- مفهوم التوظيف وأبعاد عملية التوظيف :
يستهدف التوظيف توفير العمالة اللازمة للمنظمة بالنوعيات والإعداد المطلوبة في ضوء الاحتياجات المخططة من العمالة .
وتمتد أبعاد هذه الوظيفة لتشتمل استقطاب مرشحين محتملين لشغل الوظائف الشاغرة واختيار أفضلهم بالاستعانة بأساليب موضوعية للاختيار.
- استقطاب الأفراد الصالحين للتعيين :
· مفهوم الاستقطاب :
هو عملية البحث عن والحصول على مرشحين محتملين للوظائف بالعدد الكافي والنوعية المرغوبة وفي الوقت المناسب حتى يمكن اختيار الأكثر ملائمة لشغل الوظائف الشاغرة .
· أهداف الاستقطاب :
- اجتذاب عدد كاف من المرشحين .
- اجتذاب الأفراد المناسبين.
- الإسهام في زيادة معدل استقرار العمالة بتقليل احتمال ترك المتقدمين للمنظمة بعد اختيارهم بفترة قصيرة .
- تشكيل وتكوين قوى عاملة ذات تأهيل وكفاءة عالية .
- تقليل جهود ونفقات التدريب نتيجة التركيز على استقطاب مجموعة ملائمة متميزة ذات كفاءة .
· مصادر الاستقطاب :
- مصادر داخلية : تتمثل في العاملين الحاليين بالمنظمة من خلال التحرك الأفقي بالنقل لوظائف أخرى أو رأسياً بالترقية لوظائف ذات مستوى أعلى.
وترجع أهمية هذا المصدر إلى أن العاملين الحاليين على معرفة ودراية بظروف المنظمة وأوضاعها وسياساتها ويكون أيضاً أقل تكلفة من حيث المال والوقت.
- مصادر خارجية : عن طريق مكاتب التوظيف أو وسائل الإعلان المختلفة (الصحف – المجلات – الإذاعة – التلفزيون – الانترنت)
· اختيار وتعيين الموارد البشرية :
ترجع أهمية الاختيار والتعيين الدقيق إلى أن أساليب العمل الجيدة وإجراءاته الدقيقة تحتاج بالضرورة إلى أفراد أكفاء في مختلف المستويات قادرين على تحقيق أهداف المنظمة .
· تقديم طلبات الالتحاق بالمنظمة :
بعد اتمام مرحلة الاستقطاب تأتي المرحلة الثانية وهي تقديم طلبات الالتحاق بالعمل سواء من خلال إرسالها بالبريد أو عن طريق حضور المرشح لاستيفاء نموذج خاص للالتحاق بالعمل .
وتحقق طلبات الالتحاق أغراضاً ثلاثة هي :
- تساعد في استبعاد المتقدمين غير المناسبين
- تكون هذه الطلبات بمثابة مرجع في مرحلة إجراء المقابلة مع المتقدمين
- تكون هذه الطلبات أساس الملفات الشخصية للمرشحين الذين اجتازوا وبنجاح الاختبارات المقررة لشغل الوظائف الشاغرة .
· سمات مشتركة لنماذج الالتحاق:
باختلاف الوظائف هناك مجموعة من البيانات لابد من وجودها وهي :
- معلومات شخصية : كالاسم ، العنوان السن ، الجنس ، الحالة الاجتماعية ، الجنسية ، الديانة .
- التعليم والمؤهلات : نوع الدراسة ، الدرجات العلمية ، تقديراتها ، تاريخ التخرج .
- أسماء الأشخاص أو الجهات التي يمكن الرجوع إليها لاستيفاء بيانات أو معلومات خاصة بالمتقدم
- التاريخ الوظيفي :اسم الجهات السابق العمل لها ، عناوينها تاريخ العمل والوظائف التي تم شغلها وأسباب تركها .
· الاختبارات كوسيلة للاختبار :
هناك صور مختلفة للاختبارات وهي الاختبار التحريري ، الاختبار العلمي ، الاختبار الشفوي ، واختيار نوع من هذه الاختبارات يتوقف على متطلبات الوظيفة وشروط شغلها .
- الاختبار التحريري:
حيث تعطي للمتقدم ورقة تتضمن عدد من الأسئلة ويطلب منه الإجابة عليها وقد تكون هذه الأسئلة حرة (أي يترك للمتقدم حرية الإجابة عنها بطريقته المفضلة) أو أن تكون هذه الأسئلة ذات إجابات قصيرة حيث لا تكون هناك سوى إجابة واحدة (وهي اختبارات موضوعية) وتأخذ هذه الاختبارات أشكال متعددة .
· أسئلة الصواب والخطأ :
وفيها تتضمن الأسئلة عدداً من الجمل بعضها صحيح والآخر خطأ على أن توضع علامة ( ) أمام العبارات الصحيحة وعلامة ( ) أمام العبارات الخاطئة .. مثال ذلك :
- الحيازة في المنقول سند الملكية.
- تفويض السلطة يعرقل التنظيم الإداري.
· أسئلة الاختيار المتعدد :
حيث يكون للسؤال عدد من الإجابات أحداهما صحيحة والأخرى خاطئة .. مثال:
ضع علامة ( ) أمام الإجابة الصحيحة :
ما هي الدولة التي عاصمتها برن ؟ أوغندا سويسرا بلغاريا
- يشترط في رجل الإدارة الكفء :
القدرة على تحديد الأهداف بوضوح
الحيوية والنشاط والصحة الجيدة
الرجوع إلى الرئيس الأعلى دائماً لاتخاذ القرار السليم .
· أسئلة تكميلية :
حيث تتضمن عدداً من العبارات أو الجمل الناقصة ويجب تكملتها .. مثال:
- إن أفضل أساليب القيادة هو الأسلوب .............................
- إن الاهتمام بالعنصر لا إنساني في الإدارة له مزايا عديدة أهمها .........................................
- من عوامل رفع الكفاءة الإنتاجية أن يحدد الأجر على قدر ........................................
والاختبارات التحريرية بصفة عامة يمكن استخدامها لاختبار عدد كبير من المتقدمين ، حيث تحقق مبدأ تكافؤ الفرص ، لكنها لا تستطيع الكشف عن الجوانب الشخصية الذاتية في المتقدمين وهي إحدى الجوانب التي يتم الاختيار بناء عليها .
الاختبارات العملية :
وهي في طبيعتها اختبارات أداء Performance Tests تهدف إلى الكشف عن قدرة المرشح على أداء أعمال معينة ، فضلاً عن كونها اختبارات مهنية Trade Tests لقياس المهارات أو المعارف الفنية للشخص .
وتعقد هذه الاختبارات بصفة خاصة بالنسبة للوظائف الفنية والحرفية وغيرها من الوظائف التي من طبيعتها تشغيل أو إصلاح أو صيانة أجهزة أو ماكينات أو آلات أو إجراء تجارب معملية ، ومن أمثلتها الوظائف الآتية : فني مختبرات طبية ، فني أشعة ، فني تكييف ، مشغل كمبيوتر ، رسام هندسي ، سائق ، فني إصلاح سيارات ، فني صيانة ، محضر كيمائي ... وغيرها ويصعب اكتشاف قدرات المرشحين لشغل هذه الوظائف عن طريق الاختبارات التحريرية أو الشفوية ، وعلى هذا فالسبيل إلى ذلك هو اختبارهم في بعض النواحي المتصلة بالعمل الذي سيزاولونه .
والاختبارات العملية – شأنها شأن الاختبارات التحريرية – طريقة غير كاملة للمفاضلة بين الأفراد لعدم إمكان الحكم على شخصية المتقدم للاختبار ، ولذلك يفضل أن يتبعها إجراء مقابلة مع المتقدم للكشف عن جوانب وهيكل شخصيته.
الاختبارات الشفوية أو المقابلات الشخصية :
وفيها يتم تمحيص الحقائق اللازمة عن خبرة المتقدم العملية وخصائصه وصفاته الشخصية ، و ذلك للحكم على مدى صلاحيته للنهوض بأعباء العمل وعن المنظمة بصفة عامة وتزويده بالمعلومات عن ظروف العمل وفرص التقدم ، وغيرها من المعلومات التي يهم الشخص معرفتها قبل التحاقه بالعمل . وهذه الحقائق يصعب في الواقع الوقوف عليها بأنواع الاختبارات الأخرى . ففي أثناء المقابلة Interview تكون الفرصة متاحة لملاقاة المتقدم وجهاً لوجه وتحليل شخصيته من واقع تصرفاته وسلوكه وميوله واتجاهاته وانفعالاته وآرائه ، كذلك الوقوف مباشرة على ما يتمتع به الشخص من ذكاء ولباقة وقدرة على الاستدلال والحكم على الأمور وغيرها من الصفات والخصائص .
وعادة ما يتولى إجراء المقابلة مع المتقدمين للاختبار لجنة خاصة يرأسها أحد المديرين التنفيذيين ويمثل فيها الجهاز المختص بشؤون الموارد البشرية في المنظمة ، كذلك يمثل فيها رئيس قسم التدريب ورئيس القسم المختص الذي تتواجد به الوظيفة الشاغرة ، كما قد تضمن اللجنة خبراء في العلوم السلوكية . وفي المقابلة تتاح الفرصة للوقوف على أبعاد شخصية المتقدم واهتماماته وميوله وغيرها . كذلك هناك وظائف معينة تستلزم صفات خاصة كالمظهر الشخصي وطريقة التعبير والتخاطب وقوة الشخصية والقدرة على الإقناع وغيرها من الصفات التي يصعب اكتشافها بواسطة الاختبارات التحريرية أو العملية ، ومن أمثلتها الوظائف الإدارية ووظائف مندوبي البيع ومديري العلاقات العامة وغيرها . بالإضافة على ذلك فإنه غالباً ما تستخدم الاختبارات الشفوية (المقابلات) كوسيلة مكملة للاختبارات التحريرية والعملية ، وهذا إجراء يساعد في تصفية المتقدمين.
ويعتمد نجاح المقابلة على مهارة المقابل Interviewer في إدارة دفة المقابلة بنجاح ، وقدرته على النفاذ إلى أعماق النفس البشرية . ويعتمد ذلك بالدرجة الأولى على اتساع خبراته ووفرة معلوماته في مجال دراسة وتحليل سلوك الأفراد واتجاهاتهم ومكونات الشخصية الإنسانية . هذا إلى جانب قوة ملاحظته وقدرته على استخلاص الحقائق والمعلومات المطلوبة عن المرشح .
أنواع المقابلات في عملية الاختيار:
يمكننا أ، نميز نوعين أساسيين من المقابلات هما : المقابلة الموجهة Directive or Guided Interview والمقابلة غير الموجهة Nondirective or Unguided Interview .
والمقابلة الموجهة هي النوع المستعمل غالباً في اختيار أفراد القوى العاملة حيث يُعد نموذج خاص يتضمن عدداً من الأسئلة تقوم على تحليل مقومات ومواصفات العمل . ويحدد هذا النموذج الإطار العام للمناقشة ، كما يحدد النواحي التي تجمع عنها المعلومات والبيانات عن المتقدم لشغل الوظيفة . لكن ليس معنى ذلك أن تحدد أسئلة معينة يلتزم بها المقابل ، وإنما يترك له حرية توجيه الأسئلة التي يرى أنها مناسبة للحصول على المعلومات المطلوبة بشرط أن تكون الأسئلة داخل الإطار العام المحدد .
ويتولى المقابل Interviewer تعبئة هذا النموذج عن الشخص الذي تجري معه المقابلة . وفيما يلي مثال لهذا النموذج .
الاسم
|
|
|
المظهر العام
|
منخفض
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
مرتفع
|
اللغة المعبرة
|
منخفض
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
مرتفع
|
الرقابة والثقة
|
منخفض
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
مرتفع
|
اللباقة
|
منخفض
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
مرتفع
|
الذهن التحليلي
|
منخفض
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
مرتفع
|
|
|
|
تقدير شامل
|
|
|
|
( ) أقل من المتوسط
|
|
|
( ) متوسط
|
|
|
( ) المتوسط
|
النقط الكلية:
|
|
|
|
|
|
|
|
المقابل(القائم بالتقدير):
|
|
|
|
|
|
|
تاريخ المقابلة
|
|
|
|
|
|
|
ملحوظات (للمقابل)
المظهر العام Appearance : انظر إلى ملبس الشخص وهندامه وذوقه العام وتصرفاته وسلوكه .
اللغة المعبرة Expressiveness of Speech : انظر إلى البساطة والوضوح في لغة الشخص وما إذا كانت معبرة وتلقائية .
الرقابة والثقة Control & Confidence : انظر إلى درجة الفعالية في المناقشة وإلى ميل الشخص إلى المبالغة Exaggeration أو الحشو واللغو Verbose .
اللباقة Tract : انظر إلى استعداد الشخص للإجابة ، وعما إذا كان يحاول التعرف على وجهة نظرك أو يرغب في الاشتراك في مناقشتك.
الذهن التحليلي Analytical Mind : انظر إلى محاولة الشخص للتفرقة بين الحقيقة والرأي ، وعما إذا كان يبحث عن معلومات ويحاول تحليلها.
أما المقابلة غير الموجهة فتجري على غير أساس منظم أو إطار عام يحكم المناقشة حيث يُترك للشخص الذي تجري معه المقابلة Interviewee الحرية الكاملة في التحدث معظم الوقت حتى يفصح عن دوافعه ونزعاته ويكشف بدرجة أكبر عن نفسه ويدلي بأي بيانات ومعلومات يرى أنها لازمة . كما يكون للمقابل الحرية في أن يطرح أسئلة يرى أنها لازمة لجمع معلومات عن مدى صلاحية الشخص لشغل الوظيفة المتقدم لها .
التخطيط لمقابلة الاختبار :
لابد أن يكون هناك تخطيط وإعداد مسبق للمقابلة قبل إجرائها . ويتضمن ذلك تحديد الهدف من إجراء المقابلة ، ونوع المعلومات اللازم الحصول عليها في المقابلة . وبصفة عامة فإن أهداف مقابلة الاختيار غير ملموسة Intangible إذ هي تتعامل مع بعض الصفات والخصائص مثل الشخصية والتوافق الاجتماعي Social Adjustment والاتجاهات Attitudes والقدرة على النمو والتقدم والقدرة على التعبير عن النفس وغيرها.
ونحن إذا نظرنا إلى أنواع أخرى من المقابلات فسنجد أن لها أهدافاً مغايرة ، مثلاً المقابلة الشخصية التي تُجري مع الموظف الذي يترك الخدمة لسبب ما Exit Interview تهدف إلى الكشف عن الأسباب الحقيقية لتركه الخدمة . وفي أحوال معينة يكون الهدف منها محاولة إقناع الموظف بالبقاء في خدمة المنظمة . كذلك فالهدف من مقابلة تقييم الأداء هو إحاطة الموظف علماً بمستوى أدائه وحثة على تطوير نفسه وعلى التقدم باستمرار . معنى ذلك أنه يجب أن يكون للمقابلة هدف محدد قبل إجرائها .
كما يتضمن البرنامج التخطيطي للمقابلة أن يحدد المقابل المدخل الذي سيستخدمه في إجرائها ، هل هو المدخل الموجه Guided Approach أم المدخل غير الموجه ؟ Unguided Approach وهل سيأخذ المقابل ملاحظات Notes أثناء المقابلة أم سيعتمد على الذاكرة ؟ (وإذا ما رأي أن أخذ ملاحظات سيتعارض مع انتظام سير وتقدم المقابلة ) وهل ستسجل المقابلة بعلم الشخص الذي ستجري معه المقابلة أو بدون علمه ؟ (لاحظ أن التسجيل يسهل عملية تحليل المقابلة بفعالية بواسطة عديد من المقيمين . لكن على أي حال هناك مسائل أخلاقية تتدخل في هذا المجال عندما يكون تسجيل المقابلة بدون علم الطرف الآخر) .
المبادئ التي تحكم إدارة مقابلة الاختيار :
إن الهدف من المقابلة هو الحصول على معلومات معينة من الشخص الذي تجري معه المقابلة ، وتقديم حقائق ومعلومات له يرغب في معرفتها . وبصفة عامة فهناك عدد من المبادئ التي تحكم الإدارة الفعالة لمقابلة الاختيار ومنها المبادئ التالية :
1- يجب على المقابل أن يسعى إلى كسب تعاون واهتمام الشخص الذي تجري معه المقابلة . إنه بذلك يخلق جواً وروحاً تعاونيه تجعله يحصل على المزيد من المعلومات من الطرف الآخر بعد أن يطمئن إليه .
2- يجب أن توجه الأسئلة بطريقة تشجع الشخص الذي تجري معه المقابلة على التحدث بحرية والكشف عن حقيقة نفسه . ويفيد في ذلك أن تكون الأسئلة في شكل عبارات واضحة تُفهم ببساطة وسهولة .
كذلك يجب استبعاد الأسئلة التي يمكن الإجابة عليها بـ " لا " أو " نعم" حيث لا تكشف عن طبيعة الشخص .
3- على المقابل أن يستمع إلى الطرف الآخر ، وأن يعطيه الاهتمام الكامل حتى يشعره بأنه عومل بعدالة ، ويتيح له ذلك الحصول على المعلومات والبيانات الكاملة المطلوبة . وبمعنى آخر يجب أن يظهر المقابل اهتمامه خلال الجلسة وألا يبدو مجرد شخص يؤدي عملاً روتينياً .
4- ليس هناك وقت نمطي للمقابلة وإنما يعتمد ذلك على نوع العمل وعلى طريقة إدارة المقابلة وعلى نوع ومقدار المعلومات والبيانات المطلوب معرفتها عن المرشح . وعلى ذلك فقد تستغرق المقابلة بضع دقائق بالنسبة للوظائف التي تتطلب توافر صفات خاصة مثل الذكاء وقوة الإقناع والقدرة على التفكير الاستدلالي وسرعة الإدراك .
5- إذا كانت المقابلة تجريها لجنة يمثل فيها عدد من الأعضاء فهنا يحسن ألا يتجاوز عدد أعضاء اللجنة ثلاثة ، حيث إن كثرة عدد أعضائها يؤثر على نفسية المتقدمين للاختبار ويدخل الخوف في نفوسهم . كذلك فإن كثرة عدد أعضاء اللجنة قد يتسبب في ارتباك أعمالها وإجراءاتها .
إنهاء المقابلة :
إن المقابل مسؤول عن قيادة المقابلة بنجاح إلى ختامها ، وأن يوضح ذلك بطريقة ما حتى يساعد الشخص الذي تجري معه المقابلة على تقدير موعد انتهاء المقابلة كأن يلقي المقابل قلمه على المكتب أو يسحب مقعده إلى الوراء أو يقف أو يفعل أي حركة تشعر الطرف الآخر بأن المقابلة على وشك الانتهاء .
تقييم المقابلة :
فور انتهاء المقابلة يجب على المقابل أن يقوم بتقييم المرشح الذي أجرى معه المقابلة حيث التفاصيل مازالت حاضرة في ذهنه خاصة في حالة عدم أخذه ملاحظات أو مذكرات أثناء المقابلة . وحتى إذا أخذ هذه الملاحظات فعلية أن يدون التفاصيل فوراً . وإذا كان يستخدم نموذجاً معيناً للتقييم فعليه أن يستكمله ويراجعه قبل مغادرة المكان .
وبالإضافة إلى تقييم الشخص فإن على المقابل أن يقيم نفسه عند هذه النقطة . فالمقابلة فن Art يمكن أن يطور من خلال الممارسة . ومن ثم فعلى المقابل أن يستعرض الطريقة التي سارت بها المقابلة ويحاول أن يستفيد مما يكون قد وقع فيه من أخطاء .
الشروط الواجب توافرها في المقابل :
هناك عدد من الشروط التي يجب أن تتوافر في المقابل Interviewer أهمها:
1- اللباقة والكياسة التي تمكنه من إنشاء علاقة وصداقة مع المرشح.
2- معرفة تفاصيل الوظيفة ، ومعرفة الكثير عن المنظمة ، فذلك يثير اهتمام المرشح.
3- الذكاء وسعة الأفق وسرعة البديهة والقدرة التحليلية .
4- النضج العاطفي وعدم السماح للميل أو الهوى الشخصي أن يؤثر على قراراته وحُكمه .
الأشكال التي تأخذها الاختبارات بأنواعها :
إن الاختبارات بأنواعها المختلفة – التحريرية والعملية والشفوية – تأخذ من ناحية الموضوع أحد الأشكال الآتية :
1- اختبارات القدرات والصلاحية Aptitude Tests
وهي تجري لاكتشاف ما قد يكون هناك من مواهب ومهارات وقدرات خاصة في المتقدم تؤهله لمباشرة عمل معين ، مثل مدى الإحاطة بالأحداث العامة الجارية وبالمعلومات المتعلقة بميادين ومجالات معينة والقدرة على التعبير عن الذات وسعة الأفق وقوة الملاحظة والذاكرة والقدرة على التأقلم مع الظروف والمواقف المستحدثة أو الطارئة والقدرات الهندسية أو الفنية أو الميكانيكية (مثل مهارة تركيب أجهزة معينة أو القدرات الحسابية والرياضية أو الكتابية أو اللغوية).
2- اختبارات التحصيل Achievement Tests
وهي تُجري للتعرف على مدى إلمام المتقدم لشغل الوظيفة بالمعلومات المتعلقة بميادين ومجالات معينة ، وخبرته وقدراته التدريبية في فرع محدد مثل الإنتاج أو الاقتصاد أو الإدارة المالية أو الشؤون الهندسية أو غيرها.
3- الاختبارات السيكولوجية Psychological Tests :
وهي اختبارات تهدف إلى الكشف عن ملامح وأغوار النفس البشرية . فهذه الاختبارات أساسية للكشف عن جوانب الشخصية الإنسانية مثل قوة الإرادة والعزيمة والذكاء وحسن التصرف وبُعد النظر والتفكير السليم والحكم والنضج والاستقرار العاطفي Emotional Stability والقدرة على الاستدلال Reasoning وقوة الإقناع Persuasiveness والقدرة على القيادة وحل المشكلات.
وفي أثناء المقابلة يمكن للمقابل Interviewer أن يلاحظ ما يبدو على الشخص الذي تجري معه المقابلة من تعبيرات انفعالية وأن يستشف من أحاديثه وآرائه وأفكاره اتجاهاته النفسية وصفاته الخلقية .
4- اختبارات الذكاء Intelligence Tests
الذكاء خاصية معنوية غير ملموسة Intangible يمكن الاستدلال عليها من تصرفات وسلوك الفرد . ولقد أظهر التطبيق العملي أهمية توافر الذكاء في العاملين في مجالات عديدة ، ولهذا شاعت اختبارات الذكاء بأنواعها المختلفة لقياس مستوى عقلية المرشح ومقدرته الذهنية كقياس الذاكرة والقدرة على التفكير السليم والقدرة على فهم الأمور وتحليل الحقائق والاتجاهات .
وقد تكون اختبارات الذكاء لفظية يوجه فيها للشخص أسئلة شفوية أو مكتوبة يُطلب منه الإجابة عنها ، أو وضع علامة معينة أمام الإجابة الصحيحة ، أو توضيح أوجه التشابه أو التضاد بين ألفاظ معينة أو توضيح مرادفات بعض الكلمات . مثال ذلك أن يُطلب من المتقدم أن يختار من مجموعة ألفاظ لفظاً مناسباً لأسم معين مثل :
أسد : بيت – عرين – كوخ
قط : عواء – نواح – نواء .
خطاب : طريقة – أسلوب – منهج
أو يُطلب من المتقدم أن يختار الكلمات المضادة لكلمات أخرى محددة مثل :
حياد : تعصب – تحزب – انحياز
تعاون : تفكك – تمزق – صراع
أمل : فشل – إحباط – يأس
وقد تأخذ الأسئلة صورة عمليات حسابية ، كأن يُعطى المتقدم مجموعة من الأرقام مثل ثلاثة حدود متوالية هندسية مثل 24 – 48- 96 ويُطلب منه إضافة ثلاثة أرقام تالية في المتوالية .
المبادئ الرئيسية التي تحكم إجراء الاختبارات :
هناك مبادئ عديدة يجب مراعاتها عند إجراء الاختبارات أهمها المبادئ التالية :
1- يجب أن يُصمم الاختبار على أساس برنامج جيد لتحليل الوظائف . فطالما أن الغرض من الاختبار هو التنبؤ بالنجاح المستقبل للشخص في موقف عمل معين ، فإن نقطة البداية للتحليل هي أساساً الوظيفة . ولهذا يجب أن نبحث المتطلبات الرئيسية المطلوبة للنجاح في أداء العمل وذلك في ضوء دراسة مواصفات الوظيفة . وعند هذه النقطة نتخذ قرارنا بشأن أي من الخصائص يجب أن تخضع للقياس بواسطة الاختبار . فإذا كنا قد حددنا أن المطلوب هو مستوى معين من القدرة على الاستدلال Reasoning فيمكن أن نختار نوعاً من اختبارات الذكاء التي تقيس هذه الخاصية . وإذا كنا قد حددنا أن المطلوب هو القدرة على القيادة وتحفيز الآخرين فيمكن أن نختار نوعاً من الاختبارات السيكولوجية المناسبة . وقد يكتفي بالمقابلة الشخصية للكشف عن الخاصية المطلوبة ، وهكذا .
2- يجب أن ينظر إلى الاختبارات على أنها أدوات إضافية للاختيار وليست الأساس الوحيد لاتخاذ قرار تعيين الفرد .
3- من الأهمية بمكان المحافظة على دقة إجراء الاختبارات ، وهذه هي مسؤولية الجهاز المختص بشؤون الموارد البشرية في المنظمة والذي يقع على عاتقه مسؤولية الإشراف على تنظيم عملية الاختيار ومتابعة تنفيذها والعمل على تطوير أساليب الاختبار أولاً بأول .
4- من المسئوليات الهامة لجهاز الموارد البشرية تحليل نتائج الاختبارات وتحديد مدى ثبات نتائج الاختبارات ، وكذلك مدى صدقها.
وتتحدد درجة ثبات نتائج الاختبار Reliability بوسائل عديدة أهمها المقارنة بين نتائج الاختبار في مرات متعددة يطبق فيها الاختبار على نفس الفرد أو على نفس مجموعة الأفراد الذين تم اختبارهم .
أما مدى صدق الاختبار Validity فيعني مدى الثقة في نتائج هذا الاختبار ومن ثم مدى تحقيقه للأهداف التي وضع من أجلها . وهنا نقارن نتائج الاختبار بنتائج مقاييس أخرى خارجية تقيس ذات الصفة أو الخاصية التي هدف الاختبار إلى قياسها .
