليات المجموعة من واقع هذه المستندات التي قد تتضمن
عدد السجلات، وإجماليات مفردات رقم مخزون المنتج والكمية التي یجب
إنتاجها بعد الإدخال . باستعمال لوحة المفاتيح والتحقق من صحتها .
وبعد الإدخال والتحقق من صحة المدخلات، فإنه یتم فرز بيانات "التفویض
١٦٤ نظم المعلومات المحاسبية
بالصنع" بالتتابع حسب رقم مخزون المنتج والذي هو نفس التتا بع مع ملف
المواد وملف قوائم العمليات . ویتم أداء خطوة الفرز باستخدام برنامج فرز
الشریط على الحاسب .
٤): نظام تشغيل المجموعة بالحاسب لإعداد أوامر الإنتاج / شكل ( ١٤
وطلبات المواد
الخطوة التالية : في هذه العملية، هي تشغيل سجلات " التفویض بالصنع "
على الحاسب مع ملف قوائم العمليات وملف قوائم المواد وقاعدة بيانات تكلفة
أمر الإنتاج والعمليات . وتتم هذه العملية بالتتابع حسب رقم مخزون المنتج .
وبالنسبة لكل منتج یتم صنعه یتحدد أمر الإنتاج له من واقع سجل " التفویض
بالصنع " وسجل قوائم العمليات المناظر له .
فرز حسب رقم
مخزون المنتج
بيانات
الأمر
بالإنتاج
الدخول بالمفتاح
والتحقق
بيانات الأمر بالإنتاج
بيانات
الأمر
بالإنتاج
بيانات الأمر
بالإنتاج مجمعة
إعداد
إجماليات
المجموعة
دورة أسبوعية
لإعداد مستندات
الإنتاج
قاعدة
بيانات
تكلفة أمر
الإنتاج
ملف بيان
المواد
ملف
قائمة
مقارنة
إجماليات
المجموعة
قائمة الأخطاء
وملخص المعلومات
طلبات المواد أوامر الإنتاج
١
٢
١
٢
٣
إجماليات
المجموعة
نظم المعلومات المحاسبية ١٦٥
ویتحدد رقم أمر الإنتاج طبقاً لأعلى رقم تا لٍ متاح في قاعدة بيانات تكلفة
الأمر والعمليات . ویتم طبع نسختين أو أآثر من أمر الإنتاج . ویتحدد أیضاً
طلب المواد لكل منتج ویستخرج من البيانات في سجل "التفویض بالصنع "
وسجل بيان المواد المناظر ویتم طبع عدة نسخ من طلب المواد . ویتم تسجيل
آل بيانات المواد والعمليات متضمنة بيانات التكاليف المعياریة من بيان المواد
وقائمة العمليات في سجل جدید في قاعدة بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات
والمخرجات الأخيرة من هذه الدورة للحاسب ع بارة عن قائمة مطبوعة
بالمعاملات الخطأ وإجماليات المجموعة وملخص المعلومات التي یتم مقارنتها
بإجماليات المجموعة التي حسبت یدویاً قبل التشغيل آوسيلة لرقابة البيانات .
٢ جدولة الإنتاج : /٤/١٤
یفترض أنه یتم أداء هذا النشاط یومياً في نظام الحاسب ، وتظهر خریط ة
٥) وذلك آالآتي : / تدفق النظم لهذه العملية طبقاً للشكل ( ١٤
١٦٦ نظم المعلومات المحاسبية
٥): نظام تشغيل المجموعة بالحاسب لجدولة الإنتاج / شكل ( ١٤
بيانات
بطاقة التقدم
الدخول بالمفتاح
والتحقق
بطاقات التقدم
فرز حسب رقم أمر
الإنتاج
بطاقات التقدم
المجمعة
التجميع في
مجموعات
بيانات
بطاقات التقدم
مقارنة
إجماليات
المجموعة
قائمة الخطأ
وملخص
المعلومات
تحدیث یومي لأوامر
الإنتاج بالعمليات التامة
قاعدة
بيانات
تكلفة أمر
الإنتاج
والعمليات
عمليات
مخططة
فرز حسب
رقم القسم
عمليات
مخططة
دورة جدولة
الإنتاج یومياً
جداول إنتاج
الأقسام
إجماليات
المجموعة
نظم المعلومات المحاسبية ١٦٧
تبدأ هذه العملية بتحدیث قاعدة بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات، ببطاقات
التقدم التي تعتبر دليلا على إتمام عملية في محطة صنع معينة، وتحویل العمل
إلى محطة صنع تالية مخططة . ویتم تسلم بطاقات التقدم والتجميع في مجموعات .
وتتضمن إجماليات المجموعة سجل إحصاء، بالإضافة إلى المجموعات الوهمية
المكونة من رقم أمر الإنتاج وآمية الوحدات التامة .
ویتم بعد ذلك إدخال بطاقات التقدم المجمعة باستعمال لوحة المفاتيح على
الشریط ویتم التحقق من صحتها ثم یتم فرزها حسب رقم أمر الإنتاج لتشغيلها
مع قاعدة بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات .
وتشغيل بطاقات التقدم مع قاعدة بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات یعمل
على تحدیث سجل العمليات الموجود في قاعدة البيانات .
ویُستخرج من هذه العملية نوعان من المخرجات :
الأول :
عبارة عن قائمة مطبوعة بالمعاملات الخطأ وملخص المعلومات ،
وإجماليات المجموعة التي یتم مقارنتها بالإجماليات التي سبق إعدادها یدویاً قبل
التشغيل لاختبار مدى الاعتماد والوثوق بسجلات المدخلات التي تم تشغيلها .
الثاني :
شریط بجدول العمليات المخططة للأداء خلال الدورة التالية ، ویتضمن آل
سجل على هذا الشریط رقم أمر الإنتاج، ورقم العملية، ورقم القسم، ورقم عنبر
التشغيل، والكمية التي یجب إنتاجها، والوقت المعياري اللازم لكل عم لية
وأولویات آل عملية والتتابع الملائم لأداء العمليات .
ویتم بعد ذلك فرز هذا الشریط حسب رقم القسم ، ویتم تشغيله عن طریق
برنامج خاص لكي تعد جداول الإنتاج لكل قسم من الأقسام الإنتاجية ویحتوي
هذا البرنامج على بيانات عن الآلات وطاقة العمل بكل قسم .
١٦٨ نظم المعلومات المحاسبية
وغالباً م ا تكون البرامج من هذا النوع برامج معقدة ولدیها القدرة على
التوصل إلى جداول تمثل التعيين الأمثل للموارد لتحقيق أقصى إنتاج .
٣ محاسبة التكاليف : /٤/١٤
تظهر خریطة تدفق النظم لعمليات الحاسب اليومية لمحاسبة التكاليف طبقاً
. (٦/ للشكل ( ١٤
نظم المعلومات المحاسبية ١٦٩
یفترض أن آل العمليات التي تظهر في خریطة تدفق النظم یتم أداؤها مرة
آل یوم. ولتبسيط دراسة خریطة التدفق، فإننا نجد أنها مقسمة إلى ثلا ثة أقسام
یفصلها عن بعضها خطوط متقطعة . ومجالات التطبيق ثلاثة هي : تكاليف
المواد، وتكاليف العمل، وتحدیث البضاعة الجاهزة . حيث تظهر آالآتي :
أ- عمليات تكلفة المواد :
تستخدم عمليات تكلفة المواد، شریط تكلفة المواد المنصرفة الذي نتج
(٢/ آمخرجات من تحدیث ملف مخزون المواد الخام آما ظهر في الشكل ( ١٣
في الوحدة ( ١٣ ) ویحتوي آل سجل على هذا الشریط ، رقم طلب المواد ، ورقم
أمر الإنتاج ورقم آود القسم الذي صرفت من أجله المواد وتكلفة الوحدة من
طلبات المواد والتي تؤآد الصرف من المخازن للإنتاج .
ویجب فرز هذا الشریط بالتتابع حسب رقم أمر الإنتاج قبل تشغيله
باستخدام قاعدة بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات . ودورة الحاسب تحدث
سجلات استخدام المواد والتكاليف الموجو دة في هذه القاعدة للبيانات .
والمخرجات التي تنشأ من هذه الدورة هي :
١- قائمة مطبوعة بالمعاملات الخاطئة ومعلومات ملخصة والتي تتضمن
ملخص قيد اليومية الذي یجعل المنتجات تحت التشغيل مدینة ومخزون المواد
الخام دائناً .
٢- شریط یتضمن بيانات استخدام المواد، یحتوي على الاستخدام الفعلي
والاستخدام المعياري وانحرافات التكلفة الناتجة لكل العمليات التامة ، ویتم فرز
هذا الشریط حسب رقم القسم، ویتم تشغيله لإنتاج التقاریر اليومية لاستخدام
المواد في آل قسم من أقسام الإنتاج .
(ب) عمليات تكاليف العمل :
تبدأ عمليات تكاليف العمل، آل یوم مع تجميع بطاقات وقت الشغلة في
مجموعات وحساب إجماليات المجموعة . ومن بين إجماليات المجموعة التي
١٧٠ نظم المعلومات المحاسبية
یتم إعدادها: عدد السجلات، ورقم بطاقات وقت الشغلة ومجموعات وهمية
تتضمن: رقم العامل، معدل الأجر، ساعات العمل .
ویتم بعد ذلك إدخال سجلات وقت الشغلة باستخدام لوحة المفاتيح على
شریط ممغنط ویتم التحقق من صحتها وتفرز بالتتابع حسب رقم أمر الإنتاج
لتشغيلها باستخدام قاعدة بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات .
والخطوة الثانية :
في هذه العملية هي تشغيل سجلات وقت الشغلة لنقل بيانات وقت إتمام
العمليات ومعدل أجر الع امل، لقاعد ة بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات لو أن
المصروفات الصناعية الإضافية قد حملت على أساس ساعات العمل المباشر أو
تكلفة العمل المباشر، فإن هذا التشغيل یحسب أیضاً التكاليف الصناعية المحملة
في سجلات هذه التكاليف في الملف .
ومخرجات هذه العملية :
١- قائمة مطبوعة ب المعاملات الخاطئة، ومعلومات ملخصة تتضمن
ملخص قيود اليومية التي تجعل تكلفة الإنتاج تحت التشغيل مدیناً، وحسابات
الأجور ومراقبة التكاليف الصناعية الإضافية دائنة . ویحتوي التقریر أیض اً على
إجماليات المجموعة المتجمعة خلال الدورة ویتم مقارنتها مع تلك التي سبق
حسابها قبل إعداد المدخلات آنوع من اختبارات الرقابة .
٢- شریط لبيانات آفایة تكلفة العمل . ویحتوي هذا الشریط على الوقت
الفعلي والمعياري ومعدل أجر العمل المعياري لكل العمليات التي تم أد اؤها
بواسطة آل عمال الإنتاج أثناء اليوم . ویتم فرز الشریط حسب رقم القسم وآود
العامل، ثم بعد ذلك یتم تشغيله لإنتاج تقریر آفایة تكلفة العمل لكل قسم من
الأقسام الإنتاجية .
٣- شریط لبيانات التكاليف لأوامر الإنتاج التي تمت بصورة آاملة آنتيجة
للعمليات التي تمثلها بطاقات وقت العملية . ویتم استبعاد آل سجلات هذه التامة
نظم المعلومات المحاسبية ١٧١
من قاعدة بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات، لأنها لا تمثل منتجات ما زالت
تحت التشغيل ولا تستلزم جدولة إنتاج وشریط العمليات التامة، یتم فرزه حسب
رقم مخزون البضاعة الجاهزة، ویتم تشغيله لتحدیث الملف الرئيسي لمخزون
البضاعة الجاهزة .
والمخرجات الأولى من هذه الدورة :
أ- قائمة مطبوعة للمع املات الخاطئة، وملخص المعلومات الذي یحتوي
ملخص قيود اليومية التي تجعل مخزون البضاعة الجاهزة مدیناً والإنتاج تحت
التشغيل دائناً عن تكلفة صنع هذه المنتجات .
ب- والتقریر المطبوع الثاني من هذه الدورة ، عبارة عن سلسلة من
ملخصات تكلفة الإنتاج التام ، ویطبع من آل تقریر من هذه التقاریر الملخصة
تفاصيل آل تكاليف الإنتاج لكل أمر إنتاج .
ج- والتقریر المطبوع الثالث والأخير الناتج من هذه الدورة ، هو تقریر حالة
مخزون البضاعة الجاهزة، ویفترض أن یعد هذا التقریر آما هو ظاهر من الخط
المتقطع مرة آل أسبوع وليس یومياً. ویمكن إعداده یومياً إذا اعتبر ذلك ضروریاً .
٤ سياسات وإجراءات الرقابة : /٤/١٤
١- تدور إجماليات المجموعة حول مستندات المدخلات والتحقق من
صحة البيانات فيها عند إدخالها باستخدام لوحة المفاتيح وهي طریقة للرقابة
على نظام معلومات الإنتاج الذي یستخدم الحاسب آما سبق ذآره . أما
الموضوعات التي تتعلق بحمایة البيانات والتحقق من صحتها وصلاحيتها
وترتبط أساساً بهذا النظام فسوف نتناول دراستها في هذا القسم .
٢- المحور الأساسي لحمایة البيانات في هذا النظام یجب أن یكون قاعدة
بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات ، فلو دمرت هذه القاعدة فإن أساس جدولة
الإنتاج وتكلفة الإنتاج تحت التشغيل سوف یفقد . ولذلك یجب إعداد نسخة طبق
الأصل من هذه القاعدة للبيانات في نهایة آل یوم من أیام التشغيل .
١٧٢ نظم المعلومات المحاسبية
٣- یجب حمایة هذه النسخة مع آل أشرطة المعاملات متضمنة شریط
بيانات التفویض بالصنع ، وشریط بيانات بطاقات التقدم و أشرطة تكاليف المواد
المنصرفة وشریط سجلات وقت العملية ، حتى یكون في الإمكان إعادة بناء
قاعدة البيانات إذا آان ذلك ضروریاً .
٤- یجب استخدام علامات التمييز الداخلية والخارجية لتعریف الملف وتاریخ
انتهاء آل نسخة ومدة الصلاحية. آما یجب نقل حلقة شریط الملف من آل نسخة
متداولة من الملف لحمایته، وعندما لا تكون هذه النسخ المتداولة في الاستخدام، فإنه
یجب تخزینها في مكتبة تخزین الأشرطة تحت رقابة أمين مكتبة الأشرطة .
٥- یتم السماح بإخراج الأشرطة في أوقات التشغيل المخططة فقط أو بأمر
خاص وحزمة الأقراص الممغنطة التي تحتوي على النسخة الحالية لقاعدة
بيانات تكلفة أمر الإنتاج والعمليات فإنه یجب تخزینها في مكتبة الملفات عندما
لا تكون في الاستخدام ولا یسمح بإخراجها إلا بأمر خاص . ویجب تخزین
النسخة الاحتياطية لقاعدة البيانات وأشرطة المعاملات في موقع آمن .
٦- هناك ثلاثة ملفات رئيسية أخرى یحتفظ بهم على القرص في هذا
النظام : ملف بيان المواد، وملف قائمة العمليات، والملف الرئيسي للبضاعة
الجاهزة، إذ یجب تخزین حزم الأقراص التي تحتوي على هذه الملفات في
مكتبة الملفات عندما لا تكون في الاستخدام . آما یجب حمایتها باستخدام
العلامات المميزة الداخل ية والخارجية . وأیضاً یجب حمایة ملفات الأشرطة
الأخرى، التي تتضمن شریط جدولة العمليات، وشریط بيانات استخدام المواد
وشریط بيانات آفایة العمل ، وشریط العمليات التامة ، وذلك عن طریق تحریك
حلقات حمایة ملف الشریط واستخدام عمليات التمييز الداخلية والخارجية .
٧- یجب أن یحتوي آل برنامج من البرامج الخمسة لتحدیث الملفات ، في
نظام معلومات الإنتاج ، على برامج مساعدة للتحقق من صحة المدخلات ، وأن
تتضمن إجراءات متعددة لاختبارات التنقيح على آل معاملات المدخلات ولأن
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٣
آل عملية تشغيل تتم بترتيب متتابع فإنه یجب دائماً أداء اختبار التتابع على
سجلات المدخلات . وبالإضافة إلى ذلك فإنه عند تحدیث قاعدة بيانات تكلفة
أمر الإنتاج والعمليات ببطاقات التقدم وببطاقات وقت العملية ، فإنه یجب اختبار
صحة رقم العملية ورقم القسم ورقم الآلة أو عنبر التشغيل ، وعند تحدیث هذه
القاعدة بالمواد المنصرفة ، فإنه یجب اختبار صحة رقم المخزون ورقم القسم .
ویتم هذا الاختبار للتحقق من الصحة ، عن طریق مقارنة قيم هذا الصنف من
المواد في سجلات المدخلات مع قيم نفس الصنف في الملف الرئيسي .
٨- یجب إجراء اختبارات الحقول واختبار المعقولية على القيم الرقمية
وتتضمن هذه الحقول :
الكمية التي یجب أن تنتج في سجلات التفویض بالصنع ، والكمية التامة
في بطاقات التقدم ، والكمية وتكلفة الوحدة للمواد المنصرفة ، وساعات العمل ،
ومعدل الأجر ، والكمية التامة في بطاقات وقت العملية ، والكمية التامة وتكلفة
الوحدة في سجلات العمليات التامة ، ویتم اختبار معقولية القيم لكل بند من هذه
البنود عن طریق المقارنة بالمتوسط أو بالقيم المتوقعة المسجلة في الملفات
الرئيسية .
٩- ضرورة مراجعة ومتابعة التقاریر المتعددة للمعاملات الخاطئة . ویجب
أن تكون هذه الوظيفة من مسئولية أفراد غير مشغلي النظام أو معدي البرامج،
آما یجب تتبع مصدر آل خطأ في المعاملات آوسيلة لتأآيد الدقة وتصحيح
الأخطاء ، ویجب إعداد وتقدیم تصحيح الخطأ للنظام على وجه السرعة .
١٧٤ نظم المعلومات المحاسبية
ملخص
١- تهتم إدارة الإنتاج أساساً بتخطيط ورقابة عملية تصنيع منتج معين .
وذلك عن طریق تحدید ماذا یجب إنتاجه وتحدید متى وآيف یجب
الإنتاج بالإضافة إلى تنسيق ورقابة عمليات الإنتاج .
٢- إن مواصفات المواد اللازمة لكل منتج یحتویها مستند یطلق عليه
"قائمة المواد" والعمليات والآلات اللازمة لكل عملية واحتياجات الوقت
المعياري یمثلها مستند یطلق عليه " قائمة العمليات " . آما أن تخطيط
الوقت الم حدد الذي یتم على أساسه تصنيع مفردات المنتج یشار إليه
ب " جدولة الإنتاج " .
٣- تتضمن وظيفة رقابة العمليات ، آل أوجه النشاط التي تتعلق بتسهيل
وتنسيق ورقابة العمليات في الأقسام الإنتاجية المختلفة ، وذلك في ضوء
ثلاثة معایير هي : معایير الوقت – ومعایير التكلفة – ومعایير الجودة .
وتدخل معایير الوقت في قوائم العمليات التي یحتویها بالتبعية جدول
الإنتاج.
٤- قاعدة بيانات الإنتاج عبارة عن مجموعة مترابطة من قواعد البيانات،
إذ تتضمن: قاعدة بيانات التسویق، وقاعدة بيانات مخزون المواد الخام،
وقاعدة بيانات هيكل المنتج ، وقاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل .
٥- إن قاعدة بيانات الإنتاج تحت التشغيل هي قلب ومحور قاعدة بيانات
الإنتاج وتحتوي على عدد من السجلات لكل أمر إنتاج وهي تدخل في
ملف رئيسي للإنتاج تحت التشغيل ومجموعة من سجلات طلب المواد
بالإضافة إلى مجموعة من سجلات العمليات . ویتم ترتيب هاتين
المجموعتين من السجلات في شجرة مع ملف رئيسي للإنتاج تحت
التشغيل یمثل الأب وسجلات طلب المواد والعمليات تمثل الأبناء .
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٥
٦- إن خرائط تدفق النظام لعمليات الحاسب تتضمن إعداد أمر الإنتاج
وطلب المواد وجدولة الإنتاج بالإضافة إلى محاسبة التكاليف .
٧- تدور آل سياسات وإجراءات الرقابة حول التحقق من صحة البيانات
بالإضافة إلى حمایة ملفات القرص وملفات الأشرطة الممغنطة ، ویتم
حمایة هذه الملفات باستخدام العلامات المميزة الداخلية والخارجية .
٨- یجب أن یحتوى آل برنامج من البرامج الخمسة لتحدیث الملفات على
برامج مساعدة للتحقق من صحة المدخلات وأن تتضمن إجراءات
متعددة لاختبار التنقيح بالإضافة إلى اختبارات الحقول واختبار المعقولية
على القيم الرقمية .
٩- هناك ضرورة لمراجعة ومتابعة التقاریر المتعددة للمعاملات الخاطئة ،
ویجب تتبع مصدر آل خطأ في المعاملات آوسيلة لتأآيد الدقة وتصحيح
الأخطاء .
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٧
الوحدة الخامسة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الأفراد
الأهداف:
تتعلق إدارة الأفراد بتخطيط وتنسيق ورقابة استخدام الموارد البشریة
داخل التنظيم . وتختص نظم المعلومات لإدارة الأفراد بتشغيل المعلومات عن
الأفراد داخل التنظيم من حيث تعيينهم وتدریبهم وتأم ينهم ومكافآتهم . وینتج
نظام المعلومات المحاسبي آثي رًا من المعلومات النافعة لإدارة الأفراد من خلال
تشغيل أجور العاملين .
لهذا تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات
للمعلومات لإدارة الأفراد وتوضح المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات
المحاسبي له ا. آما تقوم بإعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل الأجور بالإضافة إلى تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الأفراد . /١٥
٢ نظام تشغيل الأجور . /١٥
٣ قاعدة بيانات الأجور . /١٥
٤ نظام تشغيل المجموعة باستخدام الحاسب . /١٥
٥ أساليب وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور . /١٥
١ وظيفة إدارة الأفراد: /١٥
١) ولا تحدث / یظهر الهيكل التنظيمي لوظيفة إدارة الأفراد في الشكل ( ١٥
وظيفة إدارة الأفراد آلها داخل تنظيم الأفراد . فكل مسئول داخل التنظيم یلعب
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٧
الوحدة الخامسة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الأفراد
الأهداف:
تتعلق إدارة الأفراد بتخطيط وتنسيق ورقابة استخدام الموارد البشریة
داخل التنظيم . وتختص نظم المعلومات لإدارة الأفراد بتشغيل المعلومات عن
الأفراد داخل التنظيم من حيث تعيينهم وتدریبهم وتأم ينهم ومكافآتهم . وینتج
نظام المعلومات المحاسبي آثي رًا من المعلومات النافعة لإدارة الأفراد من خلال
تشغيل أجور العاملين .
لهذا تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات
للمعلومات لإدارة الأفراد وتوضح المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات
المحاسبي له ا. آما تقوم بإعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل الأجور بالإضافة إلى تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الأفراد . /١٥
٢ نظام تشغيل الأجور . /١٥
٣ قاعدة بيانات الأجور . /١٥
٤ نظام تشغيل المجموعة باستخدام الحاسب . /١٥
٥ أساليب وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور . /١٥
١ وظيفة إدارة الأفراد: /١٥
١) ولا تحدث / یظهر الهيكل التنظيمي لوظيفة إدارة الأفراد في الشكل ( ١٥
وظيفة إدارة الأفراد آلها داخل تنظيم الأفراد . فكل مسئول داخل التنظيم یلعب
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٧
الوحدة الخامسة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الأفراد
الأهداف:
تتعلق إدارة الأفراد بتخطيط وتنسيق ورقابة استخدام الموارد البشریة
داخل التنظيم . وتختص نظم المعلومات لإدارة الأفراد بتشغيل المعلومات عن
الأفراد داخل التنظيم من حيث تعيينهم وتدریبهم وتأم ينهم ومكافآتهم . وینتج
نظام المعلومات المحاسبي آثي رًا من المعلومات النافعة لإدارة الأفراد من خلال
تشغيل أجور العاملين .
لهذا تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات
للمعلومات لإدارة الأفراد وتوضح المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات
المحاسبي له ا. آما تقوم بإعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل الأجور بالإضافة إلى تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الأفراد . /١٥
٢ نظام تشغيل الأجور . /١٥
٣ قاعدة بيانات الأجور . /١٥
٤ نظام تشغيل المجموعة باستخدام الحاسب . /١٥
٥ أساليب وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور . /١٥
١ وظيفة إدارة الأفراد: /١٥
١) ولا تحدث / یظهر الهيكل التنظيمي لوظيفة إدارة الأفراد في الشكل ( ١٥
وظيفة إدارة الأفراد آلها داخل تنظيم الأفراد . فكل مسئول داخل التنظيم یلعب
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٧
الوحدة الخامسة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الأفراد
الأهداف:
تتعلق إدارة الأفراد بتخطيط وتنسيق ورقابة استخدام الموارد البشریة
داخل التنظيم . وتختص نظم المعلومات لإدارة الأفراد بتشغيل المعلومات عن
الأفراد داخل التنظيم من حيث تعيينهم وتدریبهم وتأم ينهم ومكافآتهم . وینتج
نظام المعلومات المحاسبي آثي رًا من المعلومات النافعة لإدارة الأفراد من خلال
تشغيل أجور العاملين .
لهذا تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات
للمعلومات لإدارة الأفراد وتوضح المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات
المحاسبي له ا. آما تقوم بإعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل الأجور بالإضافة إلى تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الأفراد . /١٥
٢ نظام تشغيل الأجور . /١٥
٣ قاعدة بيانات الأجور . /١٥
٤ نظام تشغيل المجموعة باستخدام الحاسب . /١٥
٥ أساليب وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور . /١٥
١ وظيفة إدارة الأفراد: /١٥
١) ولا تحدث / یظهر الهيكل التنظيمي لوظيفة إدارة الأفراد في الشكل ( ١٥
وظيفة إدارة الأفراد آلها داخل تنظيم الأفراد . فكل مسئول داخل التنظيم یلعب
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٧
الوحدة الخامسة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الأفراد
الأهداف:
تتعلق إدارة الأفراد بتخطيط وتنسيق ورقابة استخدام الموارد البشریة
داخل التنظيم . وتختص نظم المعلومات لإدارة الأفراد بتشغيل المعلومات عن
الأفراد داخل التنظيم من حيث تعيينهم وتدریبهم وتأم ينهم ومكافآتهم . وینتج
نظام المعلومات المحاسبي آثي رًا من المعلومات النافعة لإدارة الأفراد من خلال
تشغيل أجور العاملين .
لهذا تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات
للمعلومات لإدارة الأفراد وتوضح المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات
المحاسبي له ا. آما تقوم بإعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل الأجور بالإضافة إلى تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الأفراد . /١٥
٢ نظام تشغيل الأجور . /١٥
٣ قاعدة بيانات الأجور . /١٥
٤ نظام تشغيل المجموعة باستخدام الحاسب . /١٥
٥ أساليب وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور . /١٥
١ وظيفة إدارة الأفراد: /١٥
١) ولا تحدث / یظهر الهيكل التنظيمي لوظيفة إدارة الأفراد في الشكل ( ١٥
وظيفة إدارة الأفراد آلها داخل تنظيم الأفراد . فكل مسئول داخل التنظيم یلعب
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٧
الوحدة الخامسة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الأفراد
الأهداف:
تتعلق إدارة الأفراد بتخطيط وتنسيق ورقابة استخدام الموارد البشریة
داخل التنظيم . وتختص نظم المعلومات لإدارة الأفراد بتشغيل المعلومات عن
الأفراد داخل التنظيم من حيث تعيينهم وتدریبهم وتأم ينهم ومكافآتهم . وینتج
نظام المعلومات المحاسبي آثي رًا من المعلومات النافعة لإدارة الأفراد من خلال
تشغيل أجور العاملين .
لهذا تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات
للمعلومات لإدارة الأفراد وتوضح المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات
المحاسبي له ا. آما تقوم بإعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل الأجور بالإضافة إلى تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الأفراد . /١٥
٢ نظام تشغيل الأجور . /١٥
٣ قاعدة بيانات الأجور . /١٥
٤ نظام تشغيل المجموعة باستخدام الحاسب . /١٥
٥ أساليب وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور . /١٥
١ وظيفة إدارة الأفراد: /١٥
١) ولا تحدث / یظهر الهيكل التنظيمي لوظيفة إدارة الأفراد في الشكل ( ١٥
وظيفة إدارة الأفراد آلها داخل تنظيم الأفراد . فكل مسئول داخل التنظيم یلعب
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٧
الوحدة الخامسة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الأفراد
الأهداف:
تتعلق إدارة الأفراد بتخطيط وتنسيق ورقابة استخدام الموارد البشریة
داخل التنظيم . وتختص نظم المعلومات لإدارة الأفراد بتشغيل المعلومات عن
الأفراد داخل التنظيم من حيث تعيينهم وتدریبهم وتأم ينهم ومكافآتهم . وینتج
نظام المعلومات المحاسبي آثي رًا من المعلومات النافعة لإدارة الأفراد من خلال
تشغيل أجور العاملين .
لهذا تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات
للمعلومات لإدارة الأفراد وتوضح المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات
المحاسبي له ا. آما تقوم بإعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل الأجور بالإضافة إلى تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الأفراد . /١٥
٢ نظام تشغيل الأجور . /١٥
٣ قاعدة بيانات الأجور . /١٥
٤ نظام تشغيل المجموعة باستخدام الحاسب . /١٥
٥ أساليب وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور . /١٥
١ وظيفة إدارة الأفراد: /١٥
١) ولا تحدث / یظهر الهيكل التنظيمي لوظيفة إدارة الأفراد في الشكل ( ١٥
وظيفة إدارة الأفراد آلها داخل تنظيم الأفراد . فكل مسئول داخل التنظيم یلعب
نظم المعلومات المحاسبية ١٧٧
الوحدة الخامسة عشرة
نظم المعلومات المحاسبية لإدارة الأفراد
الأهداف:
تتعلق إدارة الأفراد بتخطيط وتنسيق ورقابة استخدام الموارد البشریة
داخل التنظيم . وتختص نظم المعلومات لإدارة الأفراد بتشغيل المعلومات عن
الأفراد داخل التنظيم من حيث تعيينهم وتدریبهم وتأم ينهم ومكافآتهم . وینتج
نظام المعلومات المحاسبي آثي رًا من المعلومات النافعة لإدارة الأفراد من خلال
تشغيل أجور العاملين .
لهذا تهدف هذه الوحدة إلى وصف مسئوليات القرارات والاحتياجات
للمعلومات لإدارة الأفراد وتوضح المعلومات التي یوفرها نظام المعلومات
المحاسبي له ا. آما تقوم بإعداد خرائط التدفق التي تصف تدفق البيانات
والمعلومات داخل نظام تشغيل الأجور بالإضافة إلى تصميم وتقييم سياسات
وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور .
العناصر:
١ وظيفة إدارة الأفراد . /١٥
٢ نظام تشغيل الأجور . /١٥
٣ قاعدة بيانات الأجور . /١٥
٤ نظام تشغيل المجموعة باستخدام الحاسب . /١٥
٥ أساليب وإجراءات الرقابة لنظام تشغيل الأجور . /١٥
١ وظيفة إدارة الأفراد: /١٥
١) ولا تحدث / یظهر الهيكل التنظيمي لوظيفة إدارة الأفراد في الشكل ( ١٥
وظيفة إدارة الأفراد آلها داخل تنظيم الأفراد . فكل مسئول داخل التنظيم یلعب
الاشتراك في:
الرسائل (Atom)
المشاركات الشائعة
-
"اللهم بلغنا رمضان" إنه الحداء الخالد الذي ردَّده الحبيب- صلى الله عليه وسلم- عندما كان يقترب موعد قدوم الشهر الكريم، ... -
قصةعن التقوى:العابدوالمرأة الجميلة قصص عن التقوى وهي قصة لشاب عابد من الكوفة أوردها الزبيدي في كتابه "إتحاف السادة المتقين " ... -
قصيدة جميلة جدا ((أنا لست من عشاق ليلى أو بثينة أو سمر )) ------------------------------------------- بداية القصيدة أحببتها منذ الصغر حب... -
سورة الفاتحة من الأحاديث الصحيحة التي وردت فضل سورة الفاتحة : 1) عن ابن عباس رضي الله عنهما قال : ( بينما جبريل قاعد عند النبي صل... -
------------------------------------------------------------------------------------------------------...
-
جيه بي إي جي (بالإنجليزية: JPEG) في المعلوماتية هي طريقة معيارية شائعة لضغط الصور الرقمية مع خسارة في القيمة المعلوماتية للصورة. ويسمى ال...
-
كلب الماستيف التبتي تمتاز كلاب ماستيف بالحجم الكبير والقوة الكبيرة حيث أن قوته أكبر من قوة كلاب بيتبول. يمتلك الماستيف التبتي شعراً كثيف... -
امثال واقوال وحكم تونسية I حكم وأمثال DAWIN2014 أتمنى لكم مشاهدة ممتعة ☺ ===================== إذا أعجبك المقطع لا تنسى ...
-
سياسة الخصوصية تصف سياسة الخصوصية هذه سياساتنا وإجراءاتنا المتعلقة لا لجمع معلوماتك ولا استخدامها ولا الإفصاح عنها عند استخدامك للخدمة وتخبر...
-
نظم المعلومات المحاسبية القسم الأول مقدمة فى نظم المعلومات المحاسبية نظم المعلومات المحاسبية نظم المعلومات المحاسبية الوحدة ...
